I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VẬT TƢ BƢU ĐIỆN
1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty
2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (bao gồm cả cơ cấu tổ chức và quản trị) là tổng hợp các bộ phận, phòng ban chức năng, các đơn vị cá nhân khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chun mơn hố và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đƣợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của công ty.
a. Cơ cấu tổ chức.
Công ty VTBĐ I có cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng đứng đầu là ban giám đốc, trong đó giám đốc là ngƣời có quyền hành cao nhất, trong ban giám đốc có hai phó giám đốc: phó giám độc nội chính và phó giám đốc kinh doanh. Dƣới ban giám đốc là các phòng ban chức năng (gồm có các phịng sau: phịng tài chính kế tốn, phịng tổ chức hành chính, phịng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thƣơng); Mạng lƣới tiêu thụ hàng hóa (gồm có 5 trung tâm kinh doanh: Trung tâm kinh doanh 1, 2, 3, 4, 5 ở 18 Nguyễn Du, Nguyễn Công Trứ...; một cửa hàng kinh doanh tại Hải Phòng trực thuộc trạm tiếp nhận hàng hoá xuất nhập khẩu; hai cửa hàng tại thành phố Đà Nẵng trực thuộc chi nhánh công ty; Trung tâm bảo quản vận chuyển hàng hóa tại xã Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội; Trạm tiếp nhận vật tƣ xuất nhập khẩu tại Hải Phịng; Chi nhánh cơng ty tại thành phố Đà Nẵng...
Quan sát sơ đồ tổ chức của Công ty Vật Tƣ Bƣu Điện I
Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của Công ty Vật Tư Bưu Điện I
Giám Đốc
P.Giám đốc
kinh doanh
P.Giám đốc nội chính
* Ban lãnh đạo: Một giám đốc và hai phó giám đốc.
Giám đốc là ngƣời đứng đầu công ty do Tổng cục trƣởng Tổng cục Bƣu Điện bổ nhiệm. Giám đốc công ty tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trƣởng và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật với Tổng Cục Trƣởng Tổng cục Bƣu Điện và với cán bộ của công nhân viên trong Cơng ty.
Các phó giám đốc là ngƣời trợ lý cho giám đốc về các lĩnh vực chuyên mơn của mình đồng thời theo dõi quan lý các phịng ban trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm dựa trên quyết định của giám đốc. Một phó giám đốc nội chính trực tiếp phụ trách cơng tác nội chính của Cơng ty. Một phó giám kinh doanh trực tiếp phụ trách công tác kinh doanh của Công ty.
+ Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu: Phịng có một trƣởng
phịng, một phó phịng cịn lại là chuyên viên và nhân viên. Nhiêm vụ của phòng là thƣờng xuyên nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng, những chủ trƣơng đƣờng lối của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc, phƣơng hƣớng nhiệm vụ phát triển của ngành nhằm xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch đầu tƣ xây dựng cơ bản có tính khả thi cao. Phịng cũng đồng thời trực tiếp làm công tác nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu để kinh doanh.
+ Phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thương: Làm nhiệm vụ về các hoạt
động xuất nhập khẩu uỷ thác, tiếp nhận hàng nhập khẩu ở các ga cảng.
Cả hai phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thƣơng trong hoạt động của mình đã tạo ra nguồn hàng đầu vào cho hoạt động kinh doanh của Công ty do vậy cả hai vừa là phòng chức năng vừa là phòng kinh doanh.
+ Phịng tài chính kế tốn: Có một kế tốn trƣởng và một phó phịng làm
nhân viên ghi chép phản ánh trung thực số liệu kế tốn, thống kê, giá cả, chi phí... giải quyết tốt các thủ tục thanh toán với ngân sách và với các đối tác trong nƣớc. Phịng cịn có chức năng tham mƣu cho giám đốc trong lĩnh vực chỉ đạo thực hiện cơng tác quản lý tài chính hạch tốn kế tốn của Cơng ty, bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả bảo tồn phát triển vốn phù hợp với cơ chế chính sách cuả Nhà nƣớc.
+ Phịng tổ chức hành chính: Chỉ có một trƣởng phịng, có nhiệm vụ tổ
chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tuyển dụng lực lƣợng lao động cho Công ty, giải quyết các chế độ lao động cho ngƣời lao động và làm cơng tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ, quản lý phƣơng tiện cho hoạt động của Công ty, đào tạo và tái đào tạo lực lƣợng lao động hiện có của Cơng ty.
* Mạng lưới tiêu thụ hàng hoá
+ Cơng ty có 5 trung tâm kinh doanh tại Hà Nội đồng thời cũng là năm cửa hàng.
+ Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu ở Hà Nội: Thực hiện hoạt động tự kinh doanh, khi thị trƣờng có nhu cầu về thiết bị, vật tƣ bƣu điện thì trung tâm là đơn vị trực tiếp tìm kiến, lựa chọn đối tác, đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng.
+ Có 2 cửa hàng tại Đà Nẵng, trực thuộc chi nhánh Công ty tại Đà Nẵng (là chi nhánh tổ chức sản xuất kinh doanh tại khu vực miền Trung).
+ Có một cửa hàng trực thuộc trạm tiếp nhận vật tƣ tại Hải Phòng.
Trang 37
b. Cơ cấu quản trị.
Một doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và quản trị kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, địi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ máy quản trị theo những quy tắc thống nhất từ trên xuống dƣới.
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản trị Công ty, là ngƣời chỉ huy cao nhất có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất, kỹ thuật kinh doanh và đời sống của tồn cơng ty. Để giúp giám đốc tập trung vào các vấn đề lớn, có tính chiến lƣợc, việc phụ trách kinh doanh và cơng tác nội chính đƣợc giao cho hai phó giám đốc của cơng ty.
Các phịng chức năng (kế tốn tài chính, kế hoạch, tổ chức hành chính...) đƣợc phân cơng chun mơn hố theo chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp giám đốc và các phó giám đốc, chuẩn bị các quyết định, theo dõi, hƣớng dẫn các trung tâm kinh doanh, các chi nhánh... cũng nhƣ các nhân viên cấp dƣới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý.
Bên cạnh đó các trung tâm kinh doanh cũng là một cấp quản trị trong đó trƣởng các trung tâm đóng vai trị là một thủ trƣởng đơn vị, tự thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình sao cho có hiệu quả nhất. Tuy vậy, các trung tâm kinh doanh vẫn đƣợc sự trợ giúp hết sức hiệu quả của cơng ty nói chung và của phịng Nghiệp vụ pháp chế ngoại thƣơng, phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu... nói riêng trong việc hoạch định chiến lƣợc kinh doanh, hỗ trợ vốn, cơ chế kinh doanh dân chủ, tìm kiếm nguồn hàng, nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng...
2.2- Mối quan hệ của Cơng ty với các chủ thể trong q trình hoạt động.
Một Công ty muốn tồn tại và phát triển phải luôn để tâm đến các quan hệ về luật pháp, kinh tế và tổ chức với các doanh nghiệp khác, với khách hàng và với cơ quan quản lý cấp trên. Trong q trình hoạt động cơng ty VTBĐ I có những mối quan hệ khá khăng khít với các cơ quan quản lý cấp trên bao gồm Chính phủ, Bộ BCVT và các bộ khác có liên quan, với các bạn hàng và với khách hàng của mình. Mối quan hệ này có thể đƣợc khái qt theo mơ hình sau đây.
Sơ đồ 5: Mối quan hệ của công ty với các chủ thể. Thủ tướng Chính phủ
2.2.1. Cơng ty với cơ quan quản lý cấp trên.
Công ty VTBĐ I là công ty Nhà nƣớc, trực thuộc tổng công ty BCVT chịu sự điều hành chung của ban lãnh đạo Tổng cơng ty, ban kiểm sốt và ban chức năng. Với tƣ cách là thành viên, công ty VTBĐ I thực hiện các nhiệm vụ nằm trong kế hoạch đầu tƣ phát triển chung của ngành mà Tổng công ty giao cho. Là công ty hoạt động kinh doanh thiết bị, vật tƣ viễn thông, Công ty chịu sự quản lý của Bộ BCVT, tuân thủ và thực hiện đúng các quy định, chiến lƣợc, kế hoạch và chính sách phát triển BCVT, kết hợp chặt chẽ với các ban chức năng của tổng công ty trong thực hiện các thủ tục về đấu thầu mua sắm thiết bị, đầu tƣ xây dựng cơ bản, phê duyệt hợp đồng thƣơng mại, xin miễn giảm thuế... Cơng ty cịn chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của tổng Công ty và bị xử lý theo quy định nếu vi phạm pháp luật về BCVT. Ngồi ra Cơng ty VTBĐ I chịu sự quản lý chung của các cơ quan chức năng của Nhà nƣớc nhƣ: Bộ thƣơng mại, Hải quan, Bộ kế hoạch đầu tƣ...
2.2.2. Công ty với khách hàng.
Khách hàng của công ty VTBĐ I là các công ty kinh doanh thiết bị BCVT, các Bƣu điện tỉnh thành và tổ chức cá nhân tiêu dùng cuối cùng. Công
ty luôn luôn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng, xây dựng “lòng
trung thành” của các khách hàng truyền thống và tạo mối thiện cảm ban đầu với khách hàng mới. Đối với các doanh nghiệp trong ngành Bƣu điện, đây là các khách hàng có mối quan hệ lâu dài với công ty, khối lƣợng hàng mua tƣơng đối lớn, giữa Công ty với các khách hàng này có sự tƣơng trợ giúp đỡ nhau trong khối ngành BCVT dƣới sự chỉ đạo của VNPT, vì vậy Cơng ty luôn tạo mối quan hệ tốt đẹp, bền vững, bình đẳng cùng có lợi. Đối với khách hàng là các tổ chức hoặc ngƣời tiêu dùng cuối cùng Công ty cũng thƣờng xuyên có những cuộc thăm hỏi nhất là với khách hàng lớn hoặc gửi thƣ thiếp chúc mừng... Bên cạnh đó Cơng ty cịn tiến hành giới thiệu sản phẩm qua tổ chức hội thảo, hội nghị của công ty và của ngành, tham gia các hội chợ, triển lãm... Tất cả các cơng việc trên đều nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty với khách hàng. Tuy nhiên cơng ty cịn ít chú ý đến các khách hàng nhỏ vì điều kiện, hồn cảnh chƣa thể đáp ứng hết đƣợc nhu cầu và nguyên vọng của khối khách hàng này.
2.2.3- Công ty với các bên hữu quan.
Các bên hữu quan bao gồm các cá nhân, tổ chức không trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty nhƣng có sự tác động gián tiếp hoặc ít hoặc nhiều đến Cơng ty. Bất kỳ một Công ty nào đều hoạt động trong một môi trƣờng Marketing bị vây bọc và chịu sự tác động khơng nhỏ của nhóm cơng chúng trực tiếp. Trong suốt q trình hoạt động, Cơng ty ln tạo đƣợc thiện chí của nhóm cơng chúng này nhƣ các ngân hàng, các Cơng ty tài chính, báo chí và phƣơng tiện thơng tin đại chúng, cơ quan chính quyền và đơng đảo ngƣời dân.
3. Các nguồn lực chủ yếu của Công ty.
3.1- Đặc điểm nguồn vốn trong Công ty.
Là một doanh nghiệp Nhà nƣớc, trực thuộc Tổng công ty BCVT nên vốn của công ty bao gồm vốn ngân sách Nhà nƣớc cấp, Vốn do tổng cục Bƣu điện (bộ Bƣu điện) phân bổ để hoạt động và vốn tự bổ sung. Tuy vậy cơng ty vẫn gặp tình trạng thiếu vốn kinh doanh, công ty thƣờng xuyên phải huy động những nguồn vốn vay để đáp ứng yêu cầu kinh doanh. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho lợi nhuận của công ty bị chia sẻ, lợi nhuận để lại thấp. Mặt khác các đơn vị kinh doanh vì lợi thế trong ngành nhƣ các Bƣu điện tỉnh, các công ty dọc... khi mua hàng của công ty thƣờng xuyên trả chậm, đợi đến hết dự án rồi trả một thể làm cho tỷ lệ quay vịng vốn của cơng ty bị giảm
đi đáng kể. Cá biệt có một số đơn vị mua hàng chiếm dụng vốn làm ảnh hƣởng không tốt đến việc kinh doanh của công ty. Vốn liên doanh, liên kết là nguồn vốn mà công ty đang tạo sức thu hút vì tỷ lệ vốn này trong tổng nguồn vốn là thấp, công ty đang cố gắng khai thác hết tiềm năng của nguồn vốn này.
Công ty VTBĐ I hoạt động kinh doanh thƣơng mại là chính, hoạt động sản xuất chỉ chiếm một phần nhỏ. Tuy vậy, tỷ lệ vốn lƣu động trên tổng số vốn kinh doanh của cơng ty lại khơng cao, cơng ty đang có những kế hoạch nhằm nâng cao tỷ lệ vốn lƣu động trong cơ cấu tổng số vốn tới một mức hợp lý.
3.2- Đặc điểm lao động.
Đội ngũ cán bộ cơng nhân viên của Cơng ty có 170 ngƣời, trong đó 76 ngƣời có trình độ đại học (44,71 %), trung cấp có 22 ngƣời (12,94 %), cịn lại là 72 cơng nhân (42,35 %). Độ tuổi trung bình của cán bộ nhân viên vào khoảng 38 - 43 tuổi nhƣng cơ cấu tuổi lại chia làm hai nhóm: nhóm có độ tuổi từ 45 trở lên và nhóm có độ tuổi từ 23 - 29 tuổi chiếm tỷ trọng lớn. Với đội ngũ nhân viên nhƣ vậy Cơng ty gập khơng ít khó khăn bởi lẽ đội ngũ nhân viên trẻ có năng lực, sáng tạo nhƣng lại thiếu kinh nghiệm cịn những ngƣời có thâm liên cao có kinh nghiệm nhƣng lại thiếu sự năng động sáng tạo khó theo kip với sự vận động biến đổi của môi trƣờng kinh doanh. Mặt khác với doanh số của Công ty, số lao động này không phải là nhiều, nhƣng đối với một doanh nghiệp thƣơng mại, đây không phải là con số nhỏ và Công ty phải nỗ lực nhiều để giải quyết công việc cho số lao động này.
Ý thức đƣợc sự khó khăn phức tạp trong kinh doanh, cán bộ cơng nhân viên của Công ty đã có nhiều cố gắng tạo ra hiệu quả khả quan. Tuy nhiên, với những yêu cầu ngày càng cao của hoạt động kinh doanh địi hỏi ln cập nhật những kiến thức về chuyên môn đã gây áp lực cho Cơng ty. Đội ngũ nhân viên có chun mơn, thâm liên đang dần thiếu, khơng đủ khả năng thích nghi với môi trƣờng kinh doanh biến đổi không ngừng. Trong thời gian tới, Công ty phải tiếp tục hồn thiện đào tạo đội ngũ cán bộ cịn thiếu năng lực, đƣa những cán bộ trẻ có năng lực vào vị trí thích hợp để họ phát huy đƣợc khả năng của mình.
Về tiền lƣơng Cơng ty áp dụng hình thức trả lƣơng cơ bản sau:
+ Trả lƣơng theo hệ số % doanh số bán ra và kinh doanh có hiệu quả, có bảo tồn vốn. Tỷ lệ nợ của khách hàng khơng đƣợc vƣợt quá mức quy định.
+ Công ty trả lƣơng cơ bản theo hệ số đối với từng trƣờng hợp cụ thể nhƣ bảo vệ và lái xe.
Mức lƣơng trung bình: năm 2001 là 1.867.120 đồng năm 2002 là 1.436.874 đồng.
3.3- Cơ sở vật chất, kỹ thuật của Cơng ty.
Q trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty chỉ đƣợc thực hiện một cách nhịp nhàng liên tục khi Cơng ty có đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật và có thể huy động khi có những nghiệp vụ phát sinh. Cơng ty VTBĐ I là công ty hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại, cơng ty có trụ sở tại 178 Triệu Việt Vƣơng, có các cửa hàng tại các trục phố lớn Nguyễn Du, Nguyễn Công Trứ, đặt các chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng... Tài sản cố định của công ty gồm có nhà cửa vật kiến trúc, phƣơng tiện vận tải, máy móc trang thiết bị, và nhiều vật dụng kỹ thuật khác...Các phòng ban của Cơng ty đƣợc trang bị máy tính, Fax, điện thoại, tổng đài và các thiết bị chuyên dùng khác phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và tổ chức quản lý. Ngồi ra Cơng ty cịn có xƣởng sản xuất dây với công nghệ cao cung cấp 80 km dây cáp điện thoại trong một ngày. Nhìn chung cơ sở vật chất của Công ty VTBĐ I tƣơng đối hiện đại, kỹ thuật tiên tiến phù hợp với sự tăng trƣởng cả về mặt lƣợng và mặt chất của Công ty.