Hoạt động kiểm tra trực tiếp đối với QTDND cơ sở của mỗi tổ chức BHTG chịu sự tác động của các nhân tố bên trong chủ yếu như: quy trình thực hiện hoạt động kiểm tra trực tiếp, nhân sự tiến hành hoạt động kiểm tra trực
tiếp và các nhân tố khác như ứng dụng công nghệ thông tin, điều kiện vật chất phục vụ cho quá trình kiểm tra...
- Quy trình thực hiện kiểm tra là một trong những nhân tố có ý nghĩa quyết định tính hiệu quả của mỗi cuộc kiểm tra. Khi đã xác định được mục tiêu cần kiểm tra thì trước tiên phải lên kế hoạch cụ thể từng bước tiến hành cuộc kiểm tra đó như thế nào cho hiệu quả. Chẳng hạn từ bước chuẩn bị kiểm tra cần chuẩn bị những gì và có thể khai thác từ đâu để có những thông tin ban đầu về đối tượng kiểm tra và có thể tiến tới xác định trọng tâm, trọng điểm kiểm tra đối với từng tổ chức tín dụng.
Trong quá trình kiểm tra, cần tiến hành tuần tự từng bước, kiểm tra vấn đề nào trước và mối liên hệ của các vấn đề đó để có những phương pháp kiểm tra phù hợp. Sau cùng để có kết luận kiểm tra phải có sự hợp nhất giữa các thành viên trong đoàn kiểm tra, để từ kết luận từng phần đoàn đưa ra kết luận cuối cùng một cách chuẩn xác và có những ý kiến, xử lý đối với đơn vị được kiểm tra một cách thuyết phục.
Thông thường quy trình kiểm tra được quy định thống nhất đối với mỗi tổ chức BHTG. Đó là những chuẩn mực chung nhất để mỗi đoàn kiểm tra căn cứ tiền hành cho đối tượng kiểm tra cụ thể mà mình thực hiện. Quy trình kiểm tra càng hoàn hảo thì hiệu quả kiểm tra càng cao.
- Cán bộ làm công tác kiểm tra trực tiếp: Đối với mỗi hoạt động thì nhân sự luôn là yếu tố quan trọng mang tính quyết định đến sự thành bại. Đối với hoạt động kiểm tra trực tiếp thì nhân sự lại càng đóng vai trò quan trọng bởi trong mỗi kết luận kiểm tra ngoài các yếu tố mang tính định lượng thì có rất nhiều yếu tố mang tính định tính được đưa ra từ cán bộ thực hiện kiểm tra trực tiếp.
Tuỳ vào trình độ và đạo đức nghề nghiệp của các cán bộ làm công tác kiểm tra trực tiếp mà các kết quả kiểm tra được đưa ra có thực sự ý nghĩa và cuộc kiểm tra có thực sự hiệu quả.
Nếu nhân sự kiểm tra có trình độ tốt, có thể tìm và đưa ra những yếu kém, rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của TCTD được kiểm tra, tổ chức đó sẽ có cơ hội chỉnh sửa và phát triển lành mạnh. Ngược lại, nếu nhân sự kiểm tra không nhận thấy những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của tổ chức đó mà chỉ hời hợt đưa ra nhận xét chung thì cuộc kiểm tra sẽ không có ý nghĩa thực tế, mà chỉ tiến hành lấy lệ.
Trong trường hợp nhân sự kiểm tra không có đạo đức nghề nghiệp, họ có thể thông đồng với những cán bộ tại TCTD được kiểm tra bỏ qua những cảnh báo về những vi phạm trong hoạt động của tổ chức đó mà không đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. Hậu quả là rủi ro sẽ đến với TCTD tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của các vi phạm và BHTG có thể phải chịu tổn thất trong trường hợp xấu nhất là phải tiến hành các hoạt động nghiệp vụ khác như chi trả tiền bảo hiểm cho người gửi tiền nếu tổ chức tín dụng đó phá sản.
- Phương pháp, kỹ thuật kiểm tra: Một trong những yếu tố không kém phần quan trọng quyết định đến kết quả của một cuộc kiểm tra trực tiếp là phương pháp và kỹ thuật kiểm tra.
Thông thường tiến hành kiểm tra trực tiếp được thực hiện theo phương pháp chọn mẫu nên kỹ thuật chọn mẫu là đặc biệt quan trọng. Trong hàng ngàn, hàng triệu hoạt động giao dịch của TCTD hợp tác đoàn kiểm tra với thời gian hạn chế thường chỉ trong vài ngày phải phát hiện được các vấn đề. Vì vậy kỹ thuật phân nhóm, chọn mẫu sao cho số mẫu phản ánh tốt nhất thực trạng hoạt động của TCTD hợp tác được kiểm tra phải được dựa trên cơ sở khoa học đồng thời căn cứ vào kinh nghiệm thực tiễn của cán bộ làm công tác kiểm tra trực tiếp.
Mỗi TCTD hợp tác được kiểm tra vừa có đặc thù của loại hình hoạt động, đặc thù của khu vực hoạt động và những điểm riêng có của tổ chức đó.
Việc xác định được các đặc thù chung và riêng của tổ chức được kiểm tra sẽ giúp cán bộ kiểm tra chọn mẫu xác thực hơn. Kỹ thuật chọn mẫu vừa phải đảm bảo yêu cầu phản ánh đúng thực trạng khách quan của tổng thể vừa
phải đảm bảo yêu cầu mẫu được chọn có độ lớn thích hợp, trong khả năng kiểm tra của cán bộ kiểm tra.
Trong các cuộc kiểm tra trực tiếp thì kỹ thuật khai thác thông tin rất quan trọng. Khác với hoạt động giám sát từ xa, nguồn cung cấp thông tin thường bị giới hạn thì hoạt động kiểm tra trực tiếp cho phép cán bộ kiểm tra có thể khai thác thông tin tại đơn vị một cách triệt để. Tuy nhiên, khai thác thông tin có thể được xem là một nghệ thuật đòi hỏi cán bộ kiểm tra phải có những kỹ năng nhất định.
Hoạt động kiểm tra trực tiếp cho phép tổ chức BHTG phát hiện những sai phạm cố ý hoặc vô ý của tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi. Những sai sót của đơn vị có thể dễ dàng phát hiện nhưng những sai phạm cố ý cần phải có kỹ thuật khai thác khéo léo qua số liệu, qua cán bộ của chính tổ chức được kiểm tra mà khi trực tiếp trao đổi cán bộ kiểm tra trực tiếp mới có cơ hội phát hiện.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực hiện kiểm tra trực tiếp: Nếu biết ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực thông tin khi tiến hành kiểm tra trực tiếp sẽ vừa giúp vừa tiết kiệm thời gian, nhân sự tiến hành kiểm tra vừa đạt được sự chính xác và lưu giữ khoa học hơn các cơ sở đưa ra kết luận kiểm tra.
Hoạt động của một TCTD được lưu giữ trong một kho dữ liệu đồ sộ. Vì vậy, muốn tiến hành kiểm tra, trước tiên chúng ta có thể xử lý những thông tin thô thu thập được nhằm phát hiện những điểm nhấn cần làm sáng tỏ. Từ đó đoàn kiểm tra chọn lọc những vấn đề cần kiểm tra kỹ và những vấn đề có thể kiểm tra chọn mẫu. Cuối cùng công nghệ thông tin sẽ giúp chúng ta có được sự tổng hợp nhanh chóng, chính xác và đối chiếu đa chiều để đưa ra những kết luận phù hợp.
Tất cả các bước và hành động của đoàn kiểm tra sẽ được lưu trữ trên dữ liệu máy tính và chúng ta có thể xem xét lại chi tiết bất cứ lúc nào có nhu cầu. Tuy nhiên đây cũng là con dao hai lưỡi. Nếu trình độ công nghệ thông tin của
cán bộ kiểm tra chưa tốt, các dữ liệu có thể bị sai lệch và bị xoá mất bất cứ lúc nào do sơ xuất, yếu điểm này cần được khắc phục và có sự kiểm soát tốt của lãnh đạo đoàn.
- Các nhân tố khác: Hoạt động kiểm tra trực tiếp của TCTD còn trực tiếp chịu sự tác động của các nhân tố khác như: trang thiết bị phục vụ cho đoàn kiểm tra, phương tiện đi lại cho cán bộ kiểm tra…
Thông thường những cuộc kiểm tra trực tiếp được tiến hành tại trụ sở của TCTD được kiểm tra cách xa trụ sở của tổ chức Bảo hiểm tiền gửi. Vì vậy, điều kiện vật chất phục vụ cho mỗi cuộc kiểm tra cũng có vai trò khá quan trọng. Nếu có điều kiện vật chất phục vụ cho các thao tác công việc tốt cũng như đời sống cán bộ kiểm tra được đảm bảo thì sẽ có được những thuận tiện nhất định mỗi khi tiến hành kiểm tra. Khi tiến hành kiểm tra, cán bộ lãnh đạo cần quan tâm sắp xếp và tạo điều kiện chăm lo tới sức khoẻ cũng như trang thiết bị phục vụ kiểm tra.