BÀI 5 : QUY TRÌNH ĐIỀU HÀNH CHƢƠNG TRÌNH DU LỊCH
5.1 TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ CÁC YÊU CẦU CỦA KHÁCH
5.1.1 Thông tin trực tiếp, gián tiếp
Khi tiếp nhận yêu cầu dù trực tiếp hay gián tiếp, nhân viên điều hành phải kiểm tra lại các thông tin của hành khách nhƣ: Số lƣợng khách bao gồm ngƣời lớn, trẻ em, quốc tịch, yêu cầu về chuẩn dịch vụ, số lƣợng ngày của lịch trình du lịch, các yêu cầu đặt biệt trong chƣơng trình, số đêm khách lƣu trú, lịch trình bay theo cơng ty sắp xếp hay theo yêu cầu của khách, yêu cầu về tiêu chuẩn của hƣớng dẫn viên du lịch, yêu cầu đặt biệt của đồn, danh sách đồn và thơng tin liên hệ với đại diện đoàn khách.
5.1.2 Đại lý du lịch
Thƣờng là đại lý gửi khách, việc tiếp nhận thơng tin cũng phải đảm bảo đầy đủ và chính xác. Riêng với các đại lý gửi khách, tiền hoa hồng sẽ đƣợc bên tiếp nhận khách định đoạt vì họ là ngƣời trực tiếp chƣơng trình du lịch.
5.1.3 Bộ phận bán hàng
Thông qua bộ phận bán hàng thƣờng các thông tin về yêu cầu của khách hàng bộ phận này đã thống nhất với khách hàng, khi bàn giao cho nhân viên điều hành nhớ chú ý nhũng u cầu chƣa rõ ràng hoặc khơng hiểu thì phải hỏi trực tiếp ngƣời bán hàng nhằm tránh sai xót trong việc đặt dịch vụ sau này.
77
Bộ phận này chịu trách nhiệm về chất lƣợng các yêu cầu đặt dịch vụ cho khách hàng, là ngƣời kiểm tra sau cùng, là bộ phận có nhiều kinh nghiệm nên góp ý của bộ phận này về các dịch vụ hoặc sự can thiệp đúng lúc là rất cần thiết cho việc đảm bảo dịch vụ cho chƣơng trình.