1.4.1.2 .Chứng từ và tài khoản kế toỏn sử dụng
2.2. Thực trạng về kế toỏn thành phẩm, tiờu thụ thành phẩm và xỏc định
2.2.6. Kế toỏn chi phớ quản lý kinh doanh
Chi phớ bỏn hàng ở Cụng ty bao gồm: tất cả cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh tiờu thụ thành phẩm, cụ thể: chi phớ bốc xếp, vận chuyển thành phẩm đến nơi giao hàng, cước phớ vận chuyển, chi phớ quảng cỏo,…
Chi phớ quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phớ cú liờn quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chớnh và quản lý điều hành chung của toàn doanh nghiệp, bao gồm : chi phớ hành chớnh, tổ chức, văn phũng, cỏc chi phớ chung khỏc liờn quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Chứng từ sử dụng: do chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp bao
gồm nhiều khoản mục chi phớ khỏc nhau như: chi phớ nhõn viờn bỏn hàng và nhõn viờn quản lý doanh nghiệp, chi phớ khấu hao tài sản cố định,… nờn tuỳ vào từng nghiệp vụ phỏt sinh mà Cụng ty sử dụng cỏc loại chứng từ khỏc nhau như: Hoỏ đơn vận chuyển,...
- Tài khoản sử dụng: TK 642 – Chi phớ quản lý kinh doanh
Chi tiết: TK 6421 – Chi phớ bỏn hàng
TK 6422 – Chi phớ quản lý doanh nghiệp
Doanh nghiệp thực hiện theo QĐ 48 của Bộ tài chớnh ban hành, nờn chi phớ phỏt sinh liờn quan tới hoạt động kinh doanh đều được tập hợp chung trờn một tài khoản chi phớ quản lý kinh doanh. Hiện tại, cụng ty cổ phần chế tạo thiết bị SEEN sử dụng hạch toỏn chung chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp trờn 1 tài khoản 642.
Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng TK 6428 – chi phớ bằng tiền khỏc để theo dừi việc xuất quỹ tiền mặt cho sản xuất kinh doanh.
Khi cú nghiệp vụ liờn quan đến chi phớ kinh doanh, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc ban đầu, kế toỏn tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toỏn theo quy trỡnh: Từ màn hỡnh giao diện chung vào: Kế toỏn tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Phiếu kế toỏn/ ấn vào “Mới”, sau đú lần lượt khai bỏo cỏc thụng tin
trờn màn hỡnh nhập liệu/ “Lưu”. Chương trỡnh sẽ tự động xử lý và kết chuyển vào cỏc sổ
kế toỏn cú liờn quan như Sổ nhật ký chung, sổ cỏi tài khoản 642. Khi kế toỏn thực hiện cỏc bỳt toỏn kết chuyển cuối thỏng, số dư trờn tài khoản 642 sẽ được kết chuyển sang tài khoản 911- Xỏc định kết quả kinh doanh.
* Vớ dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 15-04 ngày 08/04/2013 xuất kho
nguyờn vật liệu dựng cho việc nghiờn cứu sản phẩm.
SV: Nguyễn Tiến Luật Lớp: LC15/ 21.10109
Biểu số 2.9: Phiếu xuất kho
Cụng ty cổ phần chế tạo thiết bị SEEN
Tầng 1 tũa nhà SEEN, Lụ CN1, Cụm CN vừa và nhỏ Từ Liờm,
Km 13 đường 32, Từ Liờm, Hà Nội
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ
trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 08 thỏng 04 năm 2013 Số: 15-04 Nợ TK 6422 4.743.000 Cú TK 152 4.743.000 Họ tờn người nhận hàng: Đặng Nhật Kiờn Địa chỉ (bụ phận): Xớ nghiệp Lý do xuất kho: Xuất nghiờn cứu Xuất tại kho: VT – Vật tư
STT Mó vật tư Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng húa. ĐVT Số
lượng Đơn giỏ Số tiền
01 CUCO1 Cảm ứng cõn 300kg Kg 3 1.581.000 4.743.000 02 03 04 05 06 10 Tổng 4.743.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn triệu bảy trăm bốn mươi ba nghỡn đồng chẵn./. Ngày 08 thỏng 04 năm 2013 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
* Trỡnh tự nhập liệu: Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toỏn mở phần mềm
FAST, từ màn hỡnh chung chọn: Kế toỏn hàng tồn kho/ Cập nhật số liệu/ Phiếu xuất kho, trờn màn hỡnh nhập liệu lần lượt cỏc dữ liệu vào mỏy:
(Màn hỡnh 04) + Mó giao dịch: 9 – nhập khỏc + Mó khỏch: ấn phớm bất kỳ trờn bàn phớm/ enter ra danh mục khỏch hàng/ F5 lọc tỡm khỏch hàng (N.V001 – Đặng Nhật Kiờn) + Địa chỉ: sẽ tự cập nhật do lập mó khỏch đó cú sẵn (Xớ nghiệp) + Người nhận hàng: Đặng Nhật Kiờn
+Diễn giải: Xuất nghiờn cứu + Số phiếu xuất theo thứ tự: 15-04 + Ngày ht: 08/04/2013
SV: Nguyễn Tiến Luật Lớp: LC15/ 21.10111
+ Ngày lập px : sẽ tự cập nhật khi ghi ngày ht
+ Mó hàng: Sủ dụng F5 để lọc tỡm tờn hàng (CUCO1) + Tờn hàng sẽ tự cập nhật: Cảm ứng cõn 300kg
+ ĐVT và mó kho sẽ tự cập nhật do đó được mó húa từ trước + Số lượng: 3
+ Giỏ VND: 1.581.000 + Tiền VND: 4.743.000 + Tk nợ: 6422
Sau khi nhập xong số liệu/ Lưu để lưu phiếu xuất kho vừa lập, chương trỡnh sẽ tự động lờn sổ cỏi TK 642.
* Vớ dụ: Phiếu chi tiền ngày 14/04/2013 chi tiền cho Đặng Nhật Kiờn mua xăng xe phục vụ quản lý kinh doanh.
Biểu số 2.10: Phiếu chi tiền
Cụng ty cổ phần chế tạo thiết bị SEEN
Tầng 1 tũa nhà SEEN, Lụ CN1, Cụm CN vừa và nhỏ Từ Liờm,
Km 13 đường 32, Từ Liờm, Hà Nội
Mẫu số: 01-TT
(Bàn hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Số CT: 39-04
Ngày 14 thỏng 04 năm 2013
Họ tờn người nhận tiền: Đặng Nhật Kiờn Địa chỉ: Xớ nghiệp
Lý do chi: Mua xăng xe 0859 Số tiền: 1.001.100 VNĐ
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu khụng trăm linh một nghỡn lẻ một trăm
đồng. Kốm theo : 01 chứng từ gốc Đó nhận đủ số tiền:……………………………………………………… Ngày 14 thỏng 04 năm 2013 Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Người nộp tiền Người lập biểu Thủ quỹ (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
SV: Nguyễn Tiến Luật Lớp: LC15/ 21.10
N ợ TK 6428 1.001.100 C ú TK 1111 1.001.100 113
* Trỡnh tự nhập liệu: Căn cứ vào phiếu chi kế toỏn mở phần mềm FAST, từ
màn hỡnh chung chọn: Kế toỏn tiền mặt tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu/ Phiếu chi tiền mặt, trờn màn hỡnh nhập liệu nhập lần lượt cỏc dữ liệu vào mỏy:
(Màn hỡnh 05)
+ Loại phiếu chi: 4 – chi khỏc
+ Mó khỏch: Ấn phớm bất kỳ trờn bàn phớm/ enter ra danh mục khỏch hàng/ F5 lọc tỡm khỏch hàng (N.V001 – Đặng Nhật Kiờn)
+ Địa chỉ: Sẽ tự cập nhật do lập mó khỏch đó cú sẵn (Xớ nghiệp) + Người nhận tiền: Đặng Nhật Kiờn
+ Lý do chi: Mua xăng xe 0859 + TK cú: 1111
+ Số phiếu chi theo thứ tự: 39-04 + Ngày ht: 14/04/2013
+ TK nợ: cũng sẽ dựng F5 để lọc tỡm ( 6428 – Chi phớ bằng tiền khỏc) + PS nợ VND: 1.001.100
Sau khi nhập xong số liệu/ Lưu để lưu phiếu chi vừa lập, chương trỡnh sẽ tự động lờn sổ cỏi TK 642.
- Cỏch xem sổ: Để kiểm tra sổ chi tiết hay sổ cỏi TK 642 ta làm theo quy
trỡnh sau: Từ giao diện chung vào: Kế toỏn tổng hợp/ Sổ kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung/ Sổ cỏi một tài khoản hoặc sổ chi tiết một tài khoản, khai bỏo tài khoản cần xem (642), ngày cần xem (01/04/2013 đến ngày30/04/2013)/ ấn “Nhận”.
- Cỏch in sổ: Kớch chuột vào mỏy in hiển thị trờn màn hỡnh hoặc nhấn F7 để
in / Tiờu đề bỏo cỏo: Sổ chi tiết hoặc sổ cỏi TK 642/ Chọn ụ tệp Excel/ “Nhận”/ ok.
Số liệu về chi phớ quản lý kinh doanh được trỡnh bày trờn chỉ tiờu (mó số 24) trờn Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh.
*Trớch mẫu sổ cỏi tài khoản 642 – Chi phớ kinh doanh
SV: Nguyễn Tiến Luật Lớp: LC15/ 21.10115
Biểu số 2.11: Sổ cỏi chi phớ quản lý kinh doanh
Cụng ty CP Chế tạo thiết bị Seen Mẫu số: S20 -DNN
Tầng 1 toà nhà Seen - KCN Từ Liờm – HN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Từ ngày 01/04/2013 đến ngày 30/04/2013
Tài khoản: 642 - Chi phớ kinh doanh Ngày thỏng Số CT Nội dung TK ĐƯ Nợ Cú Dư đầu kỳ Số phỏt sinh trong kỳ
1/4/13 0611642 Chi tiền phớ xăng dầu, cầu đường 111 38 000 2/4/13 0611786
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 738 182
2/4/13 0611786
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 40 000
4/4/13 0611893
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 442 909
4/4/13 0611893
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 24 000
4/4/13 spnh36 Ngõn hàng thu phớ chuyển khoản 1121 248 600 6/4/13 spnh37 Ngõn hàng thu phớ chuyển khoản 1121 11 000 7/4/13 0628661
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
7/4/13 0612419
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 1 068
8/4/13 0028868
Chi tiền lệ phớ thay đổi đăng ký kinh
doanh 111 1 210 000
8/4/13 0007698 Chi tiền bảo dưỡng xe oto 111 969 440 8/4/13 px15-04 Xuất vật tư phục vụ cho nghiờn cứu 152 4 743 000 9/4/13 0612674
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 20 000
9/4/13 0052125 Chi tiền mua phầm mềm diệt virus 141 600 000 10/4/13 0000036
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 14 500
10/4/13 0000020 Chi tiền phũng nghỉ đi bảo hành 111 254 545 14/4/13 pc39-04 Chi tiền xăng xe 0859 111 1 001 100 14/4/13 spnh41 Ngõn hàng thu phớ chuyển khoản 1121 55 000 16/4/13 0684529
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 15 000
18/4/13 0089423 Chi tiền thuờ văn phũng đại diện 141 36 000 000 18/4/13 0016352 Chi tiền mua đồ dung VP - hoàn ứng 141 1 302 500 18/4/13 0000647 Chi tiền khỏc dấu phỏp lý 111 300 000 18/4/13 0685000
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 24 000
19/4/13 0838756
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 738 182
19/4/13 0838756
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 40 000
19/4/13 0738647 Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu 111 43 500
SV: Nguyễn Tiến Luật Lớp: LC15/ 21.10117
đường
20/4/13 0019117 Chi phớ khỏm chữa bệnh định kỳ 331 18 945 000 20/4/13 0026528 Chi tiền chứng thực bản sao 111 160 000 20/4/13 Chi tiền photo cụng chứng 111 55 000 21/4/13 1146593 Chi tiền cước điện thoại T3/2010 111 271 029 21/4/13 0844583 Chi tiền cước điện thoại T3/2010 111 775 442 21/4/13 spnh44 Ngõn hàng thu phớ chuyển khoản 1121 49 227
21/4/13 0739011
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 12 000
21/4/13 0000192
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 141 350 636
21/4/13 0000192
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 141 19 000
22/4/13 spnh45 Ngõn hàng thu phớ chuyển khoản 1121 191 400 23/4/13 0739278
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 867 364
23/4/13 0739278
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 47 000
25/4/13 spnh46 Ngõn hàng thu phớ sử dụng dịch vụ 1121 11 000 25/4/13 0026530 Chi tiền chứng thực bản sao 111 400 000 25/4/13 0026530 Chi tiền photo cụng chứng 111 71 000 26/4/13 0675152
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 111 24 000
26/4/13 spnh47 Ngõn hàng thu phớ chuyển khoản 1121 11 000 29/4/13 spnh48 Ngõn hàng thu phớ chuyển khoản 1121 226 600 29/4/13 0012627 Chi tiền tiếp khỏch 141 457 552 29/4/13 0045238 Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu 141 442 909
đường
29/4/13 0045238
Chi tiền xăng xe, phớ xăng dầu, cầu
đường 141 24 000
Phõn bổ khấu hao cho bộ phận VP 214 11 345 764 Phõn bổ chi phớ trả trước cho bộ phận
VP 242 2 587 390
Phõn bổ tiền lương cho bộ phận quản
lý 334 95 096 827
Phõn bổ 20% BH cỏc loại DN nộp
cho người LĐ 338 6 566 800
KC chi phớ kinh doanh 642-->911 911
87 891 966 Cộng phỏt sinh trong kỳ 187,891,966 187,891,966 Dư cuối kỳ Ngày 30 thỏng 04 năm 2013
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
SV: Nguyễn Tiến Luật Lớp: LC15/ 21.10119