Hiện nay, các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của cơng ty nhìn chung tương đối đầy đủ và hợp lý. Tuy nhiên để hoàn thiện hơn về kế hoạch mua hàng công ty cần bổ xung thêm một số các căn cứ khác như:
- Khoảng cách địa lý của nguồn hàng: đây là một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí mua hàng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khoảng cách địa lý của nguồn hàng khơng q xa so với kho hàng của công ty cũng giúp giảm thiểu được rất nhiều rủi ro trong mua hàng như những rủi ro có thể phát sinh trong q trình vận chuyển. Ví dụ: cơng ty thường xun nhập hàng từ cơng ty Vulcan Industrial Corporation của Đài Loan do đó gặp rất nhiều khó khăn trong khâu vận chuyển cũng như thời gian giao nhận hàng. Do đó, cơng ty nên chủ động tìm kiếm những nhà cung cấp đáng tin cậy trong nước để khắc phục những hạn chế nêu trên.
- Điều kiện pháp lý, tiêu chuẩn hiện hành: các quy định về pháp lý, tiêu chuẩn hiện hành như: thuế, các thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu thường có sức ảnh hưởng lớn đến thời gian mua hàng, chi phí mua hàng của cơng ty. Do đó, khi xây dựng các bản kế hoạch mua hàng công ty cần chú ý đến các văn bản pháp lý, các tiêu chuẩn có liên quan tránh gặp phải những rủi ro khơng đáng có do thiếu kiến
thức pháp luật. Ví dụ: với các đơn hàng nhập khẩu cơng ty cần tìm hiểu rõ về các thủ tục hải quan, chủ động soạn thảo nội dung hợp đồng mua hàng một cách rõ ràng, chi tiết.
3.3.4. Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xác định nhu cầu mua hàng của cơng ty.
Quy trình xác định nhu cầu mua hàng của công ty thường được xác đinh từ dưới lên. Tuy nhiên, theo em để công tác lập kế hoạch mua hàng được hồn thiện hơn cơng ty nên áp dụng quy trình xác định nhu cầu mua hàng “ trên – dưới – trên”.
Việc xác định nhu cầu mua hàng cần dựa trên các kết quả xác định về: lượng hàng tồn kho, lượng hàng cần cho sản xuất. Theo đó, cơng ty xác định nhu cầu hàng mua theo công thức:
Lượng hàng cần mua = Lượng hàng cần cho sản xuất – lượng hàng tồn trong kho. Thông qua các bản báo cáo về hàng tồn, báo cáo tình hình sản xuất, tình hình đặt hàng của các bộ phận kho, bộ phận sản xuất, bộ phận kinh doanh, Ban giám đốc sẽ có trách nhiệm đề ra nhu cầu hàng mua cần cho sản xuất và đưa xuống bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng có nhiệm vụ xem xét nhu cầu đã đề ra, đồng thời, dựa trên tình hình thực tế của cơng ty, cũng như sự tham mưu của bộ phận kế tốn, bộ phận mua hàng đề ra nhu cầu chính xác và báo cáo lên cấp trên, xin phê duyệt. Ban giám đốc xem xét, phê duyệt lần cuối báo cáo về nhu cầu mua hàng của bộ phận mua hàng rồi chính thức đưa ra quyết định về nhu cầu hàng mua.
Ví dụ: Với mặt hàng Inox mã hiệu SUS310S-T1_C_37.5 cuối tháng 12/2012 bộ phận kho sau quá trình kiểm tra đưa ra thơng báo lượng hàng tồn trong kho là 1000kg; bộ phận sản xuất phối hợp cùng bộ phận kinh doanh đưa ra thông báo cần 9000kg nguyên liệu cho sản xuất. Lượng hàng tồn cũng như lượng hàng cần cho sản xuất sẽ được báo cáo lên Ban giám đốc, sau khi xem xét các báo cáo này cùng với sự cân đối trong năng tài chính của cơng ty, Ban giám đốc sẽ đề xuất nhu cầu về lượng hàng cần mua đưa xuống bộ phận mua hàng và các bộ phận có liên quan. Bộ phận mua hàng và các bộ phận có liên quan xem xét và phản hồi lại với cấp trên. Sau khi có sự thơng nhất về nhu cầu hàng mua, bộ phận mua hàng sẽ chính thức tiến hành lập kế hoạch mua hàng.
Với cách thức xác định nhu cầu này sẽ đảm bảo xác định nhu cầu một cách chính xác nhất do có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban cũng như sự giám sát của ban lãnh đạo. Điều này khơng những tránh được tình trạng xác định nhu cầu sai do trì nh độ, năng lực của nhân viên mà cịn tránh được tình trạng gian lận nhằm thu lợi riêng của nhân viên các bộ phận.
3.3.5. Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xác định mục tiêu, phương án mua hàng. án mua hàng.
Hiện nay, các mục tiêu mua hàng mà công ty đề ra tương đối đầy đủ, chi tiết. Tuy nhiên, trước sự biến động của thị trường cũng như những sự thay đổi của đối
thủ cạnh tranh thì các mục tiêu cũng cần thay đổi một cách linh hoạt theo từng thời kì. Ví dụ: Với những đơn hàng nhập khẩu từ nước ngồi cơng ty nên bổ sung thêm mục tiêu về giảm thiểu rủi ro trong mua hàng. Với những đơn hàng trong nước cơng ty cần có sự kết hợp giữa các mục tiêu về đảm bảo thời hạn giao hàng, mục tiêu đảm bảo chi phí mua hàng là thấp nhất, thiết lập mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp…
Các mặt hàng cần mua của công ty thường rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại đặc biệt là các mặt hàng về nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thường có rất nhiều thơng số. Do đó để tránh nhầm lẫn, cơng ty nên lập phương án mua hàng cụ thể cho từng mặt hàng. Nội dung của phương án mua hàng cần lập bao gồm:
- Danh mục các sản phẩm cần mua và các tiêu chuẩn về chất lượng, mẫu mã, số lượng sản phẩm.
- Mục tiêu mua hàng: mục tiêu mua hàng cần đảm bảo phải được cụ thể hóa trong từng lần mua hàng. Bên cạnh đó, cơng ty cần chú trọng và hướng tới mục tiêu huy động được tín dụng từ nhà cung cấp.
- Giao nhận: để hoạt động giao nhận được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi công ty cần chú trọng làm rõ các vấn đề về đo lường, kiểm tra kĩ lưỡng tiêu chuẩn sản phẩm trước khi nhập hàng về.
- Thời hạn giao hàng: đây là một trong những mục tiêu hàng đầu khi mua hàng của cơng ty. Do đó, trong bản phương án mua hàng công ty cần nêu rõ thời hạn giao hàng an toàn cho phép.
- Thời hạn thanh tốn: đây ln là một nội dung quan trọng và rất được cả bên mua và bán quan tâm. Do đó, cơng ty cần cụ thể hóa thời hạn thanh tốn trong bản phương án mua hàng. Cần đưa ra những mức độ ưu tiên và những yêu cầu về thanh toán khi mua hàng.
- Các tài liệu đi kèm: các tài liệu đi kèm thường bao gồm các chứng từ, hướng dẫn sử dụng, giấy chứng nhận nguồn gốc…
Ví dụ: Phương án mua mặt hàng INOX mã hiệu SUS310S-T1_C_37.5 từ nhà cung cấp cơng ty TNHH Kim khí THYSSENT trong tháng 1/2013:
- Mục tiêu mua hàng: đảm bảo chất lượng hàng hóa, đảm bảo thời hạn giao hàng, đảm bảo thiết lập mối quan hệ lâu dài với NCC.
- Tên hàng: Inox;
- Mã hiệu : SUS310S-T1_C_37.5;
- Quy cách: Dày 1cm ; Rộng 37,5 cm; Dài 12 cm; Đơn vị tính Kg; - Số lượng hàng mua trong tháng 1: 7000kg;
- Giao nhận: hàng hóa được giao tại kho của công ty, do nhân viên Nguyễn Văn A phụ trách kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho;
- Thời hạn giao hàng: 8h sáng, ngày 01 tháng 01 năm 2013;
- Tài liệu đi kèm: Giấy chứng nhận nguồn gốc, giấy chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng.
Phương án mua hàng nên được lập cho từng thương vụ. Phương án mua hàng càng chi tiết bao nhiêu thì hoạt động mua hàng càng trở nên dễ dàng và hiệu quả bấy nhiêu.