II. THỰC TRẠNG QUY TRèNH NHẬP KHẨU CỦA CễNG TY:
1. Thực trạng quy trỡnh nhập khẩu mặt hàngh ạt nhựa tại Cụng ty
1.3.3. Làm thủ tục thanh toỏn:
Đối với hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa Cụng ty thường xuyờn sử dụng phương th ức thanh toỏn tớn d ụng chứng từ.
Mở thư tớn dụng ( L/C):
L/C là một văn bản phỏp lý quan tr ọng của phương th ức thanh toỏn tớn d ụng chứng từ, nếu thanh toỏn b ằng L/C mà
khụng cú L/C thỡ người xuất khẩu sẽ khụng giao hàng. L/C được
mở nhằm thực hiện nghĩa vụ của Cụng ty đỏp ứng yờu cầu tiến độ giao hàng đó quy định trong
hợp đồng nhập khẩu đó ký. Phũng nghi ệp vụ xuất nhập khẩu cú trỏch nhi ệm lập kế hoạch mở L/C căn cứ vào hợp đồng ngoại đó ký. Tại Cụng ty c ổ phần hoỏ ch ất nhựa thỡ dựa trờn cơ s ở hạn mức vay tại hai ngõn hàng N goại Thương Vi ệt Nam và Ngõn hàng Cụng Thương Ba Đỡnh để xem xột khả năng tài chớnh để bảo đảm chắc chắn khả năng thanh toỏn c ủa Cụng ty vỡ tr ị giỏ hợp đồng của hợp đồng mặt hàng h ạt nhựa thường rất lớn. Để tiến hành mở L/C Phũng nghiệp vụ XNK của Cụng ty đến ngõn hàng Vietcombank trỡnh một bộ hồ sơ xin vay . B ộ hồ sơ này bao gồm:
+ Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiờm phương ỏn tr ả nợ + Yờu cầu mở thư tớn d ụng ( Application for documentary credit) làm theo mẫu đơn in sẵn của Ngõn hàng Vietcombank xin mở L/C.
Căn cứ vào hồ sơ vay, Phũng tớn dụng ngắn hạn sẽ xem xột duyệt cho vay và g ửi đơn xin mở L/C của Cụng ty t ới Phũng Thanh toỏn nh ập khẩu.
Sau khi nh ận được bản duyệt cho vay và yờu c ầu mở thư tớn dụng, Phũng thanh toỏn Nh ập khẩu sẽ tiến hành mở L/C và thụng bỏo cho phớa đ ối tỏc nước ngoài v ề việc mở L/C, nội dung của L/C và chuyển L/C đến cho họ. Khi phớa đối tỏc nước ngoài chấp nhận L/C thỡ ti ến hành giao hàng và g ửi bộ chứng từ theo yờu cầu của L/C cho ngõn hàng Vietcombank. Ngõn hàng ki ểm tra bộ chứng từ nếu thấy phự hợp với L/C thỡ ti ến hành thanh
toỏn cho đối tỏc nước ngoài. Về phớa Cụng ty sẽ thanh toỏn tiền cho ngõn hàng để nhận lại bộ chứng từ xuống cho Chi nhỏnh để kịp thời làm thủ tục nhận hàng.
Điều cần lưu ý khi phũng nghiệp vụ cú nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C:
- Nội dung xin mở phải đỳng theo n ội dung cỏc đi ều khoản liờn quan đến hợp đồng nhập khẩu đó ký. Trong khi làm đơn xin mở L/C nếu phỏt hi ện trong hợp đồng nhập khẩu cú điểm bất hợp lý hoặc bất lợi cho Cụng ty, đơn v ị đặt hàng thỡ phũng nghiệp vụ phải thụng bỏo ngay cho nhà cung c ấp yờu cầu xỏc nhận, bổ sung hoặc sửa đổi cho phự h ợp. Cần lưu ý n ội dung L/C là cơ hội cuối cựng tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của Cụng ty và đơn vị đặt hàng. Bờn cạnh nội dung của L/C phải đảm bảo tớnh chớnh xỏc và đầy đủ, rừ ràng nhưng ng ắn gọn nhằm tiết kiệm chi phớ mở L/C.
- Thường xuyờn liờn h ệ để yờu cầu đối tỏc gửi bộ chứng từ giao hàng. Phũng nghi ệp vụ phải cú nhiệm vụ kiểm tra xem đối tỏc nước ngồi đó thực hiện theo đỳng cỏc điều khoản đó ghi trong hợp đồng nhập khẩu khụng nếu cú sai sút yờu c ầu đối tỏc giải trỡnh và s ửa đổi.
- Khi nhận được chứng từ thanh toỏn, phũng nghi ệp vụ phải khẩn trương ki ểm tra kỹ nếu thấy sai sút ph ải yờu cầu đối tỏc nước ngoài sửa đổi, bổ sung kịp thời. Nếu chứng từ giao hàng khụng phự h ợp với quy định của L/C mà đ ến hạn ngõn hàng xỏc nh ận thanh toỏn cỏc phũng nghi ệp vụ phải bỏo cỏo Giỏm đốc đề xuất chấp nhận hoặc từ chối thanh toỏn.