2.1 Vận tải và giao nhận vật tư
Công ty đặt ra các yêu cầu với hoạt động vận tải và giao nhận vật tư : - Hoàn thiện và nâng cao công tác dịch vụ vận tải.
- Lựa chọn hãng vận tải uy tín và tính tốn giảm tối đa các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện giao nhận vật tư.
- Đào tạo và nâng cao trình độ logistics đến và tối ưu hóa q trình vận tải. - Hồn thiện hoạt động thuê vận tải đồng thời chuẩn bị đầu tư mua sắm trang thiết bị để thực hiện tự vận chuyển vật tư và hàng hóa.
- Nâng cao trình độ quản lý khâu vận tải và giao nhận hàng hóa.
Đây là vấn đề khó khăn nhất đối với doanh nghiệp hiện nay. Do quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng được mở rộng cho nên nhu cầu tài chính cho mua sắm vật tư càng tăng nhanh.
Yêu cầu đặt ra đối với khâu chuẩn bị tài chính là:
- Nắm chắc kế hoạch mua sắm vật tư để chuẩn bị số lượng vốn cần thiết một cách nhanh chóng kịp thời và chủ động.
- Quản lý tài chính phải được thực hiện chặt chẽ và minh bạch, đảm bảo lượng tiền khơng bị thất thốt và phản ánh được đúng tình hình hoạt động của cơng ty.
- Thiết lập các mối quan hệ với ngân hàng và các nguồn cho vay cũng như các doanh nghiệp cung ứng vật tư để được hưởng những ưu đãi về tài chính.
2.3 Dịch vụ kho hàng bảo quản
Yêu cầu cơ bản trong dịch vụ kho hàng là chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cho tiếp nhận và bảo quản vật tư hàng hóa về kho của cơng ty.
Cơng tác giao nhận phải diễn ra nhanh chóng và chính xác.
Nâng cao tính hiện đại của kho hàng, mua sắm và trang bị thêm các thiết bị cho bảo quản vật tư được đảm bảo, giảm mức hao hụt hàng hóa đến mức thấp nhất. Nâng cao trình độ của cán bộ kho trong bảo quản vật tư hàng hóa, nâng cao chất lượng kho hàng của cơng ty. Đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển vật tư hàng hóa.
- Bố trí kho chứa phù hợp với yêu cầu bảo quản và yêu cầu của tổ chức vận động hàng hóa.
- Sơ đồ hóa hệ thống kho chứa, đảm bảo việc tiếp nhận vật tư, chất xếp, xuất hàng theo kế hoạch thống nhất.
- Có hệ thống giấy tờ, chứng từ, thẻ kho, đầy đủ hợp lý và chính xác các nghiệp vụ kho.
- Bố trí cán bộ làm cơng tác kho có các phẩm chất phù hợp tuân thủ nghiêm ngặt kỷ luật tác nghiệp kho.
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thường xuyên thay đổi, do trình độ khoa học công nghệ và công nghệ sản xuất luôn được cải tiến. Yêu cầu đặt ra cho hoạt động định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại công ty là:
-Thực hiện xây dựng các định mức khoa học và nâng cao tính chính xác, tính hợp lý của mức tiêu dùng vật tư.
-Xây dựng mức thường xuyên cho các sản phẩm, phù hợp với các dây chuyền công nghệ mới.
-Hoạt động xây dựng mức phải được thực hiện trên các cơ sở khoa học kỹ thuật.
II. Phƣơng hƣớng phát triển dịch vụ hậu cần vật tƣ cho sản xuất của công ty Cổ phần Dệt Công nghiệp Hà Nội.
1.Phương hướng chung cho tồn cơng ty
Công ty đang trong giai đoạn phát triển mạnh, trong mục tiêu phát triển chung cơng ty có phương hướng cụ thể cho hoạt động hậu cần.
- Tiếp tục đẩy mạnh sản xuất kinh doanh của cơng ty thơng qua việc duy trì cơng suất 100% của hai công nghệ dệt vải mành và dệt vải địa kỹ thuật, tăng công suất và đưa vào ứng dụng các dây chuyền mới trong sản xuất vải không dệt.
- Tập trung vào marketing cả đầu ra và đầu vào, chú trọng công tác quản lý tiếp thị sản phẩm của doanh nghiệp với thị trường trong và ngồi nước.
- Tích cực tìm kiếm những khách hàng mới tiêu thụ trên thị trường thế giới. Mở rộng khách hàng, mở rộng quy mô sản xuất
- Không ngừng đầu tư đổi mới trang thiết bị, duy trì và nâng cao mơi trường làm việc thân thiện, phát huy các sáng kiến, cải tiến, đảm bảo nâng cao thu nhập và các khoản phúc lợi xã hội cho người lao động.
- Đảm bảo cho sản xuất được tiến hành liên tục và ổn định, đúng theo kế hoạch sản xuất.
- Đẩy mạnh các hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư và hoàn thiện các nghiệp vụ vận tải và giao nhận vật tư, bảo quản vật tư và cấp phát vật tư trong doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu đầu vào tiết kiệm với mức năm sau cao hơn năm trước.
- Nâng cao chất lượng cung ứng vật tư đầu vào, đảm bảo cung cấp đủ những nguyên vật liệu chủng loại mới phát sinh do cải tiến kỹ thuật cuả sản xuất hay cho sản phẩm mới.
- Tập trung đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cơng nhân tham gia vào quá trình cung ứng vật tư. Đây là phương hướng về nhân lực chủ yếu góp phần cho việc nâng cao hiệu quả của hoạt động mua sắm vật tư .
- Đẩy mạnh cơng tác chuẩn bị tài chính cho mua sắm vật tư của doanh nghiệp, minh bạch hóa các chỉ tiêu tài chính, quản lý hiệu quả dịng tiền sử dụng trong kinh doanh và tăng số vay quay của vốn lưu động.
- Đẩy mạnh nghiên cứu thì trường. Tiến hành hoạt động giao dịch và đàm phán nhằm mục đích giảm giá mua vật tư kỹ thuật.
- Thực hành tiết kiệm trong sản xuất và tiêu dùng vật tư kỹ thuật.
- Bảo dưỡng bảo trì máy móc thường xuyên để luôn đảm bảo cho máy móc làm việc hết công suất mang lại hiệu quả cao cho sản xuất.
- Giảm tối thiểu các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
2.Phương hướng cụ thể cho từng bộ phận. 2.1 Phòng nghiên cứu thị trường 2.1 Phòng nghiên cứu thị trường
Hoàn thiện các hoạt động và nghiệp vụ nghiên cứu thị trường các nhà cung ứng đầu vào cho cơng ty, nhằm mục đích lựa chọn được cho doanh nghiệp nhà cung ứng tốt nhất.
Phòng nghiên cứu thị trường tiến hành nghiên cứu các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển, cung cấp tài liệu giúp cho phòng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu lựa chọn và thực hiện kí kết các hợp đồng vận tải cho vận chuyển và giao nhận vật tư.
Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, xây dựng các căn cứ đánh giá và xác nhận chính xác các nguồn tin của các đơn vị cung ứng.
2.2 Phòng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư.
Phương hướng phát triển cho phòng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư được xây dựng dựa vào nhu cầu thiết yếu của sản xuất.
Yêu cầu chung với phòng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư phải xây dựng kế hoạch mua sắm khả thi phù hợp yêu cầu sản xuất và linh hoạt kịp thời đáp ứng được nhu cầu trong quá trình thay đổi sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Nắm được tồn bộ hoạt động sử dụng vật tư tại công ty, những biến động trên thị trường kịp thời đưa ra những biện pháp khắc phục.
Luôn hoạt động trong trạng thái chủ động và đạt hiệu quả cao, khẳng định được vai trò của phịng trong tồn bộ q trình mua sắm vật tư.
2.3 Phịng quản lý sản xuất và phòng quản lý kỹ thuật
Mỗi phòng ban làm đúng các nhiệm vụ và hoàn thành kế hoạch được giao. Phịng quản lý sản xuất khơng ngừng giám sát mọi hoạt động sử dụng vật tư tại tất cả các xí nghiệp của cơng ty. Thực hiện đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vật tư và mức độ tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Phòng quản lý sản xuất đảm bảo cho kế hoạch sử dụng vật tư được tiên hành đúng theo kế hoạch đã xây dựng, giám sát hoạt động sản xuất, phát hiện và sử lý các trường hợp vi phạm sử dụng lãng phí vật tư của cải của doanh nghiệp.
Phòng quản lý kỹ thuật đẩy mạnh hoàn thiện hoạt động xây dựng các định mức tiêu dùng vật tư, tiến hành xây dựng lại mức tiêu dùng cho từng chủng loại vật tư theo từng quý và từng năm, giám sát và quản lý hoạt động thực hiện mức tại các xí nghiệp. Tổ chức hoạt động kiểm tra cơng suất máy móc thiết bị tại các xí nghiệp, đảm bảo cho máy móc hoạt động hết công suất và tu sửa đúng chu kì và kế hoạch.
III. Giải pháp phát triển dịch vụ hậu cần vật tƣ cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội.
1.Các giải pháp công ty xây dựng để thực hiện mục tiêu đề ra
1.1.Công tác nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu đầu vào phải được tiến hành cụ thể, chủ động, nhạy bén và linh hoạt hơn. Chú trọng nghiên cứu các hành cụ thể, chủ động, nhạy bén và linh hoạt hơn. Chú trọng nghiên cứu các dịch vụ liên quan đến mua bán vật tư cho sản xuất.
Công tác nghiên cứu thị trường của công ty cần được quan tâm và chú ý đẩy mạnh ở các mặt sau:
Chuyển hướng nghiên cứu thị trường sang các thị trường cung ứng trọng điểm, và thị trường nội địa như : thị trường Hàn Quốc, Trung Quốc, thị trường Nhật Bản…thị trường than và hóa chất trong nước. Hiện nay Trung Quốc hiện đang là đối thủ mới, vững mạnh cạnh tranh với cơng ty. Mối quan hệ chính trị của Việt Nam- Trung Quốc hiện nay rất tốt là môi trường cho mở rộng và phát triển mối quan hệ cung ứng của cả hai nước trong thời gian tới.
Tận dụng mọi nguồn thơng tin để tìm kiếm các nhà cung ứng mới đối với những loại vật tư chỉ có một vài nhà cung ứng và giá thành cao để tìm kiếm cơ hội giảm giá thành mua sắm và tăng sức cạnh tranh về giá cho sản phẩm sản xuất ra.
Đào tạo đội ngũ nhân viên có năng lực về ngoại ngữ, giao dịch quốc tế, trong trường hợp cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác nghiên cứu thị trường.
Chú trọng quan tâm đến các thị trường dịch vụ của các yếu tố có liên quan đến việc cung cấp nguyên vật liệu như: Thị trường vận chuyển và giao nhận, thị trường bảo hiểm vận chuyển, dịch vụ kho vận… Đây là các yếu tố có tác dụng làm tăng thêm hiệu quả cho công tác hậu cần vật tư cho công ty.
Chú trọng hơn vào nghiên cứu phát triển thị trường trong nước phù hợp với mục tiêu nội địa hóa thị trường đầu vào nhằm tối thiểu hóa chi phí đầu vào.Thực tế các nhà cung ứng trong nước có nhiều ưu điểm hơn hẳn các nhà cung ứng ở nước ngoài, giá cả rẻ hơn, thủ tục thanh tốn đơn giản khơng phải qua thủ tục hải quan, khơng phải thanh tốn ngoại tệ, vận chuyển đơn giản nhanh chóng, q trình giao dịch và đàm phán thuận tiện hơn, việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong mua bán và giao nhận được giải quyết nhanh chóng. Thực hiện nội địa hóa sản phẩm đầu vào sẽ giúp cho cơng ty tiết kiệm được một khoản chi phí đầu vào khá lớn đặc biệt từ vận chuyển và giao nhận vật tư.
Xây dựng và củng cố thêm các trang thiết bị hiện đại, tin học hóa cho quá trình nghiên cứu thị trường. Trang bị cơ sở vật chất cũng như các điều kiện cần thiết
cho tìm hiểu và phân tích thị trường, xây dựng đội ngũ cán bộ nghiên cứu nhạy bén có khả năng phân tích và đánh giá thị trường kinh doanh .
1.2Đẩy mạnh và hồn thiện hơn nữa cơng tác dịch vụ vận tải cho hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty.
Phát triển dịch vụ vận chuyển và giao nhận thông qua lựa chọn nhà cung ứng cung cấp dịch vụ. Công ty thực hiện các hoạt động tính tốn bài tốn vận tải, có phương án kết hợp giữa vận chuyển hai chiều, một chiều vận chuyển vật tư về kho của doanh nghiệp và chiều còn lại là vận chuyển sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp đến nơi tiêu thụ.
Nghiên cứu và thiết lập quan hệ làm ăn, hợp tác tin tưởng với các hãng vận tải uy tín trên thế giới và trong nước.
Tối thiểu hóa chi phí vận chuyển bằng cách lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ này trong nước, chuyển việc mua theo giá CIF thành mua theo giá FOB để có thể tự thuê phương tiên vận tải quốc tế, như vậy sẽ giúp cho công ty chủ động trong giao nhận và tiết kiệm được chi phí thuê tàu, thuê xe. Tuy nhiêm đây thực sự là vấn đề khó khăn trong khi các nhà kinh doanh dịch vụ logistics trong nước khơng có khả năng chuyên chở quốc tế đặc biệt bằng đường thủy, các nhà vận tải đa quốc gia uy tín việc kí kết các hợp đồng vận tải rất phức tạp, và đặc biệt khi có vấn đề phát sinh việc giải quyết rất khó khăn và tốn nhiều thời gian. Cơng ty có xu hướng sử dụng trung gian thương mại trong việc thiết lập quan hệ vận tải và giao nhận với các hãng vận tải quốc tế.
1.3Hồn thiện cơng tác dịch vụ chuẩn bị tài chính cho hoạt động mua vật tư cũng như quản lý nguồn tài chính trong tồn cơng ty.
Công tác này cần được chú trọng và phát triển hơn trong tương lại để có thể đáp ứng được nhu cầu vốn cho tiêu dùng mua sắm vật tư. Đẩy nhanh vòng quay và khả năng sinh lời của vốn đầu tư và các nguồn vốn huy động của công ty. Hồn thiện cơng tác dịch vụ hậu cần chuẩn bị vật tư cho sản xuất thông qua mua sắm vật tư, ngày càng đảm bảo về mặt tiến độ, kịp thời.
Cơng tác chuẩn bị tài chính phải bám sát theo kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch mua vật tư của công ty.
1.4Quản lý vật tư trong nội bộ và quản lý dự trữ cho tiêu dùng vật tư. Tổ chức phối hợp hoạt động của các phòng ban trong quá trình hoạt động theo nguyên tắc đảm bảo các bộ phận hoạt động tốt và cả bộ máy hoạt động tốt.
Cơng ty có các quyết định mới trong quản lý vật tư nội bộ và quản lý dự trữ cho tiêu dùng vật tư. Các định mức dự trữ hàng tồn kho được tính tốn để ngày càng tối ưu, giảm các chi phí trong khâu bảo quản và dự trữ hàng tồn kho.
Hoạt động chuẩn bị cho tiêu dùng vật tư hầu như đáp ứng được nhu cầu sản xuất, tuy nhiên do công nghệ mới được đưa vào áp dụng cho nên việc nắm vững các loại vật tư mới cần cho sản xuất tại các dây chuyền này cịn gặp nhiều khó khăn. Công tác chuẩn bị đầu vào cho sản xuất của các xí nghiệp cần được nâng cao hơn nữa ở mức độ cao hơn, luôn đảm bảo kịp thời về mặt thời gian và số lượng chất lượng vật tư.
Cần có sự hợp tác tốt hơn giữa hai phòng phòng sản xuất và quản lý sản xuất trong công tác chia sẻ thông tin quản lý tồn kho tại các cơng đoạn của q trình sản xuất. Phịng quản lý sản xuất sau khi lập kế hoạch về dự trữ nguyên vật liệu phải có hạng mục riêng tồn kho theo các cơng đoạn. Việc tính tốn kỹ các định mức dự trữ sẽ góp phần giảm chi phí về ngun vật liệu
Công ty ban hành một loạt các tài liệu và sổ sách mới với các khoản mục cụ thể cho việc quản lý vật tư trong kho. Với hệ thống sổ sách quản lý mới đảm bảo hoạt động quản lý và tính tốn các đính mức cấp phát vật tư và dự trữ chính xác hơn.
1.5.Đàm phán và giao dịch với các nhà cung ứng