THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNGVÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG CÔNG TY TNHH F.I.R.S.T
2.2.1.3. Hình thức thanh toán
Đối với các khách hàng mua lẻ hàng với trị giá mỗi lần mua dưới 20 triệu thì áp dụng chính sách thanh tốn bằng tiền mặt
Đối với các khách hàng mua bn với số lượng lớn kế tốn căn cứ vào số lượng hàng bán để có thể cho khách hàng nợ tồn bộ số tiền hàng hoặc thanh tốn 1 phần tiền hàng đã giao.
2.2.2. Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu trong cơng ty 2.2.2.1. Kế tốn doanh thu
❖ Chứng từ sử dụng
Để phản ánh nghiệp vụ cung cấp hàng hóa kế tốn sử dụng một số chứng từ sau: hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu, ủy nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng…
TK 131: Phải thu của khách hàng TK 5111: Doanh thu bán hàng TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản trị của Cơng ty các TK cịn được ghi chi tiết TK 131 để theo dõi tình hình cơng nợ tại từng cửa hàng.
❖ Quy trình kế tốn doanh thu
Sau khi nhận được đơn đặt hàng hoặc yêu cầu của người mua kế toán bán hàng và kế toán kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho có đáp ứng được nhu cầu của người mua hay không. Nếu số lượng hàng trong kho đáp ứng được thì kế tốn bán hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế gửi cho khách hàng một bản để kiểm tra và một bản gửi cho giám đốc phê duyệt hoặc chỉ cần xuất bán hàng căn cứ vào đơn đăt hàng nếu trị giá hàng mua dưới 20 triệu đồng.
Cuối ngày nhân viên bán hàng chuyển hóa đơn GTGT phiếu thu và tiền bán hàng chuyển về phịng kế tốn của cơng ty. Kế tốn căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu thu (nếu có) để ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 511. Đối với các nghiệp vụ bán hàng chưa thanh toán, nhân viên bán hàng tại cửa hàng ghi sổ tài khoản 131 . Đối với các nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt, nhân viên bán hàng chuyển tiền và hóa đơn GTGT, phiếu thu thì kế tốn tiền mặt căn cứ để ghi sổ Nhật ký thu tiền.
Công ty bán lẻ cho theo yêu cầu của khách hàng , nhân viên bán hàng thu tiền bán lẻ, cuối ngày chuyển tiền về cho thủ quỹ, kế toán tiền mặt lập phiếu thu gồm 2 liên: liên 1 lưu
Kế toán tiến hành định khoản nghiệp vụ kinh tế trên : Nợ TK 1111
Có TK 5111
Ví dụ minh họa về một nghiệp vụ bán hàng
Ngày 04/03/2016 Công ty TNHH F.I.R.S.T Việt Nam xuất bán hàng cho Cơng ty TNHH VINECOM theo hóa đơn GTGT AR/15P số 1640. Khách đã thanh toán bằng tiền mặt.
(1) Nhận được đơn đặt hàng của khách qua điện thoại kế toán bán hàng ghi lại số lượng, chủng loại hàng hóa mà bên mua yêu cầu sau đó thơng báo cho giám đốc duyệt. Nếu giám đốc đồng ý kế toán bán hàng gửi đơn hàng của khách cho kế toán kho. Kế toán kho tiến hành kiểm tra số lượng các mặt hàng tồn trong kho xác định là đáp ứng được nhu cầu của khách hàng kế toán kho thơng báo cho kế tốn bán hàng.
(2) Kế tốn bán hàng sau khi nhận được thơng báo tiến hành lập Hóa đơn GTGT làm 3 liên, có đầy đủ chữ ký của người mua (nếu bán hàng qua điện thoại thì phần người mua hàng ghi bán hàng qua điện thoại)
Liên 1: (màu tím) lưu tại cuống
Liên 2: (màu đỏ) giao cho người mua. Liên 3: (màu xanh) lưu nội bộ
Sau khi nhân viên kinh doanh lập xong hóa đơn GTGT thì hóa đơn được đưa đến cho giám đốc ký tên và đóng dấu hoặc có thể lấy chữ ký của PGĐ nếu có ủy quyền của giám đốc và đóng dấu treo bên trái phía trên hóa đơn
Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Mẫu số: 01GTKT3/002 Ký hiệu: AR/15P Số: 0001640
(3) Người mua nhận liên 2 hóa đơn mang xuống kho hàng. Kế tốn kho căn cứ vào hóa đơn tiến hành lập phiếu xuất kho thành 2 liên. Liên 1 giữ tại kho, liên 2 giao cho kế toán bán hàng giữ.
(4) Phiếu xuất kho được chuyển đến cho thủ kho làm thủ tục xuất hàng, đồng thời ký và giữ lại liên 1, chuyển lại liên 2 cho chứng từ cho kế toán kho. Kế toán kho tiếp tục chuyển Phiếu xuất kho cho Kế toán trưởng ký duyệt rồi ghi sổ kế tốn. Trình Phiếu xuất kho cho Giám đốc ký duyệt (thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên Giám đốc chỉ kiểm tra lại và ký duyệt).
Biểu 2.2 phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 04 tháng 03 năm 2016 - Họ và tên người nhận hàng: Trần Minh Anh - Địa chỉ (bộ phận): Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội
- Lý do xuất kho: .........Xuất bán hàng.................................
- Xuất tại kho (ngăn lơ): Kho hàng hóa. Địa điểm: Tiên Tân- Hồng Hà. ST
T
Tên, nhãn hiêu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Cân nhà bếp Tiross 50kg TS- 816 Chiếc 2 2
2 Máy sấy quần áo Tiross 900W TS- 880 Chiếc 1 1 3 Máy là tóc Tiross 25W TS- 420 Chiếc 1 1 Cộng Tổng số tiền ( viết bằng chữ ):
- Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn số 1640
Ngày 04.tháng 03 năm 2016
Mẫu số 02 – VT
Theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của
Bộ trưởng BTC
ĐƠN VỊ: Công ty TNHH F.I.R.S.T VIỆT NAM Bộ phận:
Số: 0068 Nợ: 632 Có: 156
Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
(5) Sau khi xuất hàng giao cho khách kế toán tại cửa hàng tiến hành thu tiền và lập phiếu thu.
Biểu 2.3 phiếu thu
Đơn vị: Công ty TNHH F.I.R.S.T Việt Nam
Bộ phận:……….
Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)