3 .Hạch toán chi phí nhân cơng trực tiếp
5. Hạch tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là tồn bộ chi phí sản xuất gián tiếp phát sinh trong quá trình gắn liền với hoạt động sản xuất sau khi trừ các khoản mục chi phí trên và là một bộ phận chi phí hợp thành giá thành sản phẩm. Khoản mục chi phí này bao gồm các yếu tố sau:
CƠNG TY ĐT& XD THANH HỐ XN XÂY LẮP 9
- Chi phí nhân cơng: lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội ( gồm đội trưởng, giám đốc xí nghiệp, kế tốn , cán bộ kỹ thuật,.. )
- Chi phí vật liệu, cơng cụ, dụng cụ phục vụ cho quản lý đội như nhiên liệu chạy máy, giấy mực in…
- Chi phí lãi vay
- Chi phí mua ngồi khác.
Do chi phí sản xuất chung liên quan đến việc tổ chức và điều hành sản xuất. Nó bao gồm nhiều yếu tố chi phí nên việc phản ánh chính xác, hợp lý và giám sát chặt chẽ quá trình phát sinh là một yêu cầu cần thiết không thể thiếu trong quản lý cũng như hạch toán.
Để hạch tốn chi phí sản xuất chung Cơng ty sử dụng TK 627-“ Chi phí sản xuất chung “. Tài khoản này được mở cho từng cơng trình hạng mục cơng trình
Hạch tốn chi phí nhân viên quản lý
Tại Công ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá hạch toán vào khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương, 19% các khoản trích theo lương, cơng tác phí của nhân viên quản lý đội, xí nghiệp (đội trưởng đội thi cơng, giám đốc xí nghiệp, kế tốn, cán bộ kỹ thuật, …)
Toàn bộ lao động th ngồi thi cơng ở các đội ,xí nghiệp là lao động hợp đồng, trả lương theo hợp đồng khốn do đó Cơng ty khơng trích nộp BHXH cho đối tượng này. Đối với những lao động trực tiếp trong danh sách nhân viên của Công ty, do việc trả lương theo đơn giá khoán (trong đơn giá khoán đã bao gồm các khoản trích theo lương) nên Cơng ty khơng hạch tốn khoản trích 19% này vào chi phí sản xuất chung. Đồng thời hàng tháng tiến hành nộp hộ tồn bộ số tiền trích BHYT, BHXH và khi thanh toán lương kế toán đơn vị phải tiến hành khấu trừ số tiền trên từ người lao động. Như vậy, Cơng ty chỉ hạch tốn khoản trích 19% theo lương vào chi phí sản xuất chung cho nhân viên quản lý
Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công cho bộ phận nhân viên quản lý, kế tốn tiến hành tính lương và lập bảng thanh tốn lương gián tiếp. Lương phải trả cho nhân viên quản lý được tính như sau:
Tiền lƣơng phải trả = Lƣơng cơ bản X Hệ số cấp bậc + Tiền lƣơng khốn
Ví dụ : Tính lương phải trả cho Ơng Phan Trọng Hùng – Giám đốc xí nghiệp
Tiền lƣơng phải trả = Lƣơng cơ bản X Hệ số cấp bậc + Tiền lƣơng khoán 2.494.000 = 290.000 x 2.74 + 1.700.000
Biểu số 16:Bảng thanh toán lương gián tiếp
BẢNG THANH TOÁN LƢƠNG GIÁN TIẾP
Tháng 12/2003 STT Họ và tên Chức danh nghề nghiệp Hệ số lương Tổng lương và thu nhập Lương cấp bậc Lương khốn Cơng tác phí Lương trách nhiệm Tổng 1 Phan Trọng Hùng Giám đốc 2.74 794.60 0 1.700.00 0 200.00 0 2.694.000 2 Nguyễn Thị Hà Ktoán 2.55 739.5 00 1.160.0 00 100.0 00 1.999.50 0 3 Lê Ngọc Thanh Kỹ thuật 2.34 678.6
00 1.500.0 00 100.0 00 58.00 0 2.336.60 0 4 Nguyễn Văn Hải Bảo vệ 800.000 .... ............ ............. ......... . ........... . ........ ........ ....... Tổng cộng 10.786.9 00.
CƠNG TY ĐT& XD THANH HỐ XN XÂY LẮP 9
Giám đốc XN Kế toán lập biểu
Từ Bảng thanh toán lương và danh sách trừ BHXH ( Công ty lập và chuyển xuống ), kế toán tiến hành vào chứng từ ghi sổ theo định khoản
BT1 Nợ TK 627 10.786.900 Có TK 334 10.786.900
BT 2 Nợ TK 627 420. 413 Có TK 336 420. 413
Từ chứng từ ghi sổ kế tốn vào bảng kê phát sinh bên có TK 334,336. Cuối quý vào sổ cái, lên bảng cân đối số phát sinh.
Do chi phí nhân viên quản lý là chi phí phát sinh chung cho tất cả các cơng trình nên khơng thể tách riêng cho các cơng trình được vì vậy cuối tháng kế tốn phải tiến hành phân bổ theo chi phí nhân cơng trực tiếp. Thơng tin thu được từ bảng thanh toán lương, BHXH là căn cứ để kế toán phân bổ chi phí sản xuất chung cho mỗi cơng trình. Từ số liệu đã được phân bổ kế tốn vào sổ chi tiết tài khoản 627. Số liệu trên sổ chi tiết TK 627 được dùng để lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ( cột chi phí sản xuất chung ). Đồng thời được dùng để đối chiếu với Bảng kê phát sinh bên có TK 334,336 và sổ cái tài khoản 627.
Chi phí vật liệu cơng cụ dụng cụ
Vật liệu, dụng cụ sử dụng cho quản lý đội chủ yếu là nhiên liệu chạy máy và các công cụ dụng cụ như lán trại, giấy in, mực in... cho đơn vị thi cơng. Những khoản mục chi phí này phát sinh trực tiếp ở cơng trình nào thì kế tốn hạch tốn vào chi phí của cơng trình đó, cịn khơng kế tốn tập hợp và cuối quý tiến hành phân bổ cho tất cả các cơng trình.
Khi phát sinh nghiệp vụ, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào chứng từ ghi sổ . Ví dụ theo phiếu xuất kho số 203X ngày 12/12/2003 về việc xuất nhiên liệu chạy, kế toán vào chứng từ ghi sổ
Nợ TK 627 : 2.313.180 Có TK 152 : 2.313.180
Ngồi ra ở Cơng ty, những loại máy thi cơng có giá trị nhỏ ( máy trộn bê tông, máy đầm, máy tời ...) được coi là máy công cụ và tiến hành phân bổ giá trị cho từng cơng trình. Theo cách tính của Cơng ty thì việc sử dụng máy móc cơng cụ là thường xun cho tất cả các cơng trình song trên sổ sách kế tốn khơng phải q hay cơng trình nào cũng có khoản mục chi phí này. Ngun nhân khi máy móc mới mua về trong thời gian một năm nếu số lượng cơng trình nhiều và kéo dài thì kế tốn sẽ phân bổ hết nguyên giá của máy đó vào chi phí sản xuất chung cho các cơng trình đang thi cơng. Như thế đến kỳ hạch tốn sau nếu máy đó vẫn sử dụng được thì kế tốn sẽ khơng tính vào chi phí nữa. Cịn nếu trong năm đó số lượng cơng trình khơng nhiều hoặc thời gian thi cơng ngắn thì kế tốn sẽ phân bổ dần và để số dư trên tài khoản 153
Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất máy mua mới vào sử dụng kế toán ghi Nợ TK 627
Có TK 153
Đến cuối năm nếu phân bổ khơng hết kế tốn vẫn để số dư trên tài khoản 153.
Vì cách thức hạch tốn như vậy nên mặc dù quý IV/2003 xí nghiệp 9 vẫn sử dụng số lượng máy thi công của quý trước nhưng do đã phân bổ gần hết nên quý này chỉ còn lại 837.000 đồng
Kế toán định khoản trên chứng từ ghi sổ số 230 ngày 31/12/2003 như sau Nợ TK 627: 837.000
Có TK 153: 837.000
Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào bảng kê phát sinh bên có TK 153 và từ đó lên bảng cân đối số phát sinh.
Do xí nghiệp khơng theo dõi chi tiết máy thi cơng nào sử dụng cho cơng trình nào và cịn lại ngun giá bao nhiêu nên kế tốn khơng thể vào số liệu trực tiếp từ chứng từ gốc lên sổ chi tiết TK 627 được mà phải phân bổ cho từng cơng trình đang thi cơng. Số liệu sau khi được phân bổ kế toán vào sổ chi tiết TK 627 từ số liệu này lập bảng tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
-Chi phí lãi vay
Để có tiền chi trả lương cho cơng nhân, nguyên vật liệu, chi phí khác bằng tiền, các đội xí nghiệp phải vay tiền từ Cơng ty. Chi phí lãi vay là khoản chi phí mà các đội, xí nghiệp trực tiếp xây dựng cơng trình phải trả (lãi suất hàng tháng 0.8% ) trên tổng số vốn được Công ty cho vay thơng qua ngân hàng. Chi phí lãi vay cụ thể sẽ được kế tốn thanh tốn tính và báo xuống cho từng đội, xí nghiệp trên bảng kê lãi suất phải chịu. Tổng chi phí lãi vay của xí nghiệp quý IV/2003 là 30.973.000
Khi phát sinh nghiệp vụ vay tiền hoặc tính lãi kế toán thực hiên định khoản trên chứng từ ghi sổ như sau
Nợ TK 627: 30.973.000 Có TK 336 30.937.000
Từ Chứng từ ghi sổ kế tốn lên bảng kê phát sinh bên có tài khoản 336 ( cột ghi nợ TK 627). Đồng thời vào cuối q kế tốn phải phân bổ số chi phí lãi
vay này cho từng cơng trình. Từ số liệu phân bổ đó kế tốn tiến hành vào sổ chi tiết tài khoản 627.
- Chi phí khác bằng tiền
Đây là khoản mục chi phí có nội dung khá đa dạng, phát sinh thường xun và có quy mơ khá lớn trong chi phí sản xuất chung. Bao gồm chi phí dịch vụ mua ngồi như chi phí sửa chữa thiết bị quản lý, chi phí thuê kho, nhà ở, chi phí điện nước, điện thoại mua ngồi sử dụng phục vụ thi cơng... và các chi phí bằng tiền khác như chi phí giao dịch với bên A và đối tác, chi phí biên soạn tài liệu, phơ tơ, in ấn... tại các đội, xí nghiệp cơng trình
Ví dụ theo hố đơn tiền điện của bưu điện tỉnh Thanh Hố báo tháng 11Xí nghiệp 9 sử dụng dịch vụ điện thoại hết 841714,5(VAT 10%) . Kế toán vào chứng từ ghi sổ số 215 ngày 8/12/2004
Nợ TK 627 : 765 195 Nợ TK 133: 76 519,5 Có TK 111: 841 714,5
Từ chứng từ ghi sổ kế toán Bảng kê phát sinh bên có TK 111. Cuối quý vào sổ cái các tài khoản liên quan và lên bảng cân đối số phát sinh.
Những chi phí phát sinh trực tiếp tại cơng trình nào được hạch tốn vào chi phí của cơng trình đó. Nếu khơng thể tách riêng ngay cho các cơng trình, kế tốn tập hợp trên tài khoản chi phí sản xuất chung và phân bổ cho từng cơng trình theo chi phí nhân công trực tiếp
Biểu số 17 : Sổ chi tiết TK 627
SỔ CHI TIẾT TK 627
Chi phí sản xuất chung
Cơng trình: Khu biệt thự Bắc ga Quí IV Năm 2003 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có HĐ226 10/10 Chi tiếp khách 111 200.000 HĐ057 16/10 Trắc địa 111 170.000 HĐ105 16/10 Lán trại Bắc Ga 111 2.000.000 ............................. ..... ......... ......
PB 31/10 Chi phí nhân cơng phân bổ 334 2.681.585
.......... ....................... ..... ........... ...............
31/12 Kết chuyển CP SXC 82.269.301