BÀI 5 : QUY TRÌNH ĐIỀU HÀNH CHƢƠNG TRÌNH DU LỊCH
5.2 TIẾN HÀNH ĐẶT DỊCH VỤ
5.2.1 Phƣơng tiện vận chuyển
5.2.1.1 Đặt dịch vụ vé máy bay
Do địa hình của Việt Nam trải dài từ Bắc đến Nam nên việc thiết kế một chƣơng trình du lịch suốt tuyến rất thuận lợi. Tuy nhiên, vẫn phải tìm hiểu mạng bay nội địa bởi vì khi thiết kế chƣơng trình du lịch nối liền các điểm với nhau, ngƣời làm chƣơng trình phải nắm rõ khu vực, vùng đó có tuyến đƣờng bay tới không và nối kết với nơi nào, chuyến bay đến và đi, thời gian bay để sắp xếp lịch trình tham quan hợp lý.
Hiện nay tại Việt Nam đã có 4 hãng hàng khơng khai thác bay các tuyến nội địa bao gồm: Vietnam Airline, Vietjet Air, Jetstar Pacific và Bamboo Airways. Việc đặt vé hiện nay có thể thực hiện qua các đại lý từ cấp 1 đến cấp 3 hoặc khách hàng có thể mua vé trực tuyến trên các website của các hãng hàng không. Tuy nhiên cần lƣu ý một số điểm quan trọng khi đặt vé máy bay nhƣ thời gian đặt vé, thời gian hủy – phạt, thời gian đón hoặc tiễn (quốc tế/ quốc nội), hạng vé (loại chỗ ngồi).
5.2.1.2 Đặt dịch vụ xe
Việc tham quan bằng xe du lịch mang lại nhiều trải nghiệm so với các loại phƣơng tiện vận chuyển khác. Hiện nay các loại xe du lịch đƣợc các hãng sử dụng phổ biến ở các loại sau:
- Xe 47 chỗ ngồi (Universe) - Xe 35 chỗ ngồi (Universe) - Xe 29 chỗ ngồi (Thaco)
- Xe 16 chỗ ngồi (Printer, Ford, Toyota)
- Ngoài ra xe giƣờng nằm từ 22 đến 41 giƣờng nằm cũng thích hợp cho các đoàn khách đi đêm.
5.2.1.3 Đặt dịch vụ tàu hỏa
Hiện nay tại Việt Nam chỉ có một hãng tàu hoả duy nhất nên khơng có nhiều lựa cho cho khách hàng. Việc mua vé dịch vụ này cũng tƣơng đối dễ dàng vì có hệ thống đại lý trên khắp cả nƣớc. Lựa chọn đi du lịch bằng tàu hoả của du khách Việt Nam cịn
78
rất hạn chế vì nhiều lý do. Tƣơng tự nhƣ hàng không cần lƣu ý một số điểm quan trọng khi đặt vé tàu lửa nhƣ thời gian đặt vé, thời gian hủy – phạt, thời gian đón hoặc tiễn, hạng vé (loại chỗ ngồi).
5.2.1.4 Đặt dịch vụ tàu thủy
Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, tàu thuỷ là loại phƣơng tiện rất thuận lợi tại Việt Nam nhƣng thời gian qua chƣa khai thác hết tiềm năng của nó. Hiện nay chỉ có một vài hãng đƣờng thuỷ khai thác các tuyến cố định đi Côn Đảo, Phú Quốc, Phú Quý, Nam Du…bằng tàu cao tốc, tại các trung tâm du lịch nổi tiếng của Việt Nam cũng chỉ dừng lại ở việc vận chuyển du khách nhƣ: Nha Trang, Vịnh Hạ Long mặc dù Vịnh Hạ Long đã có thêm dịch vụ nghỉ đêm trên tàu nhƣng chƣa thực sự hiện đại và phổ biến.
5.2.1.5 Đặt dịch vụ vận chuyển khác
Các loại phƣơng tiện vận chuyển đƣờng thuỷ hay các loại phƣơng tiện vận chuyển khác nhƣ xe điện, xuồng, voi, ngựa, …chủ yếu là vận chuyển du khách trong các các điểm tham quan. Các loại phƣơng tiện này không cần phải đặt trƣớc, du khách có thể sử dụng bất cứ lúc nào tại các điểm du lịch mình đến tham quan.
5.2.2 Đặt dịch vụ lƣu trú
Hiện nay, để thuận tiện trong việc đặt dịch vụ lƣu trú các công ty lữ hành thƣờng đặt yêu cầu email, việc làm này giúp nhân viên điều hành tiện lợi và tiết kiệm đƣợc thời gian trong việc đặt dịch vụ, nếu có điều chỉnh hay thay đổi cũng dễ dàng hơn khi gửi Fax dịch vụ nhƣ trƣớc đây. Cần lƣu ý một số điểm khi đặt dịch vụ này nhƣ sau:
- Mọi thứ nên cụ thể hóa và xác nhận bằng văn bản, tránh xác nhận qua điện thoại… - Đặt đúng nhu cầu, yêu cầu của khách.
- Tuỳ vào mức độ chi trả của khách hàng hoặc khi cần mức giá chiến lƣợc để cạnh tranh, nhận viên điều hành có thể thƣơng lƣợng với cơ sở lƣu trú đến mức giá có thể để hồn tất dịch vụ này trong chƣơng trình du lịch.
- Điều khoản hủy – phạt: có thể xin gia hạn thời gian hủy-phạt, giảm mức phạt nhằm tạo sự an tồn cho cơng ty, cho bộ phận bán hàng khi làm việc với đối tác.
- Ngày chuyển khoản: chuyển khoản trƣớc và đúng hạn, lƣu ý các mức giá thanh toán nhằm báo cáo thuế sau này.
- Phịng cho khách VIP, phịng có cửa sổ, phịng có giƣờng thêm (extra bed).
79
Việc đặt dịch vụ ăn uống tƣơng đối dễ dàng hơn, dịch vụ này thƣờng đƣợc đặt sau cùng vì lƣợng khách có thể thay đổi vào phút cuối, khơng bị áp lực bởi khả năng phục vụ. Tuy nhiên đối với dịch vụ này nhân viên viên điều hành cũng cần chú ý những vấn đề sau:
- Tìm kiếm những nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn, đặc biệt là vệ sinh an tồn thực phẩm
- Khơng đƣợc rút bớt số lƣợng suất ăn trong đoàn khách - Thực đơn phải khác nhau giữa các buổi ăn
- Thực đơn phải mang hƣơng vị và có kèm đặc sản địa phƣơng
- Chú ý khẩu vị ăn của từng đoàn khách, các suất ăn chay theo yêu cầu - Chú ý thời gian phục vụ ở các nhà hàng, ăn trên tàu…
- Phòng ăn, khơng gian ăn cho đồn khách
- Điều khoản hủy – phạt: có thể xin gia hạn thời gian hủy-phạt, giảm mức phạt… - Ngày chuyển khoản: chuyển khoản trƣớc và đúng hạn, lƣu ý các mức giá thanh toán nhằm báo cáo thuế sau này.
5.2.4 Đặt dịch vụ hƣớng dẫn viên
Sau khi tất cả các dịch vụ cần thiết đã đƣợc thực hiện, nhân viên điều hành liên lạc với hƣớng dẫn viên cho lịch trình du lịch mình điều hành, chú ý xác nhận lại đầy đủ thơng tin và u cầu của đồn khách với hƣớng dẫn viên, xác nhận với hƣớng dẫn viên về quy định thẻ công tác nếu là hƣớng dẫn viên lần đầu cộng tác với công ty, hẹn này hƣớng dẫn viên đến nhận hồ sơ đoàn. Nên lựa chọn các hƣớng dẫn viên quen thuộc, phù hợp với từng tính chất của chƣơng trình hoặc hƣớng dẫn viên đƣợc khách trực tiếp yêu cầu. Hiện nay theo luật du lịch, cơng ty lữ hành phải có hợp đồng nguyên tắc với hƣớng dẫn viên mình lựa chọn. Việc thoả thuận cơng tác phí với hƣớng dẫn viên cũng rất cần thiết, tuỳ vào trình đơ, tính chất chƣơng trình, ngoại ngữ sử dụng hay thâm niên của hƣớng dẫn viên…mà cơng tác phí sẽ khác nhau cho từng hƣớng dẫn viên.
5.2.5 Đặt các loại dịch vụ bổ sung khác
Các dịch vụ này thƣờng là các yêu cầu đặt biệt cho đoàn khách, các yêu cầu theo lịch trình du lịch đƣợc thiết kế trƣớc đó. Xu hƣớng hiện nay của đại đa số đồn khách là tham quan du lịch kết hợp với các chƣơng trình vận động, team building (tạm dịch: trò chơi lớn), gala diner (tạm dịch: giao lƣu nội bộ của đoàn khách). Khi tổ chức các loại hình du lịch này cơng ty chun nghiệp sẽ có riêng một bộ phận đảm trách cơng
80
việc, hoặc thuê các công ty sự kiện khác tổ chức trọn gói. Ngƣời điều hành cũng cần nắm rõ các đối tác cung cấp các trang thiết bị cho loại hình du lịch này, các dịch vụ bổ sung tại điểm đến thƣờng có sẵn tại cơ sở lƣu trú và ăn uống mà công ty đã đặt dịch vụ.