III. Vai trò của HCTL đối với hoạt động xúc tiến thƣơng mạ
2. Hồn thiện cơng tác tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại ở trong nước ở các góc độ
trong nước ở các góc độ
- Ngƣời tổ chức : Organizer - Ngƣời tham dự: Exhibitior - Ngƣời tham quan : Visitor
- Các cơ quan quản lý, các nhà lãnh đạo
- Các cơ quan Báo chí, Đài truyền hình, Đài tiếng nói
Cụ thể như sau:
- Sự quyết định tổ chức do các cơ quan lãnh đạo chuyên ngành quyết định ở đây gồm : Văn phịng chính phủ , Bộ Thƣơng mại, UBND các Tỉnh, Tổng cục Hải quan, Bộ Công an .. .. Những đơn vị trực tiếp chỉ đạo và các văn bản qui định hiện hành .
+ Vì uy tín của một Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại bất kỳ do đơn vị tổ chức trực tiếp tạo ra. Có những trƣờng hợp các đơn vị khơng có chun mơn tổ chức Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại cũng đƣợc cấp phép để đƣợc tổ chức Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại. Điều này cần đƣợc các nhà lãnh đạo vĩ mô khi xem xét quyết định cho phép đơn vị nào đƣợc phép tổ chức. Theo tơi cũng có thể cho phép nhiều đơn vị tổ chức song phải tính đến các yếu tố bắt buộc để đƣợc phép tổ chức nhƣ :
- Chức năng hoạt động - Trình độ cán bộ
- Thiết bị và cơ sở vật chất
- Các mối quan hệ trong lĩnh vực hoạt động - Khu vực hoạt động
Có nhƣ vậy, khách tham dự đặc biệt là khách nƣớc ngồi khơng bị mất hy vọng khi vào thị trƣờng Việt Nam làm ăn vì chỉ cần tham dự một Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại (do đơn vị không đủ chuyên nghiệp tổ chức) do việc phục vụ không đúng yêu cầu, họ có thể đánh giá ngay về các tổ chức khác ở Việt Nam (đặc biệt đối với doanh nghiệp vào một lần và chƣa có thời gian cọ sát với các Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại khác).
Do vậy cần xem xét kỹ một đơn vị đƣợc phép tổ chức Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại cũng nhƣ làm thủ tục sát hạch các Doanh nghiệp chuyên ngành khác.
+ Ngoài ra việc xét duyệt cho phép tổ chức một Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại đƣợc tiến hành cũng không kém phần quan trọng: Thời gian gần đây và sau này sẽ còn nhiều đơn vị (tổ chức mới) đăng ký các Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại, việc thay mặt các cơ quan nhà nƣớc xem xét, duyệt và ký quyết định cho tổ chức cần phải lƣu ý để tránh tình trạng nhƣ những năm vừa qua : Trùng thời gian, chồng chéo nội dung, lặp lại nội dung và các chủ đề và thực chất khác nhau... Điều này cũng làm cho hoạt động Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại bị phƣơng hại uy tín chung. Theo tơi cũng cần lƣu ý các điểm sau khi xét duyệt một cuộc Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại :
- Địa điểm tổ chức - Thời gian tổ chức - Nội dung
- Qui mô tổ chức
Trên cơ sở những yêu cầu này cần phân tích để đảm bảo Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại đƣợc tổ chức đúng nơ, đúng thời gian và phù hợp với từng nội dung. Nghiêm cấm hiện tƣợng:
+ Nội dung khác thực tế
+ Các nội dung trùng nhau trong một khu vực (địa phƣơng)
+ Thời gian các Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại đƣợc tổ chức xát nhau và gần nhau
+ Tuyên truyền sai sự thực ...
Các đợn vị liên quan khác nhƣ: Hải quan, Công an, UBND thành phố, tỉnh phải coi đây là một hoạt động xúc tiến thƣơng mại quan trọng trong tỉnh, Địa phƣơng, trong nƣớc. Do vậy ủng hộ và hỗ trợ hết sức nhƣng phải sao cho đúng nội dung và mục đích của từng Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại. Vì ở
đây do quan niệm khơng quan trọng và có lồng nhiều vấn đề chủ quan (khơng chính xác) do vậy sự giúp đỡ, ủng hộ có phần thiên lệch. Chỉ là những đơn vị liên quan không quyết định, xong ý thức của khách tham dự, đặc biệt là khách nƣớc ngoài rất nhạy bén, cũng làm ảnh hƣởng một phần đến việc thu hút khách vào tham gia.
- Xét về khía cạch nhà tổ chức :
Thực tế tại Việt Nam hiện nay có hơn 200 cuộc Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại và tất cả đều đƣợc thực hiện, trơi chảy, đơi khi có những Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại đƣợc giới báo chí nhắc đến khơng hay, khơng đẹp... Nhƣng chƣa có những cuộc họp nội bộ trong ngành giữa các nhà tổ chức để cùng bàn bạc trao đổi kinh nghiệm. Do vậy cũng khơng tốt vì chỉ cần một đơn vị làm khơng tốt thì ảnh hƣởng đến các đơn vị khác .
+ Thành lập một Hiệp hội các nhà tổ chức Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại Việt Nam: là một tổ chức chuyên ngành, hoạt động thu lợi nhuận, phi chính phủ giúp các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực chuyên môn:
Mở rộng quan hệ giữa các nhà tổ chức trong và ngoài nƣớc Thu thập và nghiên cứu các tài liệu chuyên ngành
Tập hợp toàn bộ các đơn vị tổ chức HCTLThƣơng mại trong nƣớc Phối hợp và nhân sức mạnh tổng thể khi cần
Trau dồi và nâng cao nghiệp vụ cho các đơn vị tổ chức Họp thƣờng kỳ để kiểm điểm và giúp đỡ lẫn nhau
- Đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại cần phải lƣu ý những vấn đề nghiệp vụ và kỹ thuật (ở đây không nhắc lại những hoạt động không quan trọng và tạm thời đã ổn định).
+ Khi đƣa ra những nội dung tên Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại cần nghiên cứu các ngành nghề liên quan để đảm bảo khách tham dự trong và ngồi nƣớc đủ về qui mơ và hình thức: ở đây cần lƣu ý :
Thị trƣờng trong nƣớc đang cần thiết bị máy móc, đầu tƣ, nâng cao, chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ và đời sống ngƣời tiêu dùng
Thị trƣờng nƣớc, nào khu vực nào, doanh nghiệp nào có thể đáp ứng
Nhu cầu của địa phƣơng, tỉnh, doanh nghiệp trong nƣớc và ngƣời tiêu dùng.
Ghi chú: Những thông tin này lấy qua các ngành, Bộ chủ quản, các tỉnh, địa phƣơng các doanh nghiệp và ngƣời tiêu dùng. Đặc biệt là tài liệu, báo chí... một nguồn quan trọng là các Đại sƣ quán, các Lãnh sự quán, Thƣơng vụ, Phịng Thƣơng mại của các nƣớc, thậm trí qua các Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại trong và ngoài nƣớc. Phải nhớ rằng việc nghiên cứu vĩ mô này tƣởng chừng rất đơn giản nhƣng lại rất phức tạp và mang tính quyết định cho các hoạt động tiếp theo của các Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại. Có những cuộc Hội chợ Triển lãm chƣa đƣợc thực hiện tiếp do các thông tin trên chƣa chắc chắn cụ thể. Hiện nay ở Việt nam vấn đề này còn rất nan giải, chƣa đƣợc các lãnh đạo các doanh nghiệp cũng nhƣ cán bộ chuyên trách của các bộ phận coi trọng. Đây cũng là nguyên nhân đẫn đến đa số các Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại gần đây khách tham dự ít hơn 50 đơn vị mà vẫn đƣợc và phải đƣợc tổ chức.
+ Tuyên truyền Quảng cáo vận động khách tham dự: Cần lƣu ý nội dung, hình thức và thời gian tuyên truyền quảng cáo. Trƣớc hết nội dung phải phản ánh rõ mục đích, thu hút sự quan tâm của khách tham dự, khách tham quan và thời gian phải có trƣớc 1 năm. Ở đây tơi khơng nói đến việc tun truyền quảng cáo trong nƣớc mà đi sâu nói đến những khu vực mà nƣớc Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại chọn là mục đích chủ yếu. Ở trong nƣớc việc gửi đơn đăng ký mời có chồng chéo trùng lập. Có khi một đơn vị nhận đƣợc từ 2 - 10 form mời . Việc này làm cho khách tham dự rất khó chịu và lãng phí có lúc từ 3 - 5 ngƣời đến làm việc tại một công ty mời tham dự 1 HCTL. Riêng từ việc gửi form tới các doanh nghiệp ở các nƣớc, các khu vực thì chƣa đƣợc nghiên cứu sâu sắc cụ thể. Thông qua Đại sứ quán hay Thƣơng vụ của Việt Nam và một số danh sách mà dựa vào các quyển Catalogue Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại các năm của Việt Nam hoặc của nƣớc ngoài. Việc làm này chƣa đạt hiệu quả cao, theo tôi công việc đầu tiên phải bám theo mục đích, nội dung nghiên cứu nhóm thị trƣờng và mặt hàng chủ yếu từ đó lựa chọn các nƣớc và khu vực đáng quan tâm. Sau đó mới liên lạc với các cơ quan liên
quan để bàn bạc và ký kết hợp đồng đại lý về mời khách. Việc xác định
quyền lợi, phần trăm hoa hồng ở đây là cực kỳ quan trọng. Về công tác này
kể cả việc vận động trong nƣớc cũng vậy. Theo phân tích các phần trƣớc đây, hoạt động vận động mời khách tham dự là tốn kém nhiều công, của, thời gian và là khâu mấu chốt của hoạt động Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại. Ở đây cũng cần lƣu ý các đối tƣợng tham dự gồm :
+ Các khách tham dự trong nƣớc + Các khách tham dự nƣớc ngoài
Trong các đối tƣợng tham dự này ta lại phân loại tiếp: + Khách tham dự lần đầu
+ Khách tham dự lần 2 trở đi
Cũng trong đối tƣợng trên ta cũng lƣu ý đến
+ Khách tham dự tham gia giao dịch, tiếp thị
+ Khách tham dự nhằm nắm bắt các thông tin, tuyên truyền và phổ biến
+ Khách tham dự nhằm bán lẻ, giới thiệu cách sử dụng hàng
Từ các góc độ khác nhau, ngƣời tổ chức phải hết sức linh hoạt và nhạy bén để thu hút khách tham dự ở đây vấn đề nhà tổ chức cần quan tâm là :
- Việc xây dựng giá cả trong Form mời - Giới thiệu các thủ tục, chính sách và thể lệ
- Giới thiệu các loại dịch vụ phục vụ Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại nhƣ: đơn vị vận chuyển, đơn vị cho thuê các thiết bị phụ, cây cảnh, phục vụ vận chuyển ngƣời, làm visa, thuê khách sạn ... tại Việt Nam. Việc phục vụ còn nhiều ách tắc do ảnh hƣởng chung của nền Kinh tế - Xã hội. Vấn đề này không dễ giải quyết một sớm một chiều. Mặc dù vậy việc nghiên cứu để hạn chế những thiếu xót, sơ xuất vẫn cần thiết. Ngay các thủ tục hải quan, thể lệ tham dự cũng cần xem xét. Thí dụ việc khách tham dự đồng ý đăng ký tham dự xong việc xắp xếp chỗ tham dự chƣa đƣợc xác định dứt khốt hay có đƣợc xác định thì sau này cũng có thể bị đổi đi chỗ khác (ở đây khơng nói đến việc dịch chuyển là do yêu cầu chung) hay Ban tổ chức qui định phải nộp 50% số tiền đặt cọc trên tổng giá trị thì mới đƣợc xếp vào chỗ, trên thực tế ngƣời nắm các sơ đồ, xắp xếp gian hàng không thi hành. Tại đây vẫn còn một số lý do: ngƣời xếp chỗ không phải là ngƣời trực tiếp mời khách, ngƣời xếp chỗ khơng cơng khai vị trí xắp xếp, sự gắn bó giữa phòng tài vụ ngƣời mời khách và ngƣời xếp chỗ. Ngồi ra cịn có các lý do chủ quan cũng có khi của Ban tổ chức sợ khách tham dự không tham gia. Theo tôi nghĩ cần phải có các giải pháp tích cực ngay nhƣ sau: để đƣợc xác định vị trí trƣng bày ngay khách tham dự cần đảm bảo các yếu tố :
+ Đăng ký sớm cũng đặt cọc 50%
+ Xếp vị trí thơng báo ngay khách tham dự
Một vấn đề quan trọng hàng đầu là giá cả trong Form. Hiện nay các đơn vị tổ chức Việt Nam định ra ba loại giá khác biệt và lý do cũng rất không hợp lý:
+ Giá cho các cơng ty nƣớc ngồi, + Giá cho các công ty liên doanh và NK + Giá cho các đơn vị trong nƣớc.
Phân tích cụ thể ta thấy rất không hợp lý và gây tâm lý cho cơng ty nƣớc ngồi. Doanh nghiệp trong nƣớc thuận lợi và ít tốn kém hơn các cơng ty nƣớc ngồi. Họ phải tới tham dự từ một địa điểm xa xơi khác, các chi phí của họ gấp nhiều lần doanh nghiệp trong nƣớc nhƣ vé máy bay, phí vận chuyển hàng, chi phí ăn ở đi lại và các chi phí chuẩn bị khác trong hội chợ ... Trong khi đó các doang nghiệp nƣớc ngồi cịn có thể chƣa biết có thu đƣợc kết quả lâu dài hay không (điểm này sẽ đƣợc phân tích kỹ trong phần sau về tổ chức Hội chợThƣơng mại ở nƣớc ngồi). Do vậy theo tơi, việc định giá khác nhau là cần thiết, song phải khách quan và đối xử với khách tham dự nhƣ nhau. Cụ thể
+ Cơ chế một giá
+ phân định các vị trí tốt để định giá cao thí dụ tại các điểm gian hàng mở đƣợc hai vách, gian hàng ở trục đƣờng chính, gần cửa ra vào...cịn các vị trí khác là thứ hai hạ giá thấp hơn và giá thấp hơn nữa. Có thể có 3 loại giá A, B, C trong nhà và ngoài trời cũng vậy. Cách quyết định giá là vị trí trong khu triển lãm và các đồ dùng theo yêu cầu của khách tham dự.
+ Có thể khuyến mại đối với khách tham dự đã đăng ký nhiều gian hàng (trình bày diện tích lớn) hoặc tham dự nhiều lần và góp cơng vận động các đồng nghiệp cùng tham dự. Phần giảm giá (hay chi hoa hồng này) sẽ thông báo cụ thể bằng văn bản riêng tách biệt bảng giá trong form mời.
+ Nơi diễn ra Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại phải đƣợc cải tạo, sửa sang và quy hoạch đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế : những năm gần đây đã đƣợc sửa sang nhiều song để đảm bảo phục vụ tốt một Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại bình thƣờng cịn nhiều vấn đề cần bàn . Ơ đây ngƣời tổ chức nhƣ VINEXAD cũng chỉ tham gia ý kiến chứ khơng quyết định đƣợc vì khu vực triển lãm Hà nội VEFAC,... quản lý . VEFAX gần đây cũng tổ chức nhiều Hội chợ Triển lãm Thƣơng mại song do ý thức về việc này chƣa cao.Do vậy cần phải giải quyết nhiều cơng việc , địi hỏi chi phí và quyết tâm cao, cụ thể:
+ Sử lý điện, nƣớc cho các gian hàng đặc biệt cho các gian hàng có yêu cầu cao. Việc này do kết cấu khu nhà tồn tại từ trƣớc ( không phải dùng cho mục đích HCTL ) do vậy đƣờng điện và nƣớc cho các gian hàng có trƣng bày máy móc, thiết bị,.. vận hành cịn gập khó khăn, khơng đảm bảo.
+ Bộ điều hồ Trung Tâm xử lý tổng thể khi mùa hè nóng bức khơng
có, do vậy không đảm bảo nhiệt độ chuẩn là 25-27oC làm cho khách tham dự
và tham quan mệt mỏi và khó chịu. Điều này ảnh hƣởng đến tâm lý khách hàng.
+ Vệ sinh cơng cộng cịn q bẩn và khơng khép kín do cả ý thức và phƣơng tiện cũng làm cho khách hàng khó chịu.
+ Cơng tác bảo vệ khu vực HCTL chƣa đƣợc quán triệt đúng tinh thần. Còn để những ngƣời ăn mặc không gọn gàng, bẩn và những trẻ em lang thang kiếm sống vào làm mất mỹ quan và gây ảnh hƣởng về xã hội nói chung. Phải kể đến cách tiếp xúc của nhân viên bảo vệ cịn thiếu lịch sự.
+ Hoạt động thơng tin, chỉ dẫn chƣa chu đáo, đầy đủ và thƣờng xuyên, khách hàng còn bực bội và phàn nàn nhiều.
- Các nhà thầu đảm nhiệm các phần dịch vụ: đặc biệt là khâu cho thuê
các dụng cụ và thiết bị trong gian hàng. Chƣa nói đến giá cả khơng cơng khai, hay thay đổi vì do khơng có sẵn mà thƣờng khi khách yêu cầu thì đi thuê. Chƣa chịu đầu tƣ vào các thiết bị nhƣ: tủ bày hàng các loại, các loại giá đỡ, bục bệ, tivi, đầu video, tủ lạnh,... do vậy thƣờng bị động về nhiều vấn đề. Có những vật dụng quá xấu, quá yếu và hình thức khơng đẹp,...Riêng phần dàn dựng thì khá tốt , thƣờng khơng bị kêu ca. Cũng có lý do là vì hầu hết các đơn vị làm việc này là các văn phòng đại diện của nƣớc ngoài nhƣ PICO, KINGSMEN, CADIVI,..
+ Vấn đề cuối cùng đáng tập trung giải quyết ngay là con ngƣời phân công đảm trách các bộ phận, công việc của từng phần hoạt động HCTL: hầu