6. Kết cấu cơng trình:
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Đại lý Hải quan
3.2.2.1. Đối với Đại lý Hải quan
Với xu hướng xây dựng một ngành hải quan hiện đại với đội ngũ người khai hải quan am hiểu hệ thống pháp luật, được trang bị những kiến thức cần thiết phục vụ công tác làm thủ tục hải quan, việc tăng cường vai trò của đội ngũ người khải hải quan là rất cần thiết. Mỗi bước đi trong hiện đại hóa thủ tục hải quan cần có sự đóng góp của các Đại lý Hải quan vì vậy việc tăng số lượng và chất lượng cho đội ngũ này là việc làm rất cần thiết.
Thứ nhất: Tăng cường năng lực chuyên môn và kĩ năng cho nhân viên
đại lý
Nhân tố con người được xem là một nhân tố vơ cùng quan trọng và có ý nghĩa quyết định trong bất cứ mơi trường nào. Đặc biệt trong hoạt động kinh doanh thì mọi thành cơng hay thất bại đều do con người đem lại. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường ngày nay, người ta khơng chỉ cần có vốn, cơng nghệ mà quan trọng hơn cả là phải có những con người sáng tạo dám nghĩ dám làm.
Thường xuyên đánh giá tổng kết về cơ cấu tổ chức, về trình độ nghiệp vụ chun mơn của nhân viên đại lý, từ đó có các khóa học chun sâu nâng cao trình độ chun mơn. Việc đào tạo bồi dưỡng nhân viên là một việc làm quan trọng, việc đào tạo bồi dưỡng nhân viên đại lý phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu mới, luôn thay đổi của nền kinh tế, phải dựa trên cơ sở phù hợp với tiến trình cơng nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước.
Thứ hai: Đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng được điều kiện nối mạng máy
tính với Cục Hải quan.
Cùng với việc tăng cường đầu tư nhân lực thì đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị cho Đại lý Hải quan là một trong những điều kiện then chốt quyết định đến hoạt động của đại lý. Căn cứ chiến lược phát triển hải quan trong giai đoạn 2011-2015 và hướng tới năm 2020, Đại lý Hải quan cần tập trung đầu tư vào hệ thống cơ sở vật chất để đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, nhằm đảm bảo được hệ thống mạng
máy tính với cục hải quan ln hoạt động trong một mơi trường an tồn và hiệu quả cao.
Thứ ba: Đa dạng hóa dịch vụ để thu hút khách hàng
Ngồi việc cung cấp, mang lại những thơng tin chủ yếu cho phép nhà xuất nhập khẩu có thể thơng quan hàng hóa một cách an tồn, nhanh chóng và thuận tiện, các đại lý làm thủ tục hải quan nên đưa ra những dịch vụ đi kèm khác như: dịch vụ vận tải giao nhận, dịch vụ tư vấn khách hàng qua điện thoại... giúp phát triển sản phẩm mới, mở rộng thị trường, đáp ứng những thay đổi toàn cầu và làm thế nào để cắt giảm chi phí thơng quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
Thứ tư: Tăng cường quảng bá hình ảnh, xây dựng thương hiệu
Tăng cường khâu maketing, xây dựng hình ảnh hồn hảo trong mắt khách hàng trên các phương tiện thơng tin điện tử trong và ngoài nước như trên các trang website lớn của nước ngoài NCBFAA, alibaba.com... Bản thân các đại lý làm thủ tục hải quan phải thuyết phục được các doanh nghiệp nhận thấy sự cần thiết cũng như lợi ích của mình nếu kí kết hợp tác, thấy được lợi ích của việc hợp tác với mình mà khơng phải là Đại lý Hải quan nào khác. Điều này đặc biệt quan trọng nhất trong xu hướng cạnh tranh như hiện nay khi mà chưa có một thương hiệu nào chiếm lĩnh thị trường. Các đại lý làm thủ tục hải quan cần tranh thủ cơ hội để khẳng định tên tuổi của mình. Thị trường Việt Nam cịn rất nhiều tiềm năng và có rất nhiều thuận lợi cho những doanh nghiệp nào có đủ khả năng và mạnh dạn làm.
Thứ năm: Để thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình Đại lý
Hải quan cần xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức đảm bảo các yếu tố sau: - Tính tối ưu: cơ cấu tổ chức quản lý phải tinh giản, gọn nhẹ với số lượng các khâu, các cấp quản lý hợp lý nhằm đảm bảo cho cơ cấu mang tính năng động cao, ln bám sát các mục tiêu của hệ thống (khơng thừa khơng thiếu bộ phận nào).
- Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng phản ứng linh hoạt với mọi tình huống xảy ra (cả bên trong và bên ngồi hệ thống).
- Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động với chi phí ít nhất, có hiệu quả cao nhất
Tiêu chuẩn cao xem xét hiệu quả là mối tương quan giữa chi phí cho xây dựng và hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý với kết quả thu được do hoạt động của nó.
Thứ 6: Đơn giản hóa quy trình làm hợp đồng.
Đơn giản hóa thủ tục, rút ngắn thời gian giao dịch, nâng cao tiện ích, độ an tồn, thuận tiện cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu là những yêu cầu cần phải thực hiện khi xây dựng quy trình làm hợp đồng một cách khoa học, hợp lý. Từ đó làm cơ sở hướng dẫn cho nhân viên đại lý và doanh nghiệp khi cung cấp và sử dụng dịch vụ, phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận tham gia.