2.3 .Phân tích tình hình tiêu thụ hàng hóa và kết quả hoạt động kinh doanh
3.4. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả kinh
doanh của Công ty TNHH UPVIET.
3.4.1. Tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty3.4.1.1. Tổ chức bộ máy kế tốn. 3.4.1.1. Tổ chức bộ máy kế tốn.
Xuất phát từ tình hình thực tế, cơng ty đã xây dựng bộ máy kế toán gọn nhẹ, linh hoạt phù hợp với đặc điểm ,quy mô, nội dung hoạt động cũng như phù hợp với trình độ của đội ngũ cán bộ kế tốn của cơng ty.
Hình 3 – 1: Tổ chức bộ máy kế tốn Công ty TNHH UPVIET * Nhiệm vụ của từng bộ phận trong phịng tài vụ như sau:
+ Kế tốn trưởng – Bà Đỗ Thị Thúy Ngân: là người giúp giám đốc công ty tổ chức thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê tài chính của cơng ty đồng thời đứng ra kiểm tra, kiểm soát mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của cơng ty .
+ Kế tốn bán hàng – Bà Trịnh Thị Mai Hương: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh doanh số hàng bán ra và khoản giảm trừ doanh thu cụ thể là chiết khấu thương mại; Ghi chép kế toán tổng hợp và kế tốn chi tiết bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp; Lập các báo cáo về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, mặt hàng tiêu thụ, báo cáo về thành phẩm tồn kho.
+ Kế tốn cơng nợ: - Bà Lê Thị Phượng: Có nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp cơng nợ của khách hàng với nhà cung cấp.
+ Kế toán vốn bằng tiền - Ơng Hồng Tiến Bình: Theo dõi tình hình thu chi các khoản vốn bằng tiền trong cơng ty.
+ Kế toán tổng hợp – Bà Đỗ Thị Thúy Ngân: Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp; Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh; Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp; Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết; Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, cơng nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phịng CT, lập quyết tốn văn phịng cơng ty; Theo dõi cơng nợ khối văn phịng công ty, quản lý tổng quát công nợ tồn cơng ty. Xác định và đề xuất lập dự phịng hoặc xử lý cơng nợ phải thu khó địi tồn cơng ty; In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phịng, tổng hợp theo cơng ty theo quy định; Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết; Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế tốn; Tham gia phối hợp cơng tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở;…. Kế toán trưởng Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế tốn cơng nợ Bộ phận kế toán vốn bằng tiền Bộ phận kế toán bán hàng
Giữa các phần hành kế tốn có sự phối hợp chặt chẽ với đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất về phương pháp tính tốn và ghi chép từ đó tạo điều kiện cho viêc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, phát hiện nhanh các sai sót để kịp thời sửa chữa.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhất quán với tổ chức bộ máy chung của tồn cơng ty. Do đó đã giúp cho phát huy tối đa các chức năng của các bộ phận tạo nên một sự thống nhất, hiệu quả trong tồn cơng ty.
3.4.1.2. Hình thức kế tốn
Để phù hợp với yêu cầu và tình hình sản xuất kinh doanh, Cơng ty TNHH UPVIET áp dụng hình thức Nhật kí chung. Mọi nghiệp vụ phát sinh đều được thực hiện ở phịng kế tốn. Đồng thời phịng kế tốn tiến hành thực hiện hạch tốn tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trên máy vi tính. Trên cơ sở số liệu kế toán tập trung lập báo cáo quyết tốn của cơng ty.
Công ty áp dụng ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
* Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký
đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Quan hệ đối chiếu:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán, kế toán vào sổ Nhật ký chung sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái các tài khoản kế toán phù hợp, các chứng từ kế toán đồng thời cũng được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Ngồi ra, căn cứ vào các chứng từ kế toán vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu kiểm tra khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế tốn này vì đây là hình thức đơn giản, dễ làm, dễ hiểu thuận tiện cho cơng tác phân cơng kế tốn, thuận tiện cho cơng việc sử dụng bằng máy vi tính của doanh nghiệp.
* Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
- Công ty TNHH UPVIET áp dụng 26 chuẩn mực kế tốn và các thơng tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực kế toán và các văn bản sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Niên độ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VND). - Kỳ hạch toán: Theo tháng, quý, năm.
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
- Đối với tài sản cố định (TSCĐ): Công ty áp dụng nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên; lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: theo chế độ hiện hành.
- Công ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Cơng ty áp dụng chuẩn mực kế tốn Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được lập chứng từ gốc làm cơ sở để kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết, bảng kê, bảng phân bổ. Các chứng từ này được lập theo mẫu do chế độ kế toán quy định và chủ yếu được lập tại phịng kế tốn.
Các chứng từ tại công ty sau khi được lập sẽ tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự trong chế độ kế tốn đã quy định. Sau đó khi quyết tốn được duyệt các
chứng từ được chuyển vào kho lưu trữ theo chế độ hiện hành. Tùy theo tính chất từng loại chứng từ mà xác định thời gian lưu trữ thích hợp, tối thiểu là 10 năm.
* Chế độ sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ kế tốn: Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung và thực hiện trên Excel. Hệ thống sổ kế tốn của cơng ty gồm: Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng; sổ TSCĐ; sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả; sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay theo từng đối tượng công ty nợ; sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán với NSNN.
- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung , sổ cái các tài khoản.
* Chế độ báo cáo tài chính
Căn cứ vào số liệu của các hóa đơn, chứng từ kế tốn tiến hành xử lý, tổng hợp, lập các báo cáo kế tốn cuối kỳ. Tại Cơng ty TNHH UPVIET hệ thống báo cáo gồm: Báo cáo quản trị và báo cáo tài chính.
- Hệ thống báo cáo quản trị: Là báo cáo phục vụ cho mục đích quản lý của công ty và chỉ lưu hành nội bộ của công ty. Hệ thống này gồm:
+ Báo cáo doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh + Báo cáo tình hình nhập hàng
+ Báo cáo tình hình xuất hàng
+ Báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí bằng tiền khác.
+ Bảng kê chứng từ dịch vụ, hàng hóa bán ra + Bảng kê chứng từ dịch vụ, hàng hóa mua vào * Hệ thống báo cáo tài chính
- BCTC năm gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN); báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN); báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03- DN); bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN).
3.4.1.3. Các chính sách kế toán áp dụng
a, Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển theo thực tế phát sinh:
Các khoản tương đương tiền là các khoản đầu tư ngắn hạn khơng q 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và khơng có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo.
Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: Theo tỷ giá ngân hàng giao dịch thực tế (hoặc tỷ giá bình qn liên Ngân
tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán.
Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá số dư các khoản mục tiền tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính.
b, Nguyên tắc ghi nhận khoản phải thu thương mại và các khoản phải phải thu khác.
Nguyên tắc ghi nhận: Các khoản phải thu khách hàng, khoản trả trước cho người bán, phải thu nội bộ và các khoản khác tại thời điểm báo cáo, nếu:
+ Có thời hạn thu hồi thanh tốn dưới một năm (hay trong 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là tài sản ngắn hạn.
+ Có thời hạn thu hồi thanh tốn trên một năm (hay trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là tài sản dài hạn.
c, Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định
Tài sản cố định được ghi nhận ban đầu theo nguyên giá. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định được ghi nhận theo 3 mục tiêu: Nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại. Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua, chi phí lắp đặt chạy thử (nếu có) và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng. Cơ sở để tính khấu hao là nguyên giá và thời gian sử dụng hữu ích ước tính. Thời gian khấu hao được tính phù hợp với thời gian quyết định số 2006/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính. Thời gian khấu hao được ước tính như sau:
- Nhà cửa vật kiến trúc: 10 năm – 25 năm - Máy móc thiết bị: 3 năm – 12 năm - Phương tiện vận tải: 6 năm – 10 năm - Thiết bị dụng cụ quản lý: 3 năm – 10 năm
d, Nguyên tắc vốn hóa các khoản chi phí vay và các khoản chi phí khác
* Ngun tắc vốn hóa các khoản chi phí đi vay:
Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng và sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị của tài sản đó (được hóa vốn), bao gồm các khoản lãi tiền vay, phân bổ các khoản chiết khấu hoặc phụ trội khi phát hành trái phiếu, các khoản chi phí phát sinh liên quan tới q trình làm thủ tục vay.
Viêc vốn hóa chi phí vay sẽ được tạm ngừng lại trong các giai đoạn mà quá trình đầu tư xây dựng và sản xuất tài sản dở dang bị gián đoạn, trừ khi sự gián đoạn đó là cần thiết.
Việc vốn hóa chi phí vay sẽ chấm dứt khi các hoạt động chủ yếu cần thiết cho việc chuẩn bị đưa tài sản dở dang vào sử dụng hoặc bán đã hồn thành. Chi phí phát sinh sau đó sẽ được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong khi phát sinh.
Các khoản thu nhập phát sinh do đầu tư tạm thời các khoản vay riêng biệt trong khi cho sử dụng vào mục đích có được tài sản dở dang thì phải ghi giảm trừ vào chi phí đi vay phát sinh khi vốn hóa.
Chi phí đi vay vốn hóa trong từng kỳ khơng được vượt quá tổng chi phí đi vay phát sinh trong kỳ. Các khoản lãi tiền vay và các khoản phân bổ chiết khấu hoặc phụ trội được vốn hóa trong từng kỳ khơng được vượt quá số lãi vay thực tế phát sinh và số phân bổ chiết khấu hoặc phụ trội trong kỳ đó.
* Tỷ lệ vốn hóa đi vay được sử dụng xác định chi phí đi vay được vốn hóa trong kỳ: Trong kỳ tồn bộ chi phí đi vay được hạch tốn vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Nguyên tắc vốn hóa các khoản chi phí khác
- Chi phí trả trước: phân bổ cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, cải tạo, nâng cấp TSCĐ đang được đầu tư hoặc cải tạo nâng cấp đó.
- Chi phí khác phục vụ cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, cải cạo, nâng cấp TSCĐ trong kỳ được vốn hóa TSCĐ đang được đầu tư hoặc cải tạo, nâng cấp đó.
* Phương pháp phân bổ chi phí trả trước
Các loại chi phí trả trước nếu chỉ liên quan đến năm tài chính hiện tại thì được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm tài chính.
Việc tính và phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ hạch tốn được căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để chọn phương pháp và tiêu thức phân bổ hợp lý.
e, Kế tốn các khoản đầu tư tài chính
* Nguyên tắc ghi nhận nhận các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết Khoản đầu tư vào các công ty con, cơng ty liên kết được kế tốn ghi nhận theo phương pháp giá gốc. Lợi nhuận thuần được chia từ công ty con, công ty liên kết phát sinh ngay ngày đầu tư được ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Các khoản đầu tư được ghi nhận là các khoản giảm trừ giá gốc đầu tư.
* Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư chứng khoán, đầu tư ngắn hạn khác Các khoản đầu tư chứng khoán và các khoản đầu tư khác tại thời điểm báo cáo, nếu có:
- Có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua khoản đầu tư đó được coi là “tương đương tiền”
- Có thời hạn vốn dưới một năm trong một chu kỳ kinh doanh được phân loại là tài sản dài hạn.
* Phương pháp dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn: Dự phòng giảm giá đầu tư được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của các khoản đầu tư được hạch toán trên sổ kế toán lớn hơn giá trị thị trường của chúng tại thời điểm lập dự phòng.
f, Ghi nhận các khoản phải trả thương mại và phải trả khác
Các khoản phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác, khoản vay tại thời điểm báo cáo, nếu:
- Có thời hạn thanh tốn trước một năm hay trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh được phân loại là nợ ngắn hạn
- Có thời hạn thanh toán trên một năm hay trong một kỳ sản xuất kinh doanh được phân loại nợ dài hạn
- Tài sản thiếu chờ xử lý được phân loại là nợ ngắn hạn - Thiếu thu nhập hoãn lại được phân loại là nợ dài hạn.
g, Ghi nhận chi phí phải trả, trích quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm.