2.2 Thực trạng về cơng tác doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
2.2.5 Kế tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, Công ty khơng sử dụng tài khoản chi phí bán hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp ở Cơng ty bao gồm các khoản sau: - Chi phí lương bộ phận quản lý
- Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí đồ dùng văn phịng - Thuế, phí, lệ phí
- Chi phí dịch vụ mua ngịai - Chi phí khác bằng tiền
Hàng tháng, kế tốn tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo các chứng từ gốc phát sinh: phiếu chi, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương của nhân viên văn phịng, các bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ công cụ dụng cụ,... Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm, hệ thống tự động chuyển dữ liệu vào sổ Nhật ký chung, các sổ kế toán liên quan: sổ cái TK 642). Để xem được mẫu sổ liên quan, kế toán chọn biểu tượng Báo cáo trên thanh cơng cụ, lựa chọn thư mục sổ kế tốn rồi lựa chọn mẫu sổ kế toán muốn xem.
Tài khoản sử dụng
TK 642 – Chi phí quản lí kinh doanh
Để tiện cho công tác quản lý doanh nghiệp tài khoản này được chia thành các tài khoản cấp 2 như sau:
TK 6421 – Chi phí lương bộ phận quản lí
TK 6422 – Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phịng
TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí
TK 6428 – Chi phí khác bằng tiền
Và một số tài khoản liên quan như TK 111, 331...
Chứng từ sử dụng
- Hố đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thơng thường - Phiếu chi, ủy nhiệm chi
- Giấy báo nợ của ngân hàng - Bảng thanh toán lương
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ - Các chứng từ khác có liên quan
Qui trình xử lí nghiệp vụ
Hàng ngày, khi có u cầu chi tiền, kế tốn viên lập phiếu Chi trên phần mềm kế toán. Nhập dữ liệu vào phiếu Chi, phần mềm sẽ tự động ghi vào Sổ chi tiết các TK tương ứng và Nhật ký chung.
Cuối tháng phần mềm kế toán sẽ tự động vào các sổ cái tương ứng. Bên cạnh đó, cuối tháng kế tốn viên lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Bảng tính và phân bổ khấu hao, đồng thời tiến hành hạch tốn phân bổ tiền lương, khấu hao cơng cụ dụng cụ.Các số liệu sẽ được phần mềm link tới các sổ sách liên quan.
Trích tài liệu thực tế
Nghiệp vụ 1: Cuối kì kế tốn thực hiện các khoản trích theo lương. Thao tác trên phần mềm kế tốn:
- Từ màn hình, click vào “Tổng hợp”, chọn “Sơ đồ”, sau đó chọn “phiếu kế tốn”.
- Kế tốn chọn “mới”, màn hình “Phiếu kế tốn” xuất hiện.
- Kế tốn tiền hành điền thơng tin: mã đơn vị “CTY”, ngày lập hóa đơn, ngày hạch tốn, tài khoản, phát sinh nợ (có), diển giải
Dưới đây là màn hình phiếu kế tốn các khoản trích theo lương tháng 1 năm 2014.
Hình 2.13: Phiếu kế tốn các khoản trích theo lương
Nghiệp vụ 2: Ngày 1/1/2014 công ty chi tiền trả tiền điện điện thoại của tập đồn viễn thơng Qn đội với hóa đơn số 4940787 số tổng số tiền thanh tốn 869590 đồng.
Kế tốn dựa vào hóa đơn tiền điện nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn: - Trên màn hình làm việc, click “Mua hàng”, chọn “Sơ đồ”, sau đó chon “Hóa đơn dịch vụ”.
- Kế tốn chọn “mới” khi đó màn hình “Hóa đơn dịch vụ” xuất hiện. - Kế tốn điền thơng tin cần thiết: Mã đơn vị “CTY”, nhà cung cấp “QD01- Tập đồn viễn thơng qn đội”, số chứng từ “4940787”, ngày chứng
từ “01/01/2014”, ngày hạch tốn “01/01/2014”, Tk có “331”, tk nợ “6427 – chi phí dịch vụ mua ngồi”, tiền VND “790509”, diễn giải “ Cước điện thoại theo HĐ số 4940787”.
- Thuế suất “10”, tk thuế “1331”, tiền hàng “790509”, tiền thuế “79051”, tổng thanh toán “869590”
- Cuối cùng kế toán chọn “lưu” để lưu dữ liệu vừa hạch tốn Màn hình nhập liệu tk 6427
Cuối tháng khi muốn xem sổ chi tiết TK ta tiến hành như sau:
- Trên màn hình chính click vào “Tổng hợp”, chọn “Báo cáo quản trị”, sau đó chọn “ Sổ chi tiết tài khoản”
- Chọn kỳ báo cáo “Tháng 1”, chọn mã TK chi tiết cần xem. Chọn “Đồng ý”
Bảng 2.8: Sổ cái tài khoản 6421 – Chi phí lương bộ phận quản lý
CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI HÀ ANH
Hạ Đoạn 2, Đường Trần Hưng Đạo, Phường Đơng Hải 2, Quận Hải An, TP. Hải Phịng
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tháng 1 năm 2014
TK 6421 – Chi phí lương bộ phận quản lý
Số CT
Ngày hạch tốn
Loại CT Diễn giải Tài khoản TKĐƯ Nợ Có
Số dư đầu tháng Phát sinh 1-1 13/01 Trích BHXH T01 6421 3383 18,478,128 1-1 13/01 Trích BHYT T01 6421 3384 3,800,682 1-1 13/01 Trích BHN T01 3385 1,689,192 4-1 28/01 Tính lương bộ phận văn phòng T01 334 156,645,140
4-1 28/01 Tính lương bộ phận hiện trường 334 82,969,258
31/01 Kết chuyển CPQLDN 6421- 911 911 23,968,002
31/01 Kết chuyển CPQLDN 6421- 911 911 239,614,398
Cộng phát sinh 263,582,400 263,582,400
Bảng 2.9: Sổ cái TK 6422 – Chi phí khấu hao TSCĐ
CƠNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI HÀ ANH
Hạ Đoạn 2, Đường Trần Hưng Đạo, Phường Đông Hải 2, Quận Hải An, TP. Hải Phòng
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tháng 1 năm 2014
TK 6422 – Chi phí khấu hao tài sản cố định
Số CT Ngày tháng Loại CT Diễn giải Tài khoản TKĐƯ Nợ Có Số dư đầu tháng Phát sinh 31/01/2014
Chi phí khấu hao
TSCĐ tháng 1 2141 23,152,271
31/01/2014
Chi phí khấu hao
TSCĐ tháng 1 1421 12,620,114 31/01/2014 Kết chuyển CPQLDN 6422- 911 911 35,772,385 Cộng phát sinh 35,772,385 35,772,385 Số dư cuối tháng
Người lập Kế tốn trưởng Giám đốc
Cuối kì, cuối kì muốn xem sổ cái TK 642 thực hiện các bước như cách xem sổ cái Tk khác đã nêu trên
Bảng 2.10: Sổ cái TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI HÀ ANH
Hạ Đoạn 2, Đường Trần Hưng Đạo, Phường Đông Hải 2, Quận Hải An, TP. Hải Phòng
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tháng 1 năm 2014
Tài khoản: 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Số CT Ngày hạch
toán Loại CT Diễn giải
Tài khoản TK đối ứng Nợ Có A B C D E F 1 2 - Số dư đầu kỳ
0848423 01/01/2014 Cước điện thoại theo HĐ 848423 6427 331 1513920
0848434 01/01/2014 Cước điện thoại theo HĐ
số 848434 6427 331 711622
…
1/1 02/01/2014 Phí chuyển tiền 6428 11213 11000
0001934 03/01/2014 Chi phí xăng dầu theo HĐ
1934 6427 331 1639845
0030014 03/01/2014 Hàng hóa siêu thị HĐ 30014 64278 331 1483455
31/01/2014 Kết chuyển lãi, lỗ 6421 911 263582400
..
Cộng 576556602 576556602
Số dư cuối kỳ
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Dưới đây là hình ảnh minh họa sổ cái một số tài khoản bằng phần mềm Hình 2.14: Sổ cái TK 6421– Chi phí lương bộ phận quản lý
Hình 2.15: Sổ cái TK 6422 – Chi phí khấu hao TSCĐ