*/ Thứ nhất, Chi nhánh cần chuẩn hóa quy trình kiểm tra trực tiếp và xây dựng thành cẩm nang kiểm tra
Ở chương II chúng ta có thể thấy một trong nhũng nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong công tác kiểm tra trực tiếp là các quy trình, quy định và mẫu biểu sử dụng trong quá trình tiến hành kiểm tra trực tiếp đối với các QTDND cơ sở còn nhiều bất cập. Thời gian vừa qua, Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam đã liên tiếp ra các văn bản chỉ đạo việc thực hiện kiểm tra trực tiếp, qua đó ngày càng hướng dẫn cụ thể hơn về vấn đề này. Tuy nhiên khi triển khai trong thực tế vẫn còn nhiều bất cập.
Vì vậy, trên cơ sở các quy định hiện có của BHTG Việt Nam, Chi nhánh BHTG khu vực Đông Bắc Bộ phải tiếp tục hoàn thiện các quy trình, mẫu biểu sử dụng trong quá trình kiểm tra. Đặc biệt, để tiết kiệm thời gian và khai thác tối đa các nguồn thông tin, Chi nhánh cần quy định rõ phần việc của một cuộc kiểm tra: từ khi nhận được quyết định kiểm tra, đến chuẩn bị kiểm tra, thực hiện kiểm tra và kết thúc kiểm tra.
Ngoài một số trường hợp đặc biệt, các cuộc kiểm tra trực tiếp thường được tiến hành theo kế hoạch xây dựng theo tháng, quý. Chính vì thế, sau khi nhận được Quyết định kiểm tra từ Giám đốc Chi nhánh, cán bộ đoàn kiểm tra có thể triển khai ngay bước chuẩn bị kiểm tra tại trụ sở Chi nhánh, bước tiến hành kiểm tra tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động và tình hình thực tế tại đơn vị thường kéo dài từ 3 ngày đến 5 ngày và có thể dài hơn, bước xử lý sau kiểm
tra thường được quyết định sau khi có kết luận kiểm tra. Quy trình kiểm tra chi tiết được miêu tả qua sơ đồ 3.1.
Sơ đồ 3. 1. Quy trình kiểm tra tực tiếp áp dụng tại Chi nhánh Công tác chuẩn bị kiểm tra:
- Họp đoàn kiểm tra để phổ biến kế hoạch kiểm tra, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên (kết quả cuộc họp phải được ghi thành biên bản).
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu, trang thiết bị làm việc phục vụ cho công tác.
Giám đốc Chi nhánh
Đoàn kiểm tra (Trưởng đoàn, cán bộ)
Ra Quyết định kiểm tra
Chuẩn bị kiểm tra
Thực hiện kiểm tra
Kết thúc kiểm tra
Họp,phân công công việc
- Gửi thông báo kiểm tra
- Thu thập thông tin từ bộ phận giám sát từ xa
- Kiểm tra tại đơn vị - Thống nhất kết quả kiểm tra
- Báo cáo
- Tổng hợp, trình duyệt gửi báo cáo lên cấp có thẩm quyền - Ra kết luận kiểm tra
- Thông báo, trao đổi với Chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố nơi tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi được kiểm tra để phối hợp và nắm tình hình hoạt động, kết quả thanh tra của thanh tra chi nhánh NHNN đối với tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi được kiểm tra đồng thời thông báo cho tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi được kiểm tra về kế hoạch kiểm tra, nội dung kiểm tra, thời hạn và thời hiệu kiểm tra để phối, kết hợp thực hiện quyết định kiểm tra.
Xác định đúng trọng tâm, trọng điểm của cuộc kiểm tra là rất quan trọng mà bước chuẩn bị kiểm tra có thể phần nào thực hiện được nhiệm vụ này. Trọng tâm của một cuộc kiểm tra thể hiện những nội dung chủ yếu mà đoàn kiểm tra phải tập trung xem xét và kết luận theo yêu cầu đã đặt ra. Việc xác định đúng trọng tâm, trọng điểm cần kiểm tra có ý nghĩa hết sức quan trọng bởi vì nó đảm bảo cho tính đúng hướng và hữu ích của cuộc kiểm tra.
Tuy nhiên, mục đích này khó có thể đạt được nếu việc kiểm tra không đi sâu vào những nội dung cơ bản, thiết yếu được xác định trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động của đơn vị được kiểm tra, mà bị phân tán vào những nội dung vụn vặt, thứ yếu.
Thực hiện công tác kiểm tra:
- Khi bắt đầu kiểm tra, Đoàn kiểm tra phải làm việc với tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi được kiểm tra để:
+ Thông báo quyết định kiểm tra;
+ Thông báo nội dung đề cương kiểm tra;
+ Đề nghị tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi được kiểm tra báo cáo tình hình hoạt động, những tồn tại yếu kém; khó khăn, vướng mắc và nguyên nhân; những giải pháp và phương hướng giải quyết có liên quan đến nội dung kiểm tra;
+ Đề nghị tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi được kiểm tra cử cán bộ có trách nhiệm làm việc và cung cấp chứng từ, sổ sách kế toán và tài liệu liên quan đến các nội dung kiểm tra cho Đoàn kiểm tra.
- Thành viên đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra theo kế hoạch và nội dung kiểm tra được phân công. Kết quả kiểm tra phải được lập thành văn bản;
- Thành viên Đoàn kiểm tra phải báo cáo trưởng đoàn bằng văn bản kết quả kiểm tra theo nhiệm vụ được phân công; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trên cơ sở báo cáo của các thành viên, trưởng đoàn tổng hợp và dự thảo kết quả kiểm tra;
- Họp Đoàn kiểm tra để thảo luận và thông qua dự thảo Biên bản kiểm tra, kết quả cuộc họp phải được ghi thành biên bản;
- Họp với QTD ND cơ sở được kiểm tra để thống nhất kết quả kiểm tra, cuộc họp thông qua kết quả kiểm tra phải được ghi thành biên bản. Nếu thấy cần thiết phải sửa đổi, bổ sung nội dung kết quả kiểm tra thì Trưởng đoàn phải họp đoàn để thảo luận việc tiếp thu hoặc không tiếp thu những ý kiến trình bày hoặc giải trình của đơn vị đã được kiểm tra;
- Hoàn chỉnh văn bản, mẫu biểu kiểm tra trực tiếp. Các văn bản, mẫu biểu kiểm tra do Trưởng đoàn kiểm tra ký, có xác nhận đóng dấu của QTD ND cơ sở được kiểm tra;
- Trong quá trình kiểm tra trực tiếp, nếu phát hiện tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi được kiểm tra có nguy cơ dẫn đến không an toàn hoặc thất thoát về tài sản không thuộc nội dung đề cương kiểm tra thì thành viên đoàn kiểm tra phải báo cáo kịp thời với Trưởng đoàn để xử lý và báo cáo với người ra quyết định kiểm tra.
Kết thúc kiểm tra:
- Kết thúc đợt kiểm tra đối với QTD ND cơ sở trên địa bàn tỉnh, thành phố. Đoàn kiểm tra phải tổng hợp kết quả kiểm tra báo cáo với người ra quyết định kiểm tra;
- Giám đốc Chi nhánh trên cơ sở báo cáo kết quả kiểm tra tiến hành ra Kết luận kiểm tra.
- Đoàn kiểm tra phải tập hợp, bàn giao hồ sơ kiểm tra cho bộ phận quản lý. Hồ sơ kiểm tra bao gồm:
+ Quyết định kiểm tra;
+ Kế hoạch kiểm tra, đề cương kiểm tra;
+ Biên bản họp đoàn kiểm tra để phân công nhiệm vụ; + Biên bản thông qua Kết quả kiểm tra;
+ Kết luận kiểm tra, các mẫu biếu kiểm tra theo quy định; + Các văn bản khác có liên quan đến cuộc kiểm tra.
Kết thúc đợt kiểm tra theo chương trình công tác được duyệt, Đoàn kiểm tra tổng hợp tình hình, kết quả kiểm tra của đoàn theo từng địa bàn báo cáo người ra quyết định kiểm tra, đồng thời gửi Trưởng phòng kiểm tra cùng cấp để tổng hợp báo cáo cấp trên.
Sau đó, Chi nhánh tổng hợp tình hình, kết quả kiểm tra của các Đoàn kiểm tra, báo cáo bằng văn bản với BHTG Việt Nam và thông báo Chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố về tình hình và kết quả kiểm tra các tổ chức tham gia BHTG trên địa bàn, kiến nghị các biện pháp xử lý đối với các trường hợp vi phạm các quy định về BHTG và các quy định về an toàn trong hoạt động ngân hàng; phối hợp theo dõi, đôn đốc việc chỉnh sửa, khắc phục sai phạm của đơn vị.
Báo cáo định kỳ quý, 06 tháng và 01 năm gửi về Trụ sở chính chậm nhất vào ngày 10 tháng đầu quý tiếp theo. Chi nhánh tổng hợp tình hình, kết quả kiểm tra và xử lý vi phạm sau kiểm tra báo cáo BHTG Việt Nam. Đối với việc kiểm tra các đơn vị yếu kém được chỉ định từ kết quả giám sát, Chi nhánh báo cáo tổng hợp đợt kiểm tra kèm kết luận kiểm tra của từng đơn vị gửi về Trụ sở chính.
Tuân thủ đúng quy trình kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra được tiến hành theo một trình tự khoa học, trên cơ sở có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo được mục tiêu đề ra. Tuân thủ đúng quy trình giúp cho cuộc kiểm tra hạn chế được những tác động gây xáo trộn, tránh được những rắc rối có thể nảy
sinh gây trở ngại cho hoạt động của đoàn kiểm tra và ảnh hưởng đến kết quả cuộc kiểm tra.
Do vậy tuân thủ đúng quy trình kiểm tra là một yêu cầu bắt buộc, trong quá trình thực hiện quy trình kiểm tra phải đặc biệt chú ý đến việc tổ chức thu thập thông tin, phân tích tình hình và tập hợp đầy đủ các văn bản liên quan đến đối tượng kiểm tra và hoạt động kiểm tra.
*/ Thứ hai, hoàn thiện mẫu biểu chấm điểm đánh giá rủi ro khách hàng và xếp loại khách hàng sau kiểm tra.
Hiện nay mẫu biểu đánh giá mức độ rủi ro sử dụng trong hoạt động kiểm tra trực tiếp của BHTG Việt Nam đối với các Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở được đánh giá theo tiêu thức chấm điểm mức độ rủi ro tín dụng và rủi ro hoạt động.
+ Nếu dưới 50 điểm thì được đánh giá là rủi ro cao; + Nếu từ trên 50 đến dưới 89 điểm rủi ro trung bình + Nếu trên 89 điểm đánh giá rủi ro thấp.
Trong 7 chỉ tiêu đánh giá rủi ro tín dụng thì có tới 4 chỉ tiêu là định tính (tốt, không tốt) và chỉ có 3 chỉ tiêu là có tiêu chí để so sánh. Tương tự như vậy chỉ tiêu đánh giá rủi ro hoạt động cũng chưa cụ thể. Ví dụ đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của HĐQT, Ban kiểm soát, Bộ máy điều hành tốt và không tốt mà không có một tiêu chí chung đưa ra để so sánh, không có mức chuẩn dẫn đến việc đánh giá mức độ rủi ro của các QTD ND cơ sở được các đoàn kiểm tra trực tiếp khác nhau (các cán bộ kiểm tra khác nhau) sẽ khác nhau.
Để đánh giá mức độ rủi ro của khách hàng một cách khách quan và công bằng cần xây dựng một hệ thống chỉ tiêu và mẫu biểu đánh giá mức độ rủi ro hợp lý. Có thể sử dụng mức cho điểm từng chỉ tiêu và đánh giá để xếp hạng rủi ro các QTD ND cơ sở qua kiểm tra theo 5 nhóm hướng theo tiêu chuẩn chung của thế giới:
+ Loại 1: QTDNDCS hoạt động tốt, lành mạnh về tài chính, chất lượng quản lý rất tốt, rất an toàn, mức độ quan tâm kiểm tra, giám sát của BHTG thấp.
+ Loại 2: QTDNDCS hoạt động khá, lành mạnh về tài chính, đạt tiêu chuẩn về chất lượng quản lý, an toàn, mức độ quan tâm không nhiều.
+ Loại 3: QTDNDCS hoạt động trung bình, đạt yêu cầu về tài chính, có thể đạt mức cao hơn, có khả năng kiểm soát phần lớn các loại rủi ro, mức độ quan tâm kiểm tra, giám sát của BHTG ở mức trung bình.
+ Loại 4: QTDNDCS hoạt động yếu, cần củng cố ngay; năng lực tài chính chưa đạt yêu cầu, mức độ kiểm soát rủi ro thấp, không an toàn; Chi nhánh cần quan tâm kiểm tra, giám sát chặt chẽ.
+ Loại 5: QTDND cơ sở hoạt động yếu kém, năng lực tài chính rất kém, có nguy cơ mất khả năng chi trả, mất khả năng thanh toán; khả năng kiểm soát rủi ro rất thấp; cần đặt vào tình trạng kiểm soát đặc biệt, Chi nhánh phải theo dõi kết quả chỉnh sửa sau kiểm tra trực tiếp và tiếp tục tổ chức kiểm tra, giám sát rất chặt chẽ.
*/ Thứ ba, kiểm tra bổ sung một số chỉ tiêu phản ánh tình hình hoạt động của QTD ND cơ sở. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hoạt động kiểm tra các tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi của BHTG Việt Nam cũng đã sử dụng tiêu chuẩn Basel và dùng CAMELS làm công cụ kiểm tra. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra trực tiếp hiện nay các chỉ tiêu được sử dụng chưa đề cập đến một số chỉ tiêu quan trọng như chỉ tiêu đánh giá lợi nhuận.
Mặc dù mục tiêu hoạt động của QTD ND cơ sở không quá coi trọng lợi nhuận. Song trong quá trình kiểm tra, Chi nhánh cần bổ sung việc tính và so sánh chỉ tiêu ROA, ROE của đơn vị được kiểm tra với chỉ tiêu này tính trung bình của các QTD ND cơ sở trong khu vực nói riêng và cả nước nói chung. Từ việc so sánh này, đoàn kiểm tra có thêm cơ sở để kết luận về hiệu quả hoạt động của QTDND cơ sở được kiểm tra.
*/ Thứ tư, nâng cao tính khoa học và sáng tạo trong phương pháp và công nghệ kỹ thuật kiểm tra
Kỹ thuật chọn mẫu là khá phổ biến trong các hoạt động kiểm tra nói chung vì kỹ thuật này vừa đơn giản lại có ý nghĩa thực tiễn cao. Tuy nhiên để chất lượng hoạt động kiểm tra trực tiếp ngày càng được nâng cao cần phải nâng cao khả năng chọn mẫu của cán bộ kiểm tra trực tiếp. Ngoài cách tiếp cận qua kinh nghiệm của những người làm kiểm tra lâu năm, thì kỹ thuật này phải được quan tâm giới thiệu một cách bài bản.
Khi tiến hành kiểm tra bất kỳ mảng hoạt động nào của tổ chức tín dụng, sau khi tìm hiểu những thông tin chung, cán bộ kiểm tra cần phân các nhóm có tính tương đồng cao và chọn mẫu từ các nhóm nhỏ. Việc phân nhóm càng chi tiết thì mẫu chọn kiểm tra càng có khả năng phản ánh tổng thể cao, và kết quả kiểm tra trực tiếp càng đánh giá được tình hình hoạt động của tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi.
Kỹ thuật khai thác thông tin trong hoạt động kiểm tra trực tiếp là rất quan trọng. Cán bộ làm công tác kiểm tra trực tiếp phải không ngừng trau dồi khả năng giao tiếp và kỹ thuật khai thác thông tin của bản thân. Đặc biệt là cách phát hiện và kiểm chứng những thông tin gây nhiều nghi ngờ. Khi tiến hành kiểm tra trực tiếp không tránh khỏi trường hợp cán bộ QTDND cơ sở cố tình che dấu sai phạm hoặc làm sai lệch giữa hồ sơ chứng từ và thực tế phát sinh, nhiệm vụ của cán bộ kiểm tra trực tiếp là khéo léo làm rõ và tìm hiểu rõ thực trạng và nguyên nhân của những sai phạm đó để đề xuất biện pháp xử lý phù hợp.
*/ Thứ năm, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thực hiện công tác kiểm tra:
Để hoạt động kiểm tra của Chi nhánh được đảm bảo chất lượng và số lượng, Chi nhánh cần đặc biệt quan tâm đến việc phát triển nguồn nhân lực thực hiện hoạt động kiểm tra kể từ khâu: tuyển dụng, đào tạo đến chính sách động viên đối với cán bộ, viên chức làm công tác kiểm tra.
- Tuyển dụng nhân lực: Việc tuyển dụng nhân lực cho BHTG Việt
Nam nói chung và Chi nhánh nói riêng cần được chuẩn hoá. Vì hoạt động của BHTG Việt Nam là nhằm thúc đẩy sự phát triển và lành mạnh hoá hoạt động ngân hàng tại Việt Nam. Do vậy chất lượng tuyển dụng cần tương xứng và cao hơn với mặt bằng chất lượng của cán bộ, viên chức của các tổ chức tham gia BHTG. Hơn nữa việc tuyển dụng cán bộ, viên chức cần tiến hành trên cơ sở nhu cầu công việc để lựa chọn cán bộ cần tuyển dụng cho phù hợp.
- Đào tạo cán bộ: Thời gian qua, trong quá trình hoạt động Chi nhánh BHTG Việt Nam khu vực Đông Bắc bộ đã chú trọng nhiều đến công tác tự đào tạo cán bộ. Trong thời gian tới, Chi nhánh cần tiếp tục xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo cán bộ, viên chức thích hợp. Phải kết hợp giữa đào tạo