Nghiên cứu và phát triển là một phần khơng thể thiếu trong xây dựng chiến lược tại cơng ty, để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc đẩy mạnh giải pháp về nghiên cứu và phát triển thị trường sẽ gĩp phần nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ, tăng khả năng cạnh tranh , giữ vững uy tín và thương hiệu trong lịng khách hàng. Vì vậy, TSV cần thực hiện:
Tiếp tục đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu và phát triển thị trường, thành lập bộ phận chuyên trách về nghiên cứu và phát triển thị trường đến các tỉnh miền Bắc, miền Tây nam bộ, cũng như các nước lân cận, từ đĩ cĩ chiến lược thích hợp để phục vụ,đáp ứng nhu cầu của lượng khách hàng nĩi trên.
Nhanh chĩng khảo sát và nghiên cứu phương án lựa chọn địa điểm thuê mặt bằng làm kho chứa hàng tại các tỉnh phía Bắc và Tây nam bộ để thuận tiện cho việc giao nhận hàng hố, mở rộng kinh doanh.
Tổ chức hội nghị khách hàng thường xuyên mỗi năm một lần nhằm lấy ý kiến phản hồi từ phía khách hàng về chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ, phương cách giao
hàng … so với các đối thủ cạnh tranh để từ đĩ cĩ kế hoạch điều chỉnh và ngày càng hồn thiện.
3.5.1.4Về quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Chất lượng dịch vụ là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Chất lượng là sự đáp ứng các địi hỏi, giải quyết các khiếu nại của khách hàng một cách hài lịng nhất khi sử dụng sản phẩm của cơng ty. Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu sử dụng dịch vụ, hàng hố chất lượng cao sẽ càng trở nên cần thiết. Do đĩ muốn thành cơng trong việc kinh doanh, TSV cần thực hiện một số biện pháp sau:
Giải quyết nhanh chĩng hàng nhập khẩu
- Bộ phận thơng quan hàng hố nhập khẩu phải làm tốt cơng tác theo dõi chứng từ hàng hố nhập khẩu từ các nước nhập khẩu đến Việt Nam nhằm đảm bảo hàng hố nhập khẩu được thơng quan để tàu nhập đúng thời hạn, đảm bảo các đơn hàng khách hàng đã đặt sẵn. Cập nhật thường xuyên những thay đổi của thủ tục Hải quan để khơng bị động trong việc làm thủ tục, tránh trường hợp thủ thục khơng kịp để thơng quan hàng hố.
- Cần cĩ bộ phận xuất nhập khẩu theo dõi để giải quyết kịp thời các trường hợp hàng hố nhập khẩu cần cĩ giấy phép chuyên ngành…
- Bộ phận quản lý kho cần theo dõi sát sao hệ thống bồn bể lưu trữ hàng hố để chuẩn bị cho việc nhận hàng hố từ tàu thật chính xác, giảm thiểu chi phí chiết rĩt và lưu trữ, vừa đảm bảo an tồn mơi trường, an tồn nhà máy…
- Bộ phận kiểm nghiệm của phịng thí nghiệm cần kiểm tra kĩ lưỡng chất lượng hàng hố trước khi nhập vào bồn để đảm bảo chất lượng đầu vào cũng như đảm bảo kế hoạch nhận tàu để tránh phát sinh chi phí lưu tàu hay chậm trễ đơn hàng.
Bảo quản thật tốt hàng trong kho:
- Trong quá trình lưu trữ hàng bồn: TSV cần chú trọng hơn nữa cơng tác vận hành, đảm bảo hàng trong bồn khơng bị bay hơi, khơng bị nhiễm hơi nước làm ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm bên trong.
- Cần vệ sinh bồn, kiểm định bồn định kì đúng thời hạn. Hiện nay, việc này chưa được thực hiện đúng kì hạn tại TSV do chi phí vệ sinh bồn bể cịn khá cao.
- Lưu trữ hàng hố đã đĩng phuy trong kho cĩ mái che để đảm bảo sản phẩm bên trong khơng bị nhiễm nước và vỏ phuy bên ngồi khơng bị trầy xước, rỉ sét.
- Lưu trữ nhãn, seal, nguyên vật liệu trong kho khơ ráo, tránh ẩm ướt gây bạc màu, rỉ sét làm ảnh hưởng tới mĩ quan của sản phẩm.
Giải quyết nhanh đơn hàng :
- Bộ phận bán hàng cần tiếp nhận, kiểm tra giá và xác nhận đơn hàng nhanh chĩng, sau đĩ chuyển qua cho bộ phận chăm sĩc khách hàng và bộ phận Logistics để việc giao hàng được diễn ra đúng thời hạn.
- Đề nghị TSV cĩ chính sách thơng thống hơn trong việc xem xét và xác nhận đơn hàng của khách hàng để tạo thêm nhiều cơ hội hợp tác với nhiều khách hàng.
- Bộ phận chăm sĩc khách hàng xử lý đơn hàng trên hệ thống (phần mềm SAP) thật chính xác để báo cho bộ phận sản xuất chuẩn bị hàng hố, bộ phận logistics chuẩn bị phương tiện vận chuyển để quá trình giao hàng diễn ra thuận lợi.
- Bộ phận quản lý kho, bộ phận xuất hàng trong kho cần hợp tác với bộ phận vận hành của nhà máy để sắp xếp kế hoạch sản xuất, tiến hành xuất hố đơn trên hệ thống và xuất hàng theo đúng đơn hàng mà bộ phận bán hàng đã xác nhận, đồng thời phải sản xuất hàng hố đảm bảo xe đến là kịp hàng hố để giao.
- Đối với hàng hố xuất khẩu hay giao tại các khu chế xuất cần nhanh chĩng hồn thành thủ tục hải quan trước thời hạn giao hàng để hàng được giao đến khách hàng khơng bị trễ.
- Bộ phận Logistics cần hợp tác chặt chẽ hơn với nhà vận chuyển để đảm bảo tất cả các đơn hàng trong ngày đều được giao đến tận nơi cho khách hàng theo đúng hợp đồng đã kí.
Thời hạn thanh tốn hợp lý:
- Do khủng khoảng kinh tế tồn cầu từ năm 2009 nên vấn đề thanh tốn tiền hàng của hầu hết các khách hàng đều gặp nhiều khĩ khăn.Vì vậy, bộ phận kinh doanh cần tìm hiểu thật kĩ tình hình kinh doanh của khách hàng để thỏa thuận thời hạn thanh tốn một cách hợp lý. Cĩ như vậy mới tìm được nhiều khách hàng hợp tác với TSV, nhưng đồng thời bộ
phận thu hồi cơng nợ cũng phải thường xuyên kiểm tra đơn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn.
- Tăng cường bộ phận kế tốn thường xuyên kiểm tra sự thanh tốn của khách hàng mỗi ngày để khơng làm mất lịng khách hàng khi khách hàng đã thanh tốn đơn hàng rồi mà bộ phận thu hồi cơng nợ khơng biết và tiếp tục yêu cần khách hàng thanh tốn.
- Với những khách hàng lần đầu mua hàng, cần phải cân nhắc kĩ, nếu khơng cĩ những điều khoản ràng buộc pháp lý thì cần phải yêu cầu chuyển tiền trước khi giao hàng cho khách hàng để tránh tình trạng khơng được thanh tốn, xảy ra tranh chấp làm mất uy tín của mình.
Giải quyết khiếu nại:
- Cơng tác giải quyết khiếu nại là một trong những khâu quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ lâu dài giữa khách hàng với cơng ty. Thơng thường các khiếu nại của khách hàng liên quan đến những vấn đề như: mặt phuy bị trầy sơn, bong trĩc, vành phuy cũ bị rị rĩ hố chất, dung mơi bên trong thùng phuy bị nhiễm nước bên ngồi thấm vào, thùng phuy bị rỉ sét gây nên cặn, dung mơi bị nhiễm hố chất khác nên bị đục, bị đổi màu, sản phẩm bị dán nhầm nhãn, nhãn dán khơng đúng qui cách, hàng bơm vào phuy, IBC, xe bồn giao đến khách hàng bị thiếu kí, giao hàng khơng kèm giấy chứng nhận chất lượng. Do vậy, TSV cần cĩ hướng giải quyết khơn khéo, ổn thoả để luơn làm hài lịng khách hàng đồng thời xử lý lại các sản phẩm bị khiếu nại để khơng bị hao phí.
- Cần phân loại sản phẩm khiếu nại để xem xét lý do, từ đĩ đưa ra các biện pháp phịng ngừa để khơng xảy ra các vấn đề khiếu nại nữa. Những sản phẩm bị khiếu nại do chất lượng thùng phuy, phịng thu mua của TSV cần yêu cầu nhà cung cấp phải cung cấp những thùng phuy đạt chất lượng. Về phần mình, khi nhận hàng TSV cần kiểm tra thật chặt thùng phuy đầu vào, trả lại những thùng phuy khơng đạt chất lượng.
- Bộ phận sản xuất cần tăng cường nhân viên kiểm tra kĩ lưỡng thùng phuy trước khi đưa vào sản xuất. Bộ phận xuất hàng kiểm tra lại một lần nữa trước khi giao đến tay khách hàng để loại bỏ những sản phẩm khơng đạt chất lượng, giảm thiểu trường hợp khiếu nại, nâng cao uy tín, phát triển được thương hiệu ngày một lớn mạnh.
- Bộ phận chăm sĩc khách hàng nên đến tận nơi từng khách hàng trong thời gian sớm nhất khi nhận được khiếu nại để tiến hành lấy mẫu sản phẩm, ghi nhận, đánh giá tình trạng sản phẩm để cĩ hướng xử lý kịp thời, giúp cho khách hàng yên tâm khi hợp tác với TSV.
- Tăng cường thêm nhân lực cho phịng thí nghiệm để việc kiểm tra mẫu khiếu nại được thực hiện trong thời gian sớm nhất, từ đĩ bộ phận giải quyết khiếu nại và bộ phận bán hàng mới cĩ cơ sở để trả lời cũng như giải quyết từng trường hợp cụ thể cho khách hàng.
- Cần cĩ nơi riêng biệt để sắp xếp những sản phẩm bị khiếu nại sau khi thu hồi về mà chưa kịp xử lý, khơng để lẫn vào những sản phẩm khác, tránh trường hợp giao nhầm lại cho khách hàng khác những sản phẩm này gây mất uy tín cho cơng ty.
3.5.1.5Về thiết bị cơng nghệ
Từ khi chuyển giao từ cơng ty Shell Việt Nam TNHH, TSV được thừ hưởng lại máy mĩc, cơng nghệ sản xuất, đây là dây chuyền sản xuất đạt tiêu chuẩn Châu Âu, tuy nhiên thời gian sử dụng đã quá lâu, nên trong quá trình sản xuất và kinh doanh thường xảy ra những trục trặc như: xe nâng bị hư hỏng làm gián đoạn việc giao hàng, hệ thống bơm bị sự cố, hệ thống cân bị mất điện…Việc đầu tư và làm mới trang thiết bị cơng nghệ hiện tại cũng rất cần thiết, giúp quá trình sản xuất khơng bị trì trệ, ảnh hưởng tới việc đáp ứng đơn hàng cũng như khơng làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. TSV cần mạnh dạn đầu tư các trang thiết bị như sau:
- Đổi mới hệ thống phần mềm cầu cân xe bồn, IBC. Hiệu chuẩn thường xuyên các hệ thống cân thùng phuy, IBC, xe bồn.
- Thay mới hệ thống máy bơm ở tất cả các bồn chứa hàng (9 bồn).
- Mua mới để thay thế 3 xe nâng hiện cĩ, vì hiện nay tình trạng của tất cả các xe nâng đã quá cũ kĩ, thường xuyên hư hỏng rất nặng, thậm chí cĩ khi cả 2 xe đều khơng hoạt động, khiến 1 xe cịn lại hoạt động quá tải, kéo theo hư hại ngày càng nặng nên làm trễ việc giao nhận hàng hố.
- Thay mới hồn tồn hệ thống đèn chiếu sáng trong kho để đảm bảo an tồn cho ca đên làm việc.
- Mua mới máy bơm, đường ống phục vụ cho việc chiết rĩt, sang sản phẩm từ phuy này qua phuy khác khi bị rị rĩ…
- Đầu tư hệ thống lọc để giảm thiểu trường hợp khiếu nại do cặn của sản phẩm gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hố.
- Đầu tư hệ thống phun sơn, bảng lụa để xử lý những phuy bị trầy trĩc do quá trình lưu trữ và vận chuyển của xe nâng.
- Cần nhanh chĩng thực hiện việc đầu tư mới hoặc nâng cấp hệ thống cầu cân, mua mới xe nâng, nâng cấp dây chuyền sản xuất, xây dựng hệ thống lọc để luơn đảm bảo chất lượng sản phẩm.
3.5.1.6Về đầu tư mở rộng sản xuất
Theo số liệu nghiên cứu của bộ phận bán hàng tại TSV, đầu năm 2013 TSV sẽ tấn cơng mạnh mẽ vào thị trường khu vực miền Bắc, Tây nam bộ và xuất khẩu ra nước ngồi nên trong thời gian này cần gia tăng sản xuất, tăng sản lượng tồn kho để đáp ứng nhu cầu trong thời gian tới. Đây cũng là điều kiện cần thiết để TSV phát triển mở rộng thị trường, vì vậy TSV cần:
- Nhanh chĩng thực hiện việc khảo sát, thuê mướn bồn chứa, sử dụng dịch vụ sản xuất của các đối thủ trong ngành để tăng sản lượng nhập hàng và tồn trữ hàng hố. Khi cĩ đơn hàng sẽ tận dụng phương tiện xếp dỡ hàng hố tại kho mình thuê, giảm áp lực cho nhà máy TSV.
- Triển khai kế hoạch thuê kho, bãi cĩ máu che ở các KCN gần ngã tư vũng tàu để thuận tiện việc giao hàng cho các khách hàng ở khu vực lân cận, và đồng thời tồn trữ hàng hố chuẩn bị cho việc đơn hàng gia tăng khi mở rộng thị trường.
- Đầu tư mua mới 3 xe nâng để phục vụ việc giao và nhận hàng. 3.5.1.7Về chi phí hoạt động
Chi phí là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, làm thế nào để giảm được đến mức thấp nhất chi phí khơng cần thiết là điều mà các doanh nghiệp mong muốn. Giảm chi phí sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng thêm lợi nhuận, tăng khả năng cạnh tranh trước các đối thủ, đống thời tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số giải pháp TSV cần triển khai thực hiện nhằm giảm chi phí .
- Sắp xếp và bố trí lại cơng việc một cách hợp lý nhằm hạn chế tình trạng ca 2 làm khơng đủ 8h mỗi ngày, vì khối văn phịng của nhà máy chỉ làm việc tới 5h chiều, nên ca 2 ở bộ phận sản xuất khơng cĩ ai quản lý, làm khơng hết 8h mỗi ngàylàm lãng phí cơng lao động.
- Kiện tồn lại bộ máy tổ chức, quản lý xuyên suốt các bộ phận chức năng và bộ phận sản xuất. Thực hiện định mức lại tồn bộ lao động hiện cĩ tại cơng ty với phương châm: tập trung đủ nguồn nhân lực cho sản xuất, phấn đấu tinh gọn khối chức năng.
- Thuê đội bốc xếp lưu động tại khu cơng nghiệp để giảm bớt chi phí trong việc xếp dỡ hàng hố, giảm thiểu chi phí quản lý cho vấn đề này, giảm áp lực cho xe nâng.
- Kiểm tra và định mức chặt chẽ việc cấp phát xăng dầu và các trang thiết bị trong nhà máy nhằm hạn chế tiêu cực và kiết kiệm chi phí.
- Xây dựng và khốn lại cơng tác phí hợp lý cho đội ngũ nhân viên bán hàng, chăm sĩc khách hàng thường xuyên đi cơng tác bên ngồi.
- Cắt giảm các chi phí khơng phù hợp cụ thể như: phụ cấp điện thoại, chi phí điện thoại, tiếp khách, nước, bảo trì, văn phịng phẩm vì hiện tại lĩnh vực này cịn nhiều lãng phí.
- Lên kế hoạch nhập hàng hố, nguyên liệu hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá lâu mặt hàng nào đĩ.
3.5.2Các kiến nghị nhằm thực hiện tốt các chiến lược
Để đề tài nghiên cứu trên được khả thi, tơi xin đề xuất một số kiến nghị đối với tập đồn Thai Oil Public như sau:
Nên xây dựng lại chính sách kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trường Việt Nam cụ thể về giá, vấn đề thanh tốn tiền hàng hay hạn mức cơng nợ của khách hàng.
Xúc tiến nhanh cơng việc thuê mướn kho ở các KCN gần ngã tư vũng tàu để giảm chi phí vận chuyển cũng như lưu trữ hàng hố. Tìm kiếm đối tác để thuê bồn chứa thêm nhiều mặt hàng khác nhau để đáp ứng yêu cầu của nhiều khách hàng khác nhau.
Cĩ chế độ khen thưởng cũng như động viên cho nhân viên bằng cách tăng thưởng hàng năm, cho nhân viên và gia đình nhân viên đi du lịch mỗi năm ít nhất 1 lần.
Tập đồn nên lựa chọn những sản phẩm chất lượng để nhập về cho TSV để khơng làm mất uy tín của TSV ở thị trường Việt Nam.
Đầu tư nâng cấp các tàu chở hàng để đảm bảo chất lượng hàng hố, đồng thời tiết kiệm chi phí xử lý hàng tàu. Đồng thời sắp xếp lịch tàu thật chính xác theo yêu cầu của TSV để tránh trường hợp bị động do thủ tục hải quan giải quyết chưa xong và TSV cĩ kế hoạch bố trí nhân lực, vật lực một cách hợp lý, giảm thiểu chi phí.
Cho phép BGĐ của TSV cĩ quyền quyết định tuyển dụng thêm nhân sự khi cĩ nhu