2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN QUỐC TẾ THEO
2.2.1.1 Quy trình nghiệp vụ thanh tốn L/C Nhập khẩu tại OceanBank (vai trò
trò của OceanBank là ngân hàng mở L/C)
(1) Tiếp nhận và kiểm tra Thư tín dụng
*Khách hàng có nhu cầu thanh tốn hàng hóa Nhập khẩu bằng L/C và yêu cầu Ngân hàng mở L/C thì phải gửi đến Ngân hàng một bộ hồ sơ bao gồm:
- Bản chính Thư yêu cầu mở L/C
- Hợp đồng ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị như hợp đồng
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp Xuất nhập khẩu và bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh ( với khách hàng giao dịch lần đầu)
- Bản chính và một bản sao giấy xác nhận đăng ký vay, trả nợ nước ngoài của Ngân hàng nhà nước (trường hợp L/C trả chậm trên một năm)
- Văn bản cho phép Nhập khẩu của bộ thương mại hoặc cơ quan chủ quản quản lý chuyên ngành( đối với ngành hàng kinh doanh có điều kiện)
Sau khi tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, thanh toán viên tiến hành kiểm tra hồ sơ mở L/C, kiểm tra nội dung thư yêu cầu mở L/C. Nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện, chỉ thị có sự mâu thuẫn thì thanh tốn viên sẽ hướng dẫn khách hàng hồn chỉnh trước khi mở L/C. Thanh tốn viên không tự động sửa hoặc bổ sung các chi tiết thay khách hàng.
* Khi kiểm tra hồ sơ xong nếu thấy phù hợp thanh toán viên sẽ tiến hành xác định mức ký quỹ
- Nếu khách hàng quen thuộc, đã có tài khoản tại ngân hàng, có độ uy tín cao thì chỉ cần dăng kí hạn mức với ngân hàng, phụ trách phịng tín dụng ký và trình lãnh đạo duyệt. Đối với khách hàng này, tỷ lệ quỹ có thể là 0%.
- Đối với khách hàng khơng có quan hệ tín dụng thì giám đốc sẽ giao cho phịng tín dụng hoặc phịng Thanh tốn quốc tế đề suất mức kí quỹ, sau đó trình lãnh đạo trình duyệt với tỷ lệ kí quỹ có thể là 100%
-Sau khi xác định mức kí quỹ, khách hàng phải chuyển đủ số tiền vào tài khoản ký quỹ trước khi mở L/C. Trưởng phịng kế tốn sẽ xác định số tiền kí quỹ và ký tên.
* Nếu khách hàng đề nghị vay vốn Ngân hàng và ký quỹ bằng vốn tự có để thanh tốn L/C
- Phịng tín dụng sẽ xét duyệt mức vay, khách hàng mở L/C chính là người ký đơn xin vay giấy nhận nợ để thanh tốn L/C đó.
- Nếu đồng ý vay, Ngân hàng và khách hàng sẽ ký sẵn đơn xin vay, giấy nhận nợ nhưng để trống ngày nhận nợ ( ngày Ngân hàng thanh toán bộ chứng từ)
(2) Mở L/C Nhập khẩu
Khi hồ sơ của khách hàng đã có đầy đủ các điều kiện, thanh toán viên sẽ tiến hành mở L/C theo trình tự:
- Đăng kí số tham chiếu L/C - Chọn ngân hàng thơng báo
- Đưa dữ liệu vào máy tính để mở thư yêu cầu của khách hàng - Giao một bản gốc cho khách hàng.
(3) Sửa đổi L/C
Trong q trình giao dịch, nếu khách hàng có nhu cầu sửa đổi nội dung trong L/C thì họ sẽ xuất trình thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng) kèm theo văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán. Căn
cứ theo yêu cầu của khách hàng thanh toán viên phát hành sửa đổi và gửi Ngân hàng thơng báo. Sau đó thanh tốn viên sẽ chuyển hồ sơ cùng điện sửa đổi L/C trình phụ trách phịng, báo cáo lãnh đạo ký duyệt và giao một bản gốc cho khách hàng/
(4) Xử lý đồi tiền của Ngân hàng nước ngoài, giao chứng từ để bên mở L/C đi lấy hàng.
Sau khi nhận được L/C và các sửa đổi có liên quan, người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh tốn gửi đến Ngân hàng thơng báo thơng qua ngân hàng của người bán.Thanh toán viên kiểm tra điện địi tiền. Nếu thanh tốn bằng vốn vay Ngân hàng, thông báo ngay cho khách hàng về gửi phịng tín dụng về việc ngân hàng nước ngồi địi tiền. Ngân hàng cho vay ghi thơng tin ngày nhận nợ (ngày Ngân hàng thanh tốn bộ chứng từ).
Tiếp theo, thanh toán viên trả tiền bằng điện SWIFT rồi trích kí quỹ, thu phí, chuyển tồn bộ điện trả tiền, các chứng từ liên quan và hồ sơ L/C trình phụ trách phịng ký duyệt. Nếu điện báo khơng phù hợp, thanh tốn viên phải gửi thông báo cho khách hàng kèm một bản sao điện của Ngân hàng nước ngồi thơng báo chứng từ phù hợp. Nếu khách hàng chấp nhận sai sót và đồng ý thanh tốn thì Ngân hàng tiến hành thanh tốn. Nếu khách hàng khơng chấp nhận sai sót, ngân hàng sẽ lập điện từ chối thanh toán theo mẫu SWIFT.
Khi bên Nhập khẩu thanh tốn hoặc kí chấp nhận thanh tốn thì Ngân hàng sẽ giao chứng từ ( do bên Nhập khẩu chuyển đến và đã được kiểm tra) cho bên Nhập khẩu để bên Nhập khẩu đi lấy hàng.