3.2. Một số biện pháp hồn thiện cơng tác quản lý nhân lực tại Bưu điện
3.2.7. Áp dụng phần mềm quản lý nhân lực
Thời gian qua việc xử lý nhiệm vụ hành chính NL của Bưu điện TP. Hải Phòng cũng khá phức tạp. Nhân viên TCHC phải xử lý nhiều yêu cầu qua giấy tờ, lưu trữ hồ sơ bằng các ứng dụng excel, mất nhiều thời gian, giảm hiệu suất làm việc. Bên cạnh đó, việc dữ liệu bị phân tán không được quản lý tập trung khiến phịng TCHC khó thống kê khi có việc cần. Ngồi ra, Ban giám đốc thiếu công cụ để phân tích và đánh giá cơng tác QLNL. Bưu điện sẽ mất đi cái nhìn tổng quan về tình trạng hoạt động cũng như đánh giá chất lượng của các chiến lược đã đề ra. Kết quả là Ban giám đốc khơng thể đưa ra những chính sách điều chỉnh kịp thời, gây ảnh hưởng đến sự phát triển của Bưu điện.
Do đó, Bưu điện TP. Hải Phòng nên tiến hành áp dụng phần mềm QLNL. Đây là biện pháp cứu nguy hiệu quả cho các vấn đề gây nhức nhối kể trên của Bưu điện. Biện pháp phần mềm đưa ra những hướng xử lý, giúp nâng cao hiệu quả cơng việc, giảm chi phí và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự. Việc áp dụng phần mềm QLNL sẽ giúp cho Bưu điện giảm thiểu các nghiệp vụ giấy tờ bằng cách thực hiện các quy trình online trên nhiều thiết bị: mobile, laptop, tablet. Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống phần mềm, giúp Bưu điện có thể xử lý, thống kê, kiểm sốt số liệu nhanh chóng, chính xác.
Sơ đồ 3.2: Các tính năng cơ bản của phần mềm QLNL
* Các tính năng của phần mềm QLNL
- Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên: Nhân viên nhân sự có thể đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ, dễ dàng tra cứu. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được sâu chuỗi xuyên suốt, quản lý tập trung từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc
- Chấm công: Phần mềm QLNL giúp nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công để lập bảng chấm công ngồi giờ, chấm cơng chi tiết theo thời gian, tự động lập bảng chấm công tổng hợp theo thời gian, hiệu quả công việc, sản phẩm/doanh số.
- Quản lý lương: Mọi dữ liệu nhân sự và tính lương được chứa trong một hệ thống duy nhất, khơng cịn nhập trùng hay chuyển đổi dữ liệu. Nhân
viên xem Phiếu lương trực tuyến trên mobile giúp đảm bảo bí mật lương, tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.
- Quản lý phúc lợi: Theo dõi các dữ liệu về phúc lợi của nhân viên, cho phép cài đặt và bổ sung vào kế hoạch phúc lợi.
- Quản lý đánh giá kết quả và khen thưởng: Lập các quyết định khen thưởng và thông báo các cá nhân nào được khen thưởng cho toàn Bưu điện biết. Tự động cập nhật các quyết định khen thưởng vào hồ sơ của từng nhân viên giúp nhân sự và lãnh đạo dễ dàng tra cứu bảng thành tích của nhân viên trước khi bổ sung cán bộ, có những đề bạt.
- Tuyển dụng: Là tính năng quen thuộc trên phần mềm QLNL. Gần đây các phương án tuyển dụng online mang lại những lợi ích đáng kể như hỗ trợ tìm được ứng viên phù hợp trong cơ sở dữ liệu, hỗ trợ ứng viên tiềm năng nộp đơn trực tiếp trên website, hỗ trợ ứng viên thiết lập hồ sơ và theo dõi quy trình tuyển.
- Quản lý đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo, khảo sát đánh giá chất lượng sau đào tạo, theo dõi việc tổ chức thực hiện. Báo cáo phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động đào tạo để ngày càng nâng cao năng lực đội ngũ lao động giúp lãnh đạo có những quyết định chính sách phù hợp.
- Quản lý tài sản: Lập hồ sơ bàn giao tài sản, công cụ dụng cụ, đồng phục khi tiếp nhận nhân viên mới và cập nhật vào hồ sơ của từng nhân viên để đảm bảo thu hồi đầy đủ mọi thứ đã cấp phát khi nhân viên thuyên chuyển, hoặc nghỉ việc. Tiếp nhận các thông báo hỏng, mất tài sản và theo dõi tình hình xử lý.
- Quản lý công tác: Lập và duyệt đề nghị đi cơng tác, thanh quyết tốn chi phí cơng tác, đề nghị tạm ứng trực tuyến trên Mobile giúp giám đốc dễ dàng phê duyệt mọi lúc, mọi nơi đề xuất đi công tác của nhân viên.
- Thuế: Cán bộ nhân sự tự động lập các tờ khai thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân để nộp cho cơ quan thuế. Nhân viên có thể thực hiện các thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh và tra cứu bảng tính thuế thu nhập cá nhân trực tiếp trên phần mềm.
* Lợi ích khi sử dụng phần mềm QLNL
- Khai thác nghiệp vụ thông minh, linh hoạt: Dễ thao tác, kiểm sốt nhập liệu chặt chẽ, tìm kiếm thơng minh đảm bảo tính chính xác về số liệu, phù hợp với Bưu điện.
- Quản lý dữ liệu tập trung: Hợp nhất số liệu, ngay tức thời, báo cáo chính xác, QL và theo dõi xuyên suốt quá trình từ khâu tuyển dụng tới khâu đào tạo nhân viên, tiết kiệm chi phí bảo trì hạ tầng phần mềm, đầu tư, khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn với tốc độ nhanh.
- Phần mềm nền tảng web, mơ hình điện tốn đám mây: Truy cập và khai thác sử dụng mọi lúc mọi nơi có kết nối với khả năng hoạt động ổn định và tốc độ nhanh như phần mềm truyền thống, bảo trì nhanh chóng, bảo mật bốn lớp, cập nhật, nâng cấp phần mềm tự động.
- Khả năng tích hợp và mở rộng hệ thống linh hoạt: Khả năng nhập xuất dữ liệu tổng thể hoặc chi tiết ở từng chức năng, dễ dàng kết chuyển số liệu từ các phần mềm nghiệp vụ khác.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Sự tồn tại và phát triển bền vững của một tổ chức đều địi hỏi phải có đầy đủ các yếu tố: lao động, tài sản cố định, vốn, kỹ thuật cơng nghệ… Trong đó NL đóng vai trị quan trọng nhất vì nó có tính quyết định tới kết quả hoạt động KD và tiến trình phát triển của tổ chức. Chính vì vậy, Bưu điện TP. Hải Phịng ln xác định NL là nhân tố quyết định đến việc hồn thành nhiệm vụ chính trị của Bưu điện, là khâu then chốt trong xây dựng và phát triển của Bưu điện. Vấn đề tìm ra biện pháp hồn thiện cơng tác QLNL có ý nghĩa quan trọng bảo đảm sự tồn tại, duy trì và nâng cao năng lực cho Bưu điện.
Trong giai đoạn 2017-2021, Bưu điện TP. Hải Phòng đã từng bước cải thiện công tác QLNL như: xây dựng kế hoạch công tác QL, đào tạo và bồi dưỡng và sử dụng NL đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Bưu điện; Kịp thời điều động, luân chuyển CBCNV giữa các phịng, ban và giữa các vị trí để đảm bảo tốt cơng tác sử dụng cán bộ; Coi trọng công tác tuyển chọn bồi dưỡng lựa chọn nguồn đi học đúng quy hoạch đảm bảo chất lượng; Xây dựng các tiêu chí để đánh giá nhân viên. Tuy nhiên công tác QLNL tại Bưu điện còn tồn tại một số vấn đề như: Cơng tác QLNL mang tính thủ cơng; Nguồn tuyển dụng còn hạn hẹp, chưa xây dựng bản mô tả công việc cũng như bảng tiêu chuẩn công việc; Chưa lập kế hoạch NL trong dài hạn, Kết quả đánh giá NL cịn mang tính chủ quan của người đánh giá…
Vì vậy, trong thời gian tới, để góp phần hồn thiện cơng tác QLNL, Bưu điện TP. Hải Phòng cần tập trung vào các biện pháp như: Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch NL; Hồn thiện cơng tác tuyển dụng NL; Hồn thiện cơng tác bố trí, sử dụng NL; Hồn thiện cơng tác đào tạo, bồi dưỡng NL; hoàn thiện cơng tác đánh giá NL; Hồn thiện cơng tác đãi ngộ về vật chất và tinh thần cho NLĐ; Áp dụng phần mềm QLNL. Tuy nhiên, các biện pháp đề xuất của luận văn đứng ở góc độ Bưu điện TP. Hải Phịng, trong khi đó Bưu điện
thành phố cịn chịu sự QL và phân phối từ Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam, các nội dung tổ chức thực hiện phải theo quy định của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam. Vì vậy, để có thể hồn thiện được cơng tác QLNL của Bưu điện TP. Hải Phòng sẽ được tốt hơn nếu có sự điều chỉnh thay đổi từ các quy định do Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam ban hành.
2. Kiến nghị với Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam
- Tiến hành khảo sát, xây dựng lại hệ thống định mức lao động phù hợp với thực tế sản xuất KD trong thời kỳ mới; bổ sung và ban hành một cách đầy đủ hệ thống các chức danh công việc, hệ thống tiêu chuẩn chức danh, thang bảng lương cho hệ thống chức danh.
- Nên áp dụng hệ thống đánh giá KPT. KPI là phương pháp đánh giá nhân viên hiệu quả và phổ biến hiện nay. KPI được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, phòng ban trong Bưu điện. Tùy vào từng bộ phận trong Bưu điện mà sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan nhất của từng bộ phận đó.
- Trong thực tế mạng lưới của Bưu điện có các bưu điện tỉnh ở miền núi, vùng sâu, vùng xa có địa bàn rộng, số lượng lao động lớn, chủ yếu thực hiện nhiệm vụ phục vụ là chính, do đó có NSLĐ thấp, dẫn đến thu nhập của CBCNV thấp hơn nhiều so với các đơn vị ở thành phố, đồng bằng có điều kiện KD thuận lợi hơn, NSLĐ cao. Vì vậy, trong chính sách về tiền lương và phân phối thu nhập tổng thể, Tổng Công ty nên đưa ra hệ số ưu tiên nhất định đối với những bưu điện tỉnh có điều kiện khó khăn để thu hẹp hơn khoảng cách về tiền lương và thu nhập giữa các đơn vị, hạn chế tình trạng chảy máu lao động về thành phố, đồng bằng.
- Xây dựng chương trình QLNL trên phạm vi tồn Tổng cơng ty, phân quyền truy cập, khai thác và sử dụng cho các đơn vị trực thuộc nhằm QL lao động một cách tập trung, phục vụ cho việc xây dựng và thực hiện chiến lược nhân sự tồn Tổng Cơng ty một cách thống nhất.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bưu điện Thành phố Hải Phịng, Báo cáo tài chính các năm 2017, 2018, 2019, 2020, 2021, Hải Phòng.
[2] Bưu điện Thành phố Hải Phòng, Báo cáo tổng kết hoạt động các năm 2017, 2018, 2019, 2020, 2021, Hải Phòng.
[3] Trần Văn Cầu, Mai Quốc Chánh (2012), Giáo trình kinh tế nguồn nhân sự, NXB ĐH Kinh tế quốc dân.
[4] Trần Kim Dung (2009), Quản trị nhân sự, NXB Thống kê.
[5] Vũ Kim Dũng, Cao Thúy Xiêm (2013), Giáo trình kinh tế quản lý, NXB Thống kê, Hà Nội.
[6] Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Huyền (2007), Quản trị kinh doanh, NXB Đại học kinh tế quốc dân.
[7] Lê Thanh Hà (2014), Giáo trình Quản trị nhân sự, NXB Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội.
[8] Bùi Tuấn Hưng (2016), Một số biện pháp phát triển nhân lực tại Cơng ty
TNHH MTV Đóng tàu Hồng Hà, Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Hải
Phòng.
[9] Nguyễn Văn Mạnh (2019), Hồn thiện cơng tác quản lý nguồn nhân lực
ngành Giáo dục tại huyện Long Điền, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, Luận văn
Thạc sĩ Trường Đại học Hàng hải Việt Nam.
[10] Phạm Văn Nghiệp (2019), Biện pháp hồn thiện cơng tác quản lý nhân sự tại Chi nhánh Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Phòng – Điện lực Hồng Bàng, Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Hải Phòng.
[11] Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2012), Giáo trình quản trị nhân
sự, NXB ĐH Kinh tế quốc dân.
[12] Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị nhân sự, NXB thống kê.
[13] Nguyễn Tấn Thịnh (2012), Giáo trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, NXB Khoa học và kỹ thuật.