2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần giao thơng cơng chính Thạch Thành
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty:
Sơ đồ 2.1.Sơ đồ tổ chức sản xuất
(1) Phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ theo dõi các thông tin mời thầu. Sau đó tới nơi bán hồ sơ dự thầu để mua hồ sơ dự thầu tham gia đấu thầu. Hồ sơ dự thầu được phòng kế hoạch kỹ thuật làm thầu để chuẩn bị đấu thầu. Sau khi trúng thầu, công ty sẽ nhận thầu và làm hợp đồng xây lắp với chủ đầu tư dự án.
(2) Giám đốc chỉ định đội thi cơng xây dựng cơng trình tổ chức thi cơng cơng trình.
(3) Cơng trình hồn thành thì cơng ty cùng với chủ đầu tư tới cơng trình và tổ chức nghiệm thu cơng trình và đối chiếu với hợp đồng xây lắp.
(4) Cơng trình được nghiệm thu hồn thành thì bàn giao cho chủ đầu tư. Chủ đầu tư có trách nhiệm thanh tốn hết số tiền theo hợp đồng xây lắp.
Đấu thầu 1 Nhận thầu 2 Tổ chức thi cơng 3 Hồn thành nghiệm thu 4 Bàn giao
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
2.1.3.1 Mơ hình tổ chức bộ máy:
Cơng ty cổ phần giao thơng cơng chính Thạch Thành có một cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, rõ ràng gồm ban giám đốc, 3 phòng ban và 3 đội sản xuất.
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của từng phòng ban:
*Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân cho công ty chịu trách nhiệm
trước pháp luật về mọi hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh là người điều HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT PHỊNG TÀI VỤ PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
ĐỘI CẦU PHÀ ĐỘI XE, MÁY -
ĐIỆN NƯỚC ĐỘI ĐƯỜNG BỘ
hành cao nhất ra mọi quyết định về tất cả các cơng việc mà phó giám đốc và các phịng ban trình lên uỷ quyền cho phó giám đốc công ty một số quyền hạn nhất định về các nhiệm vụ thường xuyên hoặc đột xuất trong cơng ty.
*Phó giám đốc: Giữ vai trị tham mưu cho giám đốc trong phạm vi chức
năng quản lý của mình, trực tiếp điều hành và quản lý các đội sản xuất.
*Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật:
- Chức năng: Tham mưu Giám đốc công ty về kế hoạch sản xuất kinh doanh, công tác quản lý kỹ thuật chất lượng an tồn lao động, cơng tác quản lý vật tư thiết bị đầu tư đổi mới thiết bị, công tác đào tạo phục vụ nâng cao chất lượng cơng trình, đầu tư đổi mới cơng nghệ.
- Nhiệm vụ:
+ Về công tác kế hoạch: Xây dựng kế hoạch tháng, q, năm trình giám đốc cơng ty phê duyệt, giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đội, các công trường. Kiểm tra thực hiện kế hoạch q, năm của cơng ty thơng qua thực tế thi công để phát hiện kịp thời các trường hợp mất cân đối, dự kiến biện pháp trình giám đốc quyết định cho điều chỉnh về tổ chức và kế hoạnh sản xuất. Trực tiếp làm hồ sơ dự thầu, phối hợp các đơn vị hướng dẫn và lập hồ sơ thầu, thực hiện các hợp đồng kinh tế. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh trong năm và kế hoạch năm tới trình Hội Đồng Quản Trị phê duyệt và chuẩn bị báo cáo phục vụ Đại hội cổ đông.
+ Về công tác kỹ thuật: Lập biện pháp thi công nội bộ phù hợp đảm bảo chất lượng, tiến độ, hiệu quả. Cử cán bộ giám sát kỹ thuật, chất lượng và an toàn lao động, xử lý các phát sinh về kỹ thuật, xác nhận khối lượng để thanh tốn trên tất cả các cơng trình do cơng ty ký hợp đồng. Phổ biến quy phạm kỹ thuật an tồn lao động cho từng cơng trình, tổ chức huấn luyện học tập an toàn lao động cho cán bộ cơng nhân viên của từng cơng trình.
+Về cơng tác vật tư thiết bị: Tổng hợp vật tư theo thiết kế, cấp phát vật tư cho các cơng trình hàng tháng theo kế hoạch sản xuất. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất lập kế hoạch sử dụng, điều động thiết bị cho từng cơng trình cùng với chỉ huy cơng trường tham mưu cho giám đốc về công tác sửa chữa thiết bị. Quản lý, theo dõi tình hình sử dụng thiết bị cho các cơng trình.
*Phịng Tài vụ
+ Chức năng: Tham mưu cho giám đốc cơng ty triển khai thực hiện tồn bộ cơng tác tài chính, thống kê, thơng tin kinh tế và hạch tốn kinh tế tồn cơng ty theo điều lệ cơng ty. Đồng thời kiểm tra, kiểm sốt mọi hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty theo pháp luật. Đảm bảo tổ chức và chỉ đạo cơng tác tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Trên cơ sở kế hoạch của công ty, tham mưu cho giám đốc về định hướng đầu tư, hoạch định các thị trường tài chính.
+ Nhiệm vụ:
- Quản lý và kiểm sốt việc sử dụng vốn đảm bảo an toàn, hiệu quả, đúng điều lệ của công ty.
- Thực hiện chủ trương huy động vốn, thành lập sử dụng các quỹ tập trung theo quy định của Bộ Tài Chính và của cơng ty.
- Tổ chức cơng tác kế tốn thống kê, ghi chép, tính tốn và phản ánh chính xác trung thực kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và nguồn vốn kinh doanh, q trình sản xuất kinh doanh, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tính và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách các quỹ để lại doanh nghiệp, theo dõi và thanh toán các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả.
- Lập và gửi đúng hạn báo cáo kế toán thống kê, theo dõi cập nhật báo cáo tài chính. Tổ chức hướng dẫn thi hành các chế độ thể lệ Tài chính - Kế tốn của Nhà nước.
*Phịng Tổ chức - Hành chính.
+ Chức năng: Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc về các mặt công tác tổ chức lao động và hành chính quản trị.
+ Nhiệm vụ:
- Cơng tác tổ chức lao động: Xây dựng kế hoạch tuyển chọn, bồi dưỡng cán bộ theo quy hoạch phù hợp với xu thế phát triển của công ty. Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý, sử dụng, tuyển chọn, bổ nhiệm, khen thư- ởng, kỷ luật, nâng bậc lương. Giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ cơng nhân viên, theo dõi thực hiện chế độ bảo hiểm đối với ngời lao động. Kiểm tra việc trả lương của cán bộ công nhân viên tồn cơng ty.
- Cơng tác hành chính quản trị: Hướng dẫn kiểm tra cơng tác hành chính quản trị, lưu giữ hồ sơ tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu của công ty. Mua sắm bảo quản thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc. Tiếp khách, sắp xếp bố trí phịng họp, nơi làm việc của cơng ty, theo dõi quản lý việc sử dụng đúng mục đích hệ thống điện thoại.
*Các đội sản xuất: Mỗi đội sản xuất còn được chia thành các đội nhỏ để
dễ dàng cho hoạt động và quản lý.
+ Chức năng: Là đơn vị hạch toán kinh tế cơ sở phụ thuộc với cơng ty,
có nhiệm vụ thực hiện các cơng việc đợc giao. Bảo vệ tài sản của đơn vị, giữ gìn trật tự an ninh xã hội và vệ sinh môi trường.
+ Nhiệm vụ:
- Công tác kế hoạch: Căn cứ nhiệm vụ cơng ty giao và năng lực hiện có của đơn vị, đội sản xuất tự cân đối xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm trình giám đốc duyệt. Đồng thời có trách nhiệm báo cáo đầy đủ kết quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở kế hoạch đã phê duyệt. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, đội được xây dựng kế hoạch đầu tư trang thiết bị thi công và cơ sở vật chất.
- Công tác vật tư: Căn cứ vào kế hoạch đã được giao, đội lập kế hoạch sử dụng, cung ứng và khai thác các loại vật tư đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả và tiến độ cung cấp cho tất cả các cơng trình của đội. Kết thúc cơng trình và kết thúc năm đội có trách nhiệm báo cáo quyết tốn vật tư với cơng ty.
- Cơng tác tổ chức hành chính: Có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả số lượng cán bộ cơng nhân hiện có, đồng thời được giám đốc ủy quyền ký hợp đồng lao động với công nhân và phải chịu trách nhiệm về tính pháp lý, mọi thủ tục hồ sơ đối với ngời lao động. Được quyền xây dựng ph- ương án trả lương của đơn vị mình trình giám đốc cơng ty phê duyệt.
2.1.3.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty
*Hình thức kế tốn:
Cơng ty Cổ phần giao thơng cơng chính Thạch Thành sử dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ.
Theo hình thức kế tốn này Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng
số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Sau đây là sơ đồ thể hiện trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ được thực hiện tại Công ty Cổ phần giao thơng cơng chính Thạch Thành:
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.3.Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
PHẦN MỀM KẾ TỐN Máy vi tính Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế tốn quản trị Có thể mơ tả quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính theo sơ đồ sau:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ mơ tả hình thức kế tốn trên máy vi tính *Tổ chức bộ máy kế tốn
Bộ máy kế tốn được bố trí thống nhất với người đứng đầu là Kế toán trưởng. Dưới Kế toán trưởng là các kế toán viên. Dưới các kế toán viên là thống kê kế tốn tại các đội xây dựng cơng trình.
Sơ đồ 2.4. Bộ máy kế tốn Cơng ty CP GTCC Thạch Thành.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THEO DÕI KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
THỐNG KÊ KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐỘI XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH
- Kế tốn trưởng: là người chịu trách nhiệm tồn bộ cơng tác kế tốn, giao dịch, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của các kế tốn viên trong phịng, chịu trách nhiệm trước giám đốc, cơ quan thuế và kiểm tốn viên về thơng tin mà kế toán cung cấp.
- Kế toán tiền lương: là người chịu trách nhiệm theo dõi, nhận bảng chấm công từ các bộ phận để tính lương, giải trình với giám đốc và các nhân viên trong cơng ty nếu có thắc mắc về lương, theo dõi thanh toán với cơ quan thuế về thuế thu nhập cá nhân và thanh toán với cơ quan bảo hiểm, hỗ trợ kế toán tổng hợp khi cần.
- Kế toán ngân hàng: là người chịu trách nhiệm về quản lý thơng tin thanh tốn liên quan tới ngân hàng, phụ trách hồ sơ liên quan tới vay vốn, theo dõi thông tin chi tiền tại ngân hàng, hỗ trợ kế toán tổng hợp khi cần.
- Kế tốn theo dõi: Theo dõi các hóa đơn, chứng từ ở các đội thi cơng cơng trình gửi về. Vào sổ kế tốn và theo dõi.
- Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp các chi phí phát sinh do các kế tốn tiền lương, kế toán ngân hàng và kế toán theo dõi cung cấp để làm báo cáo chi phí. Lấy căn cứ tính giá thành.
- Thống kê kế tốn tại các đội xây dựng cơng trình: là người theo dõi các khoản chi tiền bằng tiền mặt tại các đội xây dựng cơng trình. Hồn hóa đơn sau khi chi tiền về cho kế toán theo dõi để làm căn cứ ghi nhận chi phí.
*Chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty
Cơng ty áp dụng Luật kế tốn, Chuẩn mực kế toán, Chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính; và các thơng tư, hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài chính.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép và lập báo cáo là Đồng Việt Nam (VND).
Kỳ kế toán theo năm, bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hằng năm. Công ty hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái theo Thông tư 179/2012/TT-BTC ngày 24/10/2013 của Bộ Tài chính.
Thuế GTGT phải nộp được tính theo phương pháp khấu trừ.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi chủ đầu tư xác nhận khối lượng thi cơng đã hồn thành và có kế hoạch giải ngân cho khối lượng cơng việc đó.
Nguyên tắc ghi nhận chi phí: CPSX tại các cơng trình và chi phí tại văn phịng cơng ty được ghi nhận khi đã thực tế phát sinh, có hóa đơn hợp lý, hợp lệ.
Nguyên tác đánh giá hàng tồn kho: Theo nguyên tắc giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho là phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là Kê khai thường xuyên.
TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng để trừ dần vào nguyên giá TSCĐ theo thời gian hữu dụng ước tính như sau:
- Máy móc thiết bị: 03 – 15 năm - Phương tiện vận tải: 03 – 13 năm - Thiết bị công cụ quản lý: 05 – 08 năm
2.1.4. Giới thiệu về phần mềm kế tốn cơng ty đang sửu dụng
Công ty hiện đang ứng dụng vi tính trong việc tổ chức kế toán nhằm