3.2. Một số biện pháp hồn thiện cơng tác quản lý nhân lực tại Bưu điện
3.2.5. Hồn thiện cơng tác đánh giá nhân lực
Chính sách đánh giá nhân sự của Bưu điện hiện nay chủ yếu tập trung vào việc có hồn thành nhiệm vụ được giao hay không mà chưa chú ý nhiều tới thái độ, tinh thần làm việc, mối quan hệ với đồng nghiệp… nên còn để ảnh hưởng đến tình hình tư tưởng của một số CBCNV. Vì vậy, Bưu điện cần tăng cường hơn nữa cơng tác giáo dục chính trị cho CBCNV, nâng cao nhận thức trách nhiệm để mọi CBCNV luôn có ý chí phấn đấu, khắc phục khó khăn khơng chỉ hồn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao mà cịn ln hịa mình vào quần chúng đồng nghiệp, ln tìm tịi sáng tạo đề xuất các ý kiến góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất KD của Bưu điện.
Mỗi khi sơ kết các đợt phát động thi đua đột kích chào mừng các ngày lễ lớn trong năm, bên cạnh khen thưởng về tinh thần, Hội đồng thi đua và Ban giám đốc cần xem xét, khen thưởng đột xuất bằng vật chất cho cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong q trình thực hiện nhiệm vụ, nhằm kịp thời động viên, khích lệ tinh thần hăng say làm việc, tạo khơng khí thi đua sơi nổi trong toàn Bưu điện. Ngoải ra, cịn khen thưởng khi nâng cao chất lượng cơng việc, chẳng hạn như: tiết kiệm tiêu hao vật tư, có sáng kiến cải tiến kỹ thuật…
Tăng cường hơn nữa việc phân cấp quản lý trên cơ sở quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm từng cấp quản trị trong hệ thống tổ chức của Bưu điện đảm bảo tính hệ thống, tính phân quyền và tính khoa học trong QL.
Thông qua sự phân cấp QL chặt chẽ, Bưu điện sẽ hình thành được bộ máy QL đồng bộ giúp cho công tác điều hành đạt hiệu quả.
* Nguyên tắc đánh giá
- Đảm bảo đúng thẩm quyền, cơng khai, khách quan, tồn diện, dân chủ, công bằng, không thiên vị, nể nang, hình thức. NLĐ đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau thì tiến hành đánh giá đối với cơng việc, nhiệm vụ chính. - Việc đánh giá, phân loại căn cứ vào kết quả thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao có tính đến các yếu tố khách quan, bất khả kháng làm ảnh hưởng kết quả thực hiện nhiệm vụ của NLĐ. Mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người đứng đầu không cao hơn mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Bưu điện.
- Đánh giá NLĐ phải được tiến hành thường xuyên, liên tục trong suốt q trình làm việc và trước khi tiến hành cơng tác NL đối với NLĐ; việc phân loại lao động được thực hiện hàng tháng, quý.
- Cấp có thẩm quyền QL chịu trách nhiệm về nội dung, kết quả nhận xét, đánh giá đối với NLĐ.
* Nội dung nhận xét, đánh giá
- Phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp
- Kết quả thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao + Đối với đội ngũ QL, nhân viên phòng ban
Hiệu quả, chất lượng thực hiện nhiệm vụ được đánh giá trên cơ sở toàn bộ kết quả hoạt động của đơn vị so với chỉ tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ hoặc lĩnh vực phân công, ủy quyền gồm: khối lượng, chất lượng, tiến độ và hiệu quả công việc được giao; Tổ chức thực hiện triển khai kế hoạch của đơn vị; Thực hiện các nội quy, quy định QL của Bưu điện; Trách nhiệm đối với những tồn tại trong QL điều hành và sai phạm xảy ra tại đơn vị.
Khả năng tổ chức, QL điều hành đơn vị; khả năng dự báo và xử lý tình huống phức tạp phát sinh; xây dựng đoàn kết nội bộ.
+ Đối với đội ngũ nhân viên trực tiếp giao nhận hàng, tiếp xúc với khách hàng
Đánh giá kết quả thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao trên cơ sở khối lượng, chất lượng, tiến độ, hiệu quả hoàn thành với từng vị trí cơng việc.
Khả năng làm việc độc lập, làm việc theo nhóm; thực hiện nội quy, quy định nội bộ; tính chủ động, sáng tạo, thái độ và tác phong lao động.
Hàng năm NLĐ được nhận xét, đánh giá và phân loại theo 4 mức độ: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; hoàn thành tốt nhiệm vụ; hoàn thành nhiệm vụ và khơng hồn thành nhiệm vụ. Khơng thực hiện đánh giá đối với NLĐ không đủ thời gian công tác từ 06 tháng trở lên do nghỉ việc không hưởng lương, hưởng BHXH… NLĐ trong năm đã nghỉ hưu, thôi việc, chấm dứt hợp đồng lao động.
Để tiến hành đánh giá, trước tiên NLĐ làm bản tự nhận xét đánh giá và đề xuất phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao theo quy định. Sau đó gửi bản tự nhận xét cho trưởng phòng. Phòng, bộ phận sẽ họp nhận xét và đề xuất phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ của NLĐ tại bộ phận mình. Gửi tờ trình kèm biên bản họp nhận xét, đánh giá, biên bản kết quả phiếu tín nhiệm, bản tự nhận xét đánh giá của NLĐ trình lên ban giám đốc quyết định.
3.2.6. Hồn thiện cơng tác đãi ngộ về vật chất và tinh thần cho người lao động
Bưu điện TP. Hải Phòng cần sử dụng hiệu quả hệ thống BSC-KPI. Để đạt được Bưu điện cần phải:
- Thường xuyên rà sốt việc phân cơng bố trí lao động, cập nhật bản mô tả công việc, xác định nội dung công việc để thực hiện giao việc đảm bảo u cầu triển khai thành cơng mơ hình QL BSC-KPI.
- Triển khai, đưa cơng cụ QL BSC-KPI đi vào cuộc sống một cách sâu sắc tới NLĐ và các phòng chức năng QL, áp dụng kết quả KPI vào trả lương, thưởng hàng tháng.
- Đẩy mạnh công tác đào tạo, tập huấn và truyền thơng tới tồn bộ NLĐ trong đơn vị, giúp NLĐ hiểu và biết được những mục tiêu BSC-KPI mà đơn vị đang triển khai, những mục tiêu được giao đến từng cá nhân, cách thức đạt được mục tiêu và cách đánh giá tôn vinh NLD.
- Lãnh đạo đơn vị (Lãnh đạo bưu điện, lãnh đạo các phòng chức năng và lãnh đạo các bưu điện quận, huyện đơn vị kinh tế phụ thuộc) phải vào cuộc thực sự, biết cách chỉ đạo, điều hành thông qua giao và đánh giá các mục tiêu trọng yếu cho cấp dưới, tham gia có trách nhiệm vào việc thẩm định kết quả KPI của từng cá nhân để đảm bảo các thành tích của cấp dưới được ghi nhận cơng bằng và khuyến khích đội ngũ phát huy năng lực làm việc, tăng NSLĐ.
- Sử dụng nhiều hơn và linh hoạt hơn các hình thức trả thưởng
+ Thưởng theo thâm niên công tác: Để tạo được sự trung thành của cán bộ nhân viên, Bưu điện cần đưa ra quy định về thưởng theo thâm niên công tác. Những cán bộ nhân viên làm việc lâu năm thì mức thưởng sẽ cao hơn và có nhiều chính sách, ưu đãi hơn.
+ Thưởng thành tích xuất sắc: Đây chính là động lực thúc đẩy sự hăng say lao động, sự công hiến sức lao động cho Bưu điện. Đồng thời giúp tìm kiếm những người thực sự tài năng, có năng lực để đào tạo bổ sung cho đội ngũ lãnh đạo kế cận.
+ Thưởng sự sáng tạo, cải tiến: Giúp phát hiện ra những tài năng, những người thực sự tài giỏi cống hiến cho sự phát triển của Bưu điện. Từ đó có chính sách đào tạo, ươm giống những tài năng phục vụ cho Bưu điện.
+ Thưởng tinh thần trách nhiệm: Thưởng cả về vật chất và tinh thần cho những cán bộ, nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao trong tổ chức, tham gia nhiệt tình các cơng tác, hoạt động của Bưu điện.
3.2.7. Áp dụng phần mềm quản lý nhân lực
Thời gian qua việc xử lý nhiệm vụ hành chính NL của Bưu điện TP. Hải Phòng cũng khá phức tạp. Nhân viên TCHC phải xử lý nhiều yêu cầu qua giấy tờ, lưu trữ hồ sơ bằng các ứng dụng excel, mất nhiều thời gian, giảm hiệu suất làm việc. Bên cạnh đó, việc dữ liệu bị phân tán không được quản lý tập trung khiến phịng TCHC khó thống kê khi có việc cần. Ngồi ra, Ban giám đốc thiếu công cụ để phân tích và đánh giá cơng tác QLNL. Bưu điện sẽ mất đi cái nhìn tổng quan về tình trạng hoạt động cũng như đánh giá chất lượng của các chiến lược đã đề ra. Kết quả là Ban giám đốc khơng thể đưa ra những chính sách điều chỉnh kịp thời, gây ảnh hưởng đến sự phát triển của Bưu điện.
Do đó, Bưu điện TP. Hải Phòng nên tiến hành áp dụng phần mềm QLNL. Đây là biện pháp cứu nguy hiệu quả cho các vấn đề gây nhức nhối kể trên của Bưu điện. Biện pháp phần mềm đưa ra những hướng xử lý, giúp nâng cao hiệu quả cơng việc, giảm chi phí và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự. Việc áp dụng phần mềm QLNL sẽ giúp cho Bưu điện giảm thiểu các nghiệp vụ giấy tờ bằng cách thực hiện các quy trình online trên nhiều thiết bị: mobile, laptop, tablet. Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống phần mềm, giúp Bưu điện có thể xử lý, thống kê, kiểm sốt số liệu nhanh chóng, chính xác.
Sơ đồ 3.2: Các tính năng cơ bản của phần mềm QLNL
* Các tính năng của phần mềm QLNL
- Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên: Nhân viên nhân sự có thể đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ, dễ dàng tra cứu. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được sâu chuỗi xuyên suốt, quản lý tập trung từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc
- Chấm công: Phần mềm QLNL giúp nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công để lập bảng chấm công ngồi giờ, chấm cơng chi tiết theo thời gian, tự động lập bảng chấm công tổng hợp theo thời gian, hiệu quả công việc, sản phẩm/doanh số.
- Quản lý lương: Mọi dữ liệu nhân sự và tính lương được chứa trong một hệ thống duy nhất, khơng cịn nhập trùng hay chuyển đổi dữ liệu. Nhân
viên xem Phiếu lương trực tuyến trên mobile giúp đảm bảo bí mật lương, tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.
- Quản lý phúc lợi: Theo dõi các dữ liệu về phúc lợi của nhân viên, cho phép cài đặt và bổ sung vào kế hoạch phúc lợi.
- Quản lý đánh giá kết quả và khen thưởng: Lập các quyết định khen thưởng và thông báo các cá nhân nào được khen thưởng cho toàn Bưu điện biết. Tự động cập nhật các quyết định khen thưởng vào hồ sơ của từng nhân viên giúp nhân sự và lãnh đạo dễ dàng tra cứu bảng thành tích của nhân viên trước khi bổ sung cán bộ, có những đề bạt.
- Tuyển dụng: Là tính năng quen thuộc trên phần mềm QLNL. Gần đây các phương án tuyển dụng online mang lại những lợi ích đáng kể như hỗ trợ tìm được ứng viên phù hợp trong cơ sở dữ liệu, hỗ trợ ứng viên tiềm năng nộp đơn trực tiếp trên website, hỗ trợ ứng viên thiết lập hồ sơ và theo dõi quy trình tuyển.
- Quản lý đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo, khảo sát đánh giá chất lượng sau đào tạo, theo dõi việc tổ chức thực hiện. Báo cáo phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động đào tạo để ngày càng nâng cao năng lực đội ngũ lao động giúp lãnh đạo có những quyết định chính sách phù hợp.
- Quản lý tài sản: Lập hồ sơ bàn giao tài sản, công cụ dụng cụ, đồng phục khi tiếp nhận nhân viên mới và cập nhật vào hồ sơ của từng nhân viên để đảm bảo thu hồi đầy đủ mọi thứ đã cấp phát khi nhân viên thuyên chuyển, hoặc nghỉ việc. Tiếp nhận các thông báo hỏng, mất tài sản và theo dõi tình hình xử lý.
- Quản lý công tác: Lập và duyệt đề nghị đi cơng tác, thanh quyết tốn chi phí cơng tác, đề nghị tạm ứng trực tuyến trên Mobile giúp giám đốc dễ dàng phê duyệt mọi lúc, mọi nơi đề xuất đi công tác của nhân viên.
- Thuế: Cán bộ nhân sự tự động lập các tờ khai thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân để nộp cho cơ quan thuế. Nhân viên có thể thực hiện các thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh và tra cứu bảng tính thuế thu nhập cá nhân trực tiếp trên phần mềm.
* Lợi ích khi sử dụng phần mềm QLNL
- Khai thác nghiệp vụ thông minh, linh hoạt: Dễ thao tác, kiểm sốt nhập liệu chặt chẽ, tìm kiếm thơng minh đảm bảo tính chính xác về số liệu, phù hợp với Bưu điện.
- Quản lý dữ liệu tập trung: Hợp nhất số liệu, ngay tức thời, báo cáo chính xác, QL và theo dõi xun suốt q trình từ khâu tuyển dụng tới khâu đào tạo nhân viên, tiết kiệm chi phí bảo trì hạ tầng phần mềm, đầu tư, khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn với tốc độ nhanh.
- Phần mềm nền tảng web, mơ hình điện tốn đám mây: Truy cập và khai thác sử dụng mọi lúc mọi nơi có kết nối với khả năng hoạt động ổn định và tốc độ nhanh như phần mềm truyền thống, bảo trì nhanh chóng, bảo mật bốn lớp, cập nhật, nâng cấp phần mềm tự động.
- Khả năng tích hợp và mở rộng hệ thống linh hoạt: Khả năng nhập xuất dữ liệu tổng thể hoặc chi tiết ở từng chức năng, dễ dàng kết chuyển số liệu từ các phần mềm nghiệp vụ khác.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Sự tồn tại và phát triển bền vững của một tổ chức đều địi hỏi phải có đầy đủ các yếu tố: lao động, tài sản cố định, vốn, kỹ thuật cơng nghệ… Trong đó NL đóng vai trị quan trọng nhất vì nó có tính quyết định tới kết quả hoạt động KD và tiến trình phát triển của tổ chức. Chính vì vậy, Bưu điện TP. Hải Phịng ln xác định NL là nhân tố quyết định đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị của Bưu điện, là khâu then chốt trong xây dựng và phát triển của Bưu điện. Vấn đề tìm ra biện pháp hồn thiện cơng tác QLNL có ý nghĩa quan trọng bảo đảm sự tồn tại, duy trì và nâng cao năng lực cho Bưu điện.
Trong giai đoạn 2017-2021, Bưu điện TP. Hải Phòng đã từng bước cải thiện công tác QLNL như: xây dựng kế hoạch công tác QL, đào tạo và bồi dưỡng và sử dụng NL đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Bưu điện; Kịp thời điều động, luân chuyển CBCNV giữa các phịng, ban và giữa các vị trí để đảm bảo tốt cơng tác sử dụng cán bộ; Coi trọng công tác tuyển chọn bồi dưỡng lựa chọn nguồn đi học đúng quy hoạch đảm bảo chất lượng; Xây dựng các tiêu chí để đánh giá nhân viên. Tuy nhiên công tác QLNL tại Bưu điện còn tồn tại một số vấn đề như: Cơng tác QLNL mang tính thủ cơng; Nguồn tuyển dụng còn hạn hẹp, chưa xây dựng bản mô tả công việc cũng như bảng tiêu chuẩn công việc; Chưa lập kế hoạch NL trong dài hạn, Kết quả đánh giá NL cịn mang tính chủ quan của người đánh giá…
Vì vậy, trong thời gian tới, để góp phần hồn thiện cơng tác QLNL, Bưu điện TP. Hải Phòng cần tập trung vào các biện pháp như: Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch NL; Hồn thiện cơng tác tuyển dụng NL; Hồn thiện cơng tác bố trí, sử dụng NL; Hồn thiện cơng tác đào tạo, bồi dưỡng NL; hoàn thiện cơng tác đánh giá NL; Hồn thiện cơng tác đãi ngộ về vật chất và tinh thần cho NLĐ; Áp dụng phần mềm QLNL. Tuy nhiên, các biện pháp đề xuất của luận văn đứng ở góc độ Bưu điện TP. Hải Phịng, trong khi đó Bưu điện
thành phố cịn chịu sự QL và phân phối từ Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam, các nội dung tổ chức thực hiện phải theo quy định của Tổng Cơng ty Bưu điện Việt Nam. Vì vậy, để có thể hồn thiện được cơng tác QLNL của Bưu điện TP. Hải Phòng sẽ được tốt hơn nếu có sự điều chỉnh thay đổi từ các quy định do Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam ban hành.
2. Kiến nghị với Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam
- Tiến hành khảo sát, xây dựng lại hệ thống định mức lao động phù hợp