3 .Hạch toán chi phí nhân cơng trực tiếp
1 Đánh giá chung về cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá
1.1. Những điều đã đạt được trong công tác tổ chức hoạt động kinh
doanh nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng
Là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập từ năm 1961, trong quá trình phát triển Cơng ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hố đã khơng ngừng mở rộng cả về quy mô và địa bàn hạt động. Trong suốt hơn 40 năm qua, mặc dù cịn nhiều khó khăn nhất là từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế, song Công ty đã dần dần ổn định và duy trì được sản xuất, tạo đủ việc làm, đảm bảo cuộc sống cho cán bộ công nhân viên. Đến nay đã trở thành Cơng ty lớn mạnh hàng đầu trong tỉnh. Có được thành tựu đó là do sự cố gắng nỗ lực của Công ty trên các lĩnh vực sau:
Về tổ chức quản lý
Nhìn chung Cơng ty đã xây dựng được một bộ máy quản lý tương đối phù hợp với quy mơ hoạt động. Các phịng ban nghiệp vụ không quá cồng kềnh nhưng vẫn đảm bảo thực hiện những chức năng, nhiệm vụ được giao và duy trì thường xun việc cung cấp, trao đổi thơng tin đã đảm nhận khá tốt vai trò tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.
Bộ máy tổ chức của công ty được triển khai theo mơ hình phân cấp quản lý, cùng với việc áp dụng cơ chế khốn gọn cơng trình đến các đơn vị trực thuộc đã tỏ ra khá linh hoạt, phù hợp với nền kinh tế thị trường. Mặt khác, nó cũng tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc có tính tự chủ ở mức độ nhất định trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh theo kế hoạch, tiến độ quy định, gắn trách nhiệm với quyền lợi của ngời lao động. Do đó, các chi phí gián tiếp phát sinh để truyền đạt mệnh lệnh từ trung tâm có thể được
giảm bớt. Mặc dù được giao quyền tự quản nhưng Công ty vẫn nắm quyền chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của các đơn vị trực thuộc để đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công cơng trình cũng như thực hiện quản lý vốn chặt chẽ. Nhờ đó, các cơng trình do Cơng ty đảm nhận luôn đáp ứng được yêu cầu về kỹ - mỹ thuật, góp phần lớn trong cơng cuộc tạo cảnh quan đơ thị.
Về bộ máy kế tốn
Bộ máy kế toán của Cơng ty được tổ chức tương đối hồn chỉnh, chặt chẽ, quy trình làm việc khoa học với đội ngũ kế tốn có năng lực, ý thức trách nhiệm cao và nhiệt tình trong cơng việc, ln phát huy hết khả năng của mình. Cơng tác kế tốn giữa đơn vị và Công ty được tách biệt một cách hợp lý theo từng phần hành kế toán đã đảm bảo được sự không chồng chéo, thống nhất trong quản lý kế tốn tài chính. Nhờ đó đã đảm bảo được tính chính xác kịp thời trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị Công ty
Về chứng từ và sổ sách áp dụng
Hệ thống chứng từ, sổ sách được tổ chức khá đầy đủ. Chứng từ được phân loại tương đối rõ ràng và được sử dụng, lưu giữ một cách khoa học, tuân thủ các quy định tài chính về sử dụng, luân chuyển và bảo quản chứng từ. Tất cả các khoản chi phí phát sinh đều có chứng từ hợp lệ. Do đó, các nghiệp vụ ghi trên sổ sách kế tốn của Cơng ty phản ánh đúng các khoản chi phí thực tế phát sinh tại cơng trưịng
Hiện nay, ở phịng kế tốn cơng ty và ở các đơn vị trực thuộc đều áp dụng hình thức ghi sổ thống nhất là Chứng từ ghi sổ . Đây là hình thức sổ tương đối đơn giản, thuận tiện và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn. Hệ thống sổ sách được xây dựng trên cơ sở chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp. Ngoài ra Cơng ty cịn có một số sổ sách kế tốn đặc thù tương đối phù hợp và thuận lợi với quy mô, cường độ phát sinh các nghiệp vụ kế toán của Cơng ty. Sổ kế tốn bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết cho phép theo dõi tình hình quản lý, sử dụng vốn ở từng cơng trình cũng như trong tồn doanh nghiệp.
Về hạch tốn chi phí và tính giá thành
Đối với cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành, Cơng ty đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu của hạch tốn chi phí và giá thành. Việc xác định chính xác đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành là cơng trình, hạng mục cơng trình cho phép cung cấp thơng tin tổng hợp và chi tiết về chi phí sản xuất của từng cơng trình trong mỗi kỳ hạch toán cũng như cả năm tài chính, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Ngồi ra cơng tác đánh giá kiểm kê khối lượng sản phẩm dở dang cũng được tổ chức một cách khoa học, đúng theo quy định.
1.2. Những tồn tại và một số kiến nghị nhằm hồn thiện hạch tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Cơng ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hoá
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, xét trên một số khía cạnh cụ thể trong quản lý và kế tốn, vẫn cịn những tồn tại cần được tiếp tục hồn thiện.
Qua q trình thực tập tại Cơng ty Đầu tư và xây dựng Thanh Hố,
được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cơ chú, anh chị trong phịng tài chính kế tốn, em đã được nghiên cứu, tìm hiểu sâu sắc và đã nắm bắt được những ưu, nhược điểm của cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng tại Cơng ty. Với trình độ lý luận và sự hiểu biết còn hạn chế, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Đầu tư và xây dưng Thanh Hố
1.2.1. Trong cơng tác quản lý
Cơ chế quản lý
Khốn là mơ hình quản lý mới đang được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Mơ hình này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp xây lắp có các đơn vị thi cơng trực thuộc có người trực tiếp quản lý dưới sự giám sát của Công ty, thi công trên các địa bàn ở xa trung tâm do tính linh hoạt và chủ động của nó. Tuy nhiên, hạn chế của mơ hình khốn, đặc biệt là khốn gọn là làm giảm vai trị của kế toán trong việc kiểm sốt các chứng từ chi phí phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. Do đó dễ tạo ra khe hở trong quản lý tài chính, có thể dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn.
Mặt khác, việc bố trí cán bộ quản lý theo dõi, giám sát cơng trình cịn
ít, đặc biệt là cán bộ kế tốn làm cho cơng tác kế toán phụ thuộc nhiều hơn vào trách nhiệm của đội trưởng, giám đốc xí nghiệp đối với tính trung thực của các chứng từ, sổ sách chuyển chuyển về. Vì thế tạo ra sự khó khăn trong cơng tác kiểm tra đối chiếu kế tốn.
Từ những thực tế đó, Cơng ty nên tổ chức thường xuyên khoá bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý ngắn hạn cho các nhân viên quản lý đội để cung cấp cho họ những hiểu biết cần thiết phục vụ cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Đồng thời, tăng cường sự phối hợp giữa bộ phận quản lý nghiệp vụ của Công ty với bộ phận quản lý tại đơn vị thi công trực thuộc thông qua việc điều động cán bộ kỹ thuật và cán bộ kế toán xuống giám sát tại cơng trình. Việc làm này vừa thắt chặt được sự quản lý của Công ty với các hoạt động tại công trường, vừa đảm bảo thu thập các thông tin kế tốn một cách chính xác, kịp thời phục vụ cho việc quản lý, sử dụng vốn tiết kiệm, hiệu quả.
Hiện nay, tỷ lệ giao khốn cao mà Cơng ty đang áp dụng có mặt tích cực là tạo ra động lực vật chất lớn cho các đội cơng trình nhưng mặt khác làm giảm mức lợi nhuận thu được trên mỗi cơng trình. Thêm vào đó, mức giao khốn cao khơng cho thấy được một cách rõ nét hiệu quả cũng như khả năng của các đơn vị thi cơng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất. Do đó, Cơng ty nên xây dựng một mức giao khoán hợp lý căn cứ trên các điều kiện cụ thể của từng cơng trình và mức lợi nhuận mong muốn.
Phân cấp quản lý
Theo mơ hình phân cấp quản lý ở Cơng ty thì các đội và xí nghiệp đều có chức năng và thẩm quyền ngang nhau và đều đặt dưới sự quản trực tiếp của lãnh đạo công ty. Hiện nay, Cơng ty có 16 xí nghiệp và 25 đội xây dựng trực thuộc. Với việc phân quyền như vậy sẽ tạo ra sự cồng kềnh trong việc quản lý các đơn vị trực thuộc cũng như tạo ra gánh nặng khá lớn lên phòng tài vụ trong việc tổng hợp số liệu.
Theo em, Công ty nên tổ chức lại các đội xây dựng trở thành các đội trực thuộc xí nghiệp và xí nghiệp sẽ là những đơn vị trực thuộc Cơng ty. Như thế, kế tốn ở đội xây dựng sẽ chỉ tập hợp chứng từ phát sinh và chuyển lên cho kế tốn xí nghiệp. Kế tốn xí nghiệp thực hiện hạch tốn tổng kết quả
hoạt động của đơn vị vị mình và hạch tốn phụ thuộc với Cơng ty thơng qua tài khoản " Phải thu nội bộ" và 'Phải trả nội bộ". Với cách phân quyền như vậy việc tổng hợp số liệu tồn Cơng ty sẽ được thực hiện gọn nhẹ hơn và nhanh hơn tránh tình trạng số liệu quý 4 đến quý 1 năm sau chưa thực hiện xong.
1.2.2 Trong cơng tác kế tốn
Về hệ thống tài khoản áp dụng
Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 16/12/1998. Tuy nhiên, hầu hết các tài khoản công ty sử dụng đều ở dạng tài khoản tổng hợp cấp một. Một số tài khoản được chi tiết thành tài khoản cấp 2 lại được chi tiết theo yêu cầu quản lý của cơng ty chứ chưa có tài khoản được mở theo quy định của bộ Tài chính đối với ngành xây lắp ( trừ TK 642). Đặc biệt chi phí sử dụng máy thi cơng là khoản mục chi phí riêng có của ngành và được hạch tốn trên tài khoản 623, song công ty lại sử dụng TK 627 để hạch tốn. Từ đó có thể thấy rằng: hệ thống tài khoản của Công ty chưa thể hiện được đặc trưng của doanh nghiệp xây lắp.
Do đó để phù hợp với chế độ kế toán và việc tổ chức hạch toán được khoa học hơn đáp ứng được yêu cầu của quản ký kinh tế tài chính, Cơng ty nên đưa các tài khoản cấp 2 và tài khoản 623 vào hạch toán. Việc chuyển đổi sang hệ thống tài khoản mới bước đầu có thể gắp rất nhiều khó khăn và cần thời gian song đây là việc làm cần thiết
Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 16/12/1998. Tuy nhiên một số mẫu chứng từ của Công ty đang sử dụng lại theo chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/1995/QĐ-BTC ngày 1/1/1995 như Thẻ kho, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho… Mặc dù những chứng từ này theo hai quyết định trên khơng có sự khác biệt nhưng Cơng ty nên thống nhất sử dụng theo mẫu in ghi rõ theo quyết định nào. Bên cạnh đó, việc ghi chép sổ kế tốn chưa được thực hiện một cách khoa học. Cơng ty sử dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ , các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian và phải có chứng từ chứng minh sự hiện hữu của các nghiệp
vụ đó. Trên thực tế, có rất nhiều nghiệp vụ được ghi sổ mà không rõ dựa trên chứng từ nào. Điều này không đúng với quy định về ghi sổ kế tốn. Do đó Cơng ty nên có quy định chặt chẽ hơn nữa việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh như buộc loại bỏ ra khỏi chi phí mà khơng có chứng từ hợp lệ
Trong hạch toán tổng hợp Cơng ty sử dụng hình thức ghi sổ là chứng từ ghi sổ, song lại khơng có Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời cũng dùng để quản lý Chứng từ ghi sổ. Mặt khác công ty không mở sổ cái tài khoản theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính. Thay vào đó Cơng ty sử dụng Bảng kê phát sinh bên có TK để tổng hợp số liệu trước khi chuyển sang sổ cái. Việc làm này xuất phát từ thực tế hoạt động của công ty song việc không sử dụng và ghi chép sổ cái theo quy định đã làm cho công tác kiểm tra đối chiếu phức tạp hơn và không phù hợp với chế độ
Vì vậy, theo em, Cơng ty nên mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi
chép các nghiệp vụ kinh tế phát đồng thời để quản lý chứng từ ghi sổ. Sau khi vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi sổ tiền tổng cộng trên chứng từ ghi sổ vào cột số tiền và ghi số hiệu chứng từ ghi sổ vào cột số hiệu trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Kết cấu Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ như sau:
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu tháng
Công ty nên mở thêm sổ cái tài khoản và ghi theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính giúp việc tổng hợp số liệu và đối chiếu với sổ chi tiết được thực hiện dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, khi có điều kiện Cơng ty chuyển tồn bộ cơng tác kế tốn được thực hiện bằng máy vi tính, em cơng ty nên sử dụng và ghi chép Sổ cái theo đúng mẫu quy định và bỏ luôn Bảng kê phát sinh bên có tài khoản. Vì
việc đối chiếu, hơn nữa theo đúng quy định thì từ Chứng từ ghi sổ kế toán phải vào sổ cái.
Về thời gian ghi sổ kế tốn
Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để cập nhật chứng từ kế toán là phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Theo phương pháp này thì Cơng ty phải tiến hành cập nhật chứng từ vào sổ sách khi có nghiệp vụ phát sinh để có thể tính được ngay số lượng nhập xuất tồn. Tuy nhiên công tác này ở Công ty lại được cập nhật vào cuối tháng. Hơn nữa, là doanh nghiệp xây dựng cơ bản nên tình hình nhập xuất vật tư diễn ra thường xuyên nên việc cập nhập chứng từ thực hiện vào cuối tháng sẽ dễ làm chậm công tác lên báo cáo sổ sách cuối quý.
Do đó, đối với chứng từ vật tư Cơng ty nên quy định việc cập nhật được thực hiện định kỳ một tuần khi kế toán nhận được các chứng từ gốc. Việc làm này góp phần phản ánh đúng tình hình nhập xuất tồn vậ tư và đồng thời cịn làm giảm bớt khối lượng cơng tác kế toán vào cuối tháng
Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khi hạch tốn vào khoản mục chi phí này, Cơng ty phản ánh một cách chưa chính xác. Ví dụ như các loại cơng cụ như giàn giáo, côp pha, ván ... khi xuất ra sử dụng Công ty đã hạch tốn vào chi phí ngun vật liệu trực tiếp. Tất nhiên việc làm này khơng làm thay đổi tổng chi phí sản xuất phát sinh song nó khơng phản ánh đúng bản chất của khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Vì theo lý thuyết, được coi là nguyên vật liệu chi khi nó tham gia vào một chu kỳ sản xuất và dưới tác dụng của lao động chúng bị tiêu hao tồn bộ hoặc một phần hình thái ban đầu để tạo thành hình thái vật chất mới.