I. Quá trình hình thành và phát triển củacông ty TBĐ AC.
3. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban.
3.1. Cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty TNHH thiết bị điện AC có sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lý theo mơ hình trực tuyến chức năng theo mặt hàng.Đứng đầu là giám đốc Cơng ty, có quyền quyết định cao nhất mọi vấn đề của Công ty nh- quyết định đề bạt, sa thải nhân viên, ra các quy định thông báo h-ớng dẫn, quyết định việc tuyển
Giám đốc cơng ty Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh I Phòng kinh doanh II Phịng kế tốn Phòng nhập Siêu thị đồ điện Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán vật t- Thủ quỹ
mộ phân công công việc cho nhân viên mới. Thay mặt Công ty ký kết các văn bản quan trọng, là đại diện pháp nhân của Công ty tr-ớc pháp luật.
Bên d-ới Giám đốc là các phó giám đốc (2 phó giám đốc): có nhiệm vụ giúp giám đốc trực tiếp quản lý, chỉ đạo các mảng thị tr-ờng và mặt hàng riêng. Có một phó giám đốc phụ trách mảng dây và cáp, mảng cịn lại nh- bóng, máng, chắn l-u, hột cơng tắc, đèn báo… do phó giám đốc cịn lại phụ trách.
D-ới các phó giám đốc có các tr-ởng phó các phịng kinh doanh,phịng nhập và kế toán tr-ởng. Bộ phận này đ-ợc giao nhiệm vụ phụ trách các mảng nhỏ hơn thuộc các phó giám đốc nh- nhóm dây, cáp, bóng, OSRam, hàng Phillip, hàng Clipsall, AC…
Sự phân công theo chức năng và mặt hàng nh- trên đảm bảo rõ ràng thông suốt từ trên xuống d-ới về trách nhiệm, quyền lợi cũng nh- việc đánh giá kết quả của từng phịng ban, tới các nhân viên trong Cơng ty. Kiểu tổ chức này có -u điểm chun mơn hố cao, phát huy tính năng động, sáng tạo của những ng-ời có năng lực, đồng thời cũng loại bỏ đ-ợc những ng-ời yếu kém, khơng có năng lực ngồi ra cịn giúp cho việc đào tạo đ-ợc một đội ngũ nhân viên có chuyên mơn giỏi. Kế tốn tr-ởng có nhiệm vụ cùng với Giám đốc giảiquyết các mối quan hệ đối ngoại nh- thực hiện nghĩa vụ với Nhà n-ớc, vay vốn, trả lãi… Ngồi cơng việc chính là theo dõi tình hình tài sản nguồn vốn, cơng nợ, thanh tốn, lập các bản báo cáo cuối năm…Kế tốn cịn quản lý các hoá đơn đặt hàng nhận hàng từ nhà sản xuất, từ các kho, các hoá đơn vận chuyển hàng từ Công ty cho các đại lý bán buôn, bán lẻ của Công ty.
3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
- Phòng kinh doanh I: Có nhiệm vụ chính là bán hàng cho các tiệm điện (các đạilý bán buôn, bán lẻ) và bán lẻ cho ng-ời tiêu dùng cuối cùng, tổ chức nắm bắt thông tin nhanh nhạy về nhu cầu hàng hoá qua các kênh phân phối đảm bảo doanh số bán ra và thu hồi công vụ đúng thời hạn, mở rộng mạng
l-ới phân phối sang các tỉnh, xây dựng các chiến l-ợc giúp ban giám đốc đ-a ra quyết định chính xác kịp thời.
- Phịng kinh doanh II (cơng trình): nhiệm vụ là bán hàng cho các cơng trình, tức là bán hàng cho các nhà thầu xây dựng, nhà đâu t-, hoặc nhà thiết kế, t- vấn vàquản lý dự án kể cả trong n-ớc và ngồi n-ớc. Doanh số bán của phịng này chịu ảnh h-ởng rất lớn của mùa xây dựng, ngoài ra thời gian đàm phán đi đến quyết định mua bán th-ờng dài, thủ tục khá phức tạp nh-ng bù lại khối l-ợng bán th-ờng rất lớn, an tồn cho khoản nợ lại khơng cần nhiều nhân viên bán nh- phòng kinh doanh I.
- Phòng nhập: Nhiệm vụ làmua đ-ợc các mặt hàng đúng nhu cầu thị tr-ờng, đúng về chất l-ợng số l-ợng, giá cả và thời gian. Đó là cácmặt hàngcó ph-ơng thức thanh tốn phù hợp với tình hình tài chính của Cơng ty và Cơng ty có thể d-ạ vào các mặt hàng có sức cạnh tranh có khả năng thâm nhập mở rộng thị tr-ờng.
- Phòng kế tốn tài chính: có nhiệm vụ giúp giám đốc chỉ đạo về các nghiệp vụ của cơng tác tài chính kế tốn nh- sau:
+ Thực hiện việc kế toán, thống kê các hoạt động nhằm quản lý tiêu dùng.
+ Chỉ đạo quản lý sử dụng vốn có hiệu quả, tạo nguồn vốn để phục vụ cho hoạt động kinh doanh .
+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định của Bộ tài chính, thay mặt Cơng ty giải quyết các nghiệp vụ trách nhiệm với Nhà n-ớc phối hợp với phòng kinh doanh xuất nhập khẩu để làm tốt công tác kinh doanh của Công ty.
- Siêu thị đồ điện: Mới đ-ợc khai tr-ơng năm 1998. Đây là nơi tr-ng bày giới thiệu các loại hàng hoá, tạo điều kiện cho khách hàng tìm hiểu sản phẩm tr-ớc khi mua hàng. Qua dây, Cơng ty có thể nắm bắt đ-ợc nhu cầu thị tr-ờng và những phản ứng của khách hàng từ đó có thể điều chỉnh kịp thời các quyết định kinh doanh của mình.