II. THỰC TRẠNG QUY TRèNH NHẬP KHẨU CỦA CễNG TY:
1. Thực trạng quy trỡnh nhập khẩu mặt hàngh ạt nhựa tại Cụng ty
1.2.1 Giao dịch đàm phỏn:
Sau khi căn cứ vào số lượng hàng mà cỏc Cụng ty đ ặt mua và cỏc Nhà mỏy căn cứ vào số lượng hàng tồn kho, lựa chọn nhà cung cấp và hoạch định phương ỏn kinh doanh đối với mặt hàng hạt nhựa. Do mặt hàng hạt nhựa cú những đặc tớnh riờng nờn Cụng ty sử dụng hỡnh th ức gửi thư chào hàng theo hỡnh th ức chào thầu hạn chế cho cỏc nhà cung c ấp. Trờn k ết quả chào thầu của nhà cung c ấp Cụng ty g ửi thư chào th ầu cho cỏc Nhà mỏ y xỏc nhận. Nhà mỏy ph ải xỏc nhận rừ: tờn hàng, s ố lượng, chủng loại, đơn giỏ, tr ị giỏ, xuất xứ, đối tỏc cung cấp, quy cỏch ch ất lượng, thời gian chào hàng, hỡnh thức thanh toỏn và cỏc điều kiện khỏc... Sau khi đư ợc Nhà mỏy xỏc nh ận Cụng ty ti ến hành giao dịch với đối tỏc cung cấp.
Trờn cơ sở kết quả của quỏ trỡnh giao dịch, Cụng ty sẽ tiến hành đàm phỏn để đi đến ký kết hợp đồng. Vỡ là một cụng ty cú kinh nghiệm nhiều năm trong ho ạt động thương mại quốc tế, xõy dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhiều bạn hàng trờn thế giới, đặc biệt là ở cỏc nước khu vực Chõu ỏ như Nh ật Bản, Hàn Quốc, Trung Qu ốc, Singapore, Malaysia,...và m ột số nước Trung Đụng cú nguồn hàng dồi dào như Qatar, ả rập...Nờn Cụng ty cú một hệ thống cỏc nhà cung cấp ổn định cú uy tớn và hi ểu rừ về nhau. Do đú, trong quỏ trỡnh đàm phỏn v ới nhau về giỏ và cỏc điều cơ bản của hợp đồng thường sử dụng hỡnh thức đàm phỏn trực tiếp, thư tớn, EMS, ho ặc fax. Trong quỏ trỡnh đàm phỏn để đảm bảo được mức giỏ hợp lý nhất trước khi đàm phỏn thống nhất về nội dung h ợp đồng thỡ cỏc phũng nghi ệp vụ của Cụng ty ti ến hành đàm phỏn giỏ và yờu c ầu đối tỏc cung c ấp làm rừ, bổ sung bản chào hàng sao cho phự h ợp với yờu cầu theo đơn đặt hàng của cỏc Nhà mỏy.
Trong trường hợp đàm phỏn tr ả giỏ cho từ hai đối tỏc cung cấp trở lờn thỡ Cụng ty ph ải cú thời hạn trả lời như nhau đ ể đảm bảo tớnh khỏch quan và bỡnh đ ẳng cạnh tranh cho cỏc đ ối tỏc cung cấp. Khi cú k ết quả đàm phỏn thỡ Cụng ty ph ải cú trỏch nhiệm thụng bỏo k ịp thời cho cỏc đơn v ị đặt hàng bi ết và yờu cầu cú ý kiến xỏc nh ận để triển khai đơn hàng s ớm. Sau khi nhà mỏy xỏc nh ận đồng ý với kết quả đàm phỏn, Cụng ty s ẽ phờ duyệt và cho ký h ợp đồng nhập khẩu với nội dung như trong đàm phỏn. Để đảm bảo yờu cầu kỹ thuật về mặt hàng hạt nhựa của đơn vị đặt hàng thỡ tr ong quỏ trỡnh đàm phỏn c ần phải cú sự tham gia của cỏn b ộ cú thẩm quyền của đơn vị đặt hàng đ ể trực
tiếp đàm phỏn, cựng ký h ợp đồng và cựng ch ịu trỏch nhi ệm về chủng loại, quy cỏch ch ất lượng của loại hạt nhựa thuộc hợp đồng đú. Trờn cơ sở kết quả đàm phỏn cuối cựng đạt được phự hợp với mức phương ỏn giỏ đó được duyệt thỡ phũng nghi ệp vụ thụng bỏo cho đơn vị đặt hàng xỏc nhận lần cuối về đối tỏc cung cấp, mức đơn giỏ, t ổng trị giỏ và toàn bộ nội dung đơn hàng làm cơ sở tiến hành cỏc bước tiếp theo. Nếu xột thấy việc đàm phỏn với nhà thầu thứ nhất khụng đạt kết quả như phương ỏn kinh doanh thỡ cú th ể kết hợp với đơn vị đặt hàng căn cứ theo quy chế hiện hành ch ọn nhà thầu kế tiếp và đàm phỏn đ ể cú cơ s ở so sỏnh và l ựa chọn thớch h ợp nhất.