2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
Là doanh ngiệp sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực thương mại vận tải, trước bối cảnh kinh tế khó khăn hiện, thị trường vận tải bị co hẹp từ đó Cơng ty tự hồn thiện và đổi mới để có thể tiếp tục ổn định và phát triển. Với những chiến lược kinh doanh hợp lý, kịp thời thích ứng được với những biến động của thị trường. Ban lãnh đạo Cơng ty đã có chủ trương nâng cao chất lượng đội xe và dịch vụ vận tải, đặc biệt là công tác mở rộng bến bãi. Để bến bãi đạt chất lượng tốt, Công ty phải đầu tư rất lớn để mở rộng mặt bằng (tổng diện tích tồn cơng ty là 80.0000m2).
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế tốn và bộ máy quản lý tại Cơng ty 2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại Cơng ty
Sơ đồ2.1: Tổ chức bộ máy quản lý
Trích: Hồ sơ năng lực của Công ty
Công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến- chức năng kết hợp được thể hiện như sau:
Theo mơ hình quản lý tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty chịu sự chỉ đạo quản lý của Giám đốc Công ty, Giám đốc là đại diện pháp
GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Phịng tài chính kế tốn Phịng kinh doanh Phịng kỹ thuật thi cơng
Phịng hành chính Đội xe
nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước pháp luật và tồn bộ CBCNV trong cơng ty.
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Ban giám đốc: bao gồm Giám đốc và Phó Giám đốc
- Giám đốc: là người có quyền cao nhất và phải chịu trách nhiệm trước nhà nước và cơng ty về tồn thể kết quả hoạt động kinh doanh.
- Phó giám đốc: Hoạt động theo sự phân công ủy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực được giao. Ngồi ra cịn phải giúp Giám đốc quản lý cơng ty.
Các phịng ban có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và đơn đốc việc thực
hiện tiến độ công việc, lập kế hoạch cho ban giám đốc để từ đó ban giám đốc sẽ nắm được tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty và đưa ra các chính sách, chiến lược mới.
- Phịng kế tốn tài chính: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện bảo toàn vốn cho kinh doanh và cơng tác chi phí trong tồn cơng ty, theo dõi thanh tốn các khoản chi phí phát sinh, hạch tốn kinh tế, tổng kết và báo cáo thanh tốn tiền lương, lập quyết định…
- Phịng kinh doanh: Lên kế hoạch và phương án kinh doanh, tìm kiếm đối tác hợp tác kinh doanh. Lập kế hoạch làm việc, theo dõi và hướng dẫn cho độ ngũ lái xe thực hiện các quy định của công ty.
- Phịng kỹ thuật thi cơng: Theo dõi quản lý vật tư thiết bị, cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại, chất lượng vật tư cho cơng trình theo kế hoạch, quản lý tham mưu sử dụng tồn bộ máy móc, thiết bị, phương tiện vận tả cho tồn cơng ty.
- Phịng hành chính: Có nhiệm vụ quản lý doanh nghiệp, lo toan cho công nhân về tất cả mọi việc như họp bàn, liên hoan, nghỉ mát…
2.1.3.2 Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
Bộ máy nhân viên kế tốn tại cơng ty khá đồng đều. Trong năm 2014 có 1 Kế tốn trưởng và 5 nhân viên kế tốn. Trong đó, tất cả các nhân viên đều có trình độ cao đẳng, đại học bao gồm kế toán trưởng, các phụ trách kế toán tại các bộ phận, và một số nhân viên kế toán khác. Theo quy định trong việc tuyển dụng kế tốn viên tại cơng ty, các nhân viên kế toán được tuyển dụng phải có trình độ ít nhất là bậc cao đẳng.
Sơ đồ2.2: tổ chức bộ máy kế toán tại Cơng ty
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán:
-Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp): 01 người, là quản lý chung
về các cơng việc kế tốn, hướng dẫn chỉ đạo và đơn đốc kế tốn viên thực hiện tốt các phần hành công việc được giao; là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tồn bộ cơng việc kế tốn; báo cáo kịp thời và trung thực kết quả sản xuất kinh doanh với cấp trên, chấp hành các pháp lệnh, thể chế tài chính của Nhà nước.
-Kế tốn thanh tốn - cơng nợ: 3 người, theo dõi các khoản thanh toán
trong nội bộ Cơng ty, thanh tốn với khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp dịch vụ. KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn vật tư Kế toán ngân hàng Kế toán thanh
-Kế tốn ngân hàng: 1 người, theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt,
tiền gửi ngân hàng đồng thời phụ trách việc giao dịch quan hệ vay vốn của ngân hàng phục vụ cho sản xuát kinh doanh của đơn vị.
- Kế toán vật tư: 1 người, thực hiện việc ghi chép theo dõi tình hình
nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, lập bảng phân bổ ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, tính giá nguyên vật liệu xuất kho, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp khi cơng ty mua NVL,CCDC.
-Kế tốn tài sản cố định : Hướng dẫn và kiểm tra các nhân viên kinh tế
của các đơn vị vận tải, các phòng ban thực hiện đầy đủ chứng từ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết và hoạch toán theo đúng chế độ quy định.Tham gia kiểm kê, đánh giá TSCĐ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo về TSCĐ.
- Ngồi ra, cơng ty cịn có 1 thủ quỹ với chức năng và nhiệm vụ :Quản lý tiền mặt, làm việc với bộ phận thu tiền hàng, giao dịch với ngân hàng; cuối ngày thực hiện kiểm kê quỹ một lần đối chiếu với sổ quỹ, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và chỉnh sửa. Bảo quản và quản lý két tiền mặt tại Công ty, chịu trách nhiệm vật chất nếu như có sự cố mất mát.
Để thực hiện những cơng việc kế tốn trên chính xác, chất lượng, kịp thời, ngồi cán bộ biên chế ở phịng kế tốn Cơng ty cịn bố trí nhân viên kinh tế ở các phòng ban để thuận lợi cho việc quản lý. Các nhân viên kinh tế tại đơn vị sản xuất này báo cáo số liệu về mọi mặt hoạt động của đơn vị mình cho nhân viên thống kê được bố trí tại phịng kế hoạch chỉ huy sản xuất để tổng hợp báo cáo số liệu.
Các chính sách kế tốn áp dụng
Hiện nay, Công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh đang áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày
14/9/2006 của Bộ tài chính, hệ thống Chuẩn mực kế tốn Việt Nam và các quy định về sửa đổi, bổ sung có liên quan của Bộ Tài chính.
Niên độ kế tốn: Được tính theo năm dương lịch, năm tài chính được
bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: Báo cáo tài chính và các nghiệp
vụ kế toán được lập và ghi sổ bằng Đồng Việt Nam (VND).
Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường
xuyên
Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng. Phương pháp ghi nhận hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
Hình thức hạch tốn: Nhật ký chung với sự hỗ trợ của phần mềm kế
toán SAS INNOVA 6.8
Hệ thống chứng từ sử dụng:
Hệ thống chứng từ kế tốn Cơng ty hiện đang áp dụng đều tuân thủ theo đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập, phản ánh theo đúng mẫu và phương pháp đã quy định tại Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính.
Hệ thống tài khoản kế tốn:
Hiện nay, Công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính. Để thuận lợi cho cơng tác kế tốn đơn vị còn mở thêm các TK cấp 2, cấp 3 để phù hợp với hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
Hệ thống Báo cáo kế toán:
Hàng quý, kế toán viên phụ trách phần hành kế toán tổng hợp của Công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh phải tiến hành lập các Báo cáo tài chính theo đúng quy định mới nhất của Bộ Tài chính về chế độ lập và trình bày các Báo cáo tài chính bao gồm: Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9//2006 và chuẩn mực số 21, để nộp cho các cơ quan quản lý của Nhà nước.
Ngoài ra, để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu quản lý tình hình hoạt động
sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của đơn vị, Cơng ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh còn sử dụng một số báo cáo khác để cung cấp đầy đủ và kịp thời các thơng tin cần thiết từ đó giúp q trình ra quyết định được chính xác và phù hợp.
Hình thức sổ kế tốn áp dụng
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ và yêu cầu quản lý của Công ty mà Công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh đã áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn tương đối phù hợp với tình hình chung của Cơng ty.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ cái;
Dưới đây là Sơ đồ trình tự kế tốn theo hình thức “Nhật ký chung”: Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự kế tốn theo hình thức “Nhật kí chung”
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
Đặc điểm tổ chức kế tốn trên máy:
Do sự phát triển của cơng nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thơng tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời nên Cơng ty đã áp dụng tin học vào trong kế tốn: Cơng ty sử dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính việc ghi chép theo hình thức Nhật ký chung khi áp dụng phần mềm kế toán được thể hiện trên sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ theo hình thức kế tốn máy
Ghi chú : : Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Màn hình giao diện làm việc phần mềm kế toán SAS INOVA 6.8 Chứng từ kế toán Sổ KT ( Sổ tổng hợp, sổ chi tiết) Phần mềm kế toán máy vi tính - BCTC - Báo cáo kế tốn quản trị Bảng TH và chứng từ kế tốn cùng loại
Hình 2.1: Màn hình giao diện làm việc theo phần mềm kế toán Sas inova 6.8
Quản lý các đối tượng trên phần mềm kế toán Sas inova: Để phản ánh kịp thời, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và do yêu cầu quản lý Nhà nước về tài chính, kế tốn, thuế, ngân hàng…cũng như yêu cầu quản trị doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế tốn để đáp ứng thơng tin tốt hơn và nâng cao chất lượng thông tin cung cấp. Để thuận tiện trong công tác quản lý chi tiết các đối tượng trên các phần hành kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng thì kế tốn phải mã hóa các cấp quản lý cho đối tượng đó.Để tiến hành khai báo và mã hóa các đối tượng ta vào Danh mục trên thanh công cụ, chọn loại đối tượng rồi tiến hành khai báo, sau đó chọn “Nhận” để lưu.
- Danh mục tài sản cố định: để khai báo tài sản cố định ngồi việc định khoản nợ có, phải tạo mã danh mục tài sản mới để theo dõi riêng và tính khấu hao cho tài sản đó, tiến hàng theo các bước: Tài sản,CCDC/ Sơ đồ/ Tài sản và
sau đó tiến hành khai báo những thơng tin cần thiết. Cuối cùng ấn “Nhận” để lưu thông tin TSCĐ vừa khai báo.
Hình 2.2:Hình minh họa danh mục tài sản cố định của công ty
- Danh mục khách hàng, nhà cung cấp: Việc khai báo khách hàng, nhà cung cấp nhằm theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng. Để làm được điều đó ta thực hiện các bước: bán hàng (mua hàng), danh mục, khách hàng sau đó điền các thơng tin cần thiết của khách hàng, nhà cung cấp cuối cùng chọn “ Nhận” để lưu
- Danh mục đối tượng tập hợp chi phí
- Danh mục công cụ dụng cụ: ta phải khai báo CCDC để phân bổ chi phí cho từng kì. Để khai báo CCDC tiến hành theo các bước: Tài sản cố định/ Danh mục/ CCDC, sau đó tiến hành khai báo các thơng tin cần thiết, ấn “Nhận” để lưu thông tin CCDC vừa khai báo.
Hình 2.5: Hình minh họa danh mục CCDC của công ty
2.2 Thực trạng về cơng tác doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinhdoanh của cơng ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh doanh của công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh
2.2.1 Đặc điểm loại hình dịch vụ cung cấp và đặc điểm khách hàng
Đặc điểm loại hình dịch vụ
Cơng ty hoạt động chính trong lĩnh vực chủ yếu là cung cấp vận tải, cho thuê bến bãi kho hàng, là ngành kinh doanh dịch vụ đặc thù. Khách hàng của công ty ngày một tăng lên, mở rộng ra các tỉnh thành lân cận. Doanh thu của công ty luôn đạt vượt mức kế hoạch đề ra, thu nhập của người lao động tăng
cao, đóng góp đáng kể vào ngân sách Nhà nước, bên cạnh đó đội ngũ nhân viên cũng không ngừng nâng cao về cả chất lượng lẫn số lượng.
Đặc điểm khách hàng
Công ty TNHH vận tải thương mại Hà Anh sau gần 14 năm đi vào hoạt động đã tạo được sự đánh giá cao của khách hàng, dưới đây là danh sách khách hàng lớn của công ty trong những năm qua:
- Công ty TNHH ANT (HN) – Tân Trường, Cẩm Giàng, Hải Dương - Chi nhánh công ty TNHH Cargill Việt Nam tại Hưng Yên – Khu CN Phố Nối A, Trưng Trắc, Văn Lâm, Hưng Yên
- Công ty Thức ăn chăn nuôi Hoa Kỳ - Hưng Thịnh, Bình Giang, Hải Dương
- Cơng ty Cổ Phần Nông nghiệp Nhiệt đới - Khu đô thị Trung hịa, Nhân Chính, Thanh Xn, Hà Nội) ; chuyên nhập khẩu phân bón.
- Cơng ty TNHH Nơng sản Việt Mỹ - Khu đơ thị mới, Đại Kim, Hồng Mai, Hà Nội ; chuyên nhập khẩu các mặt hàng nông sản và thức ăn gia súc.
- Công ty Cổ Phần Quốc tế Liên Á - Khu đơ thị mới, Đại Kim, Hồng Mai, Hà Nội ; chuyên nhập khẩu các mặt hàng nông sản như đỗ tương, lạc, vừng…
- Công ty TNHH Guymarch-VNC – Chèm, Từ Liêm, Hà Nội ; chuyên nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thức ăn gia súc.
Các khách hàng của công ty đều ở khu vực miền Bắc, chủ yếu tập trung ở Hà Nội, Hải Dương và Hưng Yên; hầu hết đều là các khách hàng lâu năm, quen thuộc. Để phát triển tốt, công ty cần mở rộng mạng lưới khách hàng khắp cả nước. Muốn vậy, cơng ty cần phải tăng cường tìm kiếm các khách hàng mới đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng sức cạnh tranh để thu hút khách hàng
2.2.2 Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại Công ty