Ngân sách mua hàng là bản kế hoạch chi tiết về tài chính của hoạt động mua hàng được xác định cho một khoảng thời gian kinh doanh hoặc cho từng thương vụ mua hàng. Xây dựng ngân sách mua hàng là một hoạt động rất quan trọng bởi nguồn lực tài chính của cơng ty ln có hạn, do đó cần phải phân bổ một cách hợp lý các nguồn tài chính cho các hoạt động đảm bảo vừa tiết kiệm vừa hiệu quả.
Để xây dựng một bản ngân sách hoàn chỉnh công ty cần lên ngân sách theo các chỉ tiêu:
- Chi phí trả cho nhà cung ứng: Các khoản chi phí này sẽ được xác định dựa theo chi phí hàng mua.
Chi phí trả cho nhà cung ứng = Khối lượng hàng mua x giá bán hàng mua.
Ví dụ: công ty nhập 2000kg inox mã hiệu SUS310S-T1_C_37.5 từ công ty TNHH kim khí THYSSENT với giá 105000 đ/kg. Do đó chi phí phải trả cho nhà cung cấp là 2000 * 105000= 210 000 000 đ.
- Chi phí vận chuyển hàng mua: chi phí vận chuyển hàng mua được tính cho trường hợp cơng ty nhập khẩu hàng hóa từ nước ngồi. Chi phí vận chuyển bắt đầu được tính từ khi hàng cập cảng Hải Phịng cho đến khi hàng đã giao tại kho của cơng ty và tính theo giá thỏa thuận với cơng ty phụ trách vận chuyển hàng hóa.
- Chi phí bảo hiểm hàng mua: Cơng ty thường xuyên mua hàng với số lượng lớn do đó nhất thiết phải mua bảo hiểm hàng hóa nhằm tránh những rủi ro bất thường gây thiệt hại cho cơng ty.
Chi phí bảo hiểm hàng mua = tỷ lệ phí x số tiền bảo hiểm
Trong đó: Tỷ lệ phí bảo hiểm phụ thuộc vào loại hàng hóa, phương thức đóng gói, phương tiện vận chuyển…
Số tiền bảo hiểm là giá trị hàng hóa so người được bảo hiểm kê khai. Giá trị bảo hiểm được tính dựa trên: giá trị của lơ hàng theo hợp đồng, hóa đơn mua bán cộng chi phí vận chuyển và phí bảo hiểm.
- Các loại thuế: thường tính với trường hợp hàng nhập khẩu. Theo đó thuế quan sẽ được tính theo đơn giá hàng. Ví dụ: đơn giá hàng theo giá CIF là 200 000 000 trđ thì thuế quan thuế nhập khẩu sẽ tính bằng 10% trên giá CIF, tức là bằng 20 000 000 trđ.
- Phí và lệ phí khác trong mua hàng: Như các loại phí cầu đường sẽ được tính theo quy định chung của Nhà nước.
- Chi phí nhân sự trong mua hàng: Chi phí nhân sự sẽ được tính theo bậc lương của từng nhân viên mua hàng, theo số ngày công, cũng như theo thành tích đạt được.
Căn cứ lập ngân sách mua hàng: để lập một bản ngân sách mua hàng cần phải có những căn cứ rõ ràng, chi tiết. Các căn cứ cần có như: dự báo nhu cầu mua hàng của cơng ty, dự trù các khoản chi phí phát sinh đồng thời cần nắm rõ sự thay đổi của các yếu tố liên quan đến nhà nước, pháp luật, các chính sách tác động đến xuất nhập khẩu. Ngân sách mua hàng cần được xây dựng bám sát vào mục tiêu cũng như khả năng tài chính và nguồn nhân lực của cơng ty.
Quy trình lập ngân sách mua hàng: để xây dựng một bản ngân sách mua hàng cơng ty có thể thơng qua một số bước sau:
Bước 1: Xem lại ngân sách năm trước. Bước 2: Xem lại kế hoạch năm thực hiện.
Bước 3: Xem xét các chỉ tiêu về nhu cầu mua hàng, mục tiêu mua hàng, phương án mua hàng và các chỉ tiêu cần thiết khác nếu có.
Bước 4: Tính tốn lập dự tốn ban đầu và thảo luận dự tốn đó với các cấp khác nhau trong cơng ty.
Bước 5: Điều chỉnh lại dự tốn ban đầu và hồn chỉnh bản ngân sách mua hàng để có được bản ngân sách phù hợp nhất với khả năng của công ty.