II. Hoạt động tổ chức HCTL ở Việt Nam của Công ty VINEXAD
c. Phân tích cụ thể quá trình hoạt động của một Hội chợ Triển lãm thương mại của công ty Vinexad
thương mại của công ty Vinexad
- Bất kỳ một Hội chợ Triển lãm thƣơng mại nào đƣợc tổ chức đều phải đƣợc tiến hành theo từng bƣớc quy định. hiệu quả, chất lƣợng của toàn bộ một hội chợ triển lãm thƣơng mại sẽ phụ thuộc vào từng phần việc cụ thể quyết định. Sau đây để nắm chắc vai trò của Hội chợ Triển lãm thƣơng mại và cũng để hiểu sâu sắc về Hội chợ Triển lãm thƣơng mại chúng ta cần tìm hiểu quá trình này. Ơ đây chúng ta phân tích hoạt động của HCTL do Vinexad tiến hành có liên hệ với hoạt động chung của loại hình xúc tiến hiện nay.
1) Quy trình tóm tắt các hoạt động hội chợ triển lãm thƣơng mại nhƣ sau: - Công ty chủ động tổ chức thực hiện:
Nghiên cứu thị trường lập dự án xin phép tổ chức chuẩn bị
các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, danh sách mời vận động và mời
khách tham dự, chỉ đạo công việc vận động khách quảng cáo, tuyên truyền
chuẩn bị khu triển lãm: Xây dựng gian hàng, trưng bày hàng hố, giao
diện tích cho khách tham dự hoạt động hội chợ triển lãm thương mại
Sơ đồ cụ thể :
Nghiên cứu thị trường Lập dự án Xin phép tổ chức
Chuẩn bị các hoạt động
tuyên truyền, quảng cáo Danh sách mời
Vận động và mời khách tham dự
Chỉ đạo công việc vận động khách
Quảng cáo tuyên truyền
Xây dựng gian hàng
Trưng bày hàng hoá Giao diện tích cho khách tham dự
Hoạt động HCTLTM Kết thúc, Tháo dỡ gian hàng
2) Phân tích các hoạt động cụ thể:
- Nghiên cứu thị trƣờng: Vinexad cịn hạn chế vì khơng có bộ phận chuyên nghiên cứu nhóm thị trƣờng chủ yếu gồm lĩnh vực kinh tế, công nghiệp, thƣơng nghiệp, ngƣời tiêu dùng và các đối tƣợng tham gia. Do vậy việc tổ chức các Hội chợ Triển lãm thƣơng mại trong nƣớc thƣờng bị hạn chế về nhiều mặt đồng thời việc tổ chức thƣờng là do lo kiếm việc làm trƣớc mắt mà tổ chức. Điều này gần đây thể hiện rất rõ và nếu khơng có sự nghiên cứu thị trƣờng mang tính chiến lƣợc sẽ đến lúc hội chợ triển lãm thƣơng mại kém hiệu quả và ngày càng khó đảm bảo đúng tính chất và yêu cầu.
- Lập dự án thực hiện: - Đây là cơng việc địi hỏi phải thực hiện trƣớc khi xin giấy phép và bắt tay vào thực hiện. Xong thực tế hoạt động này Vinexad khơng làm và làm thì cũng chỉ tham khảo nội dung sau đó bỏ lửng. Phƣơng pháp lập dự án (đối với những hội chợ triển lãm thƣơng mại khai thác lần đầu) sẽ giúp các nhà lãnh đạo gián tiếp, trực tiếp tập trung vào những cơng việc quyết định, quan trọng, tháo gỡ khó khăn và bàn các biện pháp giải quyết khó khăn, giảm thời gian và tiền của vào những công việc không cần thiết tăng cƣờng hiệu quả của dự án. Khi triển khai các dự án (mặc dù chỉ trên giấy tờ) xong cũng phần nào khẳng định từng đối tƣợng và cơng việc mình đang làm một cách chắc chắn, củng cố lòng tin cho các cán bộ thực hiện.
- Xin phép tổ chức thực hiện: Có thể xin phép tổng thể từ cuối năm trƣớc theo danh mục Công ty làm gửi Bộ Thƣơng mại duyệt, hoặc cũng có thể xin phép riêng lẻ khi phát sinh Hội chợ Triển lãm thƣơng mại . Muốn có đƣợc giấy phép thì đơn vị chủ quản phải hiểu đƣợc dự án và có sự ủng hộ tích cực của các đơn vị quản lý, chuyên ngành và các nhà ủng hộ. Thực tế, giấy phép xin khơng khó trừ khi nó trùng nội dung với các hội chợ triển lãm thƣơng mại đã đƣợc duyệt, hoặc trùng địa điểm hay thời gian.
- Chuẩn bị các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo: Ngay sau khi có giấy phép, phải chuẩn bị ngay các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo gồm các việc sau:
+ Họp các đơn vị trong ban tổ chức để chuẩn bị các hoạt động ủng hộ, bảo trợ, tuyên truyền vận động.
+ Họp báo thông báo tên hội chợ triển lãm, nội dung, quy mơ, tính chất và mục đích, ý nghĩa.
+ In ấn đơn đăng ký, tờ giới thiệu, thƣ từ liên quan,... để mời và vận động khách.
+ Tuyên truyền trên Tivi, đài phát thanh, báo để phục vụ cho giai đoạn quyết định đến kết quả của hội chợ triển lãm thƣơng mại.
- Vận động và mời khách tham dự : Đây là giai đoạn quyết định, chiếm nhiều công sức, tiền của và thời gian nhất trong quá trình tổ chức hội chợ triển lãm thƣơng mại. Việc triển khai thành công ở phần này sẽ đem lại hiệu quả cao cho một hội chợ triển lãm thƣơng mại. Những việc phải làm là:
+ Gửi các tờ đơn đăng ký, giấy mời, thƣ từ đến từng đối tƣợng cần mời: Thực tế việc này rất phức tạp và khó khăn. Vì thực tế có những giấy mời gửi đến một đơn vị đến 10 chiếc, trong khi đó có những đơn vị muốn có mà lại khơng nhận đƣợc. Vì Vinexad khơng có bộ phận tiếp thị riêng của cơng ty mà các đơn vị trực thuộc có các bộ phận tiếp thị riêng do vậy khi công ty ra chỉ tiêu mời khách thì các cán bộ tiếp thị các đơn vị trực thuộc (10 - 12 đơn vị) điều hành việc mời này. Khơng có bộ phận kiểm tra danh mục khách để tránh chồng chéo. Tình trạng này cũng làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng mời khách và uy tín của cơng ty Vinexad.
+ Thông qua các ĐSQ, LSQ của các nƣớc tại Việt Nam để mời khách. + Thông qua các ĐSQ, LSQ của Việt Nam tại các nƣớc để mời.
+ Thông qua các tổ chức hội chợ triển lãm thƣơng mại chuyên nghiệp trong và ngoài nƣớc.
+ Thông qua việc tuyên truyền của báo chí, đài truyền hình, phát thanh...
Vấn đề cần lƣu ý ở đây là xác định mục tiêu khách mời chủ yếu và tìm hiểu tiềm năng thực sự cũng nhƣ nhu cầu của đối tác đối với thị trƣờng và nội dung Hội chợ Triển lãm thƣơng mại. Từ đó lên đƣợc nhóm mục tiêu chủ yếu và tập trung sức ngƣời, sức của vào các hoạt động vận động.
Ngày nay việc vận động khách hàng là một hoạt động dịch vụ đem lại hiệu quả cao do vậy những tổ chức, cá nhân cũng tích cực tham gia để làm. Chỉ có điều, tỷ lệ hoa hồng và phƣơng pháp hạch toán và các văn bản pháp quy làm chƣa cụ thể do vậy dễ dẫn đến những sai phạm và chƣa công bằng.
- Các công việc chuẩn bị triển khai khai mạc hội chợ triển lãm thƣơng mại: Lên danh mục khách tham dự, chuẩn bị xây dựng, trƣng bày gian hàng, trang trí khu cổng ra vào, khu khai mạc, chuẩn bị các thủ tục cấp thẻ, nhận gian hàng và mời các quan chức, khách tham quan. Thời gian này rất quan
trọng vì tất cả các hoạt động, cơng sức, chi phí sau hơn một năm mời khách đƣợc thể hiện bằng các gian hàng trƣng bày, mà cũng qua sự dàn dựng gian hàng, trƣng bày thì tính chất chun mơn, uy tín ngày càng đƣợc nâng cao. Một đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm thƣơng mại đƣợc khách tham dự, khách thăm quan và các đồng nghiệp khẳng định là ở thời gian này (tại đây có điều kiện để khẳng định chun mơn).
Cơng tác an ninh, an tồn và những hoạt động hỗ trợ khác cũng quan trọng không kém. Việc trật tự, an ninh bên ngoài khu trƣng bày, sắp xếp, bố trí vị trí khai mạc và những hoạt động chuẩn bị hƣớng dẫn khách tham dự, khách thăm quan cũng rất công phu.
- Các hoạt động trong thời gian Hội chợ Triển lãm thƣơng mại: Lễ khai mạc hết sức quan trọng vì mở đầu cho một Hội chợ thành cơng hay khơng. Nó đƣợc chứng kiến bởi các quan chức, các nhà lãnh đạo của Chính phủ, các tổ chức trong và ngoài nƣớc, nhà tổ chức, khách tham dự và đông đảo các khách thăm quan chuyên nghiệp, cơ quan thơng tin báo chí: Sau đó là thời gian và cơng việc chủ yếu của khách tham dự và nhà tổ chức, các nhà thầu phụ và cung cấp dịch vụ. Tại đây các hoạt động xúc tiến thƣơng mại đƣợc thể hiện cụ thể, sinh động đa dạng. Ban tổ chức (Ngƣời tổ chức) cũng xuất hiện thông qua các hoạt động hỗ trợ về an toàn, trật tự và thu thập ý kiến, giải quyết các phát sinh. Song song thời gian hội chợ triển lãm thƣơng mại có thể có các cuộc thi trao giải do Nhà tổ chức kết hợp và các cơ quan chuyên môn, chức năng trao hay các cuộc hội thảo, biểu diễn thời trang do ban tổ chức hay khách tham dự hoặc nhiều đơn vị cũng phối hợp làm.
- Các công việc sau ngày kết thúc hội chợ triển lãm thƣơng mại: + Giải phóng hàng hố.
+ Tháo dỡ gian hàng.
+ Làm các thủ tục tái xuất hàng.
+ Làm các thủ tục trả lại diện tích đất thuê và các trang thiết bị. . + Làm báo cáo, tổng kết, đánh giá kết quả hội chợ triển lãm TM.
+ Bàn biện pháp khắc phục khuyết nhƣợc điểm thực tế và giải pháp thực hiện.