3.2. Một số biện pháp hồn thiện cơng tác quản lý nhân lực tại Bưu điện
3.2.1. Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch nhân lực
Hiện nay, công tác lập kế hoạch NL tại Bưu điện TP. Hải Phòng chưa thực sự được quan tâm thỏa đáng. Vì vậy, trong thời gian tới, Bưu điện cần phải đổi mới công tác lập kế hoạch NL thực hiện đồng bộ với công tác hoạch định đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ CBCNV, cụ thể:
Thứ nhất, Bưu điện cần đổi mới nhận thức về vai trò cũng như tầm
quan trọng của công tác lập kế hoạch NL. Cần thực hiện một cách đồng bộ các chủ trương cũng như các biện pháp để tạo nguồn cán bộ. Bên cạnh đó Bưu điện cũng cần quan tâm hơn nữa đến cơng tác bố trí, sắp xếp và quy hoạch đội ngũ cán bộ một cách tổng thể, đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo, chỉ huy và QL các cấp nhằm đáp ứng yêu cầu KD cũng như nhiệm vụ chính trị của Bưu điện trong giai đoạn tới. Đặc biệt, trong giai đoạn hội nhập và kỷ nguyên số hiện nay, yêu cầu về chất lượng của đội ngũ NL ngày càng tăng vì vậy Bưu điện TP. Hải Phòng cần xây dựng một đội ngũ CBCNV có năng lực, phẩm chất tương xứng.
Thứ hai, xác định công tác tạo nguồn NL kế cận là một trong những
mục tiêu của công tác lập kế hoạch NL. Đặc biệt cần quan tâm lựa chọn người có đức, có tài để đào tạo, bồi dưỡng, tạo nguồn cán bộ lãnh đạo kế cận. Bên cạnh đó cần quan tâm đến những người có đủ trình độ quản lý, năng lực và phẩm chất đáp ứng được nhiệm vụ trong thời kỳ hội nhập và quốc tế hóa.
Thứ ba, trong công tác lập kế hoạch NL cần bảo đảm tính chủ động,
tính nguyên tắc nhằm đáp ứng nhu cầu KD hiện tại đồng thời đáp ứng được chiến lược phát triển NL trong dài hạn. Trong thời gian tới, Bưu điện cần xem xét, rà soát lại đội ngũ NL hiện tại cũng như đội ngũ NL vừa đảm nhiệm vị trí mới.
Thứ tư, Bưu điện nên xây dựng tiêu chuẩn phù hợp cho mỗi chức danh
làm cơ sở cho công tác phân loại cán bộ để đào tạo, bồi dưỡng cán bộ đáp ứng đủ yêu cầu công tác đồng thời các cán bộ khơng đủ năng lực có thể tinh giảm biên chế hoặc thực hiện công luân chuyển cán bộ phù hợp với năng lực của NLĐ góp phần nâng cao hiệu quả lao động.
Thứ năm, trong công tác lập kế hoạch NL, Bưu điện cần quan tâm hơn
nữa đến hoạch định công tác đánh giá CBCNV. Công tác đánh giá CBCNV cần phải thực hiện một cách dân chủ, khách quan, không chỉ căn cứ vào kết quả cơng việc mà cịn đánh giá về năng lực, phẩm chất của NLĐ.
Thứ sáu, căn cứ vào thực trạng đội ngũ CBCNV hiện có của Bưu điện
kết hợp với yêu cầu về số lượng, chất lượng, cơ cấu của đội ngũ CBCNV sắp tới cùng chức năng, nhiệm vụ của Bưu điện để lập kế hoạch đào tạo và luân chuyển CBCNV cho phù hợp năng lực của NLĐ.
Thứ bảy, hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ về từng cá nhân và toàn thể CBCNV
và NLĐ trong Bưu điện. Ngồi các thơng tin cơ bản, cần bổ sung thường xuyên các thông tin khác như: nhu cầu đào tạo, hồn cảnh gia đình, tác phong làm việc, uy tín với đồng nghiệp, khả năng, năng khiếu… Thực hiện dự báo nhu cầu lao động, trong việc hoạch định tạo điều kiện chủ động, trên thị
trường thu hút lao động, trong mỗi giai đoạn phát triển đảm bảo cung cấp đủ lao động của Bưu điện.
Thứ tám, thực hiện cơng tác phân tích cơng việc, giao mục tiêu và đánh
giá kết quả thực hiện
Phân tích cơng việc để từ đó Bưu điện TP. Hải Phịng có cơ sở phân cơng, bố trí lao động, xây dựng bộ máy và định biên lao động, giao kết hợp đồng lao động, xếp lương, giao việc… đồng thời để NLĐ đảm nhiệm vị trí cơng việc hiểu rõ mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm khi thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời là cơ sở cho công tác tuyển dụng lao động để đáp ứng đầy đủ nhân lực cho các bộ phận. Cụ thể gồm các bước sau:
Bước 1: Biên soạn bản mô tả công việc
Bưu điện cần xây dựng và triển khai bản mô tả công việc theo từng chức danh, hướng dẫn áp dụng thống nhất cho tất cả lao động. Bản mô tả công việc phải cụ thể hóa các thơng tin thuộc đơn vị, bổ sung thơng tin (nếu cần) đối với từng vị trí cơng việc. Cụ thể hóa và bổ sung nhiệm vụ và yêu cầu năng lực đối với người thực hiện.
Bước 2: Tổng hợp hệ thống bản mô tả công việc
Trưởng đơn vị (người phụ trách trực tiếp) chịu trách nhiệm rà soát, kiểm tra nội dung bản mô tả công việc của từng NLĐ trong đơn vị, tổ chức họp công khai để thống nhất nội dung, xác nhận và tập hợp để gửi về phịng TCHC để tổng hợp trình lãnh đạo Bưu điện phê duyệt.
Bước 3: Phê duyệt, áp dụng bản mô tả công việc
Căn cứ bản mô tả công việc của các đơn vị do Phịng TCHC tập hợp trình, lãnh đạo Bưu điện xem xét và phê duyệt. Việc mô tả công việc phải được hiệu chỉnh hàng năm hoặc khi có thay đổi đối với từng chức danh, từng
NLĐ. Căn cứ bản mô tả công việc được duyệt đơn vị tiến hành giao mục tiêu và đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu hàng tháng.
Bước 4: Đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu
Căn cứ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận và mục tiêu giao hàng tháng, quý, lãnh đạo Bưu điện phải tiến hành đánh giá kết quả thực hiện công việc một cách khách quan, căn cứ vào kết quả đánh giá để trả lương hàng tháng, căn cứ kết quả đánh giá để phân loại cán bộ hàng năm, làm cơ sở để đào tạo, quy hoạch và bổ nhiệm cán bộ.
Tóm lại, trong giai đoạn tới, Bưu điện TP. Hải Phòng cần quan tâm hơn nữa đến công tác quy hoạch đội ngũ nhân sự làm căn cứ để đào tạo, bồi dưỡng, luân chuyển và sử dụng nhân sự phù hợp với năng lực của NLĐ và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ KD của Bưu điện.
3.2.2. Hoàn thiện cơng tác tuyển dụng nhân lực
Như phân tích ở chương 2 cho thấy nguồn tuyển dụng đa số Bưu điện sử dụng nguồn nội bộ. Nếu chỉ sử dụng nguồn này thì khơng thể thu hút được các nhân tài bên ngoài nên Bưu điện cần tăng cường mở rộng nguồn tuyển dụng để từ đó thu hút người giỏi, góp phần nâng cao chất lượng nguồn NL. Do đó, khi có nhu cầu tuyển dụng, ngồi thơng báo trong nội bộ Bưu điện, nhân viên phịng TCHC cần tiến hành thơng báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo giấy, báo mạng, trung tâm giới thiệu việc làm… Nguồn tuyển dụng phong phú sẽ tạo cơ hội cho nhiều ứng viên giỏi đến với Bưu điện.
Vì vậy, sau khi phân tích cơng việc, Bưu điện tiến hành thực hiện tuyển dụng nhân sự theo quy trình sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình tuyển dụng
Các phịng, ban căn cứ vào tình hình NL hiện có để lập báo cáo tình hình sử dụng NL và đề xuất nhu cầu tuyển dụng trong trường cần. Phịng TCHC có nhiệm vụ tập hợp nhu cầu NL của các phòng, ban vào Phiếu đăng ký nhu cầu NL đồng thời căn cứ vào bộ tiêu chuẩn vị trí cơng việc (tiêu chuẩn năng lực, đào tạo) nhằm phân tích định biên NL để xây dựng kế hoạch tuyển dụng cũng như đề xuất các yêu cầu tuyển dụng theo từng vị trí tuyển dụng.
Tùy theo từng vị trí tuyển dụng để xác định nguồn tuyển dụng từ nội bộ hay tuyển dụng từ nguồn bên ngoài.
Đối với nguồn tuyển dụng bên trong, căn cứ vào bộ tiêu chuẩn vị trí cơng việc cần xây dựng kế hoạch đào tạo kết hợp với kế hoạch phát triển cá nhân để đảm bảo yêu cầu về chất lượng NL, đáp ứng yêu cầu của công việc. Nếu NL đáp ứng được tiêu chuẩn tuyển dụng, cần được đánh giá và phê duyệt quyết định luân chuyển cán bộ.
Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài: Bưu điện nên đăng tuyển trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên website, thông báo chi tiết về vị trí
tuyển dụng, yêu cầu tuyển dụng cũng như chính sách lương thưởng và các phúc lợi được hưởng. Các ứng viên có thể nộp hồ sơ bằng bản cứng, nộp hồ sơ trực tuyến hoặc qua email… Trên cơ sở đó, ban tổ chức tiền lương sẽ tập hợp các hồ sơ của ứng viên đồng thời sơ tuyển tự động theo điều kiện. Nếu các ứng viên đạt yêu cầu sơ tuyển sẽ tham gia đánh giá (thi, phỏng vấn), các ứng viên đạt yêu cầu sẽ được tuyển dụng.
Trong quá trình tuyển dụng, ngồi Phịng TCHC, cần có sự tham gia của lãnh đạo Bưu điện cũng như lãnh đạo các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng để đánh giá về mặt chuyên môn nhằm đáp ứng yêu cầu cụ thể của công việc. Các bước tuyển dụng gồm:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, xác định xem cần tuyển dụng bao nhiêu người cho mỗi vị trí tuyển dụng, hiện nay việc lập kế hoạch tuyển dụng của Bưu điện chưa thật sự gắn với kế hoạch phát triển KD, kế hoạch mở rộng mạng lưới và tổ chức sản xuất. Kế hoạch tuyển dụng thường phát sinh cấp bách khi thiếu hụt lao động trầm trọng do các yếu tố phát triển KD hoặc khi có cán bộ nghỉ chế độ hoặc từ bỏ vị trí việc làm. Để đảm bảo nguồn NL cho hoạt động KD và nâng cao chất lượng QL, chất lượng DV đòi hỏi việc lập kế hoạch tuyển dụng phải được thực hiện thường xuyên cùng với kế hoạch sản xuất KD, lập kế hoạch tuyển dụng phải đáp ứng cả yêu cầu tuyển dụng các vị trí QL (trưởng, phó phịng, giám đốc, phó giám đốc các đơn vị trực thuộc) và tuyển dụng lao động trực tiếp sản xuất. Kế hoạch tuyển dụng phải tính đến cả lao động cần ngay cho hoạt động sản xuất KD và lao động dự phòng do lao động giảm do các nguyên nhân như nghỉ chế độ…
- Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng, nguồn NL tuyển dụng có nguồn bên trong và nguồn bên ngoài, qua thực tế những năm gần đây việc tuyển dụng lên các vị trí chuyên viên từ nội bộ các đơn vị sản xuất rất khó khăn do lực lượng lao động sản xuất lâu năm thường có kỹ năng nghề nghiệp nhưng thiếu phương pháp nghiên cứu và khả năng lập kế hoạch triển khai trên
diện rộng. Nguồn nhân lực từ bên ngoài thường rộng lớn hơn từ NL chuyên gia địi hỏi có kinh nghiệm đến lao động trẻ địi hỏi nhiệt huyết và sự táo bạo, đơn vị đều tuyển dụng được từ nguồn lao động rộng rãi bên ngồi. Đối với nguồn bên trong thích hợp cho việc tuyển dụng vào các vị trí chuyên gia, QL các cấp sau thời gian làm việc, tích lũy kỹ năng tại Bưu điện.
- Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng, địa điểm và thời gian tuyển dụng phải gắn với tổ chức sản xuất, phải tính đến các yếu tố đặc điểm, lao động tại địa phương để phù hợp cho Bưu điện và NLĐ, đồng thời phát huy được tối đa yếu tố đặc điểm, tập quán của từng địa phương. Thời gian tuyển dụng phải đảm bảo có thời gian đào tạo tay nghề, nội quy lao động trước khi bố trí lao động vào vị trí việc làm, thời gian tuyển dụng phải đảm bảo tính kế thừa và duy trì hoạt động thường xuyên của mạng lưới.
- Bưu điện TP. Hải Phòng cần cân nhắc, thay đổi hình thức thơng tin trên các phương tiện truyền thơng khác, hình thức khác thu hút được nhiều người có nhu cầu việc làm tìm đến như các trang Web tuyển dụng …
- Đón tiếp ban đầu và phỏng vấn sơ bộ, Bưu điện cần bổ sung thêm bước này để sơ bộ ban đầu đánh giá động cơ xin việc làm của đối tượng tuyển dụng, qua đó có thể loại bớt những ứng cử viên không đáp ứng đủ yêu cầu hoặc không phù hợp với vị trí ứng tuyển.
- Kiểm tra trình độ ứng cử viên, việc kiểm tra trình độ ứng viên hiện nay Bưu điện đã làm khá tốt thông qua kiểm tra viết và phỏng vấn trực tiếp, đã lựa chọn được những ứng viên có chất lượng bổ sung vào nhiều vị trí. Tuy nhiên Bưu điện cần áp dụng việc kiểm tra trình độ ứng viên cho tất cả các vị trí việc thay vì những lao động khơng ký hợp đồng lao động (hợp đồng công tác viên, khốn việc …) bỏ qua khâu kiểm tra trình độ dẫn đến chất lượng lao động không đồng đều, ảnh hưởng đến chất lượng DV, chất lượng phục vụ, gia tăng việc khiếu nại của khách hàng ảnh hưởng đến các bộ phận xử lý tiếp theo.
3.2.3. Hồn thiện cơng tác bố trí, sử dụng nhân lực
Để nâng cao chất lượng NL, nâng cao hiệu quả công việc, hiệu quả hoạt động KD của Bưu điện thì một trong những biện pháp của công tác QLNL đó là cần hồn thiện cơng tác bố trí, sử dụng NL sao cho hợp lý tại Bưu điện. Để làm được điều này, Bưu điện cần xác định số lượng NL cần bố trí, cơng việc, vị trí cần bố trí trên cơ sở giải quyết số lượng NL hiện có ứng với nhu cầu cơng việc, vị trí cần sử dụng NL. Bưu điện cần xem xét vị trí nào thiếu NL, vị trí nào cần bổ sung NL, cơng việc nào hiện đang q tải thì bố trí NS vào san sẻ công việc, giảm áp lực cho CBCNV cũng đồng thời nâng cao hiệu quả công việc, giao nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho từng vị trí, quy trách nhiệm cho từng người để khi có việc gì xảy ra hoặc khi cần thơng tin nào thì Bưu điện chỉ cần hỏi đúng người đảm nhận vị trí đó là được.
Trong q trình thực hiện việc bố trí, sử dụng NL, ban giám đốc cần có sự tham mưu của các trưởng bộ phận kèm bản điều tra, khảo sát về tính cách, sở thích, sở trường cũng như nguyện vọng của các CBCNV, nắm bắt được con người của NLĐ khơng chỉ về trình độ chun mơn mà cả về tính cách, khả năng giao tiếp để có thể bố trí đúng người đúng việc, giúp NLĐ phát huy được khả năng, sở trường của mình, đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao.
Hiện nay, Bưu điện đang áp dụng QL NLĐ làm việc theo thời gian. Tuy nhiên, để hiệu quả công việc được tốt hơn, tăng khả năng làm việc của NLĐ, nhất là nhân viên văn phòng, thúc đẩy nhân viên phải cố gắng hết mình cho cơng việc thì Bưu điện cần thực hiện kết hợp QL theo thời gian cùng việc giao khốn cơng việc, QLNL theo chức năng, nhiệm vụ. Có như vậy, nhân viên mới phát huy hết khả năng của mình.
3.2.4. Hồn thiện cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực
- Thực hiện đánh giá chất lượng đào tạo mới không chỉ qua đánh giá của các cán bộ tham gia giảng dạy đào tạo mà còn mời các chuyên gia bên ngồi Bưu điện hoặc cũng có thể nhờ chính nhân viên của các khách hàng về đánh giá sẽ đảm bảo tính khách quan hơn trong đánh giá, như vậy cũng sẽ tạo niềm tin cao hơn nơi khách hàng với chất lượng bưu chính chuyển phát của Bưu điện, tăng tính cạnh tranh của Bưu điện với các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực bưu chính chuyển phát. Đồng thời Bưu điện cần tăng cường tham gia cơng tác đào tạo mới để dễ dàng kiểm sốt chất lượng đào tạo mới, nắm bắt được tình hình đào tạo các nhân viên mới cho Bưu điện, có đánh giá của riêng bản thân về đợt tuyển chọn nhân viên mới đồng thời cũng có thể điều chỉnh các vấn đề nảy sinh mà cảm thấy vẫn chưa tốt.
- Thực hiện công tác giáo dục tư tưởng, đạo đức để họ có trách nhiệm, u thích cơng việc mình làm, để họ cố gắng hết sức mình vì sự nghiệp của Bưu điện. Đào tạo các nhân viên nhiều kỹ năng cụ thể nâng cao khả năng thi hành nhiệm vụ thực tế cho nhân viên.