4. Giao dịch_đàm phán_ký kết hợp đồng xuất khẩu.
4.4 Thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một q trình có ảnh hƣởng rất lớn đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời nó cũng ảnh hƣởng đến uy tín của doanh nghiệp và các mối quan hệ với bạn hàng ở các nƣớc. Bất kỳ một sai sót nào xảy ra trong q trình thực hiện các hợp đồng xuất khẩu đều có thể dẫn đến những hậu quả đáng tiếc nhƣ làm chậm tiến độ hợp đồng, suy giảm chất lƣợng hàng hoá ...dẫn đến những tranh chấp khiếu nại rất khó giải quyết, gây tổn thất về mặt kinh tế. Vì vậy tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đòi hỏi phải tiến hành chu đáo, có bài bản trên cơ sở tiết kiệm tối đa các khâu chi phí, nhằm nâng cao lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh xuất khẩu.
Vì vậy ký kết hợp đồng xong, các bên sẽ thực hiện các điều kiện mà mình đã cam kết trong hợp đồng. Với tƣ cách là nhà xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ cam kết thực hiện các công việc sau ( Tuy nhiên trên thực tế, tuỳ theo thoả thuận của các bên trong hợp đồng mà ngƣời xuất khẩu có thể bỏ qua một hoặc một vài công đoạn).
(1) Giục mở và kiểm tra thƣ tín dụng.
khi nhà nhập khẩu mở thƣ tín dụng, nhà xuất khẩu cần phải kiểm tra cẩn thận, tỷ mỉ và chi tiết các điều kiện trong L/C xem có phù hợp hoặc có sai sót thì cần phải thơng báo cho nhà nhập khẩu biết để sữa chữa kịp thời. Bởi vì khi ngƣời mua ( nhà nhập khẩu) đã mở L/C thì lúc này L/C trở thành trái vụ độc lập và các bên sẽ thực hiện các điều kiện trong L/C chứ không căn cứ vào hợp đồng nữa.
(2) Xin giấy phép xuất khẩu .
Trong một số trƣờng hợp, mặt hàng xuất khẩu thuộc danh mục mặt hàng Nhà nƣớc quản lý, doanh nghiệp phải tiến hành xin giấy phép xuất khẩu. Việc cấp giấy phép xuất khẩu đối với hàng mậu dịch thì do Bộ Thƣơng Mại cấp, còn Tổng cục Hải Quan cấp giấy phép hàng phi mậu dịch ( hàng mẫu, quà biếu, hàng triển lãm).
(3) Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu.
Đối với doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu trực tiếp, việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là tƣơng đối đơn giản, sau khi đã tiến hành sản xuất ra sản phẩm doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn, đóng gói kẻ ký mã hiệu và vận chuyển tới nơi quy định.
Đối với doanh nghiệp ngoại thƣơng, các công việc thƣờng tiến hành trong cơng tác chuẩn bị hàng hố xuất khẩu là:
- Thu gom hàng xuất khẩu : Để thực hiện công việc này doanh nghiệp
xuất khẩu cần phải ký kết hợp đồng với các nhà sản xuất trong nƣớc.
- Đóng gói hàng hố xuất khẩu: Hàng hố có thể đƣợc đóng gói trong
hịm, bao, chai, lọ... Ngày nay, container đang đƣợc sử dụng rộng rãi do những ƣu điểm to lớn mà nó mang lại.
- Ký mã hiệu.
(4) Kiểm định hàng hoá.
Trƣớc khi xuất khẩu, các nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra số lƣợng, phẩm chất, trọng lƣợng của hàng hố đó. Nếu hàng hố là động
thực vật thì cần phải kiểm tra mức độ vệ sinh, an toàn thực phẩm và mức độ lây bệnh.
(5) Thuê phƣơng tiện vận chuyển.
Doanh nghiệp xuất khẩu có thể tự thuê phƣơng tiện vận chuyển hoặc thuê uỷ thác cho một Công ty uỷ thác thuê tàu. Việc lựa chọn phƣơng tiện vận chuyển nào, phƣơng thức vận chuyển ra sao là căn cứ vào các yếu tố sau:
- Những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu .
- Đặc điểm của hàng hoá.
- Điều kiện vận tải .
Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa bên uỷ thác thuê tàu và bên nhận uỷ thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác thuê tàu. Có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm và hợp đồng uỷ thác thuê tàu chuyến. Nhà xuất khẩu cần căn cứ vào đặc điểm của hàng hố để lựa chọn hợp đồng th tàu cho thích hợp.
(6) Mua bảo hiểm hàng hoá.
Hàng hố trong bn bán quốc tế thƣờng đƣợc chuyên chở chủ yếu bằng đƣờng biển. Tuy nhiên, vận chuyển bằng đƣờng biển cũng gây ra khơng ít rủi ro do đó cần mua bảo hiểm hàng hoá. Việc mua bảo hiểm hàng hố cần đƣợc thực hiện thơng qua hợp đồng bảo hiểm. Có hai loại hợp đồng bảo hiểm là : hợp đồng bảo hiểm bao và bảo hiểm chuyến.
Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến Công ty Bảo Hiểm một số thông báo bằng văn bản gọi là: “Giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mua bảo hiểm chuyến chủ hàng phải gửi đến Công ty Bảo Hiểm một văn bản đƣợc gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở “Giấy yêu cầu bảo hiểm” này, chủ hàng và Công ty Bảo Hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm .
Để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm. Có ba điều kiện bảo hiểm chính: bảo hiểm mọi rủi ro ( điều kiện A ), bảo hiểm có tổn thất riêng (điều kiện B) và bảo hiểm miễn tổn thất riêng(điều kiện C). Cũng có một số điều kiện bảo hiểm phụ nhƣ : vỡ, rị, gỉ, mất trộm, mất cắp và khơng giao hàng, gỉ và ơxi hố, hƣ hại do móc cẩu, dây bẩn do dầu hoặc mỡ ...Ngồi ra, cịn một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt nhƣ: bảo hiểm chiến tranh(war rish), bảo hiểm đình cơng, bạo động và dân biến (strike, riost and civil commotion. Viết tắt là SRCC). Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm dựa trên 4 căn cứ :
- Điều khoản hợp đồng : chẳng hạn khi bán CIF chúng ta chỉ cần mua bảo hiểm theo điều kiện C.
- Tính chất hàng hóa.
- Tính chất bao bì và phƣơng thức xếp hàng.
- Loại tàu chuyên chở.
(7)Làm thủ tục hải quan.
Hàng hoá khi vƣợt biên giới quốc gia để xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bƣớc sau đây:
- Khai báo Hải quan: Doanh nghiệp khai báo tất cả các đặc điểm của
hàng hoá về số lƣợng, chất lƣợng, giá trị, tên phƣơng tiện vận chuyển, nƣớc nhập khẩu. Các chứng từ cần thiết phải xuất trình kèm theo là: giấy phép xuất khẩu, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết, hố đơn...
- Xuất trình hàng hố: Hàng hố xuất nhập khẩu đƣợc sắp xếp trật tự
, thuận tiện cho việc kiểm sốt. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân cơng về việc mở, đóng các kiện hàng.
- Thực hiện các quyết định của Hải quan. Sau khi kiểm soát giấy tờ
và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định nhƣ: cho hàng đƣợc phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách
có điều kiện (nhƣ phải sửa chữa, phải bao bì lại...), cho hàng đi qua sau khi doanh nghiệp đã nộp thuế, lƣu kho ngoại quan, hàng không đƣợc xuất (hoặc nhập) khẩu. Các doanh nghiệp phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó.
(8)Giao hàng lên tàu.
Tuỳ theo thoả thuận về điều kiện cơ sở giao hàng mà việc giao hàng lên trách nhiệm của bên bán hay bên mua. Nếu việc giao hàng là thuộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu thì cần thiết phải theo dõi bốc xếp hàng qua cơ quan điều độ cảng để tổ chức vận chuyển hàng hố, bố trí lực lƣợng xếp hàng lên tàu. Sau khi bốc xếp thì thực hiện thanh tốn phí bốc xếp và lấy vận đơn đƣờng biển. Vận đơn đƣờng biển nên là vận đơn hồn hảo đã bốc hàng và có thể chuyển nhƣợng đƣợc.
(9)Làm thủ tục thanh toán.
Sau khi đã thực hiện chuyển giao hàng hoá lên tàu, nhà xuất khẩu cần lấy đầy đủ các giấy tờ nhƣ hoá đơn thƣơng mại, vận đơn đƣờng biển ... Đến thời hạn giao hàng nhà xuất khẩu xuất trình các chứng từ theo quy định trong L/C tại ngân hàng thông báo để nhận tiền từ ngân hàng này hoặc từ ngân hàng thanh toán.
Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phƣơng thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải hồn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đổi tiền.
Chứng từ thanh toán cần đƣợc lập hợp lệ, chính xác và đƣợc nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn.
(10) Khiếu nại, trọng tài(nếu có).
Trong q trình thực hiện hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu có thể xảy ra những vấn đề phức tạp, không mong muốn làm ảnh hƣởng đến kết quả thực hiện hợp đồng. Khi đó hai bên cần có thiện chí trao đổi,
tục kiện đối tác lên trọng tài. Thông thƣờng kiện tụng đƣợc đƣa ra giải quyết ở cơ quan trọng tài quốc tế. Việc kiện qua cơ quan trọng tài hay đƣợc sử dụng để giải quyết tranh chấp vì án phí rẻ hơn so với tịa án , giải quyết nhanh, đảm bảo đƣợc bí mật. Phán quyết của trọng tài kinh tế là chung thẩm và có giá trị bắt buộc đối với cả hai bên.
Tóm lại, việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là hết sức quan trọng. Thơng qua hợp đồng này, nó đƣa lại kết quả phản ánh hiệu quả hoạt động của Công ty. Thực hiện tốt các hợp đồng kinh doanh xuất khẩu là cơ sở để nâng cao uy tín, đặt quan hệ kinh doanh lâu dài với bạn hàng, tạo điều kiện mở rộng phạm vi và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh. Đến đây, một thƣơng vụ xuất khẩu coi nhƣ đã kết thúc và doanh nghiệp bắt đầu tiến hành một thƣơng vụ kinh doanh mới.