BÀI 5 : QUY TRÌNH ĐIỀU HÀNH CHƢƠNG TRÌNH DU LỊCH
5.5 BÀN GIAO CHƢƠNG TRÌNH CHO HƢỚNG DẪN VIÊN VÀ LÁI XE
5.5.1 Chƣơng trình du lịch
Yêu cầu hƣớng dẫn viên xem lại chƣơng trình du lịch, nếu có vấn đề nào phát sinh hoặc không rõ từ hƣớng dẫn viên, nhân viên điều hành phải có trách nhiệm thơng báo và giải thích rõ ràng với hƣớng dẫn viên của đoàn. Các câu hỏi thắc mắc của hƣớng dẫn viên, nhân viên điều hành phải lịch thiệp trả lời và khơng qn dặn dị các u cầu đặt biệt của đoàn nhƣ ăn chay và các yêu cầu đặt biệt khác.
5.5.2 Thơng tin xuất hóa đơn
Nhân viên điều hành phải dặn dò hƣớng dẫn viên các thơng tin xuất hố đơn và những nơi phải lấy hố đơn đem về cho cơng ty du lịch.
5.5.3 Phiếu báo thông tin thực khách tại các cơ sở ăn uống và lƣu trú
Nếu khơng phải xuất hố đơn thì phải cần chuẩn bị các phiếu báo thực tại các cơ sở dịch vụ lƣu trú và ăn uống cho hƣớng dẫn viên du lịch, việc làm này sẽ giúp hƣớng dẫn thực hiện cơng việc đƣợc dễ dàng hơn, tránh sai sót, nhẫm lẫn ở các dịch vụ khác.
5.5.4 Bản tạm ứng chƣơng trình du lịch
Khi giao bảng tam ứng cho hƣớng dẫn viên, nhân viên điều hành cần phải có giấy xác nhận giao nhận, phải dành thời gian cho hƣớng dẫn viên kiểm tra và xác nhận bằng văn bản giấy tờ nhằm tránh tranh chấp sau này, tuyệt đối không đƣợc giao dịch miệng số tiền tạm ứng với hƣớng dẫn viên.
5.5.5 Phiếu góp ý của khách hàng
Thƣờng đƣợc giao nhiều hơn so với đồn khách, phiếu góp ý này khơng đƣợc hiểu nó ở dạng hiệu quả bình thƣờng mà thơng tin thu thập này từ khách hàng sẽ là một
82
kênh thông tin quan trong trong việc chăm sóc và điều chỉnh các dịch vụ tốt hơn trong tƣơng lai.
5.5.6 Các lƣu ý đặt biệt và số liên lạc khẩn cấp
Nhân viên điều hành phải thông báo các lƣu ý đặt biệt của du khách nhƣng phải dựa trên pháp luật và khả năng đáp ứng của công ty du lịch, những yêu cầu vƣợt quá ngƣỡng cho phép phải dặn dò hƣớng dẫn viên phải tìm cách từ chối. Cung cấp cho hƣớng dẫn viên số liên hệ khẩn cấp, trong các trƣờng hợp này hƣớng dẫn viên sẽ đƣợc ngƣời trong doanh nghiệp hỗ trợ mọi nơi, mọi lúc.
5.5.7 Bản đón đồn, các trang thiết bị hỗ trợ
Bàn giao đầy đủ cho hƣớng dẫn viên, bản đón đồn đóng nhiều vai trị nhƣ: hành khách dễ quan sát nơi đón, khơng bị lạc nhau, đơi khi hình ảnh ấy lại mang giá trị tiếp thị thêm cho doanh nghiệp lữ hành.
5.5.8 Quà lƣu niệm, nƣớc uống, khăn lạnh
Đây là quà tặng bắt buộc trên các đoàn du lịch trong nƣớc và nƣớc ngoài. Thƣờng những quà tặng này thƣờng mang hình ảnh của cơng ty du lịch đính kèm.
5.5.9 Tờ gấp, tờ rơi giới thiệu sản phẩm mới
Sau khi kết thúc chƣơng trình du lịch với khách hàng, trên đƣờng trao trả du khách trở lại điểm đón ban đầu. Hƣớng dẫn viên có nhiệm vụ gửi đến du khách trong đoàn các tờ gấp, tờ rơi giới thiệu chƣơng trình du lịch của doanh nghiệp sắp tới, các điều khoản mua chƣơng trình du lịch, các khuyến mại đính kèm và khơng qn giới thiệu vài thông tin hấp dẫn trong nội dung chƣơng trình du lịch mà hƣớng dẫn viên vừa gửi đến khách hàng.