II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HẠCH TỐN VẬT LIỆU
1. Xây dựng sổ danh điểm vật tƣ thống nhất cho tồn cơng ty.
Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót, và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thơng tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết cơng ty nên mở " Sổ danh điểm vật liệu ". Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và giá hạch tốn. Muốn mở được sổ này, trước hết cơng ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong tồn cơng ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phịng kế tốn.
Sổ danh điểm vật tư cịn cung cấp thơng tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch tốn. Bởi vì như đã nói ở trên, hạch tốn chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phương pháp thẻ song song và việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế tốn sẽ khơng theo dõi được giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết được. Như vậy, việc mở sổ danh điểm vật tư sẽ góp phần giảm bớt khối lượng cơng việc hạch tốn, xử lý nhanh chóng, cung cấp thơng tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch tốn vật liệu trên máy vi tính.
Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau :
Biểu số 1.1 SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
vật liệu tính tốn chú Bơn g 1521 Vật liệu chính Kg 1521 A Nhóm bơng Kg 1521 A01 Bông Việt
Nam
Kg 1521 A02 Bông Nga Kg
….. ….. 1521 B Nhóm xơ Kg 1521 B01 Xơ Nanlon Kg 1521 B02 Xơ Sunkyong Kg ….. ….. 1522 Vật liệu phụ 1522 A01 NAOH 1522 A02 H2SO4 ….. …..
Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phịng kế tốn, phịng kế hoạch cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong tồn cơng ty.