III Cơ cấu tổ chức quản lý và sản xuất 1 Tổ chức quản lý:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC QUẢN LÝ GIÁM ĐỐC
(Nguồn: Phịng hành chính)
III.1.2 Chức năng của các bộ phận:
* Giám đốc: 1 người
+ Là người điều hành cao nhất và toàn diện trên các mặt của công ty, phụ trách chung, quản lý tồn Cơng ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật.
+ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
+ Phân chia cơng việc cho các phịng ban, các bộ phận và giữ trách nhiệm phối hợp hoạt động giữa các phòng ban.
+ Quản lý nhân viên và tài sản của công ty, điều hành công ty hoạt động theo đúng kế hoạch, quy định của Nhà Nước.
+ Kiểm tra các quyết định quan trọng cần phê duyệt. * Phó giám đốc: 2 người.
Một người phụ trách kinh doanh kỹ thuật và nhà máy sản xuất VLXD:
+ Là người trợ giúp cho giám đốc phụ trách kỹ thuật và sản xuất tại nhà máy. + Trực tiếp chỉ đạo công việc cho bộ phận kĩ thuật và bộ sản sản xuất.
+ Hướng dẫn và kiểm tra các hoạt động trong nhà máy liên quan đến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ, chất lượng sản phẩm.
+ Phụ trách về công tác khoa học- kỹ thuật, sáng kiến cải tiến, đề xuất cho nhà máy hoạt động hiệu quả hơn.
+ Chỉ đạo, đơn đốc Phịng tổ chức thực hiện công tác bồi dưỡng, đào tạo, nâng cao tay nghề cho công nhân thuộc quyền quản lý.
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động của các bộ phận trực thuộc. Trong lĩnh vực sản xuất VLXD, phó Giám đốc này có tồn quyền quyết định các cơng việc, điều hành sản xuất tại nhà máy có hiệu lực như Giám đốc. Nhưng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các quyết định của mình.
Một người phụ trách kinh doanh dịch vụ nhà hàng và trung tâm thương mại.
+ Là người trợ giúp cho giám đốc, điều hành quản lý các công việc tại trung tâm thương mại.
+ Giám sát, điều hành nhân viên dưới quyền nhằm hồn thành tốt cơng việc được giao.
+ Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh của nhà hàng và trung tâm thương mại.
+ Giải quyết kịp thời các vấn đề về hàng hóa và những thắc mắc của khách hàng... + Xây dựng chiến lược Marketing cho công ty, giữ vẫn và phát triển thị phần. + Theo dõi các khoản công nợ, xúc tiến thu nợ...
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc công ty. + Hướng dẫn, giám sát nhân viên cách bài trí hàng hóa tại trung tâm thương mại sao cho thuận lợi cho khách hàng lựa chọn.
+ Chỉ đạo, đôn đốc lực lượng bán hành, nhân viên phục vụ ln nhiệt tình và thân thiện với khách hàng, với phương châm khách hàng là thượng đế , đến với Bích Hợp q khách ln ln hài lịng với đội ngũ nhân viên và phong cách phục vụ của chúng tơi.
* Kế tốn trƣởng:
+ Trưởng phịng, phụ trách cơng tác kế tốn tài chính tồn doanh nghiệp.
+ Phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong q trình hoạt động của cơng ty theo khn khổ của pháp luật. Qua đó giúp Giám đốc cơng ty quản lý, điều hành và kiểm soát chặt chẽ các hoạt động kinh tế của công ty.
+ Đưa ra các quyết định nhanh chóng và kịp thời liên quan đến cơng việc kế tốn trong cơng ty.
+ Tổ chức giám sát, kiểm tra các hoạt động kinh tế đã và đang diễn ra trong công ty theo đúng những quy định, chính sách của pháp luật và của công ty ban hành.
* Phịng kế tốn - tài vụ - tài chính:
+ Quản lý tồn bộ tài sản (vơ hình và hữu hình của cơng ty) : hàng hóa, tiền tệ, vốn, các khoản phải thu, chi, tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Quản lý mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh và tài chính của cơng ty.
+ Định hướng xây dựng kế hoạch về cơng tác tài chính ngắn hạn, dài hạn, tìm các biện pháp tạo và thu hút nguồn vốn.
+ Quản lý chặt chẽ các nguồn vốn đầu tư của công ty. Cân đối và sử dụng các nguồn vốn hợp lý, có hiệu quả.
+ Báo cáo định kỳ các quyết tốn tài chính, báo cáo nhanh mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty để giúp Giám đốc kịp thời điều chỉnh.
+ Tham gia thẩm định các dự án đầu tư dài hạn, đầu thư bổ sung và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Kiểm tra chứng từ quyết tốn của cơng ty, đảm bảo đúng ngun tắc quản lý tài chính của Nhà nước khi trình Giám đốc duyệt.
+ Chỉ đạo các kế toán viên hoạch toán, lập bảng biểu, ghi chép sổ sách chứng từ... theo đúng quy định của Nhà nước, của công ty.
+ Tham mưu cho giám đốc các vấn đề hoạt động tài chính kế tốn của cơng ty. + Kiểm tra cân đối kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính khắc phục những khâu còn yếu và đề xuất phương hướng, biện pháp khắc phục.
+ Hạch tốn các hoạt động của cơng ty, kiểm tra giám sát, uốn nắn các hoạt động tài chính, kế tốn của cơng ty.
+ Cân đối thu chi tài chính, thu hồi cơng nợ đúng quy định, kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch vốn lưu động, kế hoạch lãi lỗ, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế. Tổ chức lưu trữ chứng từ hình thành trong q trình hoạt động của cơng ty.
+ Tổ chức cơng tác hoạch tốn, kế tốn chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng chế độ kế tốn mà Nhà nước ban hành. Qua đó, phản ánh đúng, đủ tài sản hình thành và tài sản hiện có của cơng ty.
+ Tổ chức phản ánh kịp thời theo định kỳ tình hình tài chính của cơng ty, hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và các hoạt động kinh tế phát sinh khác.
* Nhà máy sản xuất, cửa hàng bán sỉ và lẻ VLXD:
Thực hiện việc gia công sản xuất các vật liệu xây dựng như: tôn, thép, xà gồ, lưới rào B40 để cung cấp cho khách hàng. Do phó giám đốc kinh doanh kỹ thuật quản lý.
* Trung tâm thƣơng mại:
Bán các hàng trang trí nội thất như: giường, tủ, bàn, nệm, gạch men, bồn nước Inox, giấy nhám…. đốc trung tâm thương mại quản lý.
Qua sơ đồ tổ chức quản lý, ta thấy công ty quản lý theo mơ hình trực tuyến chức năng nghĩa là Giám đốc là người lãnh đạo duy nhất và các phòng ban phải làm theo những mệnh lệnh mà cấp trên đưa xuống. Đồng thời giữa các phòng ban ln có mối quan hệ mật thiết và hỗ trợ với nhau trong cơng việc. Do vậy mà mơ hình tổ chức quản lý của cơng ty là ổn định và phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hiện nay.
III.2 Cơ cấu sản xuất:
III.2.1 Sơ đồ tổ chức sản xuất: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SXKD
(Nguồn: Phịng hành chính)
III.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Tổ kế tốn bán hàng: có chức năng bán hàng, ghi sổ sách, theo dõi các đại lý mà Cơng ty cung cấp hàng hố, vật liệu.
Tổ sản xuất: có nhiệm vụ sản xuất, đưa các cuộn tôn, các cây xà gồ, theo yêu cầu của khách hàng.Tổ thi công: đi lắp đặt nhà tiền chế cho khách hàng hoặc đi quét sơn.
Phó giám đốc Kinh doanh - kỹ thuật
Tổ sản xuất Tổ kế toán bán hàng Tổ vận chuyển Tổ thi công
Tổ sản xuất và thi cơng có thể chuyển đổi qua lại cho nhau khi cần thiết.
Tổ vận chuyển: vận chuyển các mặt hàng như tôn, xà gồ thép, lưới B40, la phong đến tận nơi giao cho khách hàng.
III.3 Đặc điểm về quy trình cơng nghệ:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh ngành VLXD, công nghệ là yếu tố hàng đầu để phát triển sản xuất, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Nhanh chóng nắm bắt được điều đó, Bích Hợp đã đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại với dây chuyền được nhập từ châu Âu , Mỹ, Nhật Bản ... Một trong những công nghệ nổi bật của Công ty là dây chuyền công nghệ sản xuất tôn – thép liên hợp tự động và công nghệ sản xuất gạch Block không nung với sản phẩm gạch Block VISTA được sản xuất tại khu cơng nghiệp Hịa An, đang chiếm ưu thế trên thị trường. Đây là dây chuyền đồng bộ được nhập khẩu của Taiwan, hoàn toàn tự động theo tiêu chuẩn châu Âu.
Để các sản phẩm đạt chuẩn và có độ đồng đều, ổn định cao, Cơng ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000, phù hợp tiêu chuẩn châu Âu và quốc tế JIS – A5 5406 : 1994 và AS 2733:1984.
Quy trình gia cơng chế biến tổng qt tại nhà máy số 1 :
Bƣớc 1: Khởi động máy
Cho tôn vào máy rồi chạy tới khuôn dập. Rồi sau đó bấm khn dập xuống để dập, xong bấm lên lại.
Buớc 2: Màn hình
Điều chỉnh trên màn hình tự động chiều dài của tôn theo khách hàng yêu cầu (chiều rộng đã cố định của mỗi máy). Bấm xuống chân dập. Rồi ấn nút enter.
Thép tấm hoặc tôn cuộn
Máy dập tôn hoặc máy cắt xà gồ
Các tấm tôn hoặc cây xà gồ
Bƣớc 3: Phần Reset
Bấm Reset rồi chuyển qua tự động.
Khi ra gần hết tôn trong máy chuyển qua chạy.
Do máy sản xuất tơn sóng vng, sóng ngói, tơn laphong là hồn tồn tự động. Máy đã được mặc định sẵn. Nên quy trình sản xuất hầu như là rất đơn giản.
Sản xuất tơn song ngói địi hỏi sự tỉ mỉ trong việc ấn định các khoảng cách. Ta có quy trình cụ thể như sau:
Quy trình chạy máy tơn sóng ngói + Bƣớc 1: Khởi động máy
Cho tôn vào máy rồi chạy tới khuôn dập. Khoảng cách 12 phân 5 ly (đo từ tôn tới kẻ giữa 2 khuôn dập). Rồi sau đó bấm khn dập xuống để dập, xong bấm lên lại.
+ Buớc 2: Màn hình
Nhớ phải tính số mét trước khi vơ màng hình (phải nhớ trừ lại để thiếu, không được để bằng hoặc dư. Ví dụ: tấm tơn 2m40 thì vơ chân dập 1:300 rồi bấm enter. Số bước:7 rồi bấm enter. Bấm xuống chân dập 2:330 (chỉ cài số lượng thiếu sao cho đủ số mét của bước 1, cộng thêm vào 3 đến 4 phân nữa, xong rồi bấm enter. Nhấn qua số tấm:…rồi bấm enter. Xong hết phần cài đặt rồi hãy bấm trở lại về ban đầu.
Phần tạo xung: vào lại phần số bước ở phía nói trên, bên phải số bước có dấu ngoặc (0) hãy nhấn núttạo xung 3 lần (3). Khi tạo xung nếu bấm quá số lần thì dập tay khuôn lại để tạo xung trở lại ban đầu.
+ Bƣớc 3: Phần Reset:
Bấm Reset rồi chuyển qua tự động. Bấm Reset rồi nhấn khởi động.
Máy chạy tới 3 bước (nhớ 1 bước là 30cm) tới dao trước. Xong rồi nhớ nhấn nút màn hình để trở lại vị trí ban đầu rồi tạo xung lại. Tạo xung lúc nào cũng là 3(số 3).
Bấm reset rồi chuyển qua tự động. Bấm reset rồi nhấn khởi động. Trước khi khởi động bấm dao trước.
Tơn song ngói địi hỏi người điều khiển máy phải điều chỉnh kích thước sao cho hợp lý. Sau đây là quy trình sản xuất tơn song ngói một cách cụ thể.
Quy trình chạy máy tơn sóng ngói + Bƣớc 1: Khởi động máy
Cho tôn vào máy rồi chạy tới khuôn dập. Khoảng cách 12 phân 5 ly (đo từ tôn tới kẻ giữa 2 khn dập). Rồi sau đó bấm khn dập xuống để dập, xong bấm lên lại.
+ Buớc 2: Màn hình
Nhớ phải tính số mét trước khi vơ màng hình (phải nhớ trừ lại để thiếu, không được để bằng hoặc dư. Ví dụ: tấm tơn 2m40 thì vơ chân dập 1:300 rồi bấm enter. Số bước:7 rồi bấm enter. Bấm xuống chân dập 2:330 (chỉ cài số lượng thiếu sao cho đủ số mét của bước 1, cộng thêm vào 3 đến 4 phân nữa, xong rồi bấm enter. Nhấn qua số tấm:…rồi bấm enter. Xong hết phần cài đặt rồi hãy bấm trở lại về ban đầu.
Phần tạo xung: vào lại phần số bước ở phía nói trên, bên phải số bước có dấu ngoặc (0) hãy nhấn núttạo xung 3 lần (3). Khi tạo xung nếu bấm quá số lần thì dập tay khn lại để tạo xung trở lại ban đầu.
+ Bƣớc 3: Phần Reset:
Bấm Reset rồi chuyển qua tự động. Bấm Reset rồi nhấn khởi động.
Máy chạy tới 3 bước (nhớ 1 bước là 30cm) tới dao trước. Xong rồi nhớ nhấn nút màn hình để trở lại vị trí ban đầu rồi tạo xung lại. Tạo xung lúc nào cũng là 3(số 3).
Bấm reset rồi chuyển qua tự động. Bấm reset rồi nhấn khởi động. Trước khi khởi động bấm dao trước.
Khi ra gần hết tôn trong máy chuyển qua chạy.
Quy trình sản xuất gạch Block hồn tồn tự động, được nhập khẩu hồn tồn từ Châu Âu, quy trình cơng nghệ khép kín. Theo quy trình được mơ tả như sơ đồ ở trên.
Lao động - vốn – khoa học công nghệ là 3 yếu tố cơ bản quyết định đến sự thắng lợi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Công ty luôn xem con người vừa là nguồn lực, vừa là mục tiêu cho sự phát triển.
Hiện nay, cơng ty đã có một đội ngũ lao động mạnh về chất lượng và số lượng. Tính đến 31 12 2010, Cơng ty đã có 250 lao động, trong đó có 219 lao động trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất (chiếm 87,6%), lao động gián tiếp có 31 lao động (chiếm 12,4%).
* Cơng tác bố trí lao động của công ty: Đây là hoạt động đảm bảo cho quá trình
sản xuất và phân phối sản phẩm thuận lợi hơn.
Công nhân trực tiếp tham gia sản xuất tại 2 nhà máy : 197 người.
Một đội xe vận tải gồm 10 đầu xe: 8 người.
Một đội bốc xếp, lắp đặt các cơng trình xây dựng: 11 người.
Tổ bảo vệ: 3 người
Đvt: ngƣời
STT Phân loại Năm 2009 Tỷ lệ Năm 2010 Tỷ lệ 2010/2009 Tỷ lệ 1 1 Tổng số lao động 211 219 8 3,79% 2 2 Theo giới tính + Nam + Nữ 140 71 66,35% 33,65% 145 74 66,21% 33,79% 5 3 3,57% 4,23% 2 3 Theo tính chất lao động + LĐ trực tiếp. + LĐ gián tiếp. 162 49 76,78% 23,22% 160 59 73,05% 26,95% -2 10 -1,23% 20,4% 4 4 Theo trình độ chun mơn + Đại học + Cao đẳng + Trung cấp + Phổ thông 7 9 15 180 3,32% 4,27% 7,1% 85,31% 9 11 19 180 4,1% 5,02% 8,68% 82,2% 2 2 4 0 28,57% 22,22% 26,67% 0 (Nguồn: Phịng hành chính) Bảng 9: Cơ cấu lao động của công ty
Nhận xét: Qua bảng cơ cấu lao động của công ty qua 2 năm cho ta nhận thấy một điều
Do tính chất của hoạt động sản xuất kinh doanh, năm 2010 công ty đã tăng 8 lao động (chiếm tỷ lệ 3,79). Công ty tăng cả lao động nam và nữ.
Nhìn vào bảng phân tích chúng ta có thể nói rằng, năm 2010 cơ cấu lao động của công ty, không có sự thay đổi nhiều, công ty nâng cao, giữ vững đội ngũ lao động cũ nhằm duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh, làm thế này, công ty sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Lực lượng cơng nhân trong cơng ty có thể trau dồi kiến thức lẫn nhau để hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Cơng việc chính của các cơng nhân hoạt động trong các nhà máy sản xuất vật tư xây dựng, công việc hầu như rất đơn giản, chính vì vậy, trình độ chun mơn bậc phổ thông chiếm đa số trong cơ cấu lao động của công ty (chiếm đến 82,2%).
III.5 Đặc điểm về tình hình tài chính:
Đvt: đồng
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch
GT % GT % GT %
A. TSNH 11,956,408,493 49.96 18,745,611,263 65.57 6,789,202,770 56.78
1. Tiền mặt tại quỹ 409,859,394 1.71 48,288,007 0.17 -361,571,387 -88.22 2. Tiền gửi ngân hàng 254,012,724 1.06 345,357,472 1.21 91,344,748 35.96 3. Phải thu của khách hàng 705,567,126 2.95 3,269,044,303 11.43 2,563,477,177 363.32 4. Thuế GTGT được khấu trừ 50,386,200 0.21 -106,514,675 -0.37 -156,900,875 -311.40 5. Hàng tồn kho 10,536,583,049 44.02 15,189,436,156 53.13 4,652,853,107 44.16
B. TSDH 11,977,037,508 50.04 9,842,915,972 34.43 -2,134,121,536 -17.82
1. Tài sản cố định 12,083,799,772 50.49 9,447,890,443 33.05 -2,635,909,329 -21.81