- Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách trực tiếp phòng
BIÊN BẢN GIAO NHẬN
1.2.3. Tổ chức mã hóa ban đầu
Doanh nghiệp tiến hành tập hợp, phân loại thành phẩm, hàng hóa, tài khoản, khách hàng, kho hàng,…. trong phần danh mục của cơng ty, và nó được thể hiện bằng “ M. Danh mục” trên phần mềm mà công ty đang sử dụng.
Để xem và kiểm tra các danh mục trước hết kế toán phải mở phần mềm kế tốn CNS. Sau đó chọn mục “ M. Danh mục”.
➢Danh mục thành phẩm, hàng hóa: Khi việc bán hàng
hóa, thành phẩm xuất hiện một hàng hóa mới cơng ty phải tiến hành mã hóa sản phẩm đó vào phần mềm để theo dõi và quản lý. Để tạo mới một danh mục hàng hóa kế tốn chọn “I.
Ví dụ: Khi mã hóa Que hàn LB52-3.2: sau khi nhấn “F4” trên màn hình sẽ hiện ra để ta điền thơng tin về hàng hóa cũng như mã hàng hóa mà kế tốn kí hiệu. Kế tốn điền thông tin với nội dung sau:
- Mã hàng: QHLB52-3.2
- Tên hàng hóa: Que hàn LB52-3.2 - STT: Phần mềm điền tự động. - ĐVT: Kg
- Sửa TK kho: 1
- Tk kho, Tk giá vốn, Tk doanh thu, Tk HBBTL phần mềm điền tự động.
- Các chỉ tiêu cịn lại để trống.
Sau đó ấn “Lưu” phần mềm sẽ tự động lưu hàng hóa vào danh mục.
+ QH: Kí hiệu của Que hàn
+ LB52-3.2: Là số hiệu của que hàn.
➢ Danh mục khách hàng:
Ví dụ: Kế tốn muốn mã hóa cơng ty TNHH An Khang kế toán chọn “B.Danh mục đối tượng”, ấn “F4” để nhập mã hóa. Sau khi nhấn “F4” trên màn hình sẽ hiện ra để ta điền thông tin về hàng hóa cũng như mã hàng hóa mà kế tốn kí hiệu. Kế tốn điền thông tin với nội dung sau:
- Mã đối tượng: AK
- Tên đối tượng: Công ty TNHH An Khang
- Địa chỉ: 206 Trần hưng Đạo, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
- Mã số thuế: 0100837088
- Số tài khoản NH: 100114851004886
- Tên Ngân hàng: Ngân hàng EXIMBANK Hà Nội - Các mục cịn lại có thể điền hoặc khơng.
Sau đó ấn “Lưu” phần mềm sẽ tự động lưu đối tượng khách hàng vào danh mục.
➢Danh mục kho hàng:
Ví dụ: Kế tốn muốn mã hóa thêm kho hàng mới của cơng ty vào phần mềm, kế tốn chọn “H. Danh mục kho hàng hóa”, màn hình sẽ hiện lên một bảng để kế tốn điển thơng tin.
- Mã kho: KHH
- Tên kho: Kho hàng hóa Sau đó ấn “Lưu”.
➢ Danh mục tài khoản sử dụng:
Ví dụ:Kế tốn muốn mở thêm tài khoản mới để tiện cho viện theo dõi, định khoản trên phần mềm thì kế tốn chọn “A.Danh mục tài khoản” sau đó chọn “Mới(F4)”. Trên màn sẽ xuất hiện bảng để kế tốn điền thơng tin cần thiết.
- Mã tài khoản: 1121ACB
- Tên tài khoản VN: Tiền gửi ngân hàng Á Châu - Tài khoản mẹ: 1121. Tiền Việt Nam