3 .Hạch toán chi phí nhân cơng trực tiếp
1 Đánh giá chung về cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá
1.2. Những tồn tại và một số kiến nghị nhằm hồn thiện hạch tốn ch
1.2.2 Trong cơng tác kế tốn
Về hệ thống tài khoản áp dụng
Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 16/12/1998. Tuy nhiên, hầu hết các tài khoản công ty sử dụng đều ở dạng tài khoản tổng hợp cấp một. Một số tài khoản được chi tiết thành tài khoản cấp 2 lại được chi tiết theo yêu cầu quản lý của cơng ty chứ chưa có tài khoản được mở theo quy định của bộ Tài chính đối với ngành xây lắp ( trừ TK 642). Đặc biệt chi phí sử dụng máy thi cơng là khoản mục chi phí riêng có của ngành và được hạch tốn trên tài khoản 623, song công ty lại sử dụng TK 627 để hạch tốn. Từ đó có thể thấy rằng: hệ thống tài khoản của Công ty chưa thể hiện được đặc trưng của doanh nghiệp xây lắp.
Do đó để phù hợp với chế độ kế toán và việc tổ chức hạch toán được khoa học hơn đáp ứng được yêu cầu của quản ký kinh tế tài chính, Cơng ty nên đưa các tài khoản cấp 2 và tài khoản 623 vào hạch toán. Việc chuyển đổi sang hệ thống tài khoản mới bước đầu có thể gắp rất nhiều khó khăn và cần thời gian song đây là việc làm cần thiết
Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 16/12/1998. Tuy nhiên một số mẫu chứng từ của Công ty đang sử dụng lại theo chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/1995/QĐ-BTC ngày 1/1/1995 như Thẻ kho, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho… Mặc dù những chứng từ này theo hai quyết định trên khơng có sự khác biệt nhưng Cơng ty nên thống nhất sử dụng theo mẫu in ghi rõ theo quyết định nào. Bên cạnh đó, việc ghi chép sổ kế tốn chưa được thực hiện một cách khoa học. Cơng ty sử dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ , các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian và phải có chứng từ chứng minh sự hiện hữu của các nghiệp
vụ đó. Trên thực tế, có rất nhiều nghiệp vụ được ghi sổ mà không rõ dựa trên chứng từ nào. Điều này không đúng với quy định về ghi sổ kế tốn. Do đó Cơng ty nên có quy định chặt chẽ hơn nữa việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh như buộc loại bỏ ra khỏi chi phí mà khơng có chứng từ hợp lệ
Trong hạch toán tổng hợp Cơng ty sử dụng hình thức ghi sổ là chứng từ ghi sổ, song lại khơng có Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời cũng dùng để quản lý Chứng từ ghi sổ. Mặt khác công ty không mở sổ cái tài khoản theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính. Thay vào đó Cơng ty sử dụng Bảng kê phát sinh bên có TK để tổng hợp số liệu trước khi chuyển sang sổ cái. Việc làm này xuất phát từ thực tế hoạt động của công ty song việc không sử dụng và ghi chép sổ cái theo quy định đã làm cho công tác kiểm tra đối chiếu phức tạp hơn và không phù hợp với chế độ
Vì vậy, theo em, Cơng ty nên mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi
chép các nghiệp vụ kinh tế phát đồng thời để quản lý chứng từ ghi sổ. Sau khi vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi sổ tiền tổng cộng trên chứng từ ghi sổ vào cột số tiền và ghi số hiệu chứng từ ghi sổ vào cột số hiệu trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Kết cấu Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ như sau:
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu tháng
Công ty nên mở thêm sổ cái tài khoản và ghi theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính giúp việc tổng hợp số liệu và đối chiếu với sổ chi tiết được thực hiện dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, khi có điều kiện Cơng ty chuyển tồn bộ cơng tác kế tốn được thực hiện bằng máy vi tính, em cơng ty nên sử dụng và ghi chép Sổ cái theo đúng mẫu quy định và bỏ luôn Bảng kê phát sinh bên có tài khoản. Vì
việc đối chiếu, hơn nữa theo đúng quy định thì từ Chứng từ ghi sổ kế toán phải vào sổ cái.
Về thời gian ghi sổ kế tốn
Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để cập nhật chứng từ kế toán là phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Theo phương pháp này thì Cơng ty phải tiến hành cập nhật chứng từ vào sổ sách khi có nghiệp vụ phát sinh để có thể tính được ngay số lượng nhập xuất tồn. Tuy nhiên công tác này ở Công ty lại được cập nhật vào cuối tháng. Hơn nữa, là doanh nghiệp xây dựng cơ bản nên tình hình nhập xuất vật tư diễn ra thường xuyên nên việc cập nhập chứng từ thực hiện vào cuối tháng sẽ dễ làm chậm công tác lên báo cáo sổ sách cuối quý.
Do đó, đối với chứng từ vật tư Cơng ty nên quy định việc cập nhật được thực hiện định kỳ một tuần khi kế toán nhận được các chứng từ gốc. Việc làm này góp phần phản ánh đúng tình hình nhập xuất tồn vậ tư và đồng thời cịn làm giảm bớt khối lượng cơng tác kế toán vào cuối tháng
Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khi hạch tốn vào khoản mục chi phí này, Cơng ty phản ánh một cách chưa chính xác. Ví dụ như các loại cơng cụ như giàn giáo, côp pha, ván ... khi xuất ra sử dụng Công ty đã hạch tốn vào chi phí ngun vật liệu trực tiếp. Tất nhiên việc làm này khơng làm thay đổi tổng chi phí sản xuất phát sinh song nó khơng phản ánh đúng bản chất của khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Vì theo lý thuyết, được coi là nguyên vật liệu chi khi nó tham gia vào một chu kỳ sản xuất và dưới tác dụng của lao động chúng bị tiêu hao tồn bộ hoặc một phần hình thái ban đầu để tạo thành hình thái vật chất mới. Trong khi đó các loại cơng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và trong quá trình sử dụng vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu. Vì vậy Cơng ty hạch tốn cơng cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí nguyên vâtl iệu trực tiếp là khơng chính xác.
Do đó, để chính xác hơn và đúng với quy định, Cơng ty nên tách chi phí cơng cụ xuất sử dụng trong kỳ ra khỏi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Bằng cách căn cứ vào hoá đơn xuất kho và căn cứ vào loại công cụ xuất dùng, kế toán tiến hành phân bổ vào chi phí sản chung cho cơng trình sử dụng cơng cụ đó. Tiêu thức phân bổ dựa vào đặc điểm của cơng cụ đó. Ví dụ
giàn giáo bằng sắt có thể tiến hành phân bổ nhiều lần cịn côp pha, ván.. chỉ phân bổ hai lần
Về hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Cách thức tính lương của Cơng ty, tiền lương cơng nhân trực tiếp được tính theo phương pháp khốn gọn và được đưa vào chi phí nhân cơng trực tiếp. Tuy nhiên trong đơn giá khốn tiền lương của cơng nhân đã bao gồm cả khoản trích theo lương. Do đó trong chi phí nhân cơng trực tiếp sẽ bao gồm cả khoản trích theo lương, mà theo cách phân loại chi phí trong ngành xây lắp thì khoản trích này được hạch tốn vào chi phí sản xuất chung. Việc làm như vậy đã làm tăng một phần chi phí nhân cơng trực tiếp so với dự toán và tạo ra sai số trong phân tích khoản mục chi phí này cũng như đánh giá hiệu quả sử dụng lao động.
Để khoản mục chi phí nhân cơng trực tiếp được chính xác hơn , công
ty nên tách riêng các khoản trích theo lương ra khỏi khoản mục này. Bằng cách căn cứ vào bảng thanh tốn BHXH Cơng ty báo xuống, kế toán lấy tổng số tiền lương phải trả trừ đi tổng số BHXH phải nộp của công nhân trực tiếp để tính chi phí nhân cơng trực tiếp
Khi nhận được các chứng từ về thanh toán lương, và BHXH kế toán định khoản
BT 1 Nợ TK 622 : Chi phí nhân cơng trực tiếp Nợ TK 627 : Khoản trích 19% theo lương Có TK 334: Số tiền phải trả theo bảng lương . Khi nộp lại BHXH cho Công ty
BT 2 Nợ TK 334: khoản trừ 23% theo lương Có TK 336
Về hạch tốn chi phí sử dụng máy thi cơng
Thứ nhất: Việc sử dụng máy thi công đối với Công ty là nhu cầu tất
yếu và quan trọng, tuy nhiên việc hạch tốn khoản mục chi phí sử dụng máy thi công của Công ty lại chưa hợp lý. Do việc không sử dụng tài khoản 623 để hạch tốn chi phí máy thi cơng mà tồn bộ chi phí này được hạch tốn vào tài khoản 627 bao gồm cả chi phí máy thi cơng th ngồi, của Cơng ty và cả
chi phí nhiên liệu chạy máy, nên làm cho cơng ty khơng tách được chi phí sử dụng máy thi cơng ra khỏi chi phí sản xuất chung.
Thứ hai: Việc quy định các đơn vị trực thuộc không được phép tự mua
TSCĐ đưa vào sử dụng nên một số máy thi cơng có giá trị nhỏ Cơng ty cho phép hạch tốn vào chi phí cơng cụ dụng cụ phân bổ trong kỳ. Tuy nhiên với tiêu thức phân bổ mà công ty đang áp dụng hiện nay là khơng chính xác và phụ thuộc nhiều hơn vào chủ quan của người làm kế toán. Thực tế cho thấy có rất nhiều máy thi cơng đã phân bổ hết nguyên giá nhưng đến kỳ sau vẫn đang sử dụng được. Mặt khác cũng có những trường hợp máy thi công xuất dùng trong kỳ nhưng đén cuối kỳ chưa phân bổ hết kế toán lại để số dư trên TK 153 Cách thức hạch toán như vậy là chưa đúng với chế độ và đã phản ánh khơng chính xác chi phí sử dụng máy thi cơng và giá thành cơng trình.
Do đó, theo em cùng với việc đưa tài khoản 623 vào sử dụng Công ty cũng nên thay đổi lại cách thức hạch tốn khoản mục chi phí này như sau
+ Đối với máy máy thi công của Công ty: Thay vì hình thức cho th
như hiện nay, Cơng ty nên để cho các đội, xí nghiệp tự hạch tốn chi phí phí máy thi cơng bao gồm các khoản mục : Chi phí khấu hao máy, chi phí nhân công điều khiển máy và chi phí nhiên liệu chạy máy, chi phí dich vụ mua ngồi khác. Trong đó : Chi phí khấu hao, Cơng ty căn cứ vào tình hình sử dụng hàng tháng sẽ báo nợ xuống cho đơn vị. Do đó để theo dõi được sát sao hơn kế toán đơn vị nên chi tiết tài khoản 623 thành các tiểu khoản : 6231 chi phí nhân cơng, 6232 chi phí nhiên liệu chạy máy, 6234 chi phí khấu hao máy, 6238 chi phí dịch vụ mua ngồi khác. Đồng thời kế tốn nên mở sổ chi tiết TK 623 cho tất cả các cơng trình và theo kỳ quyết tốn. Trong đó mỗi cơng trình được ghi trên một hoặc mộtvài trang sổ.
SỔ CHI TIẾT TK 623 Q ….. Cơng trình Diễn giải TK ĐƯ Tổng số Chia ra 6231- nhân công 6232- vật liệu 6233 công cụ .............
Cuối kỳ, tổng hợp số liệu từ các trang sổ này để tính ra tổng chi phí phát sinh. Việc này có thể được thực hiện dễ dàng với sự trợ giúp của máy tính và như thế khối lượng cơng việc tăng nhưng không làm gia tăng áp lực lên kế tốn chi phí và giá thành. Nhờ đó, việc ghi chép, đối chiếu sổ trở nên đơn giản và chính xác hơn.
+ Đối với máy thi cơng th ngồi theo chế độ thì chi phí th máy phải hạch tốn vào tài khoản 627 (7)- chi phí dịch vụ mua ngồi. Song theo em, để tiện trong việc theo dõi và ghi chép, Cơng ty vẫn nên hạch tốn trên TK 623(7)- chi tiết theo cơng trình sử dụng. Việc hạch tốn như thế sẽ phản ánh chính xác hơn của các khoản mục chi phí và đảm bảo tính so sánh giữa dự toán và thực tế
+ Đối với máy thi công có giá trị nhỏ: Theo quy định mới về tiêu
chuẩn ghi nhận tài sản cốđịnh là những tài sản có giá trên 10 triệu đồng , vì thế những máy thi cơng có giá trị dưới 10 triệu đồng có thể được coi là cơng cụ dụng cụ. Và như thế thì khi xuất dùng tiến hành phân bổ vào chi phí sản xuất. Tuy nhiên, theo em Cơng ty nên phân bổ vào chi phí theo phương pháp phân bổ nhiều lần. Cùng với việc làm này, Công ty phải đưa tài khoản 142 “ Chi phí trả trước ngắn hạn” và tài khoản 242 “chi phí trả trước dài hạn “vào hạch toán. Cách thức hạch toán như sau:
- Khi đưa máy mới vào sử dụng, căn cứ vào nguyên giá và thời gian sử dụng, kế toán định khoản
Nợ TK 142, 242 : giá trị máy xuất dùng Có TK 153
Hàng quý, căn cứ vào ssố lượng cơng trình thi cơng sử dụng, kế tốn phân bổ vào chi phí máy
Nợ TK 623 (3) : giá trị phân bổ mỗi lần mỗi Có TK 142,242
Khi báo hỏng, báo mất, hết hạn sử dụng … sau khi trừ số thu hồi, bồi thường.. giá trị còn lại được phân bổ vào chi phí như bút tốn trên.
Đồng thời khi xuất nhiên liệu cho hoạt động máy, kế tốn hạch tốn vào chi phí máy thi cơng chi tiết TK 623(2)- chi phí vật liệu và định khoản
Nợ TK 623 (2) : Giá trị nhiện liệu dùng chạy máy Có TK 152,111
Về hạch tốn chi phí sản xuất chung
Thứ nhất Công ty không hạch tốn chi phí khấu hao TSCĐ vào khoản
mục chi phí này. Nguyên nhân là vì theo quy định các đơn vị trực thuộc không được phép tự mua sắm TSCĐ, song khi Công ty mua và giao cho các đơn cị sử dụng thì lại dưới dạng cho thuê. Thường thì giá cho thuê bao giờ cũng lớn hơn giá trị khấu hao TSCĐ. Như vậy khi các đơn vị hạch tốn chi phí này vào chi phí sản xuất chung đã làm tăng chi phí sản xuất.
Thứ hai Do quy định về phân cấp quản lý cũng đã làm tăng chi phí sản
xuất chung của sản phẩm. Đó là việc Cơng ty tính chi phí lãi vay theo phương pháp lãi gộp và tính theo ngày, trong khi đó ngân hàng chỉ lãi suất 0.8%/ tháng cho khoản tiền vay. Như vậy theo cách tính của cơng ty đã làm cho chi phí sản xuất chung tăng lên một phần
Từ thực thị trườngế đó theo em cơng ty nên thay đổi một số diếmau khi hạch tốn chi phí sản xuất chung:
Thứ nhất Để việc hạch tốn được chính xác và dễ dàng hơn trong phân
tích, đối chiếu Cơng ty nên chi tiết TK 627 đồng thời với việc mở lại sổ chi tiết theo từng yếu tố chi phí
SỔ CHI TIẾT TK 627
Stt Diễn giải TK ĐƯ Tổng số
Chia ra 6271- nhân công 6272- vật liệu 6273 công cụ ............. 1 2
Thứ hai Nếu các đơn vị trực thuộc có sử dụng các TSCĐ của cơng ty
ngồi máy thi cơng, Cơng ty chỉ nên báo nợ khấu hao thay vì cho thuê như hiện nay. Làm như vậy sẽ giảm được một phần chi phí sản xuất chung
Thứ ba Thay vì việc tính lãi suất cho vay như hiện nay, Công ty chỉ nên thực hiện tính lãi vay vào cuối tháng theo ngân hàng
Về cơng tác tính giá thành
Thứ nhất Công ty thực hiện việc phân bổ chi phí quản lý theo cách trích 5% trên doanh thu là khơng chính xác với chi phí thực tế phát sinh. Việc làm như vậy đã phản ánh sai giá thành tồn bộ của cơng trình xây lắp. Do đó để việc tính giá thành tồn bộ được chính xác hơn, cơng ty nên tổng hợp toán