6. KẾT CẤU LUẬN VĂN
2.2. THỰC TRẠ NG KIỂM SOÁT BỘ HOẠT ĐỘ NG TÍN DỤ NG ẠI EXIMBANK
2.2.2.5. Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
• Kiểm tra hồ sơ cho vay: kiểm tra thẩm quyền, hạn mức phê duyệt của cấp lãnh đạo tại CN (đƣợc quy định cụ thể trong từng thời ký); kiểm sốt q trình thẩm định khách hàng, xếp hạng tín dụng khách hàng, thu thập thủ tục hồ sơ pháp lý của khách hàng.
• Kiểm tra việc giám sát sử dụng vốn vay: theo dõi, đôn đốc CBTD thực hiện việc kiểm tra sử dụng vốn sau cho vay, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính, sử dụng vốn vay đúng mục đích, khả năng trả nợ của khách hàng định kỳ theo quy định.
• Kiểm tra việc theo dõi thu nợ, thu lãi, thu phí.
• Kiểm tra hồ sơ tài sản thế chấp, cầm cố: thẩm quyền định giá tài sản kiểm tra việc ký hợp đồng thế chấp, công chứng, đăng ký giao dịch đảm bảo, việc thực hiện đăng ký trên hệ thống Korebank.
• Kiểm tra việc chấp hành quy chế, quy trình và chính sách tín dụng nội bộ.
• Kiểm tra, giám sát việc thu hồi nợ, việc điều chỉnh kỳ hạn nợ, gia hạn nợ, chuyển nhóm nợ, trích lập dƣ phịng, việc lƣu hồ sơ tín dụng, hồ sơ tài sản đảm bảo, …. Đặc biệt theo dõi tình hình của các khoản nợ xấu (hay nợ có vấn đề, nợ khó địi,…), các khách hàng có nhóm nợ thứ 2 trở đi ở TCTD khác, kịp thời báo cáo lãnh đạo có hƣớng khắc phục, giải quyết.
• Kiểm tra lƣu trữ hồ sơ.
Cụ thể, việc kiểm tra sẽ được thực hiện qua 03 giai đoạn: kiểm tra trước khi thực hiện nghiệp vụ, kiểm tra trong khi thực hiện nghiệp vụ, kiểm tra sau khi thực hiện nghiệp vụ với các nội dung sau:
Cán bộ KSNB kiểm tra hồ sơ trƣớc khi thực hiện nghiệp vụ Quy trình giải ngân tiền vay
Tại Chi n hánh :
Hình 2.5: Quy trình giải ngân tiền vay tại chi nhánh
Tại phòn g giao dịch:
Hình 2.6: Quy trình giải ngân tiền vay tại phịng giao dịch
(Nguồn: Tổ chức mơ hình 03 bộ phận tại Eximbank)
Kiểm tra trƣớc khi giải ngân, phát hành chứng thƣ bảo lãnh:
• Kiểm tra thẩm quyền tín dụng và thẩm định giá của CN;
• Kiểm tra việc thực hiện đầy đủ các điều kiện tín dụng của hồ sơ giải ngân theo phê duyệt (khế ƣớc tín dụng; lãi suất áp dụng, điều kiện tài sản thế chấp…);
• Kiểm tra hồ sơ tài sản bảo đảm (bản chính hồ sơ tài sản thế chấp; hợp đồng thế chấp; hợp đồng thuê kho; bố trí cán bộ quản lý kho; việc kiểm tra hàng hóa thế chấp trƣớc khi giải ngân, biên bản giao nhận hàng hóa …);
• Kiểm tra hồ sơ pháp lý khách hàng (Biên bản họp HĐTV, HĐQT… của khách hàng về việc vay vốn Eximbank; đối chiếu chữ ký, mẫu dấu của ngƣời ký hồ sơ tín dụng, hồ sơ thế chấp…);
• Cán bộ kiểm tra có ý kiến kết luận, đề xuất vào phiếu kiểm tra theo mẫu (phụ lục 03) (trong đó ghi rõ ý kiến đồng ý/khơng đồng ý giải ngân, yêu cầu bổ sung theo các điều kiện của hồ sơ tín dụng đã đƣợc phê duyệt, bổ sung hồ sơ chứng từ pháp lý …và các kiến nghị khác để bảo đảm an toàn cho hoạt động). Phiếu kiểm tra phải có xác nhận của Lãnh đạo phòng KHDN (đối với KHDN) hoặc Lãnh đạo phòng KHCN (đối với KHCN).
Theo quy định về tổ chức và hoạt động của bộ phận KSNB tại Eximbank ngày 06/2/2012 quy định: khi có kế hoạch giải ngân khi có kế hoạch giải ngân, các CN phải chủ động cung cấp hồ sơ cho cán bộ Tổ KSNB kiểm tra trƣớc (không nhất thiết đến khi khi giải ngân mới cung cấp hồ sơ).
* Đối với hồ sơ vay bình thƣờng:
- Các khoản cho vay đƣợc bảo đảm bằng vàng, ngoại tệ mặt, tiền gửi, sổ tiết kiệm, giấy tờ có giá do Eximbank phát hành: tối đa 5 phút;
- Các hồ sơ vay < 1.000 triệu đồng: tối đa 20 phút; - Các hồ sơ vay > 1.000 triệu đồng: tối đa 30 phút;
* Đối với các hồ sơ vay có yếu tố nhóm khách hàng, tài sản thế chấp là hàng hóa cần thiết phải kiểm đếm lại… (có sự chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc): tùy theo độ phức tạp của hồ sơ mà cán bộ Tổ KSNB có thời gian giải quyết hồ sơ phù hợp nhƣng tối đa không quá 01 ngày làm việc.
Cán bộ KSNB kiểm tra trong khi thực hiện nghiệp vụ:
Kiểm tra việc thực hiện các sản phẩm tín dụng có mức độ rủi ro cao:
• Kiểm tra lƣợng hàng tồn kho, các khoản phải thu, phải trả….thể hiện trên bảng cân đối kế tốn;
• Kiểm tra việc theo dõi việc thanh tốn cơng nợ giữa khách hàng và bên có nghĩa vụ phải thanh toán (đối với khách hàng cho vay cam kết thế chấp quyền địi nợ);
• Theo dõi tiến độ hồn tất thủ tục thế chấp cho Eximbank (đối với cho vay thế chấp tài sản hình thành từ vốn vay, tài sản hình thành trong tƣơng lai).
Cán bộ KSNB kiểm tra sau khi thực hiện nghiệp vụ:
• Phối hợp CN để kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, tình hình tài sản thế chấp;
• Kiểm tra, giám sát việc thu hồi nợ, việc điều chỉnh kỳ hạn nợ, gia hạn nợ, chuyển nhóm nợ, trích lập dƣ phịng, việc lƣu hồ sơ tín dụng, hồ sơ tài sản đảm bảo, ….
• Kiểm tra hồ sơ phát sinh ngày hơm trƣớc của Phịng giao dịch trực thuộc CN.
2.2.2.6. Phƣơng pháp kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng
Q trình KSNB chủ yếu là việc thu thập và đánh giá bằng chứng, bởi vì sự xác đáng của báo cáo KSNB trƣớc hết phụ thuộc vào những bằng chứng mà cán bộ KSNB thu thập đƣợc và dùng làm cơ sở đƣa ra ý kiến của mình.
Mỗi phƣơng pháp thu thập sẽ cung cấp những loại bằng chứng khác nhau với độ tin cậy khác nhau và từng phƣơng pháp có ƣu điểm và hạn chế riêng của mình. Do đó, trong từng trƣờng hợp cụ thể, tùy theo sự xét đoán nghề nghiệp của mình, cán bộ KSNB sẽ lựa chọn phƣơng pháp hoặc cần phối hợp sử dụng nhiều phƣơng pháp để đạt đƣợc mực tiêu kiểm soát.
Cán bộ KSNB thu thập bằng chứng kiểm sốt bằng các phƣơng pháp sau:
• Kiểm tra hồ sơ trực tiếp: xem xét các tài liệu ghi chép và những tài liệu hƣu hình bằng cách rà sốt, đối chiếu giữa chúng với nhau, giữa sổ sách và thực tế, giữa quy định và thực hiện…
• Quan sát tại chỗ hoạt động của đơn vị: xem xét tận mắt các cơng việc, những tiến trình thực hiện cơng việc do ngƣời khác làm. Khi quan sát, cán bộ KSNB cần chú ý rằng nó chỉ cho bằng chứng về cách thức thực thi công việc tại thời điểm quan sát, chứ không chắc chắn cũng sẽ đƣợc thực hiện ở các thời điểm khác.
• Phỏng vấn: là thu thập thơng tin qua sự trao đổi với những ngƣời có liên quan đến các vấn đề cần tìm hiểu.
2.2.2.7. Hệ thống cơng nghệ thơng tin.
Hệ thống công nghệ thông tin, tin học của Eximbank đƣợc giám sát, bảo vệ một cách hợp lý, an tồn và có cơ chế quản lý dự phịng độc lập (back up) nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ nhƣ thiên tai, cháy nổ… đảm bảo hoạt động kinh doanh thƣờng xuyên, liên tục của Eximbank.
Hệ thống thông tin dữ liệu về hạn mức tín dụng, số dƣ, kỳ hạn, lãi suất, TSĐB… của từng khách hàng vay đƣợc hệ thống xử lý dữ liệu (Korebank) của
Eximbank lƣu trữ, cập nhật thƣờng xuyên và cho phép truy xuất nhanh, kịp thời các loại báo cáo khác nhau về nhóm nợ, phân loại khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp theo yêu cầu quản trị của các cấp quản lý. Hệ thống xử lý dữ liệu còn đảm bảo rằng tất cả các CN, đơn vị trong hệ thống của ngân hàng có thể khai thác, chia sẽ thơng tin về khách hàng.
Eximbank có phịng pháp chế đặt tại hội sở, có chức năng cập nhật các quy định về pháp luật trong hoạt động ngân hàng trên hệ thống thƣ nội bộ S- Office/Thƣ viện điện tử, soạn thảo các mẫu biểu phù hợp về mặt pháp lý để sử dụng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ tín dụng nhƣ mẫu hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp, Tờ trình thẩm định cho vay, Biên bản kiểm tra tình hình hoạt động của khách hàng, Đơn yêu cầu giao dịch TSĐB…Điều này giúp ngân hàng ít lãng phí thời gian phải soạn thảo từng nội
dung văn bản cho mỗi cơng đoạn trong nghiệp vụ tín dụng, cịn giúp cho cấp trên dễ dàng theo dõi và giám sát cơng việc của cấp dƣới, tránh bỏ sót những yếu tố quan trọng trong quá trình cho vay. Ngồi ra, phịng pháp chế cịn có chức năng tƣ vấn cho các lãnh đạo và CBTD về việc thực hiện các quy định pháp luật hoặc khi phát sinh các vƣớng mắc trong hoạt động liên quan đến vấn đề pháp lý.
2.2.2.8. Kết quả kiểm tra hồ sơ tín dụng
Trong năm 2012, P. KSNB đã triển khai nhân sự kiểm soát tại 41 CN, kết quả kiểm tra đƣợc tổng kết với các 2.414 vi phạm ở nghiệp vụ tín dụng (Phụ lục 04). Theo thống kê vi phạm trong năm 2012 thì các vi phạm tập trung chủ yếu vào nhóm B3 (Khơng tn thủ theo quy định, quy trình nghiệp vụ, hệ thống hỗ trợ, hệ thống Korebank của Eximbank, NHNN và các văn bản pháp luật khác; kiểm sốt khơng chặt chẽ...), vi phạm nhiều nhất ở khâu liên quan đến tài sản
đảm bảo (726 vi phạm, chiếm tỷ lệ 30%), liên quan đến mục đích vay vốn, chứng từ vay vốn (478 vi phạm, chiếm tỷ lệ 20%), tuy nhiên tập trung phần
lớn vi phạm ở mức độ rủi ro trung bình và cao chiếm tỷ lệ 80%. Nguyên nhân khách quan do các quy trình, quy định nghiệp vụ thƣờng xuyên thay đổi, không
thống nhất gây khó khăn cho việc cập nhật, nắm bắt sự thay đổi của CBTD. Nguyên nhân chủ quan là do CBTD còn thiếu kinh nghiệm, chƣa đƣợc đào tạo bài bản, khơng chấp hành nghiêm túc các chính sách nội bộ, chƣa ý thức đƣợc tầm quan trọng của đạo đức nghề nghiệp trong cơng tác tín dụng. Các vi phạm này đã ảnh hƣởng lớn đến chất lƣợng tín dụng của ngân hàng, có khả năng thất thốt tài sản cao khi có vi phạm xảy ra.
2.2.2.9. Mối quan hệ giữa kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng và hoạt động tín dụng
• Nội dung kiểm sốt và các kiến nghị tập trung vào các quy trình nghiệp vụ nhăm ngăn ngừa và hạn chế rủi ro trong hoạt động, đảm bảo tuân thủ các quy định của NHNN và của Eximbank.
• Thơng qua KSNB, ban lãnh đạo thực hiện đƣợc công tác giám sát từ xa tất cả hoạt động kinh doanh chủ yếu của các bộ phận trong hệ thống Eximbank, đặc biệt là hoạt động của bộ phận tín dụng; cũng nhƣ giúp ban lãnh đạo nắm bắt đƣợc tình hình phát triển của chi nhánh, các điểm mạnh cũng nhƣ điểm yếu để có định hƣớng phát triển tín dụng riêng cho từng chi nhánh.
• Thơng qua KSNB hoạt động tín dụng, hồ sơ giải ngân từng bƣớc đƣợc hoàn thiện và đầy đủ hơn về nội dung cũng nhƣ pháp lý đƣợc chấp hành tốt hơn.
• KSNB hoạt động tín dụng giúp ngân hàng hạn chế đƣợc việc giải ngân cho các khách hàng có hồ sơ chƣa đúng hoặc thiếu sót theo quy định, các khách hàng thuộc diện hạn chế giải ngân.
• KSNB hoạt động tín dụng giúp phát hiện các trƣờng hợp nhân viên khơng tn thủ đạo đức nghề nghiệp, vì lợi ích cá nhân mà cố tình vi phạm quy định nội bộ cũng nhƣ quy định của pháp luật.
• KNBS đã góp phần làm giảm nợ xấu của ngân hàng mà cụ thể tại Eximbank, tỷ lệ nợ xấu đến cuối năm 2012 là 1.32% thấp hơn mức 1.61% của năm 2011 trong dƣ nợ tín dụng năm 2012 là 74.922 tỷ đòng tăng hơn so với năm 2011 là 74.663 tỷ đồng.
2.3. KHẢO SÁT KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI EXIMBANK EXIMBANK
2.3.1. Nguồn dữ liệu
Bảng khảo sát đƣợc gửi cho các cán bộ KSNB, CBTD tại Eimbank. Tiến hành khảo sát thông qua 150 cán bộ, trong đó có 90 cán bộ KSNB và 60 cán bộ TD tại Eximbank, đánh giá về hoạt động KSNB tại Eximbank. Tổng số phiếu phát ra là 150 phiếu thu lại đƣợc 137 phiếu, trong đó có 17 phiếu khơng hợp lệ. Nên số phiếu thực tế hợp lệ đƣợc chọn tiến hành khảo sát là 120 phiếu. Thời gian thực hiện khảo sát trong vòng 01 tháng. (phụ lục 05)
2.3.2. Thang đo
Thực hiện khảo sát theo phƣơng pháp mô tả, thang đo đƣợc sử dụng là thang đo Likert năm mức độ cho các biến quan sát. Sử dụng bảng câu hỏi đóng, đƣa ra những lựa chọn trả lời nhƣ hoàn toàn đồng ý, đồng ý, bình thƣờng, khơng đồng ý, hồn tồn khơng đồng ý.
2.3.3. Kết quả khảo sát thực trạng kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng
Bảng 2.2: Thống kê các đối tƣợng và thời gian làm việc tại Eximbank của đối tƣợng đƣợc chọn khảo sát
Câu 1
Frequency Percent Valid Percent
Cumulative Percent Valid CBTD CBKSNB Total 43 35.8 35.8 35.8 77 64.2 64.2 100.0 120 100.0 100.0
(Nguồn: Chương trình xử lý excel và chương trình phần mềm SPSS)
Câu 2
Frequency Percent Valid Percent
Cumulative Percent Valid 1 đến 5 năm Dưới 1 năm Trên 5 năm Total 92 76.7 76.7 76.7 16 13.3 13.3 90.0 12 10.0 10.0 100.0 120 100.0 100.0
+ Có 43 CBTD và 77 cán bộ KSNB, chiếm tỷ lệ tƣơng ứng là 35.8% và 64.2%. Theo tác giả, đây là tỷ lệ tƣơng đối phù hợp với mục tiêu của bài nghiên cứu, cán bộ KSNB (chiếm 64.2%) cho thấy các ý kiến về hoạt động nội bộ của Phòng, còn CBTD (chiếm 35.8%) sẽ cho thấy đƣợc các ý kiến về ảnh hƣởng của công tác KSNB đến hoạt động tín dụng.
+ Chiếm tỷ lệ cao nhất trong các đối tƣợng đƣợc khảo sát là cán bộ làm việc từ 1 đến 5 năm là 92 ngƣời (chiếm 76.7%), cán bộ làm việc dƣới 1 năm là 16 ngƣời và trên năm trở lên là 12 ngƣời.
Thực hiện khảo sát theo phƣơng pháp mô tả, thống kê bằng cách sử dụng thang đo Libert đo lƣờng mức độ từ 1 đến 5, thì có kết quả nhƣ sau:
Bảng 2.3: Thống kê nhận xét của CBTD và cán bộ KSNB về mơi trƣờng kiểm sốt tại Eximbank
Statistics
Câu 3 Câu 4 Câu 5 Câu 6 Câu 7 Câu 8
N Valid Missing Mean Median Std. Deviation 120 120 120 120 120 120 0 0 0 0 0 0 3.88 3.97 3.68 3.63 3.55 2.35 4.00 4.00 4.00 4.00 4.00 2.00 .735 .709 .869 .880 .960 .913
(Nguồn: Chương trình xử lý excel và chương trình phần mềm SPSS)
Nhìn chung, qua số liệu khảo sát nhƣ trên ta thấy đa phần các yếu tố thuộc về mơi trƣờng kiểm sốt đều nhận đƣợc sự đồng ý của các cán bộ. Điều này cho thấy Ban lãnh đạo của NH đã đánh giá cao tầm quan trọng của công tác KSNB trong công tác ngăn ngừa rủi ro cũng nhƣ bổ khuyết cho các sai sót mà các CBTD thƣờng hay gặp phải trong quy trình thực hiện cấp tín dụng cho khách hàng (Điểm trung bình là 3.88 cho Câu 3). Chính vì thế mà Ban lãnh đạo đã quy định đầy đủ, rõ ràng nhiệm
vụ và quyền hạn cụ thể của cán bộ KSNB, bên cạnh đó Ban lãnh đạo cũng chủ động tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ KSNB hồn thành tốt cơng việc của mình (Điểm trung bình là 3.97 và 3.68 cho Câu 4 và Câu 5). Ngồi ra, định hƣớng của cơng tác
định hƣớng hoạt động theo từng thời kỳ, từng giai đoạn sao cho phù hợp với tình hình thực tế nói chung và tình hình hoạt động của NH nói riêng (Điểm trung bình là
3.63 cho Câu 6). Tuy nhiên, bên cạnh những yếu tố đƣợc sự đồng ý của đại đa số các cán bộ nêu trên, thì hiện vẫn cịn tồn tại 2 yếu tố cản trở công tác KSNB, cụ thể là: Các quy định về mặt pháp lý vẫn cịn rƣờm rà, khơng thống nhất, và chƣa đầy đủ; cũng nhƣ các chính sách nội bộ chƣa phù hợp với thực tế và chƣa phù hợp với các văn bản pháp luật đã gây ra khơng ít khó khăn, phiền phức, gây ảnh hƣởng tiêu cực cho cơng tác kiểm sốt của các cán bộ KSNB (Điểm trung bình là 3.55 và 2.35
cho Câu 7 và Câu 8).
Tóm lại, mặc dù được Ban lãnh đạo NH đánh giá cao vai trò và tạo điều thuận lợi