a/ Sơ đồ tổ chức của bộ máy: ( xem sơ đồ )
Ghi Chú:
Quan hệ trực tuyến Quan hệ tham mƣu
b/ Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty :
- Giám đốc Công ty :
Theo điều lệ tổ chức Cơng ty thì giám đốc Cơng ty vừa là đại diện cho công nhân viên chức, quản lý Công ty theo chế độ một thủ trƣởng, có quyền quyết định điều hành Công ty theo đúng kế hoạch,chính sách pháp luật của Nhà nƣớc, của Công ty Thƣơng mại GMC và của nghị quyết Đại hội công nhân viên chức, chịu trách
Giám Đốc Phó giám đốc P.KhoVận giao Nhận P.Kế Toán Tài vụ P.Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu P.Kỹ Thuật Sản Xuất P.TCH C Kỹ Thuật và NCPT SX Quản Đốc Marketing XNK Nghành Hàng Lâm Đặc Sản Nghành hàng nông sản nghành hàng gia công
nhiệm trƣớc Công ty và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Giám đốc Công ty do Tổng Giám đốc Công ty Thƣơng mại GMC trực tiếp bổ nhiệm. Giám đốc là ngƣời đại diện của Công ty trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Trƣờng hợp vắng mặt Giám đốc đƣợc uỷ quyền thay là Phó Giám đốc Cơng ty .
Giám đốc Cơng ty có trách nhiệm xây dựng điều lệ tổ chức, bộ máy tổ chức trình Giám đốc cơng ty quyết định căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất kinh doanh của Cơng ty .
Giám đốc có từ một đến hai Phó Giám đốc giúp việc. Trong sơ đồ tổ chức trên thì chỉ có một Phó Giám đốc và một Kế tốn trƣởng giúp việc.
Ngoài ra, theo sự phân cơng trong Ban Giám đốc thì Giám đốc Cơng ty trực tiếp phụ trách và chỉ đạo các phòng chức năng nhƣ sau :
-Phịng Kế tốn - tài vụ.
-Phòng Kinh doanh - xuất nhập khẩu. -Phòng Kỹ thuật - sản xuất.
- Phó Giám đốc :
Phó Giám đốc là ngƣời giúp việc cho Giám đốc, do Giám đốc đề nghị và Công ty bổ nhiệm. Phó Giám đốc là ngƣời đƣợc Giám đốc uỷ quyền thay mặt khi Giám đốc đi vắng : uỷ quyền một số cơng việc chính của Cơng ty và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về việc đƣợc uỷ quyền. Hiện nay, Phó Giám đốc Cơng ty đƣợc giám đốc uỷ quyền bộ phận sau đây :
-Phịng Hành chính - tổ chức. -Phòng Giao nhận - kho vận. - Phịng hành chính - tổ chức :
Gồm 04 nhân sự. Trong đó bao gồm một Trƣởng phòng phụ trách chung, một Phó phịng phụ trách đội xe, một tiếp tân và một văn thƣ. Phịng hành chính - tổ chức có nhiệm vụ làm tham mƣu cho
Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách, lao động tiền lƣơng, cơng tác hành chính văn phịng - văn thƣ, công tác thi đua khen thƣởng và phụ trách đội xe của Cơng ty.
- Phịng kinh doanh - xuất nhập khẩu :
Gồm 05 nhân sự, một trƣởng phịng, một phó phịng, và 03 cán bộ phụ trách nghành hàng. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu là bộ phận tham mƣu cho Ban Giám đốc về công tác kế hoạch, các chính sách về marketing, xuất nhập khẩu, các chính sách về giá cả, tiêu thụ sản phẩm, xây dựng chiến lƣợc kinh doanh dài hạn, ngắn hạn và chiến lƣợc xâm nhập thị trƣờng. Làm tham mƣu trong giao dịch ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán, tiêu thụ sản phẩm, theo dõi và thanh lý hợp đồng. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục tiếp nhận hàng xuất nhập khẩu nhƣ ký kết hợp đồng bốc dỡ, làm thủ tục hải quan, và các thủ tục tiếp nhận hàng xuất nhập khẩu, làm các thủ tục xuất khẩu và nhập khẩu hàng hoá.
- Phịng kế tốn - tài vụ :
Gồm 05 nhân sự, trong đó bao gồm một Kế tốn trƣởng kiêm trƣởng phịng Tài vụ, một Phó phịng kế tốn kiêm kế tốn tổng hợp và 03 nhân viên.
Kế tốn trƣởng là ngƣời do Giám đốc Cơng ty Thƣơng mại GMC bổ nhiệm và là ngƣời giúp việc cho Giám đốc tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn thống kê.
Phịng Kế toán - tài vụ là bộ phận tham mƣu cho ban Ban Giám đốc về tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn, tổ chức hoạch tốn kinh doanh, theo dõi cơng nợ, thu chi tài chính, theo dõi gia công, đầu tƣ ngắn hạn và dài hạn, theo dõi các hợp đồng hàng hố, cơng tác tín dụng. Chịu trách nhiệm hồn tồn về tài chính của Cơng ty.
Gồm 07 nhân sự, trong đó : một Trƣởng phịng phụ trách chung, một thủ kho, 03 bảo vệ. 02 cán bộ chuyên trách giao nhận.
Phòng giao nhận - kho vận là bộ phận tham mƣu cho Ban Giám đốc về công tác nghiệm vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu và hàng nội địa tổ chức quản lý việc tiếp nhận hàng hố xuất nhập khẩu, làm cơng tác nghiệp vụ với các cơ quan hữu quan để tiếp nhận hàng hoá nhƣ thủ tục hải quan, kiểm dịch, giám định, bảo hiểm, bốc dỡ, áp tải, bảo vệ hàng hố về kho an tồn. Quản lý thủ kho và bảo quản hàng hoá. Làm tham mƣu về thống kê hàng hoá xuất nhập khẩu, quyết toán giao nhận hàng tại cảng, lập báo cáo hàng xuất nhập, tồn kho hàng tháng, hàng quý và cả năm. Tổ chức bố trí lực lƣợng cơng nhân hợp đồng xếp dỡ để xuất nhập khẩu hàng hoá hàng ngày. giao dịch và làm tham mƣu trong việc ký các hợp đồng thuê kho, hợp đồng bốc xếp, giám định, kiểm tra nhà nƣớc về chất lƣợng sản phẩm. Bảo vệ kho hàng và 03 phân xƣởng chế biến sản xuất.
- Phân xƣởng 1 ( Ngành hàng lâm đặc sản ) :
Biên chế 08 ngƣời trong đó gồm có một Phó quản đốc và 07 công nhân. Nhiệm vụ của phân xƣởng là chế biến các mặt hàng lâm sản (sản phẩm gỗ các loại ) và các mặt hàng lâm đặc sản nhƣ: lá buông, các sản phẩm song,mây, tre, cói và các mặt hàng thủ công mỹ nghệ nhƣ : mặt hàng gốm, sứ các loại ... đúng tiêu chuẩn xuất khẩu theo các hợp đồng đƣợc Công ty ký kết.
- Phân xƣởng 02 ( Ngành hàng nông sản ) :
Biên chế gồm 10 ngƣời trong đó gồm một Phó quản đốc và 09 công nhân. Nhiệm vụ của phân xƣởng là chế biến các mặt hàng nông sản xuất khẩu nhƣ quế, hạt điều ( sẽ mở rộng thêm chế biến hạt tiêu, cà phê, ngô... ).
- Phân xƣởng 03 ( Gia công chế biến ) :
Biên chế gồm 12 ngƣời trong đó gồm có một Phó quản đốc phân xƣởng, và 11 công nhân , nhiệm vụ chủ yếu của phân xƣởng là gia công chế biến các mặt hàng xuất khẩu theo đơn đặt hàng của khánh hàng trong và ngoài nƣớc. Trong phạm vị hiện nay,phân xƣởng chỉ gia công cho khách hàng Nhật
bản. Vào năm 2000 - 2001 Công ty ký kết hợp đồng gia công sản xuất các sản phẩm gỗ các loại.
* Đánh giá sơ bộ về công tác tổ chức của doanh nghiệp :
Qua mơ hình bố trí bộ máy tổ chức quản lý của Chi nhánh ta thấy rằng mô hình đƣợc tổ chức sắp xếp theo dạng trực tuyến chức năng. Đi sâu vào thực tế đơn vị, ta nhận thấy Cơng ty có địa bàn hoạt động kinh doanh rộng khắp, sản lƣợng và doanh số hàng năm lớn, thị trƣờng xuất nhập khẩu hàng năm đa dạng và phong phú.
Từ đó ta thấy rằng bộ máy đã đƣợc tổ chức tƣơng đối hợp lý, có sự phối hợp ăn khớp và chặt chẽ, các mối quan hệ logic và có hiệu quả. Doanh nghiệp đang ở trong giai đoạn phát triển của chu kỳ sống.
Ngành hàng,mặt hàng kinh doanh của Công ty .
Công ty thƣơng mại GMC là doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại kết hợp với sản xuất -gia công chế biến.
- Về xuất khẩu:
Các mặt hàng xuất khẩu đa dạng phong phú bao gồm nhiều chủng loại, nhƣng nhiều nhất vẫn là mặt hàng cao su ( chiếm từ 48,1% - 65,5% ), gỗ ( từ 18,2% - 21,38% ); mây,tre,lá, gốm ( từ 10,8% - 15,5% ). Một số mặt hàng nhƣ quế ,hạt điều , mây , đồ chơi trẻ em, linh kiện vi tính năm 2000 có xuất khẩu nhƣng lại khơng có chỉ tiêu trong năm 2001. Riêng trong năm 2001 có ba mặt hàng mới là gạo , vỏ dừa , bao PP- PE nhƣng tỷ trọng không đáng kể.
Thị trƣờng tiêu thụ rất đa dạng và phong phú , trong đó nổi bật nhất là thị trƣơng Pháp, Đức, Đài loan. Các thị trƣờng cịn lại tiêu thụ hàng hố không đáng kể nhƣ Hà Lan,Italia ,Hoa kỳ,Malaysia,Singapore,Hàn quốc, Đan mạch, Hồng công, Nhật bản, Trung quốc . Riêng thị trƣờng SNG (Liên bang Nga) trong năm 2000 tiêu thụ khá mạnh mặt hàng cao su nhƣng sang năm 2001 thì mức tiêu thụ giảm xuống đáng kể. Nguyên nhân chính do sự
Nga cịn chồng chéo, khả năng thanh tốn bấp bênh . Tổng giá trị xuất khẩu của năm 2001 tăng 1,26 lần ( 126% ) so với năm 2000. Trong đó nổi bật là mặt hàng cao su ( tăng 127% ), gỗ ( tăng 107% ) nƣớc hoa ( tăng 110% ).
Tóm lại, tình hình xuất khẩu của đơn vị trong năm 2001 có chiều hƣớng thuận lợi so với năm 2000. Giá trị kim ngạch xuất khẩu tăng 126%, trong đó thị trƣờng truyền thống là Pháp, Đức, Đài Loan vẫn đƣợc giữ vững và phát huy. Tuy có một vài mặt hàng còn hạn chế và thu hẹp nhƣng nhìn chung trong năm 2001 đơn vị phát triển sản xuất kinh doanh và xuất khẩu gặp nhiều thuận lợi.
-Về nhập khẩu :
Nguồn hàng cung cấp từ các nhà nhập khẩu nƣớc ngoài đa dạng và phong phú bao gồm nhiều mặt hàng phục vụ sản xuất nhƣ hƣơng liệu, vải giả da, dây đồng, thép tấm hố chất ... Trong đó hƣơng liệu và vải giả da là hai mặt hàng nhập khẩu ổn định với tỷ trọng lớn : Hƣơng liệu chiếm từ 25,5% - 27,7%, vải giả da chiếm từ 9,8%- 14,9%. Còn lại là hai mặt hàng nhập khẩu ổn định . Nhà cung cấp ổn định là Đài Loan, Singapore, Pháp, Hàn quốc, Nhật bản.
Giá trị nhập khẩu trong năm 2001 giảm so với năm 2000 ( chỉ bằng 59%) nguyên nhân chủ yếu bao gồm :
Sự cạnh tranh gay gắt giữa các đơn vị xuất nhập khẩu trực tiếp. Họ cạnh tranh bằng cách giảm chi phí uỷ thác nhập khẩu, giảm giá bán hàng hoá dẫn đến sự ế ẩm trong tiêu thụ hàng hoá .
Quá trình phát triển vƣơn lên ngày càng mạnh của các Cơng ty- xí nghiệp liên doanh với nƣớc ngoài sản xuất hàng xuất khẩu cạnh tranh với hàng nhập khẩu . Nó ảnh hƣởng đến q trình tiêu thụ hàng nhập khẩu của đơn vị, làm giảm mạnh giá trị nhập khẩu hàng hoá trong năm 2001 .
Nhƣ phần nhập khẩu đã nêu, q trình tiêu thụ hàng nội địa có liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu. Nếu trong năm 2000 Chi nhánh tiêu thụ đƣợc 07 mặt hàng gồm: xe tải, xe đơng lạnh, máy vi tính... thì trong năm 2001 chỉ tiêu thụ một mặt hàng duy nhất là hạt nhựa với tỷ lệ chỉ bằng 3,26% so với năm 2000 . Nguyên nhân của sự suy giảm cũng nhƣ trình bày ở phần nhập khẩu .
Nhìn chung tổng giá trị xuất nhập khẩu trong năm 2001 tăng 100,67% so với năm 2000 . Trong đó xuất khẩu tăng 126% và nhập khẩu giảm 59%, hàng tiêu thụ nội địa chỉ bằng 3,26% so với năm 2000. Nguyên nhân do sự cạnh tranh gay gắt giữa các đơn vị tham gia xuất khẩu trực tiếp, sự tham gia của các công ty liên doanh sản xuất hàng xuất khẩu tại Việt Nam, cuộc khủng hoảng tài chính vùng Châu á cũng nhƣ diễn biến phức tạp trong cơ chế kinh tế thị trƣờng ở nƣớc ta. Nhƣng nguyên nhân chính là Cơng ty chƣa xây dựng đƣợc chiến lƣợc Marketing phù hợp để có thể phát triển đƣợc mạng lƣới kinh doanh tiêu thụ nội địa và tổng quan cho thấy đơn vị vẫn còn thuận lợi trong xuất nhập khẩu với những khách hàng truyền thống tiêu thụ sản phẩm hàng hoá dịch vụ ổn định giúp cho Chi nhánh ổn định và ngày càng phát triển.
4.Tình Hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty:
a) Phân tích và đánh giá tình hình sản xuất của Cơng ty:
Biểu số 1:sản xuất kinh doanh ngành hàng lâm, đặc sản
Tên năm 2000 năm 2001 so sánh 2001/2000
hàng Lƣợng (Bộ,cái) Tiền Lƣợng (Bộ,cái) Tiền Số tuyệt đối Số tƣơng đối Tồn đầu kỳ 780.527.534 1.678.467.441 Sản phẩm gỗ các loại 1.005 284.160.030 4.159 1.175.717.550 891.557.520 413,75% Sản phẩm lá bng,tre,cói,gốm 15.432 496.367.504 15.630 502.749.891 6.382.387 101,29% Nhập trong kỳ 26.133.098.983 28.108.643.346 Sản phẩm gỗ 54.920 15.525.975.253 56.554 17.655.672.435 2.129.697.18 2 113,72% Sản phẩm lá buông,tre 329.765 10.607.123.730 291.673 10.452.970.911 -154.152.819 98,55%
Sản phẩm gỗ 51.766 14.634.417.733 55.769 17.410.692.894 2.776.275.16 1 97,20% Sản phẩm lá buông 329.567 10.600.741.343 290.069 10.303.555.256 -279.186.087 Tồn cuối kỳ 1.678.467.441 2.072.862.637 Sản phẩm gỗ 4.159 1.175.717.550 4.944 1.420.697.091 244.979.541 120,84% Sản phẩm lá buông 15.630 502.749.981 17.234 652.165.546 109.415.655 121,76%
Biểu số 2:tình hình sản xuất ngành hàng nơng sản
Tên hàng năm 2000 năm 2001 so sánh 2001/2000 Lƣợng (tấn) Tiền (đồng) Lƣợng (tấn) Tiền (đồng) Số tuyệt đối (đồng) Số tƣơng đối Tồn đầu kỳ 1.116.043.014 822.422.073 -293.620.941 73.69% Quế 2,968 824.168.872 2,226 618.126.660 -206.042.212 75,00% Hạt điều 39,336 291.874.142 27,535 204.315.413 -87.558.729 70,00% Nhập trong kỳ 5.872.118.889 2.948.503.196 -2.923.615.693 50,21% Quế 14,84 4.120.844.360 5,524 1.693.940.046 -2.426.904.314 41,11% Hạt điều 236,020 1.751.274.529 153,107 1.254.563.150 -496.711.379 71,64% Xuất trong kỳ 6.165.719.830 2.808.208.631 -3.357.511.199 45,55% Quế 15,582 4.326.886.572 5,219 1.600.411.495 -2.726.475.077 36,99% Hạt điều 247,821 1.838.033.258 150 1.207.797.136 -630.236.122 65,71% Tồn cuối kỳ 822.442.073 962.736.638 140.294.565 117,06% Quế 2,226 2,531 711.655.211 711.655.211 Hạt điều 27,535 30,642 251.081.427 251.081.427
Biểu số 3:tình hình sản xuất ngành hàng gia cơng
Tên hàng năm 2000 năm 2001 so sánh 2001/2000 Lƣợng (cuốn) Tiền (đồng) Lƣợng (cuốn) Tiền (đồng) Số tuyệt đối (đồng) Số tƣơng đối Tồn đầu kỳ 12.519 901.964.070 Nhập trong kỳ 34.758 2.504.250.000 21.206 1.733.031.000 -771.219.000 69,20% Xuất trong kỳ 22.239 1.602.285.930 22.594 1.846.440.057 244.154.127 115,24% Tồn cuối kỳ 12.519 901.964.070 11.131 788.555.013 -113.409.057 87,43%
Năng suất và sản lƣợng của Công ty thực hiện khá cao,đặc biệt là các ngành lâm,đặc sản.Đây là ngành hàng truyền thống của Công ty , năm sau cao hơn năm trƣớc,cụ thể năm 2001 doanh thu đạt 27.714.248.150,đ so với năm 2000 là 25.235.159.076,đ.
Đối với ngành hàng nông sản , Công ty đã xây dựng đƣợc hai mặt hàng ổn định là quế và hạt điều,tuy nhiên về năng suất và sản lƣợng cịn thấp,do chƣa có sách lƣợc đầu tƣ sâu rộng và lâu dài.
Đối với ngành hàng gia công,phát triển tƣơng đối đồng đều do đƣợc khách hàng tín nhiệm và mặt hàng cũng đơn giản nên Cơng ty có điều kiện đầu tƣ lâu dài.
b) Phân tích và đánh giá tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hố dịch vụ của doanh nghiệp:
Biểu số 4:tình hình tiêu thụ sản phẩm theo tổng mức doanh thu, kết cấu nguồn hàng, mặt hàng. stt Nguồn hàng mặt hàng kinh doanh Đvt thực hiện 2000 thực hiện 2001 so sánh 2001/2000 Giá trị Tỷ lệ % Giá trị Tỷ lệ % Số tuyệt đối (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 I Xuất khẩu
Tổng doanh thu USD 6.147.428,38 100 7.778.283,32 100 -1.630.854,94 126
1 Cao su USD 2.956.866,8 48,10 5.098.585,53 65.5 2.141.718,73 172 Thị trƣờng Pháp USD 620.226,8 10,08 4.377.815,73 56,2 3.757.588,93 705 Thị trƣờng Pháp USD 620.226,8 10,08 4.377.815,73 56,2 3.757.588,93 705 Thị trƣờng SNG USD 1.605.120 26,1 97.584 1,2 -1.507.536 6 Thị trƣờng Đức USD - 557.233,8 7,1 Thị trƣờng Malaysia USD 360.192 5,85 65..952 0,8 -294.240 18 Thị trƣờng Singapore USD 290.112 4,7 Thị trƣờng Hàn quốc USD 81.216 1,3 2 Gỗ USD 1.314.862,33 21,38 1.416.539,98 18,2 101.677,65 107 Thị trƣờng Đức USD 91.246 1,48 249.248,19 3,2 158.002,19 273 Thị trƣờng Đan mạch USD 127.065,4 2,06 244.423,69 3,1 117.358,29 192 Thị trƣờng Đài loan USD 1.028.987,93 16,73 215.567,8 2,8 -813.420
Thị trƣờng Pháp USD 26.213 0,42 355.710,3 4,5 329.497 Thị trƣờng Hà lan USD 21.350 0,34 317.750 4,0 296.400 Thị trƣờng Italia USD 20.000 0,32 33.840 0,4 13.840 3 Mây,tre,lá,gốm USD 952.447,56 15,5 838.300,81 10,8 -114.146,75 88 Thị trƣờng Đức USD 942.770,76 15,33 838.300,81 10,8 -104.469,95 88 Thị trƣờng Hồng công USD 9.676,8 0,16 4 Nƣớc hoa USD 118.072 19,2 Thị trƣờng SNG USD 118.072 19,2 5 Catalogue USD 149.000 2,42 150.227 1,9 1.227 100,8