III. Vai trò của HCTL đối với hoạt động xúc tiến thƣơng mạ
7. Tham gia hay huỷ?
+ Quyết định
+ Tiêu chí: - số khách tham dự
- số m2 bán đƣợc
8. Huỷ bỏ:
+ Thông báo cho các doanh nghiệp trong nƣớc + Thông báo cho ngƣời tổ chức
+ Thông báo cho các cơ quan liên quan
9. Tham gia:
+ Liên lạc với /trực tiếp làm việc - Xác nhận việc tham dự - Gập gỡ các doanh nghiệp
# gian hàng # sắp xếp đi lại
# vận chuyển hàng hố # thơng tin đại chúng # các hoạt động phụ khác # các hoạt động cần thiết khác - Đơn dăng ký tham dự:
# chuẩn bị gửi cho các doanh nghiệp # Kiểm tra chấp nhận của doanh nghiệp # hố đơn về chi phí tham dự
- mơ tả chi tiết - cụ thể các chi phí - các điều kiện ký hợp đồng - Ngƣời tổ chức ( organiser ) + Xác nhận số m2 + Danh mục khách tham dự + Diện tích cấp = Sơ đồ mặt bằng = Sổ tay hàng năm = Danh mục khách tham dự + Đặt các dịch vụ: = nƣớc/phế thải = điện = phone/fax = vệ sinh gian hàng = an ninh = thẻ khách tham dự
= giấy mời khách tham quan = phiên dịch/tiếp tân
= hoa/cây cảnh
- Thông tin về các hoạt động liên quan đến HCTL + Hội nghị
+ Hoạt động chính
+ Các đồn thƣơng mại tham quan - Dàn dựng gian hàng:
+ Bố trí theo nhóm
+ Thiết kế ( theo sự đồng nhất của khu quốc gia ) + Nơi đón tiếp khách
# thiết kế # Đồ gỗ # trang trí
# yêu cầu kỹ thuật
+ Nhà dàn dựng gian hàng địa phƣơng # yêu cầu đảm bảo
# kiểm tra các công việc + Trang trí phụ trợ
+ Thơng tin cơng chúng: Tạp chí thƣơng mại
Báo chí địa phƣơng
Quảng cáo, tờ gấp về các nhóm
Thơng tin mới nhất về nhà báo và ngƣời tổ chức Chuẩn bị họp báo
Lễ tân Họp báo - Sứ quán:
+ Xác nhận danh mục khách tham dự, giúp đỡ (nếu cần), các hoạt động cho khách tham dự, các hoạt động chính thức.
+ Thăm đại sứ / Tuỳ viên thƣơng mại. - Đại lý du lịch:
+ Danh sách khách tham dự
+ Sắp xếp du lịch cho khách tham dự + Đặt chuyến du lịch cho các đồng nghiệp - Đại lý vận chuyển:
+ Danh sách khách tham dự
+ Hàng trƣng bày của khách tham dự + Chuẩn bị đúng thời gian
- Các hoạt động khác: + Ăn tại gian hàng + Ra ngoài ăn