- Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách trực tiếp phòng
1.1.4.3. Giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại công ty
biểu, sổ sách kế tốn để góp phần làm giảm khối lượng cơng việc cho kế toán. Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự:
Sơ đồ 22: Hình thức kế tốn Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
1.1.4.3. Giới thiệu về phần mềm kế tốn áp dụng tại cơng ty cơng ty
Khi áp dụng phần mềm kế toán, tất cả các yếu tố đầu vào được liên kết với nhau để tạo ra sản phẩm cuối cùng là BCTC nhằm cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN SỔ KẾ TOÁN - sổ
tổng hợp - sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị BẢNG TỔNG HỢP CHỮNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI Máy vi tính PHẦN MỀM KẾ TỐN
và có hệ thống, đáp ứng u cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Việc ứng dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn chính là việc nâng cao hiệu suất cơng tác kế tốn thơng qua tính năng vượt trội của phần mềm. Như vậy, phần mềm kế toán là phương tiện trợ giúp cho kế tốn trong việc tính tốn, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn một cách chính xác và hiệu quả. Nhận thức được vị trí, vai trị của việc ứng dụng thơng tin kế tốn, ngay từ ngày bắt đầu thành lập, cơng ty đã sử dụng phần mềm kế toán CNS Accounting để phục vụ cho cơng tác hạch tốn, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế các khối lượng thi cơng hồn thành. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế tốn khơng phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ cơng. Do đó, thơng tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy. Kế toán khơng nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái, sổ chi tiết…
Giao diện phần mềm kế tốn CNS
Thơng tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán
căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài
khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan.
Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình CNS được làm tự động thông qua các bút toán kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng chọn bút tốn kết chuyển tồn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thông tin đầu ra: Kế tốn có thể in ra bất cứ lúc nào
các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc". Các sổ, báo cáo là kết quả bút tốn kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động. Cuối kì kế tốn, nhân viên kế tốn thực hiện in các sổ sách chứng từ và ký nhận, đóng dấu.
Sơ đồ 23: Quy trình xử lý số liệu của phần mềm CNS Accounting mà cơng ty sử dụng có thể mơ tả như sau
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên Chứng từ
toán