II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HẠCH TỐN VẬT LIỆU
5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu.
Thực tế tại công ty không mở TK 141 " Tạm ứng ", mà việc tạm ứng cho cán bộ phòng kế hoạch cung ứng để mua vật liệu lại diễn ra thường xuyên, do vậy rất cần thiết phải mở TK 141. Việc mở TK 141
không những tuân theo đúng quy định của thủ tục tạm ứng mà còn giúp cho việc theo dõi tạm ứng một cách thuận lợi.
Do vật liệu chiếm khoảng 80% trong tổng giá thành sản phẩm nên số tiền tạm ứng cho mua vật liệu trong kỳ là rất lớn, mà kế toán lại theo dõi và thanh toán tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Như vậy, cán bộ cung ứng của công ty khi nhận tạm ứng có vai trị như một người bán và như thế thì tạm ứng và thanh tốn tạm ứng khơng được theo dõi về thời hạn thanh toán, hạch toán. Việc hạch toán như vậy dẫn đến việc thanh toán các khoản tạm ứng kéo dài ngày gây ra tình trạng chiếm dụng vốn và sẽ làm thất thốt vốn của cơng ty.
Để khắc phục điều này, hạch toán khoản tạm ứng thu mua vật liệu có thể làm như sau :
Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, tức là khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đơn xin tạm ứng kế toán thanh toán viết phiếu chi, khi đó kế tốn ghi sổ theo dõi thanh tốn tạm ứng theo định khoản : Nợ TK 141 ( Chi tiết từng người tạm ứng )
Có TK 111
Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập ghi :
Nợ TK 152 ( Chi tiết ) Nợ TK 133
Có TK 141( Chi tiết từng người tạm ứng )
Nếu số tiền tạm ứng thừa, người tạm ứng sẽ nộp lại cho kế toán và kế toán ghi vào sổ theo dõi thanh toán tạm ứng:
Nộp bằng tiền : Nợ TK 111 Có TK 141
Nếu trừ vào lương : Nợ TK 334 ( Chi tiết ) Có TK 141
Nếu số tiền chi mua vật liệu lớn hơn số tạm ứng thì kế toán lập phiếu chi thanh toán cho người tạm ứng : Nợ TK 141
Có TK 111
Kế tốn mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng TK 141. Sổ này được mở cho cả năm, mỗi đối tượng tạm ứng thường xuyên được theo dõi trên một vài trang sổ.
Phương pháp lập sổ chi tiết TK 141 :
- Chứng từ : Ghi số hiệu, ngày tháng, phiếu chi, số séc…
- Cột diễn giải : Ghi nội dung chi tạm ứng, thời hạn thanh toán tạm ứng.
- Cột số dư : Số dư Nợ TK 141 phản ánh số chi chưa hết của các lần tạm ứng.
- Cột ghi Nợ TK 141 : Phản ánh các khoản tạm ứng cho người đi mua vật liệu.
- Cột ghi Có TK 141 : Phản ánh giá trị vật tư hàng hoá mua về.
Số liệu tổng cộng mỗi tháng trên sổ chi tiết TK 141 dùng để vào NKCT số 10.
Biểu số 1.3 SỔ CHI TIẾT TK 141
Đối tượng : Ngày tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ C ó N ợ C ó 1.Số dư đầu kỳ
2.Số phát sinh trong kỳ …. Cộng số phát sinh 3.Số dư cuối kỳ Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )