I .GỚ THỆU CHUNG VỀ TRUNG TÂM DU LỊCH LỮ HÀNH PHÙ ĐỔNG
1.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm du lịch lữ hành Phù Đổng
1.2.2.1. Các bộ phận, chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ của từng bộ
phận trong Trung tâm
Giám đốc Trung tâm
- Là người đứng đầu trong Trung tâm, chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Trung tâm cho đúng chính sách, pháp luật của nhà nước và nghị quyết của đại hội CNVC.
- Có quyền quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, nhiệm vụ cụ thể, quyền hạn và phạm vi hạch toán kinh tế của các bộ phận trực thuộc Trung tâm phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Có kế hoạch quy hoạch, lựa chọn, bố trí và sử dụng cán bộ trong công ty theo tiêu chuẩn, chức danh, cấp bậc và theo yêu cầu phát triển sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
- Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động của Trung tâm trước chi hội và trước đại hội CNVC.
- Phải tôn trọng sự lãnh đạo của tổ chức Đảng theo điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam. Tôn trọng và tạo điều kiện thuận lợi cho Cơng đồn và Đồn thanh niên hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ của tổ chức đó.
Phó giám đốc Trung tâm:
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc Trung tâm về những nhiệm vụ thuộc phạm vi, quyền hạn giám đốc giao. Tổ chức thực hiện, hoàn thành phần việc được phụ trách.
- Đề xuất các ý kiến, kiến nghị những việc thuộc phạm vi trách nhiệm với giám đốc Trung tâm.
- Giải quyết một số công việc khi được giám đốc uỷ quyền.
- Được duyệt chi tài chính từ mức 1.500.000 (Một triệu năm trăm nghìn đồng) trở xuống.
- Nhiệm vụ, quyền hạn của kế toán theo quy định của nhà nước đã ban hành.
- Chỉ đạo và tổ chức hoàn thiện tồn bộ cơng tác kế tốn - thống kê trong đơn vị, phân công cơng việc, bố trí các nhân viên kế tốn trong phịng Kế tốn - Tài vụ cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh của đơn vị. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về công tác kế tốn tài chính.
Phịng kế tốn - tài vụ:
- Kiểm tra, giám sát mọi hoạt động kinh tế diễn ra trong đơn vị. Tổng hợp phân tích số liệu hoạt động kinh tế trong Trung tâm, tham mưu đề xuất cho công tác quản lý sản xuất, kinh doanh của Trung tâm đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Cập nhật sổ cách, hạch toán đầy đủ các loại doanh thu và chi phí sản xuất trong đơn vị. Chịu trách nhiệm trước cơ quan, trước pháp luật về việc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê tại Trung tâm.
- Tổ chức áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật về công tác kế toán và sắp xếp, tinh giảm gọn nhẹ bộ máy kế toán trong đơn vị cho phù hợp với mơ hình sản xuất, kinh doanh của Trung tâm.
- Việc quản lý cấp phát, thu tiền của khách, của nội bộ Trung tâm và bảo vệ an toàn tiền tệ theo quy định của Bộ Tài chính.
- Thường xuyên báo cáo thông tin kịp thời những số liệu về tài chính với giám đốc Trung tâm và các ban, ngành có liên quan.
- Các kế toán viên phải chấp hành nghiêm túc sự phân cơng của kế tốn trưởng, của lãnh đạo Trung tâm và thực hiện đúng các quy định của nhà nước.
Phịng Tổ chức hành chính:
- Giúp cho giám đốc Trung tâm xây dựng mơ hình và sắp xếp bộ máy tổ chức của Trung tâm để tạo sức mạnh trí tuệ của tập thể đảm bảo phù hợp với dây chuyền kinh doanh - phục vụ theo thị trường, đồng thời phải thoả
mãn một số nguyện vọng của CBCNV trong Trung tâm … thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ nhân sự.
- Đề xuất việc phân công, điều chỉnh lao động trong Trung tâm cho hợp lý. Thực hiện nhiệm vụ thường xuyên theo chức danh biên chế. Được đề nghị các quyền lợi, chế độ chính đáng, hợp pháp cho cán bộ cơng nhân viên trong Trung tâm.
- Trực tiếp tham gia vào các hội đồng tuyển dụng lao động và chấm dứt hợp đồng lao động trong Trung tâm.
- Chủ động lập kế hoạch và chỉ đạo đào tạo nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, tay nghề, việc tổ chức thi nâng bậc lương cho CBCNV trong Trung tâm.
- Hàng năm xây dựng kế hoạch tiền lương, báo cáo cấp trên phê duyệt và chịu trách nhiệm tính lương hàng tháng cho CBCNV cơng ty theo kết quả kinh doanh đúng với quy định của Trung tâm.
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động hành chính, vệ sinh mơi trường, an ninh, trật tư, dịch vụ.
- Quản lý kho, tạp vụ, văn thư, đánh máy… theo quy định của nhà nước.
- Điều động và lập kế hoạch hoạt động, sửa chữa cho các phương tiện vận chuyển trong Trung tâm.
- Có trách nhiệm đến làm việc của mình với Trung tâm.
- Chăm lo đến quyền lợi, đời sống vật chất văn hoá tinh thần cho CBCNV Trung tâm.
- Được ký giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu khám chữa bệnh cho CBCNV trong Công ty. Ký xác nhận các chứng từ và các văn bản sao.
- Tham mưu, lập kế hoạch giám sát, quản lý việc đầu tư tài sản, cơ sở vật chất cơ bản của từng bộ phận và của toàn Trung tâm.
- Tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh phục vụ cho công ty theo tháng, quý, năm cho cấp trên.
- Đảm bảo tiết kiệm các chi phí tối đa, không được tự ý chi các khoản chi phát sinh khi chưa có ý kiến lãnh đạo Trung tâm cũng như Trung tâm.
- Tích cực học tập để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ.
- Báo cáo kết quả phục vụ hướng dẫn sau khi kết thúc một chương trình du lịch và quyết tốn đầy đủ theo quy định tài chính của Trung tâm.
- Lương hưởng theo hệ số cơ bản và các khoản chế độ phụ cấp, công tác phí theo quy định của trung tâm.
1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức và quản lý của Trung tâm du lịch lữ hành Phù Đổng
Sơ đồ tổ chức của bộ máy quản trị
Giám đốc Trung tâm:
- Ở đây giám đốc cơng ty chính giám đốc Trung tâm.
- Là người điều hành trực tiếp mọi công việc của Trung tâm Giám đốc Phòng Lữ hành du lịch Phòng Tổng hợp Phòng Hỗ trợ phát triển Tài chính kế tốn Hành chính nhân sự Marketing Điều hành Hướng dẫn Kinh doanh vận chuyển Kinh doanh lưu trú
- Có trách nhiệm với mọi hoạt động của Trung tâm Kế toán:
-Là nhân viên của Trung tâm làm công tác kế toán và một số công việc khác theo sự phân công của Công ty Thương mại và dịch vụ Thành Long.
- Chịu sự kiểm tra và sự giám sát giám đốc.
- Theo dõi, giám sát toàn bộ tài sản của Trung tâm. - Quản lý tài chính theo quy định của Trung tâm.
- Lương và các khoản phụ cấp lương theo kết quả kinh doanh của Trung tâm.
Hướng dẫn viên du lịch
Phải là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của pháp lệnh du lịch và quy chế hướng dẫn viên.
- Có đủ điều kiện theo quy định của Trung tâm du lịch lữ hành Phù Đổng và của Công ty thương mại và dịch vụ Thành Long.
- Chịu sự điều hành trực tiếp của Trung tâm lữ hành Phù Đổng.
- Nhiệt tình, chu đáo, thái độ vui vẻ, mến khách và sẵn sàng giúp đỡ khi khách có nhu cầu chính đáng hợp pháp.
- Hiểu biết và có cách truyền đạt tốt trong Tour mà khách than quan thuộc sự hướng dẫn của mình.
- Tuyệt đối chấp hành nguyên tắc điều hành, nguyên tắc đảm bảo bí mật quốc gia (trong cử chỉ giao tiếp, lời nói…) theo quy định của pháp luật Việt Nam và của Trung tâm.
- Đảm bảo tiết kiệm các chi phí tối đa, khơng được tự ý chi các khoản chi phát sinh khi chưa có ý kiến lãnh đạo Trung tâm cũng như Cơng ty.
- Tích cực học tập để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ.
- Báo cáo kết quả phục vụ hướng dẫn sau khi kết thúc một chương trình du lịch và quyết tốn đầy đủ theo quy định tài chính của Trung tâm và Cơng ty.
- Tích cực học tập để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ.
- Báo cáo kết quả phục vụ hướng dẫn sau khi kết thúc một chương trình du lịch và quyết tốn đầy đủ theo quy định tài chính của Trung tâm và Công ty.
- Lương hưởng theo chế độ cơ bản và các khoản chế độ phụ cấp, cơng tác phí theo quy định của Trung tâm.
Bộ phận marketing:
Là bộ phận chịu trách nhiệm về các hoạt động nghiên cứu, khai thác và phát triển thị trường kinh doanh chương trình du lịch. Nó có chức năng cơ bản sau:
- Tổ chức và thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường. - Tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo.
- Ký kết các hợp đồng với khách, với các hãng, các Công ty du lịch. - Đảm bảo thông tin giữa Trung tâm với nguồn khách, giữa các bộ phận trong Trung tâm liên quan đến việc thực hiện các hợp đồng.
- Xây dựng và hoạch định các chiến lược, sách lược trình lên giám đốc.
Bộ phận điều hành:
Là bộ phận chịu trách nhiệm điều hành phối hợp các hoạt động nhằm thực hiện các chương trình du lịch. Nó thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Nhận thông tin từ bộ phận thị trường hay trực tiếp từ khách hàng và tiến hành các công việc đặt chỗ điều vận… chuẩn bị cho chuyến du lịch.
- Tổ chức tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, tuyên truyền quảng cáo thu hút khách.
- Xây dựng các chương trình phù hợp với yêu cầu của khách và chủ động đưa ra ý kiến.
- Ký kết hợp đồng với các hãng của các Cơng ty du lịch nước ngồi và tổ chức du lịch trong nước để khai thác nguồn khách Quốc tế và Nội địa.
- Đảm bảo hoạt động thông tin giữa Trung tâm với các nguồn khách, thông báo cho các bộ phận liên quan về kế hoạch đón tiếp đồn khách và nội dung đón tiếp.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ khác trong Công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả.
- Căn cứ vào kế hoạch, tổ chức điều động, bố trí hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch.
- Tiến hành các hoạt động quảng cáo và tiếp thị thông qua hướng dẫn. - Theo dõi và hỗ trợ việc thực hiện các chương trình du lịch.
- Theo dõi các thơng tin phản hồi sau khi kết thúc các chuyến du lịch. - Điều chỉnh các chương trình cho phù hợp với những thay đổi.
- Cùng với bộ phận thị trường xây dựng các chương trình mới. Bộ phận kế tốn, thủ quỹ
Làm nhiệm vụ quản lý tài chính của Trung tâm, thống kê nhằm phản ánh kịp thời về kết quả hoạt động kinh doanh cho giám đốc. Đồng thời làm nhiệm vụ báo cho Công ty.