II. THỰC TRẠNG QUY TRèNH NHẬP KHẨU CỦA CễNG TY:
1. Thực trạng quy trỡnh nhập khẩu mặt hàngh ạt nhựa tại Cụng ty
1.3.4. Bộ chứng từ thanh toỏn
Phương thức thanh toỏn chứng từ là một phương thức thanh toỏn chặt chẽ và phức tạp. Sự chặt chẽ và phức tạp này thể hiện trong việc lập bộ chứng từ thanh toỏn. Trong thư tớn dụng, bộ chứng từ được quy định rừ ràng và chi ti ết, đõy chớnh là căn cứ duy nhất để Ngõn hàng thực hiện việc trả tiền cho người xuất khẩu. Do vậy người xuất khẩu( người hưởng lợi) cũng là người lập bộ chứng từ thanh toỏn luụn phải tuõn thủ tuyệt đối cỏc yờu c ầu về chứng từ mới cú thể trỏnh kh ỏi khả năng bị từ chối thanh toỏn. Thụng thường chứng từ được lập ngay khi chu ẩn bị xếp hàng lờn t ầu. Cỏc chứng từ cơ bản mà một thư tớn d ụng thường yờu cầu gồm cú:
+ Hoỏ đơn thương mại ( Commercial Invoice): Là ch ứng từ cơ bản của khõu thanh toỏn. Nú là yờu cầu của người bản đũi hỏi người mua ph ải trả số tiền hàng đó được ghi trờn hoỏ đơn. Hoỏ đơn này núi rừ đặc điểm của hàng hoỏ, đơn giỏ và tổng trị giỏ của lụ hàng, đi ều kiện cơ sở giao hàng, phương th ức chuyờn chở hàng, phương th ức thanh toỏn.
+ Vận tải đơn ( Bill of Lading or Airway Bill): là ch ứng từ chuyờn ch ở hàng hoỏ b ằng đường biển hoặc đường khụng do người chuyờn ch ở cấp cho người gửi hàng khi hàng đư ợc xếp hay nhận được để xếp lờn tàu ( ho ặc mỏy bay). Vận đơn này v ừa là bằng chứng của hợp đồng vận tải, vừa là biờn lai giao nh ận hàng hoỏ và đồng thời là chứng từ sở hữu hàng hoỏ.
+ Hối phiếu( Bill of exc hange) : là một mệnh lệnh trả tiền vụ điều kiện của người bỏn ký phỏt đũi tiền người mua, yờu cầu người mua khi đến hạn quy định của lệnh phải trả một số tiền
nhất định cho người bỏn hoặc theo l ệnh của người bỏn trả tiền cho người khỏc tại một địa điểm nhất định.
+ Phiếu đúng gúi ( Packing list) : là b ản kờ khai t ất cả cỏc hàng hoỏ đựng trong một kiện hàng. Phiếu đúng gúi được đặt trong bao bỡ để người mua dễ thấy.
Ngoài ra cũn một số chứng từ khỏc liờn quan như:
+ Đơn bảo hiểm ( Insurance Policy): là ch ứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm cỏc đi ều khoảng chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm và nhằm hợp thức hoỏ hợp đồng bảo hiểm.
+ Giấy chứng nhận chất lượng ( Certificate of Quality): là chứng từ xỏc nhận chất lượng của hàng th ực giao và ch ứng minh phẩm chất hàng phự h ợp với cỏc đi ều kiện của hợp đồng. Giấy chứng nhận chất lượng cú thể được cấp do nơi s ản xuất hàng hoỏ hoặc cơ quan ki ểm nghiệm hàng xu ất khẩu ( tuỳ hợp đồng quy định)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin): là chứng từ xỏc nhận xuất xứ của hàng hoỏ do Cụng ty giỏm đ ịnh cấp.
1.3.5 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Cụng ty thường nhập khẩu hạt nhựa theo điều kiện CIF và CFR nờn trong quỏ trỡnh chuyờn ch ở lụ hàng về Cảng, nếu xảy ra tổn thất phớa đối tỏc nước ngoài s ẽ phải bồi thường như trừ tiền hàng, trả lại hoặc giao bự vào h ợp đồng sau cho Cụng ty theo quy định ghi trong hợp đồng trong trường hợp:
+ Hàng giao khụng đỳng về số lượng trọng lượng quy cỏch đó ghi trong hợp đồng thương mại quốc tế.
Do cỏc nhà cung c ấp cho Cụng ty thư ờng là cỏc nhà cung cấp lõu năm, cú quan h ệ mật thiết với Cụng ty nờn vi ệc xảy ra khiếu nại gần như là khụng cú.