1.3 Kế toán kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
1.3.4. Tổ chức cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí và kết quả bán hàng
hàng trong DN
Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán là phương pháp kế toán sử dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn.
Đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn được chia thành 2 loại chính, đó là đối tượng bên trong và đối tượng bên ngồi. Trong đó, đối tượng bên trong là các nhà quản lý DN, đối tượng bên ngoài bao gồm những đối tượng có lợi ích trực tiếp đối với thơng tin do kế tốn cung cấp như: các chủ đầu tư. chủ nợ, khách hàng, nhà cung cấp,… và những đối tượng có lợi ích gián tiếp tới thơng tin kế toán cung cấp như các cơ quan quản lý chức năng: Thuế, Tài chính, Thống kê,…
Căn cứ vào mức độ cung cấp thông tin và phạm vi sử dụng thơng tin kế tốn, các báo cáo kế toán được chia thành báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Đối tượng sử dụng thơng tin trình bày trên báo cáo tài chính chủ yếu là những đối tượng bên ngồi đơn vị kế tốn. Do vậy, báo cáo tài chính mang tính chất bắt buộc, tính pháp lý, quy định cụ thể thời hạn lập và nơi nhận báo cáo.
Báo cáo quản trị bao gồm bao gồm các báo cáo tình hình nhập xuất vật tư. báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ,… Đối tượng sử dụng thông tin này là những
đối tượng bên trong đơn vị kế tốn. Báo cáo quản trị khơng có tính chất bắt buộc, khơng có tính chất pháp lý mà chỉ có tính hướng dẫn, phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của từng đơn vị kế tốn cụ thể.
Tổ chức trình bày thơng tin kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trên báo cáo kế toán:
Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh
Các chỉ tiêu về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh được thể hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, cách lập các chỉ tiêu này như sau:
Cột “Năm nay”
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 01):
- Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là luỹ kế số phát sinh bên Có của Tài khoản 511 trong kỳ báo cáo.
- Chỉ tiêu này không bao gồm các loại thuế gián thu, như thuế GTGT (kể cả thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp), thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ mơi trường và các loại thuế, phí gián thu khác.
Các khoản giảm trừ doanh thu (Mã số 02):Số liệu để ghi vào chỉ tiêu
này là luỹ kế số phát sinh bên Nợ TK 511 đối ứng với bên Có các TK 521 trong kỳ báo cáo.
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 10):Mã số
10 = Mã số 01 - Mã số 02.
Giá vốn hàng bán (Mã số 11):Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là luỹ kế
số phát sinh bên Có của Tài khoản 632 trong kỳ báo cáo đối ứng bên Nợ của Tài khoản 911.
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 20):Mã số 20
= Mã số 10 - Mã số 11.
Doanh thu hoạt động tài chính (Mã số 21):Số liệu để ghi vào chỉ tiêu
này là luỹ kế số phát sinh bên Nợ của Tài khoản 515 đối ứng với bên Có TK 911trong kỳ báo cáo.
Chi phí tài chính (Mã số 22):Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là luỹ kế số
phát sinh bên Có TK 635 đối ứng với bên Nợ TK 911
Chi phí lãi vay (Mã số 23):Chỉ tiêu này phản ánh chi phí lãi vay phải trả
được tính vào chi phí tài chính trong kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào Sổ kế tốn chi tiết Tài khoản 635.
Chi phí bán hàng (Mã số 25):Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng
cộng số phát sinh bên Có của Tài khoản 641, đối ứng với bên Nợ của Tài khoản 911 trong kỳ báo cáo.
Chi phí quản lý doanh nghiệp (Mã số 26):Số liệu để ghi vào chỉ tiêu
này là tổng cộng số phát sinh bên Có của Tài khoản 642 đối ứng với bên Nợ của Tài khoản 911trong kỳ báo cáo.
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (Mã số 30): Mã số 30 = Mã
số 20 + (Mã số 21 - Mã số 22) - Mã số 25 - Mã số 26.
Thu nhập khác (Mã số 31):Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ
vào tổng số phát sinh bên Nợ của Tài khoản 711 đối ứng với bên Có của Tài khoản 911 trong kỳ báo cáo.
Chi phí khác (Mã số 32): Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ
vào tổng số phát sinh bên Có của Tài khoản 811 đối ứng với bên Nợ của Tài khoản 911trong kỳ báo cáo.
Lợi nhuận khác (Mã số 40):Mã số 40 = Mã số 31 - Mã số 32.
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (Mã số 50):Chỉ tiêu này phản ánh
tổng số lợi nhuận kế toán thực hiện trong năm báo cáo của doanh nghiệp trước khi trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp từ hoạt động kinh doanh, hoạt động khác phát sinh trong kỳ báo cáo. Mã số 50 = Mã số 30 + Mã số 40.
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành (Mã số 51): Số liệu để
ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào tổng số phát sinh bên Có Tài khoản 8211đối ứng với bên Nợ TK 911 trên sổ kế toán chi tiết TK 8211, hoặc căn cứ vào số phát sinh bên Nợ TK 8211 đối ứng với bên Có TK 911 trong kỳ báo cáo, (trường hợp này số liệu được ghi vào chỉ tiêu này bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn (...) trên sổ kế tốn chi tiết TK 8211).
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (Mã số 60):Chỉ tiêu này
phản ánh tổng số lợi nhuận thuần (hoặc lỗ) sau thuế từ các hoạt động của doanh nghiệp (sau khi trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp) phát sinh trong năm báo cáo. Mã số 60 = Mã số 50 – (Mã số 51+ Mã số 52).
- Cột “Năm trước”: Căn cứ vào số liệu cột “Năm nay” của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm trước liền kề để chuyển số liệu ghi tương ứng theo từng chỉ tiêu.
Hệ thống báo cáo quản trị
Hệ thống báo cáo quản trị:Báo cáo quản trị được lập để phục vụ nhu cầu
quản trị tại doanh nghiệp. Việc phản ánh thơng tin kế tốn trên những chỉ tiêu gì, so sánh với thời kỳ nào trên báo cáo quản trị là phụ thuộc vào nhu cầu quản lý cũng như khả năng của nhân viên kế toán tại đơn vị.
1.3.5. Tổ chức sử dụng thơng tin kế tốn về DT, CP và kết quả bán hàng phục vụ yêu cầu quản trị DN.
Chức năng qu ản lý củ a nhà quản trị doanh nghiệ p
Các chức năng quản trị để chỉ những nhiệm vụ lớn nhất và bao trùm nhất trong các hoạt động về quản trị. Có nhiều tranh luận đã diễn ra khi bàn về các chức năng quản trị. Tuy nhiên về cơ bản có 4 chức năng của nhà quản trị doanh nghiệp: lập kế hoạch; tổ chức thực hiện; kiểm tra; đánh giá.
SƠ ĐỒ 1.10. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ
Lập kế hoạch
Đánh giá thực hiện Ra quyết định Tổ chức thực hiện
Kiểm tra - đánh giá họat động
Về chức năng lập kế hoạch: là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản
trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp hoạt động. Lập kế hoạch liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó. Nếu khơng lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có nhiều cơng ty khơng hoạt động được hay chỉ hoạt động với một phần công suất do khơng có hoạch định hoặc hoạch định kém.
Về chức năng tổ chức thực hiện: Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ
chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì cơng ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.
Về chức năng kiểm tra kết quả công việc: Nhà lãnh đạo phải đánh giá việc
thực hiện kế hoạch có đúng theo kế hoạch hay khơng để đưa ra phương án giải quyết kịp thời.
Về chức năng đánh giá thực hiện kế hoạch: Sau khi đã đề ra những
mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, cơng việc cịn lại vẫn cịn có thể thất bại nếu khơng kiểm tra. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
Như vậy, hoạt động quản lý là hoạt động liên tục, xoay quanh trục ra quyết định từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, kiểm tra, đánh giá rồi sau đó quay lại khâu lập kế hoạch cho kì sau.
Chứ c năng k ế tốn tổ chứ c thơng tin phục vụ ra quyế t đ ịnh ngắn hạn
Để quản lý và ra quyết định đối với các tình huống trong kinh doanh thì cần phải có thơng tin cần thiết để ra quyết định đúng đắn. Kế toán quản trị là nguồn chủ yếu cung cấp nhu cầu thơng tin đó. Chức năng của kế toán quản trị trong các khâu của quá trình quản lý được thể hiện cụ thể như sau:
Trong giai đoạn lập kế hoạch và dự toán: kế toán thu thập thông tin thực hiện (quá khứ) và những thông tin liên quan tới tương lai (thông tin dự đoán, dự tinh) để phục vụ cho việc lập kế hoạch và dự toán.
Trong giai đoạn tổ chức thực hiện: kế tốn quản trị có chức năng thu thập và cung cấp các thông tin đã và đang thực hiện để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh của nhà quản trị và chỉ đạo thực hiện các quyết định (như các quyết định ngắn hạn: quyết định là loại bỏ hoặc tiếp tục duy trì kinh doanh của một bộ phần nào đó; quyết định tự sản xuất hay mua; quyết định nên bán ngay nửa thành phẩm hay tiếp tục chế biến… hoặc các quyết định dài hạn khác). Ngồi ra cịn thu thập thông tin thực hiện để phục vụ cho việc kiểm tra đánh giá sau này.
Trong giai đoạn kiểm tra và đánh giá: kế toán quản trị với chức năng cung cấp đầy đủ thông tin thực hiện từng bộ phận; giúp nhà quản lý nhận diện và đánh giá kết quả thực hiện. những vấn đề cịn tồn tại và cần có tác động của quản lý; đồng thời phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự tốn kì tiếp.
Như vậy chức năng kế tốn quản trị cung cấp thơng tin, soạn thảo các báo cáo phân tích số liệu, thơng tin; thực hiện việc phân tích số liệu, thơng tin thích hợp giữa các phương án đưa ra để lựa chọn, tư vấn cho nhà quản trị lựa chọn phương án, quyết định phù hợp và tối ưu nhất.
Khái quát các loại quyết định ngắn hạn
Ra quyết định ngắn hạn là một chức năng quan trọng và xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, nó được vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Các loại ra quyết định ngắn hạn
Quyế t đ ị n h l o ạ i bỏ hay kinh do a nh m ô ̣t bô ̣ p h ận
Quyết định loại bỏ hay kinh doanh một bộ phận là nhà quản trị phải đánh giá được việc loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh bộ phận đó đem lại lỗ hay lãi cho doanh nghiệp. Để có được quyết định đúng đắn, nhanh chóng và kịp thời thì phải sử dụng thơng tin thích hợp để phân tích và đánh giá ảnh hưởng cho quyết định đó đến lợi nhuận chung của toàn doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán là thu thập nguồn số liệu, phục vụ thông tin phục vụ cho loại tình huống quyết định loại bỏ hoặc tiếp tục sản xuất kinh doanh một bộ phận gồm có: thu thập thơng tin q khứ rồi phân tích tính tốn về các khoản mục danh thu, chi phí để lập bảng phân tích theo từng bộ phận/mặt hàng và xác định kết quả kinh doanh; thu thập thông tin tương lai và xác định thơng tin thích hợp từ đó lập bảng phân tích chênh lệch lợi nhuận giữa các phương án để tư vấn cho nhà ra quyết định.
Quyế t đ ị n h t ự sản xuấ t hay m ua ngoài
Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài các linh kiện, chi tiết hoặc vật liệu sản xuất thường được quan tâm tới hai vấn đề: Chất lượng và giá cả.
Nguyên tắc để đi tới quyết định tự sản xuất hay mua là chi phí sản xuất phỉa nhỏ hơn chi phí mua ngồi thì lựa chọn phương án tự sản xuất và ngược lại. Mặt khác, xem xét đến các chi phí cơ hội nếu khơng tự sản xuất thì bộ phận hiện đang sản xuất các linh kiện, chi tiết đó sẽ như thế nào? Nó có sử dụng được nữa hay không? So sánh chi phí tiết kiệm được tự sản xuất với mua ngồi, nếu số lợi nhuận đó lớn hơn chi phí tiết kiệm được thì lại chọn phương án mua ngồi linh kiện, chi tiết, vật liệu hay bao bì đóng gói.
Việc thu thập thơng tin kế tốn phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng giống như quyết định nên sản xuất hay loại bỏ.
Quyế t đ ị nh nên bán ngay thành phẩm hay tiế p tục sản xuất chế biế n
ra thành phẩ m rồi mớ i bán
Quyết định này thường được lựa chọn ở các doanh nghiệp mà quy trình sản xuất chế biên liên tục nhiều công đoạn. Nguyên tắc chung đi đến quyết định tiếp tục chế biến thêm để ra thành phẩm rồi mới bán hay bán ngay thành phẩm là phương án nào có tổng lợi nhuận của tồn doanh nghiệp tăng lên thì chọn.
Cơng việc của kế tốn quản trị là thu thập thơng tin thích hợp về:
Giá bán của từng loại sản phẩm cộng sinh ở giai đoạn cuối cùng Xác định giá bán của thành phẩm tại điểm tách hoặc ở từng giai
đoạn mà doanh nghiệp có ý định bán.
Tính chênh lệch giá bán của thành phẩm và bán thành phẩm Xác định chi phí của q trình tiếp tục chế biến ra thành phẩm
Định phí tiết kiệm được do chấm dứt quá trình chế biến nếu bán
ngay bán thành phẩm.
Tính tốn lãi (lỗ) tăng thêm do quá trình tiếp tục chế biến ra thành
phẩm và ra quyết định.
Quyế t đ ịn h tron g đi ề u kiệ n sản xuất kinh doanh bị giớ i hạ n
a. Trường hợp chỉ bị giới hạn bởi một hoặc hai nhân tố
Mục tiêu của doanh nghiệp là tổng lợi nhuận của doanh nghiệp cao nhất. Trong trường hợp này doanh nghiệp phải tiến hành những bước phân tích thơng tin thích hợp để ra quyết định ngắn hạn:
Xác định nhân tố giới hạn chủ yếu.
Tính lãi trên biến phí trên mỗi đơn vị của nhân tố giới hạn chủ yếu
của từng sản phẩm, dịch vụ cần sản xuất, kinh doanh.
Sắp xếp thứ tự khả năng sinh lời của từng loại sản phẩm hàng hoá,
dịch vụ. Thứ tự ưu tiên được sắp xếp dựa trên phần đóng góp trên mỗi đơn vị (lãi trên biến phí) của nhân tố giới hạn chủ yếu. Nếu sản phẩm nào có lãi trên