II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI.
3. Tình hình chung về vật liệu tại cơng ty Dệt-May Hà Nội.
a. Đặc điểm của vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội.
Công ty Dệt - May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có quy mơ sản xuất lớn, sản phẩm của công ty nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại như : sợi, sản phẩm dệt kim, sản phẩm dệt thoi…do đó vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng về chủng loại với tính năng lý hố học cũng hết sức khác nhau. Thực tế đó đặt ra cho cơng ty những u cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch tốn các q trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu.
Cũng như đa số các công ty thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam, sản phẩm của công ty Dệt - May Hà Nội đã không những đáp ứng nhu cầu nội địa mà phần lớn để phục vụ cho xuất khẩu. Do đó, việc quản lý chặt chẽ và hạch tốn chi tiết đầy đủ, chính xác từng thứ vật liệu là điều kiện cần giúp công ty thực hiện kế hoạch giảm giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo ưu thế cạnh tranh của sản phẩm trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Do nhu cầu kế hoạch sản xuất là rất linh động nên sự biến động của vật liệu là thường xuyên liên tục. Vì vậy, để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu sử dụng tại công ty được chia thành các loại sau :
Vật liệu chính : Gồm các loại bơng xơ, chủ yếu nhập từ nước ngoài như xơ PE ( Eslon ), xơ PE ( Sunkyong ), bông Nga cấp I, II, bông Úc cấp I, bông Việt Nam.
Vật liệu phụ : Các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun, phecmơtuya, phấn may, băng dính, hố chất, thuốc nhuộm…
Nhiên liệu : Điện, xăng (A 83, A92 ), dầu công nghiệp…
Phụ tùng thay thế : Máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt, dây curoa.
Văn phịng phẩm : Giấy, mực in, bút bi, máy tính…các đồ dùng phục vụ cho cơng tác văn phịng.
Vật liệu xây dựng : Sắt, thép, xi măng, kính…
Bao bì đóng gói : Bao tải dứa, dây buộc, dây đai nylon, hòm carton…
Phế liệu thu hồi : Sản phẩm hỏng, vải vụn, vải thừa…
Việc phân loại vật liệu như trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản lý một cách khoa học vật liệu phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên cơ sở phân loại tỉ mỉ, chính xác từng thứ vật liệu.
b. Cơng tác quản lý và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu. Vật liệu chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, tỷ trọng của vật liệu trong giá thành sản phẩm sợi là 65% đến 75%, trong sản phẩm dệt kim là 60% đến 70%, nên quản lý tốt vật liệu sẽ là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, góp phần khơng nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đó là mục tiêu chính mà các doanh nghiệp đều hướng tới.
Việc quản lý vật liệu của công ty được thực hiện ngay từ khâu thu mua vật liệu. Vật liệu của công ty hầu hết đều được nhập từ nước ngồi. Bơng thiên nhiên nhập từ Nga, Thái lan, Singapor, Mexico, Mỹ, Úc, Trung Quốc…Xơ hoá học polieste gồm các loại xơ chunginh, kinchơ nhập từ Đài Loan, Nhật Bản, Ấn Độ…Như vậy , công ty phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nguyên liệu ngoại nhập và hầu như khơng có nguồn nguyên liệu trong nước để thay thế.
Vật liệu của công ty được mua về, sau khi kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã, sẽ được phép nhập kho. Lượng vật liệu được xác định dựa trên kế hoạch và nhu cầu sản xuất do bộ phận cung ứng, thuộc phòng sản xuất kinh doanh xây dựng nên.
Công ty Dệt - May Hà Nội sử dụng trên 100 loại vật tư với đủ chủng loại và tính năng khác nhau nên chúng được quản lý một cách khoa học trong hệ thống kho tàng của công ty với đầy đủ trang thiết bị bảo quản phù hợp với đặc tính của từng loại vật liệu, nhằm hạn chế tối đa sự hư hỏng, mất mát, hao hụt. Vật liệu của công ty được lưu trữ và bảo quản tại các kho :
Kho bông xơ. Kho xăng dầu. Kho vật tư bao gói. Kho hóa chất. Kho thiết bị. Kho vật liệu xây dựng.
Kho vật liệu phụ. Kho phế liệu.
Cơng ty ln tìm các biện pháp để tiết kiệm nguyên vật liệu. Một trong những biện pháp đó là tận dụng bơng xơ phế bị rơi ra trong các giai đoạn sản xuất của dây chuyền sản xuất sợi. Công ty đã tận dụng những bông xơ rơi này để làm nguyên liệu cho dây chuyền OE tận dụng bông phế, sản xuất các loại sợi dệt mành, vải bị, vải lót lốp xe…
Đối với công tác định mức tiêu hao vật tư, cơng ty ln có một bộ phận theo dõi thực hiện các mức này và tiến hành hoàn thiện chúng.
Cụ thể định mức bông xơ cho sản xuất sợi được xây dựng như sau : T
T
Tên vật tư và sản phẩm
Loại vật tư và % pha trộn Định mức
Đơn vị tính mức 1 Bông cho sợi
chải thô nhà
90% bông cấp 1 Liên Xô hoặc ~
1081 Kg/kg sợi
máy01&02 10% bông cấp 2 Liên Xô hoặc ~
2 Bông cho sợi chải kỹ nhà máy 01&02
90% bông cấp 1 Liên Xô hoặc ~
10% bông cấp 2 Liên Xô hoặc ~
1255 Kg/kg sợi
3 Xơ PE cho nhà máy sợi 1&2
1017 Kg/kg sợi 4 Bông cho sợi
OE : Phương án 1 ( Tỉ lệ dùng bơng tính cho F1 chưa sử lý )
50% bông rơi chải kỹ 50% bông F1 đã xử lý
1400 Kg/kg sợi
5 Bông cho sợi OE : Phương án 2
50% bông rơi chải kỹ 45% bông F1 đã xử lý 5% bông nguyên hạ cấp
1310 Kg/kg sợi 6 Bông hồi Peco
cho sợi OE nhà máy sợi 02
1060 Kg/kg sợi 7 Bông cho sợi
chải thô Ne < 30 nhà máy sợi Vinh
100% bông cấp 2 Liên Xô hoặc ~
1084 Kg/kg sợi
8 Bông cho sợi chải thô Ne > 30 nhà máy sợi Vinh
80% bông cấp 1 Liên Xô hoặc ~
20% bông cấp 2 Liên Xô hoặc ~
1082 Kg/kg sợi
9 Xơ PE nhà máy sợi Vinh
1018 Kg/kg sợi Để công tác quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ sáu tháng một lần, công ty thực hiện kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng thứ vật liệu.
Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm 3 người : + Thủ kho.
+ Thống kê kho. + Kế toán vật liệu.
Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả kiểm kê do phịng sản xuất kinh doanh lập.
Thực tế cho thấy do có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở công ty Dệt - May Hà Nội hầu như khơng có sự chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và sổ sách. Hơn nữa, hệ thống kho tàng của công ty rất tốt được đặt gần các nhà máy sản xuất, các điều kiện bảo quản đầy đủ, vì thế việc vận chuyển vật liệu từ kho tới nơi sản xuất thuận tiện, tránh được trường hợp mất mát, hao hụt trong quá trình vận chuyển.
c. Đánh giá vật liệu.
Ở cơng ty Dệt - May Hà Nội, giá thực tế vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập :
- Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho :
Tại cơng ty khối lượng vật liệu mua ngồi phục vụ cho sản xuất kinh doanh rất lớn. Khi đó, giá thực tế vật liệu nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hố đơn cộng với chi phí thu mua và thuế nhập khẩu ( nếu vật liệu mua của nước ngoài ).
Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
=
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền cơng tác phí của cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt trong định mức. Tuy nhiên, vật liệu thu mua thường được chuyển đến và giao tại kho của cơng ty nên ít khi phát sinh các chi phí có liên quan ngồi giá ghi trên hố đơn. Cơng ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá ghi trên hố đơn là giá chưa có thuế GTGT đầu vào.
- Đối với vật liệu nhập kho do công ty tự sản xuất như ống giấy các loại, túi polieste, giá thực tế nhập kho là giá thành công xưởng của vật liệu đó.
- Đối với vật liệu th ngồi gia cơng chế biến : Giá thực tế vật liệu nhập kho của vật liệu được tính theo giá thanh tốn với người nhận gia công.
- Phế liệu nhập kho : Giá thực tế nhập kho là giá bán ước tính theo mặt bằng thị trường.
Công ty áp dụng phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ xuất kho, kế toán chỉ ghi số thực xuất. Cuối tháng, sau khi tổng hợp đầy đủ vật liệu xuất kho, kế tốn tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ như sau :
Giá trị vật liệu Số lượng vật liệu Đơn giá xuất kho trong tháng xuất kho bình quân.
Theo nguyên tắc kế toán, kế toán xuất kho vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế. Tuy nhiên, nếu phản ánh trị giá thực tế nhập, xuất của vật liệu chính sử dụng tại cơng ty Dệt - May Hà Nội thì cơng việc q
Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
= Đơn giá Đơn giá bình quân
=
=
GHT vật liệu tồn đầu kỳ+ GHT vật liệu nhập trong kỳ
phức tạp. Nguyên liệu bông của công ty dùng trong sản xuất chủ yếu là nhập ngoại và giá cả của nó thường xuyên biến động do các yếu tố tác động như yếu tố mùa vụ, thuế nhập khẩu…Khi mua bơng có nhiều chi phí liên quan phát sinh nên giá ghi trên hoá đơn và giá cả thực tế thanh toán với người bán thường chênh lệch nhau rất nhiều.
Vì vậy, để đơn giản hơn, tại cơng ty, vật liệu chính xuất kho được coi là theo giá hạch toán. Đến cuối kỳ, kế tốn tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, theo công thức sau :
Giá thực tế vật Giá hạch toán Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế liệu xuất kho vật liệu và giá hạch toán
Hệ số chênh lệch giữa GTT và GHT
Trong đó :
Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hố đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ…Giá hạch toán vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn. Như vậy, giá thực tế vật liệu nhập kho phản ánh được phần chi phí có liên quan phát sinh cịn giá hạch tốn thì khơng, giá hạch tốn và giá thực tế chỉ khác nhau nếu có các chi phí khác phát sinh ngồi hố đơn tài chính.