2.2. Đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân lực tại Bưu điện Thành phố
2.2.2. Phân tích thực trạng cơng tác quản lý nhân lực tại Bưu điện Thành phố
phố Hải Phòng theo các nội dung nhân lực
2.2.2.1. Phân tích thực trạng cơng tác lập kế hoạch nhân lực tại Bưu điện Thành phố Hải Phịng
Cơng tác lập kế hoạch NL đóng vai trị quan trọng, giúp đơn vị thấy rõ được phương hướng, cách thức QLNL của mình, bảo đảm có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường. Hiện tại công tác lập kế hoạch NL tại Bưu điện TP.Hải Phòng được giao cho bộ phận tổ chức cán bộ thuộc phòng TCHC thực hiện, chủ yếu mới chỉ đáp ứng những yêu cầu cấp bách về lao động trên mạng lưới và đảm bảo kế hoạch lao động về số lượng với cấp trên. Mặt khác, sự phối hợp giữa bộ phận nhân sự và các khâu khác như kế hoạch KD, nghiệp vụ chưa được tốt nên khi phát sinh nhân sự do tăng DV mới, mở rộng quy mơ DV hiện hữu thì phịng TCHC hồn tồn bị động.
Để xây dựng kế hoạch NL, Bưu điện TP.Hải Phòng đã dựa vào một số căn cứ chính sau:
Một là: kế hoạch sản xuất KD của Tổng công ty giao. Hàng năm, vào
khoảng cuối tháng 11, đầu tháng 12, Bưu điện TP.Hải Phòng tiến hành đánh giá thực hiện kế hoạch năm và xây dựng kế hoạch cho năm tới. Trong đó có lập kế hoạch NL. Kế hoạch NL được thực hiện sau cùng so với các kế hoạch khác của đơn vị. Bởi căn cứ vào việc dự báo nhu cầu sử dụng DV, căn cứ vào các chỉ tiêu được Tổng Cơng ty giao sẽ cho biết Bưu điện TP.Hải Phịng cần bao nhiêu lao động với những phẩm chất cần thiết gì để hồn thành kế hoạch.
Hai là: Phân tích nhu cầu và dự báo nhu cầu NL trong thời gian tới. Hoạt động sản xuất KD của Bưu điện TP.Hải Phịng ngồi sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty, đơn vị đã đề ra mục tiêu hoạt động trong từng năm, cụ thể hóa mục tiêu trong điều kiện hoàn cảnh của địa phương và của đơn vị. Để phân tích nhu cầu và dự báo nhu cầu trong trước mắt, Bưu điện TP.Hải Phòng đưa vào kế hoạch sản xuất KD hàng năm, hiện trạng NL từng năm, đánh giá nhu cầu sử dụng DV trong năm. Để phân tích nhu cầu và dự báo nhu cầu về NL, Bưu điện TP.Hải Phòng đã dựa vào việc phân tích mơi trường KD, đánh giá hiện trạng năng lực sản xuất KD của đơn vị.
Tuy nhiên công việc này mới chỉ được đánh giá theo từng năm chứ chưa có kế hoạch cụ thể trong dài hạn. Như vậy, Bưu điện TP.Hải Phòng chỉ mới giải quyết bài toán nhân sự trong ngắn hạn. Do đó địi hỏi Bưu điện TP.Hải Phòng phải làm tốt hơn công tác dự báo nhu cầu lao động trong tương lai dài hạn. Ngoài việc căn cứ vào kế hoạch sản xuất KD do Phòng Kế hoạch KD và Phịng TCHC đề xuất thì các bộ phận căn cứ vào tình hình cơng việc của bộ phận mình, từ đó cũng đề xuất lên Ban Giám đốc Bưu điện TP.Hải Phòng tăng hoặc giảm nhân sự. Thời gian qua, các bộ phận chủ yếu xin tăng thêm nhân sự mà chưa thực sự tìm cách bố trí, phân cơng sao cho phù hợp với cơng việc của đơn vị bộ phận mình. Trong khi đó, đơi khi có kế hoạch do chính Cơ Bưu điện TP.Hải Phịng điều hành thực hiện thì lại đi thuê mướn thêm lao động thời vụ có sẵn tại địa phương. Thực tế cho thấy số lượng nhân sự đưa ra đề xuất kế hoạch so với thực tế ln có sự chênh lệch đáng kể. Nhu cầu cơng việc địi hỏi 1 người thì kế hoạch đưa ra lại muốn tăng 2-3 người. Nhìn chung, cơng tác lập kế hoạch NL chưa được quan tâm đúng mức, chủ yếu giải quyết khi có các vấn đề phát sinh.
Bảng 2.6: Kế hoạch - Thực hiện nhân sự của Bưu điện TP.Hải Phịng
Đơn vị tính: Người, %
Chỉ tiêu
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
KH TH TH-KH TH/ KH KH TH TH-KH TH/ KH KH TH TH-KH TH/ KH KH TH TH-KH TH/ KH KH TH TH-KH TH/ KH
Ban Giám đốc 2 2 0 100,00 3 3 0 100,00 3 3 0 100,00 3 3 0 100,00 3 3 0 100,00
Phịng Tổ chức - Hành chính 17 15 (2) 88,24 16 14 (2) 87,50 13 12 (1) 92,31 12 11 (1) 91,67 12 11 (1) 91,67
Phịng Tài chính - Kế tốn 11 10 (1) 90,91 12 10 (2) 83,33 12 10 (2) 83,33 12 10 (2) 83,33 10 10 0 100,00
Phòng Kế hoạch kinh doanh 18 17 (1) 94,44 25 23 (2) 92,00 25 26 1 104,00 26 25 (1) 96,15 23 22 (1) 95,65
Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ 12 13 1 108,33 14 13 (1) 92,86 17 15 (2) 88,24 16 15 (1) 93,75 13 12 (1) 92,31
Các đơn vị kinh tế trực thuộc 703 690 (13) 98,15 767 761 (6) 99,22 863 856 (7) 99,19 795 791 (4) 99,50 787 783 (4) 99,49
Tổng cộng 763 747 (16) 97,90 837 824 (13) 98,45 933 922 (11) 98,82 864 855 (9) 98,96 848 841 (7) 99,17
Hình 2.6: Tổng số lao động kế hoạch – thực tế tại Bưu điện TP.Hải Phịng
Có thể thấy việc lập kế hoạch NL của Bưu điện TP.Hải Phòng trong thời gian qua chưa đạt được kết quả tích cực dù là chỉ đưa ra kế hoạch nhân sự cho từng năm nhưng thực tế so với kế hoạch đó cũng vẫn có sự chênh lệch, đặc biệt là số lao động tại các đơn vị. Nguyên nhân một phần do công tác đánh giá nhân sự của Bưu điện chỉ mới dừng lại ở mặt đánh giá số lượng lao động, chưa có sự đánh giá về trình độ cũng như khả năng đáp ứng cơng việc. Vì vậy, hiện nay vẫn tồn tại việc thừa, thiếu lao động ở các bộ phận. Việc phân tích chất lượng của đội ngũ lao động, khả năng hồn thành cơng việc chưa được thực hiện một cách chính xác, chỉ mới dừng lại ở nhận định mang tính định tính, khơng có các tiêu chuẩn lượng hóa điều này dẫn đến cơng tác lập kế hoạch NL tại một số đơn vị, bộ phận còn chênh lệch. Trên thực tế có khơng phải lúc nào công việc tại các bộ phận cũng nhiều, có lúc cơng việc nếu tập trung làm thì với số lượng nhân sự hiện tại là hoàn toàn hoàn thành nhanh chóng. Cịn những lúc cơng việc nhiều, thay vì tăng ca, giao thêm việc, có các hình thức kích thích NLĐ cố gắng làm việc thì phịng ban đã tính tới việc tuyển thêm người và đề bạt lên cấp trên. Do đó, trước khi đề xuất việc
tuyển dụng thêm nhân sự, các bộ phận, phòng ban cần xem xét kỹ khả năng đáp ứng của số lượng NL hiện tại.
2.2.2.2. Phân tích thực trạng cơng tác tuyển dụng nhân lực tại Bưu điện Thành phố Hải Phòng
Căn cứ nhu cầu về lao động theo đề nghị của các đơn vị bộ phận có nhu cầu đã được Ban Giám đốc Bưu điện TP.Hải Phòng phê duyệt, nhân viên phụ trách tuyển dụng thuộc phòng TCHC tiến hành việc tuyển dụng lao động thông qua thông báo nội bộ, trường hợp cần tuyển nhiều hoặc nguồn nội bộ hạn chế thì tiến hành thơng báo trên các phương tiện đại chúng. Sau đó nhận hồ sơ dự tuyển, Phịng TCHC trực tiếp xem xét, đánh giá hồ sơ và tổ chức thi tuyển.
Cụ thể quy trình tuyển dụng tại Bưu điện TP. Hải Phòng như sau:
- Thành lập Hội đồng tuyển dụng: Căn cứ vào nhu cầu các bộ phận, định biên lao động và các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển dụng do Hội đồng tuyển dụng xác định gồm Ban Giám đốc, Phịng TCHC và trưởng phó các phịng ban đơn vị có nhu cầu tuyển dụng sẽ thơng báo tuyển dụng: số lượng, tiêu chí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng… Với các chức danh QL trong Bưu điện TP.Hải Phòng tại các đơn vị bộ phận phịng ban thì chủ yếu từ trước tới nay nguồn tuyển dụng là nội bộ. Lãnh đạo Bưu điện sẽ tiến hành rà soát khả năng của từng CBCNV trong các bộ phận, sau đó tiến hành động viên thỏa thuận với các ứng viên. Đối với vị trí nhân viên, lao động trực tiếp, số lượng tuyển dụng nhiều thì ngồi thơng báo nội bộ trong Bưu điện để CBCNV giới thiệu người thân quen, Bưu điện TP.Hải Phịng cịn thơng báo trên các kênh phương tiện thông tin đại chúng để lấy thêm nguồn ứng viên bên ngồi. Việc thơng báo ra bên ngồi sẽ do nhân viên Phịng TCHC đảm nhận.
- Tiếp nhận hồ sơ: Nhân viên của Phòng TCHC sẽ được giao nhiệm vụ thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ xét tuyển của các ứng viên; kiểm tra sơ bộ các thành phần của bộ hồ sơ. Hội đồng tuyển dụng sẽ xem xét, sàng lọc hồ sơ và
thông báo tới các ứng viên có hồ sơ được chấp nhận vào vịng thi tuyển thời gian, địa điểm tổ chức thi tuyển. Có xem xét ưu tiên đối tượng chính sách cùng tiêu chuẩn (vợ, chồng, con của CBCNV trong Bưu điện và các cơ quan có mối quan hệ trực tiếp với Bưu điện), ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương với vị trí tuyển dụng.
- Tổ chức thi tuyển: Tùy theo vị trí tuyển dụng, các ứng viên sẽ được làm bài thi kiểm tra trình độ kiến thức chun mơn cũng như hiểu biết về kinh tế xã hội... Nguyên tắc cử người giám sát coi thi là không sắp xếp những người có quan hệ thân thích với nhau như: vợ chồng, anh chị em ruột cùng làm những công việc mà nhiệm vụ của người này là kiểm soát việc của người kia.
- Phỏng vấn: Những ứng viên có bài thi tuyển đạt yêu cầu sẽ được nhân viên phòng TCHC gọi điện thơng báo kết quả và bố trí thời gian phỏng vấn. Hội đồng tuyển dụng sẽ cử các đại diện tham gia phỏng vấn ứng viên. Nội dung phỏng vấn chủ yếu nhằm xem xét sự hiểu biết của ứng viên về Bưu điện, ý thức, thái độ, tinh thần, tác phong làm việc của ứng viên.
- Thử việc: Sau khi kết thúc vòng phỏng vấn, ứng viên nào được lựa chọn trúng tuyển sẽ được nhân viên phòng TCHC gọi điện thông báo tới ký hợp đồng thử việc. Thời gian thử việc là 02 tháng. Trong thời gian này mức lương lao động thử việc được nhận là 85% mức lương chính thức.
- Ký hợp đồng làm việc chính thức: Sau thời gian thử việc, nhân viên nào làm tốt, đáp ứng yêu cầu công việc sẽ được Bưu điện TP.Hải Phòng ký hợp đồng làm việc chính thức và hưởng các tiêu chuẩn chính sách về bảo hiểm cũng như các chế độ khác.
Các trường hợp tuyển dụng nhân sự quản lý cấp cao sẽ do Ban giám đốc Bưu điện TP.Hải Phịng quyết định trình tự thực hiện việc tuyển dụng.
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp tuyển dụng nhân lực của Bưu điện TP.Hải Phòng ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 2018/2017 2019/2018 2020/2019 2021/2020 +/- % +/- % +/- % +/- % Theo trình độ 57 82 104 6 5 25 43,86 22 26,83 (98) (94,23) (1) (16,67) Cao học 1 1 2 0 0 0 0,00 1 100,00 (2) (100,00) 0 - Đại học, cao đẳng 10 15 19 2 1 5 50,00 4 26,67 (17) (89,47) (1) (50,00) Trung cấp, Sơ cấp 12 11 16 1 2 (1) (8,33) 5 45,45 (15) (93,75) 1 100,00 Lao động phổ thông, khác 34 55 67 3 2 21 61,76 12 21,82 (64) (95,52) (1) (33,33) Theo giới tính 57 82 104 6 5 25 43,86 22 26,83 (98) (94,23) (1) (16,67) Nam 21 37 41 2 2 16 76,19 4 10,81 (39) (95,12) 0 0,00 Nữ 36 45 63 4 3 9 25,00 18 40,00 (59) (93,65) (1) (25,00)
Trong giai đoạn vừa qua Bưu điện TP.Hải Phòng năm nào cũng thực hiện việc tuyển dụng nhân sự. Năm 2017 Bưu điện tuyển dụng 57 người, trong đó có 1 nhân viên mới trình độ cao học; 10 nhân viên mới trình độ đại học, cao đẳng; 12 nhân viên mới trình độ trung cấp, sơ cấp; 34 nhân viên mới trình độ lao động phổ thông và khác. Đặc biệt trong số 57 người mới tuyển này thì có tới 36 người là nữ, 21 người là nam. Năm 2018 và 2019 nhu cầu tuyển dụng mới để thay thế cho những CBCNV đến tuổi nghỉ hưu và để đáp ứng nhu cầu công việc mở rộng nên số lượng tuyển lên tới 82 và 104 người. Lúc này lượng khách hàng đặt hàng qua các trang mạng điện tử nhiều, nhu cầu vận chuyển lớn. Đồng thời Bưu điện TP. Hải Phòng kết hợp với Sở Lao động thương binh và Xã hội, cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố thực hiện chi trả lương, các khoản trợ cấp cho người già, thương binh, gia đình chính sách... nên nhu cầu lao động tăng lên. Tuy nhiên năm 2020 và 2021, do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19, hàng hóa lưu thơng khó khăn nên nhu cầu về lực lượng đội ngũ giao hàng ít đi, số lượng tuyển dụng giảm. Năm 2021 vừa qua Bưu điện chỉ tuyển 5 người với 1 trình độ đại học, cao đẳng; 2 trình độ trung cấp, sơ cấp và 2 trình độ lao động phổ thơng, khác; trong đó có 3 nữ và 2 nam. Mặc dù thường xuyên diễn ra hoạt động tuyển dụng nhưng nguồn tuyển dụng chủ yếu trong những năm qua của Bưu điện là từ những người thân quen của các CBCNV trong Bưu điện hoặc là những người tại địa phương gần Bưu điện được giới thiệu. Đa số lao động được tuyển dụng đều có tuổi đời non trẻ, kinh nghiệm cịn thiếu. Bên cạnh đó, tình trạng gửi gắm đối với những ứng viên được tuyển dụng này vẫn còn diễn ra nên chất lượng tuyển dụng chưa đúng theo yêu cầu. Bởi số lượng tuyển dụng chủ yếu là vào vị trí giao hàng nên đơi khi cán bộ lãnh đạo Bưu điện cho rằng khơng cần địi hỏi trình độ chun mơn. Tuy nhiên đây lại là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Do đó, cần phải yêu cầu ứng viên là những người giao tiếp tốt, có thái độ phục vụ khách hàng chu đáo, vận chuyển hàng cẩn thận, tránh giao hàng nhầm lẫn.
2.2.2.3. Phân tích thực trạng cơng tác bố trí, sử dụng nhân lực tại Bưu điện Thành phố Hải Phòng
Các ứng viên sau khi trúng tuyển sẽ được Bưu điện TP.Hải Phịng thơng báo qua điện thoại hoặc email. Bố trí lịch gặp mặt thỏa thuận về hợp đồng lao động trong đó gồm các thơng tin về chế độ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, chế độ đãi ngộ và thăng tiến. Sau khi thỏa thuận Bưu điện bố trí lao động trúng tuyển vào cơng việc theo vị trí ứng tuyển, thực hiện phổ biến nội quy lao động và các quy chế nội bộ của đơn vị, mơ hình tổ chức sản xuất và chức năng nhiệm vụ các phòng chức năng, các bộ phận sản xuất để phối hợp trong công việc, thực hiện thử việc theo quy định của luật lao động, kết thúc thời gian thử việc đáp ứng được công việc đơn vị tiến hành ký hợp đồng lao động có thời hạn.
Bảng 2.8: Bố trí, sử dụng nhân sự của Bưu điện TP.Hải Phịng
Đơn vị tính: Người
Chỉ tiêu
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Số lượng Tỷ trọng % Số lượng Tỷ trọng % Số lượng Tỷ trọng % Số lượng Tỷ trọng % Số lượng Tỷ trọng % NLĐ làm việc đúng chuyên môn 711 95,18 785 95,27 883 95,77 824 96,37 812 96,55 NLĐ làm việc không đúng chuyên môn 36 4,82 39 4,73 39 4,23 31 3,63 29 3,45 Tổng cộng 747 100,00 824 100,00 922 100,00 855 100,00 841 100,00
(Nguồn: Bưu điện TP.Hải Phịng)
Việc phân cơng bố trí đúng khả năng sở trường của NLĐ là một trong những biện pháp cơ bản để đảm bảo chất lượng cơng việc, sử dụng hiệu quả nhân sự, từ đó đáp ứng được nhu cầu sản xuất KD của Bưu điện. Hiện nay tại Bưu điện TP. Hải Phịng, việc bố trí và sử dụng nhân sự do Ban giám đốc và các trưởng bộ phận quyết định. Do đó, qua bảng số liệu có thể thấy số người làm việc đúng chuyên môn tại Bưu điện ngày một tăng lên, giảm tỷ trọng người làm việc không đúng chuyên môn. Tiến tới Bưu điện TP. Hải Phòng
phấn đấu bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện, cử nhân viên không đúng chuyên mơn đi học để có thể về làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn trong cơng việc.
Việc bố trí và sử dụng nhân sự được thực hiện trên cơ sở giải quyết số lượng, nhu cầu hiện có. Kịp thời đề nghị cấp trên điều chuyển cán bộ, nhân viên ở các vị trí dư sang vị trí thiếu; cán bộ quá tuổi so với vị trí đảm nhiệm; cán bộ hết thời gian quy định đối với vị trí đang cơng tác sang các vị trí khác đúng quy định, hướng dẫn của trên. Nhìn chung, số CBCNV khi được điều