2.1 Phịng nghiên cứu thị trường
Hồn thiện các hoạt động và nghiệp vụ nghiên cứu thị trường các nhà cung ứng đầu vào cho cơng ty, nhằm mục đích lựa chọn được cho doanh nghiệp nhà cung ứng tốt nhất.
Phòng nghiên cứu thị trường tiến hành nghiên cứu các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển, cung cấp tài liệu giúp cho phòng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu lựa chọn và thực hiện kí kết các hợp đồng vận tải cho vận chuyển và giao nhận vật tư.
Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, xây dựng các căn cứ đánh giá và xác nhận chính xác các nguồn tin của các đơn vị cung ứng.
2.2 Phòng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư.
Phương hướng phát triển cho phòng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư được xây dựng dựa vào nhu cầu thiết yếu của sản xuất.
Yêu cầu chung với phòng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư phải xây dựng kế hoạch mua sắm khả thi phù hợp yêu cầu sản xuất và linh hoạt kịp thời đáp ứng được nhu cầu trong quá trình thay đổi sản xuất kinh doanh của công ty.
Nắm được tồn bộ hoạt động sử dụng vật tư tại cơng ty, những biến động trên thị trường kịp thời đưa ra những biện pháp khắc phục.
Luôn hoạt động trong trạng thái chủ động và đạt hiệu quả cao, khẳng định được vai trò của phịng trong tồn bộ q trình mua sắm vật tư.
2.3 Phòng quản lý sản xuất và phòng quản lý kỹ thuật
Mỗi phòng ban làm đúng các nhiệm vụ và hoàn thành kế hoạch được giao. Phịng quản lý sản xuất khơng ngừng giám sát mọi hoạt động sử dụng vật tư tại tất cả các xí nghiệp của công ty. Thực hiện đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vật tư và mức độ tiết kiệm vật tư trong q trình sản xuất và kinh doanh. Phịng quản lý sản xuất đảm bảo cho kế hoạch sử dụng vật tư được tiên hành đúng theo kế hoạch đã xây dựng, giám sát hoạt động sản xuất, phát hiện và sử lý các trường hợp vi phạm sử dụng lãng phí vật tư của cải của doanh nghiệp.
Phịng quản lý kỹ thuật đẩy mạnh hoàn thiện hoạt động xây dựng các định mức tiêu dùng vật tư, tiến hành xây dựng lại mức tiêu dùng cho từng chủng loại vật tư theo từng quý và từng năm, giám sát và quản lý hoạt động thực hiện mức tại các xí nghiệp. Tổ chức hoạt động kiểm tra cơng suất máy móc thiết bị tại các xí nghiệp, đảm bảo cho máy móc hoạt động hết cơng suất và tu sửa đúng chu kì và kế hoạch.
III. Giải pháp phát triển dịch vụ hậu cần vật tƣ cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội.
1.Các giải pháp công ty xây dựng để thực hiện mục tiêu đề ra
1.1.Công tác nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu đầu vào phải được tiến hành cụ thể, chủ động, nhạy bén và linh hoạt hơn. Chú trọng nghiên cứu các hành cụ thể, chủ động, nhạy bén và linh hoạt hơn. Chú trọng nghiên cứu các dịch vụ liên quan đến mua bán vật tư cho sản xuất.
Công tác nghiên cứu thị trường của công ty cần được quan tâm và chú ý đẩy mạnh ở các mặt sau:
Chuyển hướng nghiên cứu thị trường sang các thị trường cung ứng trọng điểm, và thị trường nội địa như : thị trường Hàn Quốc, Trung Quốc, thị trường Nhật Bản…thị trường than và hóa chất trong nước. Hiện nay Trung Quốc hiện đang là đối thủ mới, vững mạnh cạnh tranh với cơng ty. Mối quan hệ chính trị của Việt Nam- Trung Quốc hiện nay rất tốt là môi trường cho mở rộng và phát triển mối quan hệ cung ứng của cả hai nước trong thời gian tới.
Tận dụng mọi nguồn thơng tin để tìm kiếm các nhà cung ứng mới đối với những loại vật tư chỉ có một vài nhà cung ứng và giá thành cao để tìm kiếm cơ hội giảm giá thành mua sắm và tăng sức cạnh tranh về giá cho sản phẩm sản xuất ra.
Đào tạo đội ngũ nhân viên có năng lực về ngoại ngữ, giao dịch quốc tế, trong trường hợp cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác nghiên cứu thị trường.
Chú trọng quan tâm đến các thị trường dịch vụ của các yếu tố có liên quan đến việc cung cấp nguyên vật liệu như: Thị trường vận chuyển và giao nhận, thị trường bảo hiểm vận chuyển, dịch vụ kho vận… Đây là các yếu tố có tác dụng làm tăng thêm hiệu quả cho công tác hậu cần vật tư cho công ty.
Chú trọng hơn vào nghiên cứu phát triển thị trường trong nước phù hợp với mục tiêu nội địa hóa thị trường đầu vào nhằm tối thiểu hóa chi phí đầu vào.Thực tế các nhà cung ứng trong nước có nhiều ưu điểm hơn hẳn các nhà cung ứng ở nước ngoài, giá cả rẻ hơn, thủ tục thanh tốn đơn giản khơng phải qua thủ tục hải quan, khơng phải thanh tốn ngoại tệ, vận chuyển đơn giản nhanh chóng, q trình giao dịch và đàm phán thuận tiện hơn, việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong mua bán và giao nhận được giải quyết nhanh chóng. Thực hiện nội địa hóa sản phẩm đầu vào sẽ giúp cho cơng ty tiết kiệm được một khoản chi phí đầu vào khá lớn đặc biệt từ vận chuyển và giao nhận vật tư.
Xây dựng và củng cố thêm các trang thiết bị hiện đại, tin học hóa cho q trình nghiên cứu thị trường. Trang bị cơ sở vật chất cũng như các điều kiện cần thiết
cho tìm hiểu và phân tích thị trường, xây dựng đội ngũ cán bộ nghiên cứu nhạy bén có khả năng phân tích và đánh giá thị trường kinh doanh .
1.2Đẩy mạnh và hồn thiện hơn nữa cơng tác dịch vụ vận tải cho hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty.
Phát triển dịch vụ vận chuyển và giao nhận thông qua lựa chọn nhà cung ứng cung cấp dịch vụ. Công ty thực hiện các hoạt động tính tốn bài tốn vận tải, có phương án kết hợp giữa vận chuyển hai chiều, một chiều vận chuyển vật tư về kho của doanh nghiệp và chiều còn lại là vận chuyển sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp đến nơi tiêu thụ.
Nghiên cứu và thiết lập quan hệ làm ăn, hợp tác tin tưởng với các hãng vận tải uy tín trên thế giới và trong nước.
Tối thiểu hóa chi phí vận chuyển bằng cách lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ này trong nước, chuyển việc mua theo giá CIF thành mua theo giá FOB để có thể tự thuê phương tiên vận tải quốc tế, như vậy sẽ giúp cho công ty chủ động trong giao nhận và tiết kiệm được chi phí thuê tàu, thuê xe. Tuy nhiêm đây thực sự là vấn đề khó khăn trong khi các nhà kinh doanh dịch vụ logistics trong nước khơng có khả năng chuyên chở quốc tế đặc biệt bằng đường thủy, các nhà vận tải đa quốc gia uy tín việc kí kết các hợp đồng vận tải rất phức tạp, và đặc biệt khi có vấn đề phát sinh việc giải quyết rất khó khăn và tốn nhiều thời gian. Cơng ty có xu hướng sử dụng trung gian thương mại trong việc thiết lập quan hệ vận tải và giao nhận với các hãng vận tải quốc tế.
1.3Hồn thiện cơng tác dịch vụ chuẩn bị tài chính cho hoạt động mua vật tư cũng như quản lý nguồn tài chính trong tồn cơng ty.
Cơng tác này cần được chú trọng và phát triển hơn trong tương lại để có thể đáp ứng được nhu cầu vốn cho tiêu dùng mua sắm vật tư. Đẩy nhanh vòng quay và khả năng sinh lời của vốn đầu tư và các nguồn vốn huy động của công ty. Hồn thiện cơng tác dịch vụ hậu cần chuẩn bị vật tư cho sản xuất thông qua mua sắm vật tư, ngày càng đảm bảo về mặt tiến độ, kịp thời.
Công tác chuẩn bị tài chính phải bám sát theo kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch mua vật tư của công ty.
1.4Quản lý vật tư trong nội bộ và quản lý dự trữ cho tiêu dùng vật tư. Tổ chức phối hợp hoạt động của các phịng ban trong q trình hoạt động theo ngun tắc đảm bảo các bộ phận hoạt động tốt và cả bộ máy hoạt động tốt.
Cơng ty có các quyết định mới trong quản lý vật tư nội bộ và quản lý dự trữ cho tiêu dùng vật tư. Các định mức dự trữ hàng tồn kho được tính tốn để ngày càng tối ưu, giảm các chi phí trong khâu bảo quản và dự trữ hàng tồn kho.
Hoạt động chuẩn bị cho tiêu dùng vật tư hầu như đáp ứng được nhu cầu sản xuất, tuy nhiên do công nghệ mới được đưa vào áp dụng cho nên việc nắm vững các loại vật tư mới cần cho sản xuất tại các dây chuyền này cịn gặp nhiều khó khăn. Cơng tác chuẩn bị đầu vào cho sản xuất của các xí nghiệp cần được nâng cao hơn nữa ở mức độ cao hơn, luôn đảm bảo kịp thời về mặt thời gian và số lượng chất lượng vật tư.
Cần có sự hợp tác tốt hơn giữa hai phòng phòng sản xuất và quản lý sản xuất trong công tác chia sẻ thông tin quản lý tồn kho tại các cơng đoạn của q trình sản xuất. Phòng quản lý sản xuất sau khi lập kế hoạch về dự trữ nguyên vật liệu phải có hạng mục riêng tồn kho theo các cơng đoạn. Việc tính tốn kỹ các định mức dự trữ sẽ góp phần giảm chi phí về ngun vật liệu
Cơng ty ban hành một loạt các tài liệu và sổ sách mới với các khoản mục cụ thể cho việc quản lý vật tư trong kho. Với hệ thống sổ sách quản lý mới đảm bảo hoạt động quản lý và tính tốn các đính mức cấp phát vật tư và dự trữ chính xác hơn.
1.5.Đàm phán và giao dịch với các nhà cung ứng 1.5.1Với các đối tác trong nước
Trong giao dịch và đàm phán kí kết hợp đồng đi vào việc thỏa thuận những điều kiện mà cơng ty có thể tận dụng để giảm chi phí như: giá cả hàng hóa, thời gian thanh tốn, các ưu đãi về tài chính và phương thức thanh toán. Kéo dài
thời gian thanh tốn giúp cơng ty có lợi thế về mặt tài chính trên nguồn vốn chiếm dụng có thể đầu tư vào các hoạt động khác
Xây dựng quan hệ làm ăn tin tưởng, lâu dài hợp tác hai bên cùng có lợi. Tìm hiểu thêm các nhà cung ứng mới với nhiều điều kiện và chất lượng cao, luôn thực hiện mua tại ít nhất hai nhà cung ứng cho mỗi loại vật tư để luôn giành thế chủ động, tránh sự phụ thuộc và bị ép giá từ phía các nhà cung ứng.
Đẩy mạnh thực hiện các dự án liên doanh xây dựng nhà máy sản xuất các loại nguyên vật liệu như tơ sợi cho sản xuất của doanh nghiệp.
Với các nhà cung ứng trong nước cần phải tiến hành nội địa hóa thơng qua các hình thức liên doanh liên kết, đầu tư và hỗ trợ tài chính.
1.5.2 Với các nhà cung ứng nước ngoài
Tiến hành giao dịch đàm phán nhằm mục đích giảm thiểu các chi phí trong mua bán và giao nhận.
Quan tâm đến việc lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý nhất, lựa chọn đồng tiền thanh tốn là ngoại tệ theo hướng biến động có lợi cho Việt Nam, các điều kiện thanh toán nên mua vật tư theo giá CNF để doanh nghiệp có thể chủ động trong việc lựa chọn hãng vận tải và bảo hiểm cho chuyến hàng., thời gian thanh tốn cần được đàm phán kéo dài vì hiện nay hầu như cơng ty đều thanh tốn cho nhà cung ứng ba ngày sau khi giao hàng, đây là thời gian thanh tốn tương đối ngắn có ảnh hưởng khơng tốt đến cơng ty khi hoạt động chuẩn bị tài chính bị bế tắc và khơng đảm bảo đúng thời gian và tiến độ.
1.6. Tin học hóa cơng tác lập kế hoạch và các công cụ quản lý khác trên cơ sở cung cấp thêm cơ sở vật chất hiện đại và đào tào đội ngũ chuyên viên trong áp dụng khoa học cơng nghệ tin học hóa .
Cơng ty tiến hành mua sắm và lắp đặt máy tính cho tất cả các phịng ban chức năng của công ty. Thực hiện kết nối mạng nội bộ và mạng internet tồn cầu. Hiện nay trong tồn cơng ty có khoảng hai mươi máy tính có kết nối mạng. Mua và sử dụng các phần mền quản lý như phần mền kế toán, phần mền quản lý khách hàng. Phát triển tin học ở mức độ cao các phịng ban có thể trao đổi dữ liệu cho nhau
thông qua mạng nội bộ của cơng ty, có chương trình phần mền riêng phân nhánh cụ thể đến từng bộ phận để cập nhật và quản lý. Áp dụng tin học hóa vào mọi hoạt động của cơng ty nói chung và q trình đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào nói riêng là một sự đầu tư thích đáng cả về tài chính và nguồn nhân lực. Thời gian tiến hành cũng đòi hỏi hàng năm cơng ty phần mền cần có thời gian để tiến hành khảo sát, cài đặt chạy thủ và điều chỉnh chương trình, hướng dẫn nhân viên của cơng ty sử dụng các trang thiết bị và phần mền hoàn thiện trước khi áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Việc tin học hóa sẽ giúp cho nhân viên nắm bắt nhanh nhu cầu nguyên vật liệu để lên kế hoạch mua nguyên vật liệu đồng thời có sự chuẩn bị trong cơng tác dịch vụ hậu cần. Với hệ thống thơng tin đã có phịng mua hàng có thể có được số liệu về tình hình kế hoạch cũng như thực hiện kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu để từ đó có những quyết định về kế hoạch mua nguyên vật liệu một cách chính xác nhất. Theo dõi và quản lý việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng chính xác và nhanh chóng, có thể theo dõi tình hình cấp phát ngun vật liệu và tình hình sử dụng vật tư một cách chủ động kịp thời mà không cần sử dụng báo cáo giấy tờ như hiện nay. Công ty kiểm sốt được tồn bộ hoạt động mua vật tư và thanh tốn kịp thời, giúp lãnh đạo có các thơng tin để quản lý và đánh giá tình hình hoạt động của cơng ty.
1.7.Nâng cao năng suất lao động của nhân viên trong cơng ty nói chung và của bộ phận hoạt động đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất nói riêng
Năng suất lao động là chỉ tiêu chủ yếu cho thể hiện mối tương quan giữa chi phí lao động và kết quả do các thành quả lao động, chất lượng hồn thành cơng việc đem lại. Tại công ty cổ phần Dệt Công nghiệp Hà Nội yếu tố con người luôn được coi là yếu tố cốt lõi trong tồn bộ q trình hoạt động sản xuất kinh doanh.Không ngừng nâng cao năng suất lao động để góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào, duy trì và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra trong hoàn cảnh hiện nay. Nâng cao năng suất lao động của cơng nhân địi hỏi bản thân các cá nhân phải nỗ lực phấn đấu
và cơng ty có nhiều chính sách và cơ cấu nhân sự việc làm phù hợp trong bộ phận đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất của cơng ty.
+Thực hiện các chính sách tiền lương, tiền thưởng và các phúc lợi xã hội khuyến khích nhân viên làm việc trong tồn cơng ty nói chung và cán bộ nhân viên trong các bộ phận đảm bảo vật tư và các dịch vụ hậu cần vật tư.
+Cải thiện chính sách tiền lương đặc biệt là trong mức lương khởi điểm cho từng
loại lao động, linh hoạt điều chỉnh các mức lương để thu hút lao động có trình độ và tay nghề cao.
+Thực hiện bổ nhiệm thăng chức và tổ chức cán bộ quản lý: với hoạt động này cơng ty nhằm mục đích tạo ra cơ hội thăng tiến cho nhân viên, tạo động lực làm việc hết mình và cố gắng của cán bộ nhân viên trong khâu dịch vụ hậu cần vật tư.
+Tiến hành mở các lớp đào tạo ngắn hạn: để bổ sung cập nhật kiến thức và thông