1.3 Kế toán kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
1.3.1 Nguyên tắc kế toán, cơ sở kế toán chi phối, ảnh hưởng tới kế toán bán
bán hàng, kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
1.3.1.1.Nội dung các ngun tắc kế tốn
Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên
quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế tốn vào thời điểm phát sinh, khơng căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định
là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp khơng có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mơ hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản
được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính
theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản khơng được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.
Phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau.
Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
Nhất qn: Các chính sách và phương pháp kế tốn doanh nghiệp đã chọn
phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế tốn năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế tốn đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết
để lập các ước tính kế tốn trong các điều kiện khơng chắc chắn. Ngun tắc thận trọng đòi hỏi:
a/ Phải lập các khoản dự phịng nhưng khơng lập q lớn;
b/ Khơng đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập; c/ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; d/ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, cịn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
Trọng yếu: Thơng tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu
thơng tin hoặc thiếu chính xác của thơng tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thơng tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hồn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.
1.3.1.2.Cơ sở kế tốn dồn tích, cơ sở kế tốn tiền mặt
Cơ sở kế tốn dồn tích là một trong các ngun tắc kế tốn cơ bản nhất chi phối các phương pháp kế toán cụ thể trong kế tốn doanh nghiệp. Theo đó, mọi giao dịch kinh tế liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí được ghi nhận tại thời điểm phát sinh giao dịch, không quan tâm đến thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền.
Lợi nhuận theo cơ sở dồn tích là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí; từ đó, BCTC nói chung và BCKQKD nói riêng được lập trên cơ sở dồn tích phản ánh đầy đủ (hay tuân thủ yêu cầu trung thực) các giao dịch kinh tế trong kỳ và từ đó, cho phép tình trạng tài sản, nguồn vốn của DN một cách đầy đủ, hợp lý. Hơn nữa, do khơng có sự trùng hợp giữa lượng tiền thu vào và doanh thu trong kỳ và tồn tại chênh lệch giữa chi phí ghi nhận và lượng tiền chi ra trong một kỳ, kế tốn theo cơ sở dồn tích cho phép theo dõi các giao dịch kéo dài qua các kỳ khác nhau, như nợ phải thu, nợ phải trả, khấu hao, dự phòng,…
Ngược lại với kế tốn theo cơ sở dồn tích, kế tốn theo cơ sở tiền chỉ cho phép ghi nhận các giao dịch khi các giao dịch này phát sinh bằng tiền. Nếu lợi nhuận được xác định theo cơ sở tiền, lợi nhuận và dòng tiền từ hoạt động kinh doanh trong một kỳ sẽ bằng nhau. Tuy nhiên, kế toán theo cơ sở tiền hiện nay chỉ được sử dụng để lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ (đặc biệt là báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập theo phương pháp trực tiếp).
Kế tốn theo cơ sở tiền có một ưu điểm nổi bật là tính khách quan cao khi trình bày thơng tin trong BCTC. Tiền thu vào và chi ra là những hoạt động “hữu hình”, số tiền và ngày thu, chi tiền được xác định chính xác, cụ thể khơng phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của nhà quản trị DN.
Những nguyên tắc kế toán được thừa nhận là những chuẩn mực chung , là kim chỉ nam cho việc thu thập đánh giá, ghi chép, phân loại, tổng hợp và báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động của các doanh nghiệp. Bởi vậy dù có
lựa chọn phương pháp kế tốn nào thì nó cũng sẽ ảnh hưởng tới tổ chức kế toán bán hàng từ khâu xác nhận, nhận diện đến ghi nhận và trình bày thơng tin về doanh thu, thu nhập, chi phí và kết quả kinh doanh.
1.3.2 Vận dụng phương pháp chứng từ kế toán để kế tốn doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
1.3.2.1.Khái quát phương pháp chứng từ kế toán
Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp xác định và kiểm tra sự h ình thành các nghiệp vụ kinh tế cụ thể.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong một doanh nghiệp kế toán phải lập chứng từ theo đúng quy định trong chế độ chứng từ kế toán
Nếu căn cứ vào việc thực hiện ghi chép vào chứng từ kế toán và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế thì phương pháp chứng từ có thể phát biểu như sau: Là một phương pháp kế tốn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành bằng giấy tờ theo mẫu qui định, theo thời gian và điạ điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán ”
Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán bao gồm: a/ Xác định danh mục chứng từ
b/ Tổ chức lâ ̣p chứng từ c/ Tổ chức kiểm tra chứng từ
d/ Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ cho ghi sổ kế toán e/ Tổ chức bảo quan, lưu trữ, và huỷ chứng từ kế toán
1.3.2.2.Xác định chứng từ kế toán sử dụng để kế tốn doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh
-Hố đơn thuế GTGT (mẫu 01- GTKT- 3LL)
- Hố đơn bán hàng thơng thường (mẫu 02- GTKT- 3LL) - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (mẫu 01- BH) - Thẻ quầy hàng (mẫu 02- BH)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT)
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh tốn, uỷ nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng, bản sao kê của ngân hàng…)
- Tờ khai thuế GTGT (mẫu 07A/ GTGT)
- Các hợp đồng kinh tế bán hàng hoặc các cam kết bán hàng.
- Biên bản khiếu nại về hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng thời hạn giao hàng…đã ghi trong hợp đồng
- Các chứng từ kế toán liên quan khác.
1.3.2.3. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
- Nguyên tắc thống nhất: Theo nguyên tắc này là doanh nghiê ̣p phải tổ
chức sử dụng thống nhất hê ̣ thống chứng từ trong các niên đơ ̣ kế tốn.
- Ngun tắc đă ̣c thù: Căn cứ vào đă ̣c thù của doanh nghiê ̣p mà lựa chọn hê ̣ thống chứng từ và xây dựng trình tự luân chuyển cho phù hợp với đơn vị mình.
- Nguyên tắc bằng chứng: Tổ chức sử dụng và ghi chép chứng từ kế toán phải đảm bảo sao cho các chứng từ đó có đủ các yếu tố: hợp lý, hợp lê ̣, hợp pháp. Có như thế chứng từ mới là bằng chứng đáng tin câ ̣y cho hoạt đô ̣ng kinh doanh của đơn vị.
- Nguyên tắc câ ̣p nhâ ̣t: Theo nguyên tắc này thì khi tổ chức chứng từ kế toán phải thường xuyên câ ̣p nhất các thay đổi về quy định ghi chép, biểu mẫu, lưu trữ chứng từ để đảm bảo chứng từ ln mang tính pháp lý.
- Nguyên tắc hiê ̣u quả: Khi tổ chức chứng từ kế tốn phải tính đến hiê ̣u quả của công tác tổ chức, phát hành, ghi chép, sử dụng và lưu trữ chứng từ.
1.3.3. Tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản kế toán để kế tốndoanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
1.3.3.1.Khái quát phương pháp tài khoản kế toán
Phương pháp tài khoản là một trong các phương pháp hạch tốn kế tốn nhằm thơng tin và kiểm tra về trạng thái, về sự vận động và mối liên hệ giữa các đối tượng hạch toán kế toán theo từng loại tài sản, nguồn vốn cũng như quá trình kinh doanh.
Nội dung của phương pháp tài khoản
- Theo dõi, phản ánh tình hình biến động của từng đối tượng hạch toán kế tốn
- Cung cấp thơng tin cho nhà quản lí về tình hình biến động tăng, giảm và hiện có của từng đối tượng hạch tốn kế tốn trong mối quan hệ với các đối tượng khác. Với nội dung như trên, phương pháp tài khoản có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với cơng tác hạch tốn kế tốn.
1.3.3.2.Xác định tài khoản kế toán sử dụng để kế toán DT, CP, KQBH
Các tài khoản kế toán sử dụng để kế tốn doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh là các tài khoản loại 5- Doanh thu; tài khoản loại 6- Chi phí sản xuất, kinh doanh; tài khoản loại 7- Thu nhập khác; tài khoản loại 8- Chi phí khác; tài khoản loại 9- Xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản loại 5-doanh thu :
* TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, bán hàng hóa mua vào và bán bất động sản đầu tư.
+ Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế tóan, như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê tài sản cố định theo phương thức thuê hoạt động …
- Tài khoản 511 khơng có số dư cuối kỳ. - TK 511 có các TK cấp 2:
TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá. TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm. TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
TK 5117 – Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư. TK 5118 – Doanh thu khác.
- Nguyên tắc hạch toán vào TK 511.
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT.
+ Đối với sản phẩm, hàng hố, dịch vụ khơng thuộc diện đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán.
+ Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện đối tượng chịu thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế TTĐB, hoặc thuế XK).
+ Những doanh nghiệp nhận gia công, vật tư, hàng hố thì chỉ phản ánh vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, số tiền gia công được hưởng không bao gồm giá trị vật tư, hàng hố nhận gia cơng.
+ Đối với hàng hoá nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch tốn vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng.
+ Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính, phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác định.
+ Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng này không được coi là tiêu thụ và khơng được hạch tốn vào TK 511. Mà chỉ hạch tốn vào bên có TK 131 về khoản tiền đã thu của khách hàng , khi thực hiện giao hàng cho người mua sẽ hạch toán vào TK 511 về giá trị hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù hợp với điều kiện ghi nhận doanh thu.
* Tài khoản 512 - Doanh thu nội bộ : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của một số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một cơng ty, tổng cơng ty hạch tốn ngành.
- TK 512 bao gồm 3 TK cấp 2: TK 5121 – Doanh thu bán hàng hóa. TK 5122 – Doanh thu bán thành phẩm. TK 5123 - Doanh thu cung cấp dịch vụ. * TK 515- Doanh thu tài chính
* TK 521 – Chiết khấu thương mại;
* TK 531 – Doanh thu hàng bán bị trả lại; * TK 532 – Giảm giá hàng bán;
Tài khoản loại 6- Chi phí sản xuất, kinh doanh
* TK632- Giá vốn hàng bán * TK641-CP bán hàng * TK642-CP quản lý DN * TK635-CP tài chính
Tài khoản loại 7- Thu nhập khác
* TK711-Thu nhập khác
Tài khoản loại 8- Chi phí khác
* TK811-Chi phí
* TK 821 – chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. TK 821 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:
-TK 8211 – chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành; -TK 8212 – chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hỗn lại.
Tài khoản loại 9- Xác định kết quả kinh doanh.
* TK911 - Xác định kết quả kinh doanh.
1.3.3.3. Quy trình ghi nhận
Trình tự kế toán xác định kết quả kinh doanh
TK 632 TK 911 TK 511,512 (1) (4) TK641,642... (2) TK 635,811 TK 515,811 (3) (5) TK 821 TK 821 (6a) (6b) TK 4212 (7a) (7b) Giải thích sơ đồ (1): Kết chuyển giá vốn hàng bán.
(2): Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. (3): Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác.
(4): Kết chuyển doanh thu thuần bán hàng, doanh thu nội bộ (5): Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác (6a): Kết chuyển chi phí thuế TNDN
(6b): Kết chuyển các khoản ghi giảm chi phí thuế TNDN (7a): Kết chuyển lãi (7b): Kết chuyển lỗ.