2.3.1.1.Quy trình khai thác
Bước
Người có trách
nhiệm liên quan Trình tự các bước tiến hành việc, tài liệuMô tả công
1 2 - Cán bộ khai thác - Cán bộ khai thác Xem điểm 1 Xem điểm 2
3 - Cán bộ khai thác Xem điểm 3
4 - Lãnh đạo phòng kinh doanh Xem điểm 3
5 - Cán bộ phòng nghiệp vụ; Phòng
Tái bảo hiểm Xem điểm 3
6 7 - Lãnh đạo phòng nghiệp vụ/BGĐ - Cán bộ khai thác Xem điểm 3 Xem điểm 4 8 - Cán bộ khai thác Xem điểm 5
Sơ đồ 2.3:Quy trình khai thác BH HHXNK vận chuyển bằng đường biển tại BIC
(Nguồn: Hướng dẫn nghiệp vụ bảo hiểm Hàng hải - BIC)
Quy trình trên được diễn giải qua các bước cụ thể sau:
a. Tìm kiếm, nhận thơng tin và đánh giá rủi ro
- Cán bộ khai thác (CBKT) chủ động tìm kiếm thơng tin từ khách hàng hoặc thơng qua mơi giới, đại lý, tìm cách gặp gỡ trực tiếp với những người chịu trách nhiệm chính trong doanh nghiệp về việc mua bảo hiểm, đánh giá rủi ro có thể nhận bảo hiểm để tư vấn cho khách hàng lựa chọn loại hình bảo hiểm phù hợp.
- Nhận yêu cầu bảo hiểm trực tiếp từ khách hàng hoặc thông qua đại lý, môi giới.
b. Xem xét yêu cầu bảo hiểm
Sau khi thu thập các thông tin liên quan đến khách hàng và đối tượng bảo hiểm thông qua Giấy yêu cầu bảo hiểm và các tài liệu khác (nếu có), CBKT cần:
- Phân tích các thơng tin
+ Ngành nghề và lĩnh vực hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính của khách hàng.
+ Nhu cầu của khách hàng về dịch vụ bảo hiểm (đối tượng bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm, điều kiện điều khoản…).
- Đánh giá rủi ro
CBKT đánh giá rủi ro dựa trên các thông tin thu thập được và câu hỏi được nêu trong “Bản câu hỏi điều tra rủi ro”.
CBKT, trên cơ sở phân tích các thơng tin tại bước 2 đối chiếu với quy định về phân cấp khai thác và hướng dẫn nghiệp vụ để xác định bước tiến hành tiếp theo:
- Trường hợp dịch vụ bảo hiểm thuộc quyền phân cấp CBKT thực hiện tiếp Bước 6.
- Trường hợp dịch vụ bảo hiểm ngoài phân cấp CBKT thực hiện việc chuyển thơng tin dịch vụ cho phịng Hàng hải để phịng Hàng hải tiến hành xem xét đánh giá dịch vụ cũng như thông báo tái bảo hiểm tới phòng Tái bảo hiểm. - Sau khi hoàn tất thu xếp tái bảo hiểm, phịng Tái bảo hiểm sẽ thơng báo lại cho phòng Hàng hải để phịng Hàng hải phê duyệt hoặc trình duyệt Ban giám đốc sau đó thơng báo lại cho CBKT.
- Sau khi nhận được nội dung đã phê duyệt từ phòng Hàng hải, CBKT thực hiện tiếp Bước 7.
d. Đàm phán chào phí bảo hiểm
- Sau khi đã được duyệt về thẩm quyền khai thác cũng như hoàn tất việc thu xếp TBH (nếu có), CBKT thực hiện việc đàm phán điều kiện điều khoản cũng như phí bảo hiểm với khách hàng.
- Việc đàm phán này có thể lặp đi lặp lại nhiều lần cho đến khi khách hàng xem xét chấp thuận hoặc từ chối.
e. Theo dõi và tiếp nhận yêu cầu bảo hiểm chính thức của khách hàng
- CBKT bám sát khách hàng để nhận được các phản hồi về bản chào phí bảo hiểm từ phía khách hàng. CBKT, tùy thuộc vào phân cấp, có thể chủ động hoặc trình cấp có thẩm quyền xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Khi khách hàng chấp thuận phương án đã đàm phán, CBKT nhận yêu cầu bảo hiểm chính thức bằng văn bản từ khách hàng.
- CBKT kiểm tra lại các nội dung trên Giấy yêu cầu bảo hiểm, yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung (nếu có). Giấy yêu cầu bảo hiểm phải có chữ ký của người có thẩm quyền, trong trường hợp là pháp nhân phải đóng dấu.
f. Cấp đơn bảo hiểm, đóng đơn và lưu hồ sơ
- CBKT tiến hành soạn thảo, phát hành hợp đồng bảo hiểm; - Chuyển hợp đồng, quy tắc bảo hiểm cho khách hàng;
- Đóng đơn và sao chuyển các phịng chức năng theo quy định của Cơng ty; - Theo dõi thu phí và đơn đốc thu phí;
- Lưu hồ sơ, thống kê, báo cáo theo quy định của Công ty.