CHƯƠNG 4: HOÀN THIỆN PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN HÀNG XUẤT
4.3 Chính sách nhân sự:
Hiện nay thanh toán quốc tế trở thành nghiệp vụ thứ hai sau nghiệp vụ tín dụng và là dịch vụ lớn nhất của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Biên Hòa đem lại nguồn thu cho chi nhánh.Với sự ra đời ngày càng nhiều ngân hàng ngày càng khốc liệt hơn. Do đó mỗi ngân hàng càng phải hoàn thiện hơn các nghiệp vụ của mình để giữ vững vị thế của mình.
Để có uy tín với các ngân hàng nước ngoài khác, NH NN0&PTNT Biên Hòa cần làm tốt công tác thanh toán quốc tế như thanh toán đúng hạn, kiểm tra chính xác, đầy đủ và nhanh chóng bộ chứng từ, hoàn thiện kỹ thuật nghiệp vụ, tránh sai sót trong việc giao nhận chứng từ với ngân hàng nước ngoài vì việc kiểm tra và chuyển tải bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế là rất quan trọng. Nó vừa là căn cứ để đòi tiền ngân hàng mở L/C vừa là lý do để ngân hàng từ chối thanh toán cho bên xuất khẩu ở nước ngoài.Cho nên việc kiểm tra chứng từ ngoài vấn đề là hỗ trợ cho khách hàng ra, nó con nâng cao uy tín của chi nhánh đối với ngân hàng nước bạn trên thế giới.
Phương thức tín dụng chứng từ nếu hiểu theo đúng nghĩa của nó tức là ngân hàng chỉ có trách nhiệm đối với chứng từ trên cơ sở mặt chữ, không liên quan đến hàng hóa, chứng từ là cơ sở duy nhất để thực hiện việc thanh toán và giao nhận hàng hóa giữa hai bên xuất khẩu và nhập khẩu. Do vậy, các thanh toán viên cần ý thức cao về trách nhiệm của mình.Việc kiểm tra bộ chứng từ chặt chẽ, chi tiết theo đúng quy định của thư tín dụng đòi hỏi người kiểm tra phải là người cẩn thận, có trình độ ngoại ngữ giỏi và làm việc với sự tập trung cao độ.
Kiểm soát bộ chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì ngoài việc là cơ sở để thanh toán nhận hàng, nó còn giúp ngân hàng khẳng định uy tín của mình. Kiểm tra bộ chứng từ một cách chính xác và nhanh chóng không những giúp nhà nhập khẩu xem xét việc thanh toán của mình mà còn hỗ trợ nhà xuất khẩu có thể đảm bảo hơn về khả năng được thanh toán.Việc khẳng định uy tín và hiệu quả hỗ trợ của ngân
hàng đối với khách hàng, góp phần làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, giữ sự trung thành của khách hàng đối với ngân hàng.
Để việc kiểm tra chứng từ đạt hiệu quả tối ưu thì ngoài trình độ ngoại ngữ giỏi ,kiến thức chuyên môn vững vàng ,các thanh toán viên còn phải có kinh nghiệm trong việc nhìn nhận chứng từ thật hay giả .Vì có thể vì lý do nào đó nhà xuất khẩu không thể hoàn chỉnh đầy đủ các chứng từ mà bên nhập khẩu yêu cầu nên đã giả mạo chứng từ.
►Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các thanh toán viên và các cấp quản lý:
Công tác đào tạo các cán bộ công nhân viên nhằm bổ sung, cập nhật kiến thức là sự vận động không ngừng trong hoạt động của chi nhánh. Bởi với tốc độ phát triển kinh tế khoa học kỹ thuật như hiện nay nếu không thường xuyên đào tạo thì sẽ bị lạc hậu dần về kiến thức so với thế giới rộng lớn bên ngoài. Vì vậy, chi nhánh nên chú trọng nâng cao trình độ cho thanh toán viên để ngoài việc vững vàng về kiến thức chuyên môn, họ còn thông thạo về ngoại ngữ, tin học, những kiến thức mới của ngân hàng nước ngoài liên quan đến thanh toán quốc tế…điều này giúp cho việc xử lý sẽ nhanh chóng hơn và có hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó chi nhánh cũng cần cử các thanh toán viên và các cấp quản lý tham gia các lớp học về nghiệp vụ, lớp tập huấn chuyên đề thanh toán quốc tế và cập nhật những loại hình hoạt động mới của các ngân hàng trên thế giới như tổ chức hội thảo, hội thi nghiệp vụ giao lưu giữa các ngân hàng nhằm bắt kịp sự đổi mới, củng cố kiến thức và học hỏi kinh nghiệm của những ngân hàng khác góp phần nâng cao tay nghề phục vụ khách hàng tốt hơn.
►Tạo sự hổ trợ lẫn nhau trong công việc giữa các thanh toán viên:
Hiện nay, bộ phận thanh toán quốc tế làm việc theo cách mỗi nhân viên đảm nhiệm một nghiệp vụ cụ thể và phục vụ một nhóm khách hàng cố định. Điều này có lợi cho cả khách hàng và thanh toán viên trong quá trình thực hiện giao dịch được dễ dàng và nhanh chóng.Tuy nhiên, dễ dẫn đến sự không đồng bộ trong công việc của các thanh toán viên.Vì vậy ,yêu cầu các thanh toán viên nên nghiên cứu, học hỏi nắm bắt vững mọi nghiệp vụ, từ đó có thể giúp đỡ lẫn nhau khi công việc quá căng thẳng hay khi thanh toán viên nghỉ đột xuất thì những nghười khác có thể thay thế giải quyết công việc mà không phải bị động phụ thuộc quá nhiều vào một người.
►Thực hiện chếđộđãi ngộ nhân viên:
Trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng phần không thể thiếu đó là những nhân viên ngân hàng vì nếu không có sự nổ lực làm việc của nhân viên thì ngân hàng không thể nào đạt được lợi nhuận cao nhất.Vì vậy một chế độ đãi ngộ hợp lý sẽ giúp cho mối quan hệ giữa ngân hàng và nhân viên ngày càng gắn bó chặt chẽ hơn thông qua chế độ tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp …bên cạnh đó chi nhánh tạo cơ hội thuận lợi cho nhân viên học tập, cơ hội thăng tiến, cơ hội nâng cao khả năng tiếp thu công tác,tổ chức những buổi đi chơi ,tham quan vào những dịp lễ Tết…tránh những trường hợp để nhân viên của ngân hàng mình bị thu hút sang những ngân hàng khác do những ngân hàng đó có nhiều thuận lợi cho họ về công việc cũng như những cơ hội đem lại.Với chính sách đãi ngộ như trên, nhân viên sẽ yên tâm công tác, hưng phấn làm việc hơn, tích cực đóng góp ý kiến của mình cho ngân hàng, làm việc hết sức mình và chịu trách nhiệm với công việc của mình hơn.
►Kiểm tra, kiểm soát hoạt động ngân hàng một cách chặt chẽ:
Cần nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của ngân hàng, đảm bảo nhanh chóng, nhạy bén và chính xác, qua đó kịp thời phát hiện và kiên quyết xử lý các hành vi vi phạm nhằm ngăn chặn và điều chỉnh đúng lúc các sai phạm trong nghiệp vụ liên quan đến tín dụng chứng từ. Bên cạnh đó, kết luận về kiểm tra, kiểm soát nội bộ của ngân hàng cũng phải đảm bảo chất lượng phản ánh trung thực các vụ việc, đề xuất kiến nghị, xử lý nghiệp vụ, xử lý trách nhiệm một cách cụ thể ,rõ ràng, đúng luật và kịp thời.
Từ những yêu cầu trên đòi hỏi chi nhánh nên có đội ngũ kiểm tra kiểm soát nội bộ tốt, có nghiệp vụ chuyên sâu về ngân hàng, am hiểu pháp luật, có phẩm chất đạo đức và bản lĩnh trong công việc.Có như vậy thì việc tiến hành kiểm tra mới diễn ra suôn sẽ, tốt đẹp tạo nơi khách hàng một niềm tin vững chắc khi đã chấp nhận giao dịch với chi nhánh.