Để hoạt động mua hàng được hồn thiện thì cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng cần đi theo một quy trình khoa học, hợp lý, có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong cơng ty. Do đó, theo em quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng của cơng ty có thể tiến hành theo 4 bước:
Bước Cơng việc cần thực hiện Bộ phận thực hiện 1 Kiểm tra hàng tồn
Kiểm tra tình hình sản xuất và các đơn đặt hàng
Bộ phận kho
Bộ phận sản xuất và bộ phận kinh doanh
2 Xem xét, phê duyệt danh sách các mặt hàng cần mua
Ban giám đốc 3 Xem xét kết quả về lượng
hàng tồn kho cũng như lượng hàng cần cho sản xuất
Lập kế hoạch mua hàng
Bộ phận mua hàng
4 Phê duyệt kế hoạch mua hàng Ban giám đốc
- Cơng ty cần có sự phối hợp giữa bộ phận kho, bộ phận sản xuất cũng như bộ phận kinh doanh để xác định rõ lượng hàng tồn, lượng hàng cần cho sản xuất cũng như lượng hàng cần để phục vụ cho việc bán ra. Do đó, các cơng việc trong bước 1 sẽ giúp xác định một cách chính xác các mặt hàng, lượng hàng cần mua.
- Sau khi đã xác định được các mặt hàng, lượng hàng cần mua trưởng các bộ phận nêu trên cần báo cáo lên Ban giám đốc xin phê duyệt nhằm đảm bảo một cách chính xác nhất nhu cầu mua hàng.
- Bộ phận mua hàng sẽ tổng hợp các kết quả thu thập được từ các bộ phận nêu trên để xác định lại các mặt hàng, lượng hàng cần mua để lập kế hoạch mua hàng cụ thể.
- Sau kế hoạch mua hàng đã được lập, cần thiết trình lên ban giám đốc phê duyệt lần cuối để có thể đảm bảo chắc chắn tính khả thi của bản kế hoạch mua hàng. Ví dụ: Cuối tháng 12/2012, bộ phận kho tiến hành kiểm tra lượng hàng tồn trong kho báo cáo lên Ban giám đốc lượng hàng tồn là 500kg nguyên liệu.
Bộ phận kinh doanh thống kê đơn đặt hàng của khách báo cáo lên Ban giám đốc lượng hàng khách đặt là 2000kg sản phẩm.
Bộ phận sản xuất căn cứ vào khối lượng hàng khách đặt cũng như khả năng sản xuất của công ty đưa ra báo cáo lượng hàng cần cho sản xuất là 2200kg nguyên liệu đồng thời thống kê những mặt hàng cần mua.
Các kết quả này sẽ được trưởng các bộ phận lập thành báo cáo trình lên Ban giám đốc, Ban giám đốc xem xét, phê duyệt và đưa xuống bộ phận mua hàng.
Bộ phận mua hàng xem xét các kết quả đã được thơng qua tính ra nhu cầu mua hàng cho tháng 1/2013 là 1700 kg nguyên liệu. Từ đó tiến hành lập kế hoạch mua hàng trình lên Ban giám đốc.
Cuối cùng, Ban giám đốc xem xét , phê duyệt kế hoạch mua hàng lần cuối và chính thức đưa vào thực hiện.