Phân tích quy trình nhập khẩu máy móc, thiết bị tại chi nhánh Cơng ty cổ phần XNK vật tƣ kỹ thuật REXCO-HN.
2.1.4.1 Công tác nghiên cứu thị trường
Về thị trƣờng kinh doanh, Công ty REXCO-HN là một Công ty thuộc lĩnh vực hoạt động xuất nhập khẩu thƣơng mại, đặc biệt nghiêng về hoạt động nhập khẩu. Vì vậy, Cơng ty khơng chỉ quan hệ và chịu ảnh hƣởng của thị trƣờng trong nƣớc, mà còn chịu ảnh hƣởng của cả thị trƣờng nƣớc ngoài. Trong những năm gần đây, điều kiện quốc tế và nền kinh tế thế giới đã và đang tạo ra một thị trƣờng quốc tế thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty. Qua xem xét, ta có thể dễ dàng nhận thấy Cơng ty có rất nhiều mối liên hệ với bạn hàng và các nƣớc trên thế giới, chủ yếu là các nƣớc phát triển thuộc nhiều châu lục nhƣ: châu Mỹ( Hoa Kỳ), châu Âu( Pháp, Đức), châu Á( Nhật Bản)…, đây là những khu vực có chất lƣợng máy móc, thiết bị tốt, có uy tín, có kỹ thuật công nghệ cao, sản xuất đang phát triển mạnh. Vì vậy, những thị trƣờng này sẽ ln có trong các dự án khai thác và phát triển thƣơng mại của Cơng ty trong tƣơng lai.
Bên cạnh đó, Cơng ty liên tục mở rộng danh mục các mặt hàng kinh doanh. Lúc đầu, Công ty chỉ nhập kinh doanh một số mặt hàng nhƣ thiết bị văn phòng, bàn ghế, thiết bị điện tử, máy cơ khí…, đến nay mặt hàng kinh doanh của Công ty vô cùng phong phú, Công ty mở rộng quy mô kinh doanh, nhập thêm những mặt hàng nhƣ thang máy, thiết bị khoa học, thiết bị y tế... Xuất phát từ chủ trƣơng đa dạng hoá mặt hàng, ngành hàng, Cơng ty nhanh chóng nắm bắt, phát triển những mặt hàng phù hợp bắt kịp với những biến đổi của nhu cầu thị trƣờng. Bí quyết “ hàng tốt nhất- giá rẻ nhất”, Công ty cung cấp đúng những mặt hàng mà thị trƣờng yêu cầu với chất lƣợng đảm bảo và giá cả phải chăng.
Trong thời gian gần đây, cơ cấu mặt hàng kinh doanh có thay đổi các mặt hàng phục vụ cho sản xuất, xây dựng, nghiên cứu có xu hƣớng tăng
lên. Nguyên nhân là do hiện nay, chính sách của nhà nƣớc là giảm nhập siêu, tăng kim nghạch xuất khẩu, đối với hoạt động nhập khẩu nhà nƣớc chỉ khuyến khích nhập khẩu một số mặt hàng phục vụ cho sản xuất và xây dựng nhƣ vật tƣ thiết bị, nguyên vật liệu sản xuất cho công nghiệp, nông nghiệp. Nhà nƣớc hạn chế nhập khẩu hàng tiêu dùng. Chính vì vậy Cơng ty tập trung khai thác các nguồn hàng vật tƣ, thiết bị, máy móc hiện đại có kỹ thuật tiên tiến, chỉ nhập khẩu hàng tiêu dùng cao cấp mà sản xuất trong nƣớc chƣa đáp ứng đƣợc.
Đối với thị trƣờng quốc tế, Công ty thƣờng thu thập các thông tin dựa vào các phƣơng tiện thông tin đại chúng cập nhật hàng ngày nhƣ các tạp chí thơng tin thƣơng mại, báo thƣơng mại. Trong trƣờng hợp thị trƣờng nhập khẩu là thị trƣờng mới, Cơng ty cử nhân viên ra nƣớc ngồi để trực tiếp tiếp cận thị trƣờng lựa chọn đối tác giao dịch. Ngoài ra, Cơng ty cịn tham gia các hội chợ triển lãm nhằm giới thiệu các mặt hàng nhập khẩu của Công ty để nắm bắt nhu cầu thị hiếu của khách hàng trong nƣớc.
Nói tóm lại, cơng tác nghiên cứu thị trƣờng cả trong nƣớc và ngoài nƣớc đối với các loại hàng hố nhập khẩu ở Cơng ty đã tiến hành thƣờng xuyên và liên tục với nhiều nguồn thơng tin khác nhau. Rồi từ đó, Cơng ty có những biện pháp xử lý thơng tin một các nhanh chóng và chính xác, loại bỏ kịp thời những thông tin nhiễu, thông tin giả để giúp cho việc dự đoán nhu cầu cho việc lập phƣơng án kinh doanh một cách đúng đắn hiệu qủa kinh tế cao.
2.1.4.2 Lựa chọn đối tác kinh doanh
Thông thƣờng mỗi mặt hàng có rất nhiều các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp này có thể trong một quốc gia hoặc nhiều quốc gia khác nhau. Nhiệm vụ đối với Phòng Kinh doanh là phải xem xét các yếu tố có khả
năng xảy ra khi Công ty muốn đặt mối quan hệ ngoại thƣơng với các nhà cung cấp. Các yếu tố này có ảnh hƣởng tích cực hay tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Để trả lời câu hỏi này Phịng Kinh doanh thƣờng tổng hợp phân tích một số chỉ tiêu sau:
+ Mối quan hệ ngoại giao giữa 2 nƣớc, tình hình kinh tế - chính trị. + Hệ thống tài chính tiền tệ, sự biến động giá cả tại nƣớc đó.
+ Loại hình đối tác: Tập đồn đa quốc gia hay Cơng ty địa phuơng. + Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ, uy tín.
Sau đó, việc chọn đối tác sẽ căn cứ vào kết quả so sánh giữa các đơn chào hàng, cụ thể Công ty sẽ so sánh để xác định đơn chào hàng nào đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về mặt kỹ thuật, công nghệ, phạm vi cung cấp, giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng... Trong các đơn chào hàng thì giá cả là vấn đề rất quan trọng. Vì vậy, Phịng Kinh doanh phải tiến hành phân tích xem với giá đó thì hàng hố nhập có đƣợc thị trƣờng trong nƣớc chấp nhận về chất lƣợng và giá cả hay không. Sau khi tiến hành nghiên cứu phân tích và so sánh, Cơng ty sẽ đi đến quyết định cuối cùng là nên chọn đối tác nào.
2.1.4.3 Đàm phán và ký kết hợp đồng * Đàm phán
Cũng giống nhƣ bất kỳ một hợp đồng kinh tế thông thƣờng nào việc ký kết hợp đồng nhập khẩu của Cơng ty cũng có thể là gặp gỡ trực tiếp hoặc gián tiếp đàm phán thông qua thƣ từ, điện tín. Đối với những khách hàng quen thuộc hoặc khách hàng ở xa thì Cơng ty thƣờng ký theo hình thức gián tiếp. Đối với hình thức gián tiếp, Cơng ty sẽ lập hợp đồng, ký tên và đóng dấu sau đó gửi đến cho nhà cung cấp. Phƣơng thức này cho phép
Công ty ký kết hợp đồng một cách nhanh hơn và tiết kiệm đƣợc một khoản chi phí. Trên thực tế, việc lập hợp đồng nhiều khi không phải do cán bộ Phòng kinh doanh lập mà do chính phía đối tác lập hợp đồng sau đó gửi sang bằng fax. Trong trƣờng hợp này, Phòng kinh doanh phải xem xét kỹ lƣỡng từng điều khoản ghi trong hợp đồng có phù hợp với thoả thuận đã đạt đƣợc khi đàm phán hay khơng. Nếu khơng thấy có sai sót thì Phịng kinh doanh sẽ trình cho Giám đốc ký và fax lại cho bên bán. Hợp đồng này đƣợc coi là hợp đồng chính thức giữa hai bên, chữ ký và con dấu qua fax có giá trị pháp lý nhƣ khi ký kết trực tiếp đối với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn với Công ty nhƣ Hoa Kỳ, Đức, Nhật Bản, Pháp, hoặc đối với những khách hàng quen thuộc nhƣ các viện nghiên cứu, nhƣng hợp đồng nhập có khối lƣợng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận kỹ lƣỡng thì Cơng ty sử dụng hình thức trực tiếp ký kết hợp đồng.
* Ký kết hợp đồng
Việc ký kết hợp đồng thƣờng do Giám đốc trực tiếp đảm nhiệm hoặc trƣởng Phòng Kinh doanh đƣợc Giám đốc uỷ quyền. Sau khi tiến hành đàm phán trong một khoảng thời gian ngắn (thƣờng là 7 ngày) Công ty và đối tác sẽ gửi hợp đồng cho nhau hoặc trực tiếp ký với nhau, mở L/C. Nếu hợp đồng không thoả mãn đối với một trong hai bên thì hai bên sẽ tiến hành trao đổi lại cho đến khi cả hai bên cùng chấp nhận. Hợp đồng của Cơng ty bao giờ cũng đƣợc ký kết dƣới hình thức văn bản để tránh những tranh chấp có thể xảy ra sau này.
Ngồi ra, do Cơng ty có khách hàng và có thị trƣờng nƣớc ngồi nên Cơng ty thƣờng ký uỷ thác để hƣởng hoa hồng.
2.1.4.4 Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi thống nhất quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên bằng việc ký kết hợp đồng, Công ty REXCO-HN với tƣ cách là nhà nhập khẩu sẽ tiến hành thực hiện các điều khoản trong hợp đồng. Cụ thể:
* Mở L/C: Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiến hành thanh tốn
bằng L/C thì cũng sẽ tiến hành làm đơn xin mở L/C theo mẫu in sẵn và gửi cho Ngân hàng đại lý của mình (thƣờng là Ngân hàng Cơng thƣơng Việt Nam hoặc Ngân hàng Ngoại thƣơng Việt Nam). Tuy nhiên, trong nhiều trƣờng hợp ngân hàng mở L/C do bên bán yêu cầu. Nội dung của L/C phải phù hợp, ăn khớp với nội dung của hợp đồng đã ký. Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C của Công ty, mở L/C và gửi bản gốc cho ngƣời bán (thƣờng là gửi cho ngân hàng ngƣời bán).
Thông thƣờng, một thời gian sau khi ký hợp đồng có hiệu lực nhƣng trƣớc khi giao hàng, Công ty phải tiến hành thanh toán một phần trị giá hợp đồng (thƣờng nằm trong khoảng 5% - 10% trị giá hợp đồng) và sẽ đƣợc chuyển vào tài khoản của ngƣời bán. Đối với đồng tiền thanh tốn thì mỗi hợp đồng quy định một đồng tiền khác nhau, tuỳ theo tập quán buôn bán và sự lựa chọn của các bên.
* Điều khoản giao hàng: Hiện nay, Công ty REXCO-HN thƣờng nhập khẩu theo điều kiện CIF (nhƣ CIF Hải Phòng, CIF Đà Nẵng) và C & F nên hầu nhƣ không phải thuê tàu.
* Thủ tục thanh toán: Khi nhận đƣợc bộ chứng từ hàng hoá và vận
đơn B/L do bên bán gửi đến Công ty sẽ kiểm tra kỹ nội dung của bộ chứng từ với nội dung của L/C đã lập. Nếu thấy có sự sai sót thì lập tức thơng báo lại cho bên bán và ngân hàng mở L/C để kịp thời điều chỉnh xử lý. Bộ chứng từ hoàn chỉnh bao gồm:
+ Chứng từ giao hàng. + Hợp đồng.
+ Giấy mở L/C của ngân hàng. + Phiếu hạn ngạch (nếu có).
Tuỳ từng chủng loại hàng mà Cơng ty gửi bộ chứng từ đến phòng cấp giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ Công Thƣơng để xin giấy phép nhập khẩu hoặc đối với những mặt hàng nhập khẩu theo mặt hàng kinh doanh của Cơng ty thì làm thủ tục nhận hàng trực tiếp tại cơ quan hải quan.
* Làm các thủ tục hải quan
Khi tàu nhập cảng Công ty tiến hành làm các thủ tục hải quan để trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể đƣa hàng về kho. Tờ khai hải quan có dấu của Cơng ty gửi cùng bộ chứng từ gồm có giấy phép nhập khẩu, hợp đồng ngoại, hoá đơn, vận đơn giao hàng của hãng vận tải, phiếu hạn ngạch (nếu có), phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết để làm thủ tục nhận hàng.
Có 2 hình thức thơng quan nhập khẩu:
+ Mở trực tiếp tại cửa khẩu cho hải quan kiểm tra.
+ Mở chuyển tiếp (hàng về Hải Phòng, mở tờ khai ở Hà Nội sau đó chuyển tiếp xuống Hải Phòng và đƣa hàng về Hà Nội để kiểm hố). Nếu hàng hố có tổn thất, mất mát, hƣ hỏng khơng đúng với yêu cầu trong hợp đồng đã đặt ra thì Cơng ty sẽ khiếu nại tuỳ theo mức bảo hiểm mà Công ty mùa thƣờng là 110% trị giá hoá đơn thƣơng mại với điều kiện mọi rủi ro.
* Nộp thuế: Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan Công ty sẽ nhận đƣợc thơng báo đóng thuế. Cơng ty ln cố gắng đóng thuế đúng thời hạn để tránh tình trạng bị phạt do chậm nộp thuế.
* Nhận hàng: Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và nhận đƣợc hàng
Công ty vận chuyển hàng về kho chờ tiêu thụ - đối với nhập trực tiếp. Còn đối với nhập khẩu uỷ thác, có thể Cơng ty sẽ giao hàng ngay tại cảng cho bên uỷ thác.