III. Vai trò của HCTL đối với hoạt động xúc tiến thƣơng mạ
3. Hồn thiện cơng tác tổ chức Hội chợ Triển lã mở nước ngoài:
Việc tổ chức Hội chợ triển lãm ở nƣớc ngồi địi hỏi trí tuệ và tiền của nhiều hơn so với ở trong nƣớc. Ở đây một tổ chức Hội chợ triển lãm Việt Nam phải sang một nƣớc, một khu vực trổ tài trong khi đó về mọi mặt của họ
hơn hẳn Việt Nam. Cũng chính vì vậy mà cũng chƣa có một đơn vị tổ chức Hội chợ triển lãm nào của Việt Nam đã tổ chức đƣợc riêng một Hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp tại nƣớc ngồi. Những hình thức tổ chức hiện nay ( hàng năm có trên 50 chục đồn) là mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào các Hội chợ Triển lãm do các tổ chức Hội chợ Triển lãm các nƣớc tổ chức. Tức là Việt Nam chỉ thuê một số gian hàng hay một khu vực để cho các doanh nghiệp Việt Nam trƣng bày và giới thiệu hàng ở đây chúng ta xem xét 2 lĩnh vực hoạt động khác:
- Mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào một Hội chợ Triển lãm nào đó tại nƣớc ngồi.
- Tổ chức Hội chợ Triển lãm của đơn vị tổ chức là doanh nghiệp Việt Nam tại nƣớc ngoài.
a) Mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào các Hội chợ Triển lãm Thương mại các nước:
Đây là hình thức vẫn đƣợc các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng từ trƣớc đến nay. Ngƣời tổ chức có thể là các đơn vị tổ chức triển lãm trong nƣớc, Phòng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam và có thể là các đơn vị chuyên ngành thuộc các Bộ, ngành trong cả nƣớc. Thực tế có nhiều doanh nghiệp Việt Nam trực tiếp liên hệ với các tổ chức Hội chợ Triển lãm nƣớc ngoài và tự đi tham dự. Về qui trình tham dự Hội chợ Triển lãm tại nƣớc ngoài cũng giống nhƣ Hội chợ Triển lãm trong nƣớc. Ơ đây chỉ khác là ngƣời tổ chức trong nƣớc hay bất kỳ một đơn vị nào đứng ra tổ chức hay tham dự là ngƣời mà bên tổ chức Hội chợ Triển lãm nƣớc ngoài coi là khách tham dự. Do vậy việc nghiên cứu thị trƣờng, khách hàng, mặt hàng, phong tục tập quán, lựa chọn Hội chợ Triển lãm , gian hàng... đòi hỏi phải cơng phu và cẩn thận vì chi phí cho hoạt động này rất đáng quan tâm. Thƣờng thì bao gồm các bƣớc sau: